安-总务部经理(B1)岗位标准化工作流程.doc

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总务部经理 岗位标准化工作流程
一、职务基本信息
职务名称
总务部经理
所属部门
总务部
职务编号

直接上级
行政中心经理
直接下属
总务副理、车队队长、工程组长
行政组长、安全组长
职务编制

岗位类别

工资等级

制作日期
2008/12/18
二、职务位置
人力资源部经理
行政总监
安全组长
工程组长
行政组长
车队队长
总务部经理
总务部副经理

工作概述：全面管理总务部日常事务，保证公司后勤工作的正常运行，与公司相关涉外行政职能部门的相关协调、沟通，控制部门的成本预算。
工作项目
职责描述
协调公司各行政职能部门的关系
1、维护与公司相关行政职能部门的关系；
2、处理公司与相关部门发生的异常情况和其他事宜；
3、配合公司相关制度，组织编制和完善公司后勤保障SOP流程；
4、协助和协调本部门各组别人员与其他部门的关系和未尽事宜；
保障公司后勤工作的正常运行
1、监督车辆的发货、配送情况；
2、监督工程组的工厂、店面的维修；
3、合理分配好各组人员的工作；
4、做好部门与部门之间的沟通、协调工作；
5、负责公司总务后勤日常工作的稽核（餐厅、垃圾回收、三清池清理、废面包回收等）；
6、负责公司警卫工作的顺利开展，门户管控、安全巡查、防火防灾工作的开展；
协调与涉外相关部门、公司的关系
1、负责公司及直营门店的卫生许可证、营业执照办理、变更、年检及户外广告登记许可证注册等；
2、负责公司后勤事务和直营门店租赁合同洽谈、新签、续签及合作期间涉及房东协助事项的沟通协调及到期房租跟踪支付；
3、监督食堂供应商的供应情况；
4、负责年度部分政府部门的公关事宜、保持定期联系；
控制本部门的成本预算
1、控制车辆的油耗成本；
2、监督、控制车辆的维修、保养、保险等事宜和相关费用的结算；
3、控制工程组设备维修、店面维修的费用；
4、控制部门的劳保、办公用品的损耗；
5、审核本部门的申购、报销、付款等相关事宜；
6、负责本部门周、月、年度预算、总结、计划的编制；

每年工作流
执行内容
应用SOP编码/表单
监督对象
1月
分析本部门的具体人员编制情况
制定年度预算计划

本职
2月
在岗人员的组织分配、安排培训
制定年度费用成本控制计划

本职
3月
定期高管宿舍相关管理计划

本职
4月
监督厂区、门店空调全面保养
成立中秋小组、提报中秋工作安排划

工程组长、外聘
5月
配合中秋预先准备工作

总务部全体人员
6月
配合中秋预先准备工作

总务部全体人员
7月
中秋外租仓库的寻找、签约
中秋外展厅的寻找、签约、装修

本职
9月
监督厂区、门店空调过滤网清洗
《空调清洗计划表》
工程组长
10月
监督工厂设备二级保养
《生产设备保养办法》
工程组长
11月
监督车辆年费用整理缴交（国家规费）
监督对门店及厂部雨蓬、招牌进行清洁
《车队年缴交费用清单》
《雨蓬、招牌清洗计划表》
车队队长/基建组
12月25前
制定部门年底预算
《预算成本费用表》
本职
12月
监督发电机年底维护保养
《发电机的一级保养手册》
外聘
12月
本部门年度总结计划的完成
《年总结计划》
总务部全体人员
每季工作流
执行内容
应用SOP编码/表单
监督对象
每季首月5日前
部门员工绩效考核
员工绩效考核表
除工人岗外所有人员
每季首月15日前
外维设备费用支出情况审核
外维设备费用汇总表
工程组长
每月工作流
执行内容
应用SOP编码/表单
监督对象
每月5日
监督店铺房租支付清单整理
《月店铺房租支付清单》
总务专员
每月5日
监督餐厅月用餐费的对账及申报
《月用餐统计表》
《餐厅稽核表》
总务专员
每月15日前
月车辆维修情况审核
月车辆维修汇总表
车队队长
月车辆用油情况审核
月车辆用油汇总表
车队队长
月外聘车费用审核
外赁车月费用报表
车队队长
月送货准点率审核
月送货准点率报表
车队队长
驾驶员月绩效考核情况审核
驾驶员月度绩效考核表
车队队长
警卫月绩效考核情况审核
警卫队月度绩效考核表
安全组长
空调、冰柜维修稽核情况审核
空调、冰柜维修稽核表
工程组长
月生产安全大检查情况审核
月安全检查表
安全组长
月消防设施点检情况审核
月消防设施点检表
安全组长
部门满意度调查情况审核
满意度调查表
内勤专员
部门月预算执行情况审核
部门月预算执行情况分析表
内勤专员
每月30日前
监督基建档案的更新
《门店、厂区维修记录表》
《门店、厂区基建档案》
基建专员
每月30日前
本部门月度总结计划的完成
《月总结计划》
总务部全体人员
每周工作流
执行内容
应用SOP编码/表单
监督对象
周一
周例会上提报上一周生产及营销部门未能维修问题的清单，并对难以处理的项目进行部门之间的协调工作。

