零售药店管理系统-使用说明V2.5(改).doc
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1、零售药店管理系统使用说明书V2.5北京复方科技有限公司2014年08月目录第一章 系统概述- 6 -1.系统简介- 6 -2.业务流程- 6 -3.功能简介- 7 -第二章 系统登陆及使用环境要求- 8 -1.系统书册和登录- 8 -2.使用环境要求- 10 -3.系统界面及首页- 11 -4.基本步骤- 11 -第三章 系统操作方法- 12 -1 基础信息- 12 -1.1企业信息- 12 -1.2商品清单- 16 -1.2.1商品参数- 16 -1.2.2商品维护- 19 -1.2.3辅助对应- 24 -1.3药学信息- 28 -1.3.1配伍禁忌- 28 -1.3.2特/慎药品- 31
2、-1.4价格管理- 33 -1.4.1价格维护- 33 -1.4.2价签打印- 36 -1.5销售管理- 38 -1.5.1提成维护- 38 -1.6供应商管理- 40 -1.7员工管理- 43 -2 采购管理- 46 -2.1采购订单- 46 -2.2采购收货单- 50 -2.3采购入库单- 52 -2.4采购退货单- 55 -2.5电子监管码- 57 -3 仓储管理- 59 -3.1库存移动- 59 -3.1.1货物移动- 59 -3.1.2其他入库- 61 -3.1.3其他出库- 63 -3.2中药饮片- 65 -3.2.1装斗- 65 -3.2.2清斗- 67 -3.3药品拆零- 69
3、 -3.4效期调整- 70 -3.5药品养护- 71 -3.6问题药品- 74 -3.6.1药品处理- 74 -3.6.2不合格药品查询- 78 -3.7库存明细- 80 -3.7.1实时库存- 80 -3.7.2进销存台帐- 81 -3.7.3出入库明细- 82 -3.8库存预警- 83 -3.8.1近效期预警- 83 -3.8.2养护预警- 83 -3.8.3滞销预警- 84 -3.8.4积货预警- 85 -3.8.5缺货预警- 85 -3.9盘点管理- 85 -4 零售管理- 91 -4.1销售划价- 91 -4.2销售退货- 93 -4.3处方维护- 95 -4.3.1处方登记- 95
4、 -4.3.2处方登记(旧)- 99 -4.4促销管理- 100 -4.5销售明细- 102 -4.5.1流水查询- 102 -4.5.2时段分析- 104 -4.6款员交班- 104 -5 药学服务- 105 -5.1咨询登记- 105 -5.2登记查询- 106 -6 GSP管理- 107 -6.1员工信息- 107 -6.1.1员工名录- 107 -6.1.2培训记录- 108 -6.1.3健康档案- 111 -6.2设备设施- 113 -6.2.1设备台帐- 113 -6.2.2计量器具- 116 -6.3首营管理- 118 -6.3.1企业审核- 118 -6.3.2品种审核- 12
5、0 -6.4供应商管理- 122 -6.4.1质量档案- 122 -6.5药品管理- 123 -6.5.1药品质量档案- 123 -6.5.2采购记录- 124 -6.5.3验收记录- 125 -6.5.4入库记录- 126 -6.5.5销售记录- 127 -6.5.6近效催销- 128 -6.5.7温湿度记录- 129 -6.5.8电子监管码记录- 130 -6.6饮片清装斗- 131 -6.6.1装斗记录- 131 -6.6.2清斗记录- 132 -6.7问题药品- 133 -6.7.1不合格药品管理- 133 -6.7.2停售通知单- 134 -6.7.3解除停售通知单- 136 -6.
6、7.4退货记录- 138 -6.7.5销毁记录- 139 -6.7.6召回记录- 140 -6.7.7不良反应报告- 142 -6.7.8投诉记录- 143 -6.8GSP资料- 145 -6.8.1质量管理与职责- 145 -6.8.2表格样式- 145 -6.8.3其他文件- 145 -7 财务管理- 146 -7.1供应商结算- 146 -7.2应付账款- 147 -7.3账龄分析- 147 -7.4往来明细- 148 -7.5销售员提成- 148 -8 会员管理- 148 -8.1会员类型- 148 -8.2会员档案- 150 -8.3积分管理- 153 -8.4储值管理- 155 -
7、8.5交易记录- 157 -8.6会员关怀- 157 -9 统计分析- 158 -9.1经营分析- 158 -9.2采购分析- 163 -9.3库存分析- 165 -9.4会员分析- 167 -10 系统管理- 168 -10.1系统功能- 168 -10.2数据管理- 171 -10.3数据上报- 171 -10.3.1上报设置- 171 -10.3.2基础信息上报- 172 -10.3.3业务单据上报- 173 -10.3.4上报明细查询- 174 -10.3.5上报日志- 175 -10.4修改密码- 176 -10.5期初数据维护- 176 -第四章 浏览器设置的配置方法- 179 -
8、1.Firefox(火狐)浏览器- 179 -2.Google Chrome(谷歌)浏览器- 180 -3.IE浏览器- 180 -第一章 系统概述1. 系统简介零售药店管理系统(以下简称系统)是完全按照国家卫生部最新发布的药品经营质量管理规范(简称GSP)和国家食品药品监督管理总局发布的附录2:药品经企业计算机系统的管理标准,结合我国药品零售企业经营管理的实际特点,研发出的适合我国药品经营企业管理的专业软件。 系统是基于浏览器的即席操作、查询和分析软件,旨在为用户提供直观的界面,运行在高度稳定和可靠的SaaS平台上,它将帮助用户建立规范的业务管理模式,符合新版GSP要求并达到食药监局数据监管
9、要求。系统以SaaS平台为基础:用户只需连接Web即可登录系统;无需对系统进行安装、维护,用户实时在线及时接收药监消息和法律法规,数据可自动上报,无需对数据进行再次加工;无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员,无需进行硬件投入和增加信息化岗位员工;系统建立了统一的药品零售企业药品字典库,无需建立药品信息,节省了建立基础资料的时间。2. 业务流程3. 功能简介零售药店管理系统是基于浏览器的即席操作、查询和分析软件,旨在为用户提供直观的界面,运行在高度稳定和可靠的SAAS平台上,它将帮助用户建立规范的业务管理模式,符合新版GSP要求并达到药监局监管要求。第二章 系统登陆及使用环境要求1. 系统书册
10、和登录各操作岗位人员通过输入用户名、密码进行身份确认并登录系统,登录后只允许在质量管理人员设定的权限范围内录入或查询数据,未经质量管理人员批准修改数据信息的行为将不被允许。系统登录功能包括系统注册、系统登录和密码找回。温馨提示:登录系统前应该由系统用户(系统管理员)给该药店进行注册! 输入登陆地址将打开登录页面;http:/123.57.45.83/gsp/index.do如下图:注册以及登录方式的流程图:1. 点击“注册”进入注册界面2. 进入注册界面,填写相关的注册信息,填写完成后,点击“保存”按钮;保存成功后,会给用 户一个消息框,此时用户还未被审核,等待管理员审批;友情提示:1.带有“