工务专员、工程组长
周五
提交本部门本周总结和下周计划
《周总结计划》
总务部全体人员
周五
召开总务部部门周例会
《周例会记录》
总务部全体人员
周五
监督工程部对本周维修情况对厂部、门市进行反馈，对厂部、门市反馈的未维修项目进行分析总结
《维修情况反馈表》
《未修理明细》
工程组长
周日
监督三清池的清理
《三清池清理登记表》
总务专员
不定期
对餐厅供餐情况、废垃圾、废面包收购情况进行稽核
《供餐稽核表》
《垃圾废品回收餐稽核表》
《废面包回收稽核表》
本职、总务专员
不定期
对工程组维修台帐登记进行抽查
《工程维修台帐》
工程组长
每日工作流
执行内容
应用SOP编码/表单
监督对象
08：30-08：35
查阅昨日未完工作事项，列出本日工作重点事项，查看人员到岗情况；

总务部全体人员
08：35-08：45
公司早会

08：45-09：00
部门早会，了解各工作负责人每日工作事项，重点工作安排；

总务部全体人员
09：00-09：30
查看前一日总务报表（车队、总务、警卫日报）

车队/总务/警卫
09：30-10：30
按照轻重缓急的原则对总务部重要事项进行处理（如车辆的油款申请、车辆的维修、对可能影响生产的设备的维修落实、对可能造成店面关店事项的落实）

10：30-12：00
跟踪总务日常事项的办理（餐厅稽核、工程维修、店面协商、基建维修等逐件落实）

12：30-13：00
对工程组、警卫室、司机组进行巡查
《警卫组值班记录表》
工程组/警卫/车队
13：00-13：30
午间休息

13：30-17：00
可能需要外出、约谈事项进行办理，日常例行事项的办理

17：00-17：30
整理汇总本日工作完成进度，为部门会做好准备

本职
17：30-18：00
开部门会议，落实本日工作完成进度、检讨未完成原因，重点工作限期完成事宜的布置（对可能影响生产、营业的事项限期办理），公司制度、标准、指示的宣导，需要协助事项的提出

18：00以后
开始处理本日限期完成事项或日常事务中不紧急且不重要事项

本职
工作结束
整理办公桌：桌上文件靠左边堆放，按文件夹类别归档，清理不需要的废件，摆放好笔筒、清理垃圾筒，关电脑，锁抽屉，把椅子推进桌子面里

本职
需反馈事项及提供表单
1、 每日18：00以后向上级主管汇报明日急需落实或协助处理事项。
2、 以上事项不含法定假日及中秋配合工作。
PDCA
SOP
说明
本人明确了解公司及本部门涉及SOP流程，并清楚作为主管之PDCA工作程序，如本人督导不当，致使工作失误，本人愿意接受公司行政处罚，并本人下属部门执行不力，本人愿意接受以上三级连带责任。

公司名称
总务部经理
审核
总经理
厦门安德鲁森食品有限公司

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