11、*”的信息是用户必填的信息;2.邮箱需要用户填写真实的邮箱,注册审核通过后,系统会给该邮箱发送邮件;3. 药店审批通过后,系统用户会在邮箱收到注册药店成功的邮件,此时用户可以进行登录操作;4. 在登录界面,输入“用户名”、“密码”、“验证码”、点击“登录”按钮,(注:若用户名、密码、验证码都输入正确,方可进入本系统)2. 使用环境要求建议使用Windows XP及更高版本的微软视窗操作系统,安装Microsoft Office 2003及以上版本,安装Excel办公工具,安装符合W3C标准的浏览器如火狐浏览器。3. 系统界面及首页系统登录界面:4. 基本步骤系统用户使用步骤:第一步:注册药店信
12、息第二步:填写主数据信息(如:用户管理,基础信息可以由常规用户录入);常规用户使用步骤:第一步:首次登录系统第二步:填写基础信息中,“商品清单商品维护”、“商品清单商品参数”、“企业信息货位”、“供应商管理”模块信息;第三步:药品字典中“新增首营”药品,以及“供应商管理”中首营供应商都需要审核,审核方式在GSP管理模块中(首营管理品种审核,首营管理企业审核);第四步:用户在采购药品之前首先将“期初数据维护”中的“期初库存导入”导入到系统,若导入完成后,方可执行业务数据操作第三章 系统操作方法1 基础信息基础信息包括:企业信息,药品信息,往来单位信息和员工信息。首营企业、首营品种需要审核合格后方
13、能生效,审核合格的供货单位、购货单位及经营品种等信息录入系统后将建立符合质量管理的基础信息数据库。基础数据包括供货单位、购货单位、经营品种、供货单位销售人员资质、购货单位采购人员资质及提货人员资质等相关内容。 基础数据与对应的供货单位、购货单位以及采购、销售药品的合法性、有效性相关联,与供货单位或购货单位的经营范围相对应,系统自动跟踪、识别与控制(经营分类在采购订单、销售订单中识别)。消息提醒功能对接近失效的基础数据进行提示、预警,提醒相关部门及岗位人员及时索取、更新相关资料。基础数据失效时,系统会自动锁定与该数据相关的业务功能,直至质量管理人员对相关资料审核合格后,据实确认和更新,数据更新和
14、生效后,相关功能重新恢复,更新时间系统自动生成,其他岗位人员不能修改数据的任何内容。1.1 企业信息功能说明:对药店信息的概括及药店部门、职位、角色、货位进行管理可执行的操作:显示企业信息、修改企业信息;新增部门、修改部门、删除部门;新增岗位、修改岗位、删除岗位;新增角色、修改角色、删除角色;添加货位、修改货位、删除货位、禁用货位;操作方式: 企业:修改1. 点击【修改】按钮: 部门:1. 点击【新增】按钮:2. 填写“部门名称”、“备注(不是必填)”,完成后点击【保存】按钮:3. 添加成功: 修改部门:1. 点击【修改】图标:2. 修改情况有两种:不允许修改:允许修改,填写修改信息:3. 保
15、存成功: 删除部门:1. 点击【删除】图标:2. 删除情况有两种:不允许删除:允许删除,点击【确定】按钮,删除成功: 企业信息设置中的岗位,角色,货位与部门的操作基本上是相同的。1.2 商品清单1.2.1 商品参数功能说明:对药品分类、自定义分类、树形分类、药品单位、药品剂型、药品分包商进行操作可执行的操作:新增药品分类、新增自定义分类、新增树形分类、新增药品单位、新增药品剂型、新增药品分包商 新增药品分类:1. 点击【新增】按钮:2. 填写相关信息:3. 点击【保存】图标: 新增自定义分类:1. 点击【新增】按钮:2. 填写信息:3. 点击保存 新增树形分类:1. 点击【添加节点】2. 点击
16、【添加子节点】 修改树形分类:1. 点击【修改】2. 填写信息3. 点击【保存】 删除树形分类:点击【删除】新增药品单位、新增药品剂型以及新增药品分包商的操作和新增药品分类是相同的。1.2.2 商品维护功能说明:该模块描述的是本药店销售的所有药品信息可执行的操作:查询、高级查询、新增(药品、医疗器械、其他)、新增首营(药品)、(药品、医疗器械、其他)商品的导入操作、删除商品、修改商品;操作方式: (药品、医疗器械、其他)商品的导入:首先点击“模版下载”,下载完成后,填写相应的信息,保存,再回到系统中,点击【浏览】,选择所下载文件的位置,点击【导入】按钮;温馨提示:下载模版商品信息导入模版.xm
17、l文件中,红色字体,代表必填字段,请您填写完整,若填写有误系统会给您相应的提示,修改后再次导入即可;1. 点击“模版下载”2. 填写相应字段内容,在系统中点击【浏览】,选择商品信息导入模版.xls,点击【导入】: 新增、新增首营(以药品为例,医疗器械、其他同理):点击【新增】按钮,进入到新增页面,填写相关信息,点击【保存】按钮(提示:若用户成功导入商品信息,新增或新增首营,如有需要用户可以选择药品库检索或者字典检索里面的商品信息);新增、与新增首营的区别l 新增:新增药品,添加本药店已有的药品(即非第一次售卖的药品)l 新增首营:添加本药店第一次售卖的药品(即药店之前没有卖过该种药品)1. 点
18、击【新增】按钮,进入新增页面:2. (药品为例)填写药品相关的信息,添加完成后,点击【保存】按钮: 查询:在查询条件中,用户输入查询商品的部分或全部信息,再点击【查询】按钮,不按查询条件,点击【查询】查询的是全部商品的信息: 高级查询:1. 【高级查询】按钮:2. (以“商品种类”查询为例)填写查询条件,点击【查询】按钮即可: 修改:1. 点击【修改】图标,进入修改页面:2. 填写修改内容,修改完成后,点击【保存】按钮:3. 修改完成后,提示信息出现证明您的修改成功: 删除:1. 点击【删除】图标:2. 点击【确定】按钮:1.2.3 辅助对应功能说明:帮助药品找到对应的国家本位码、(药品库)批
19、准文号/注册证号可执行的操作:手动对应、自动对应。操作方式: 手动对应:1. 点击【全部数据】按钮,查询的是药品字典中所有的药品信息,可以点击检索图标,进入药品库中: 2. 在检索弹出框中填写查询的药品如“阿莫西林胶囊”的拼音检索码,选择本店需要的国家本位码即可:3. 选择后的,界面上会有显示选择的国家本位码等信息:4. 如果不符合选择供国家本位码,可以选择消除匹配图标即可:消除匹配前:消除匹配后:5. 操作完成后,点击【保存已对应】即可;6. 【未对应数据】、【已对应数据】操作的方式与【全部数据】操作方式一样 自动对应:提示:如果选择自动对应,新选择的国家本位码会将药品字典中该药品的国家本位
20、码覆盖,请看清楚后,进行操作;1. 勾选出需要自动匹配的药品信息,会有提示信息“自动对应会撤销之前手动对应的结果,是否继续?”,如果确定自动对应,点击【确定】即可:2. 系统自动给出的国家本位码如:3. 如果该药品的国家本位码不是想要的,我们可以选择其他匹配图标,选择其他的匹配方结果:4. 操作完成后,点击【保存已对应】按钮,如确定保存该信息,在提示的信息中,点击【确定】即可1.3 药学信息1.3.1 配伍禁忌功能说明:该模块的功能是指两种以上药物混合使用或药物制成制剂时,发生体外的相互作用,出现使药物中和、水解、破坏失效等理化反应,此类要是需要提示顾客的可执行的操作:新增、维护操作方式: 新
21、增:1. 在新增选项卡中,药品:点击【添加药品】按钮,选择药品,直接点击【查询】查询出的数据是全部的药品信息,填写查询条件中某些条件查询出的是某个特定数据(此处以查询全部为例), 勾选需要的数据后点击【添加】按钮(可以勾选添加1条或者多条数据)。添加完成效果,若数据添加错误,可以点击【删除】图标进行删除:2. 添加/删除【禁忌配合的药物】的操作方式相同;3. 添加完成后,点击【保存】按钮: 4. 提示【保存成功】: 维护(查询、删除):1. 查询方式:填写需要的查询条件,或者直接点击【查询】按钮查询出保存的配伍禁忌信息(此处以点击【查询】按钮为例):2. 删除:勾选需要删除的信息(1条或多条)
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