接待管理办法.docx
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=========再苦再累,只要坚持往前走,属于你的风景终会出现======== ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆ 接待管理办法 一、总则 1、为使集团各职能部门接待工作有所遵循,特制定本制度。 2、本制度适用于集团各职能部门接待工作。 二、对外接待原则 1、接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客 人高兴而来、满意而归; 2、对等原则。对来宾无论职务高低,都要有礼相待、落落大方。 一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况特殊对待; 3、对口原则。各职能部门对口接待。需要其他部门接待时,总裁办 办公室应予以协调,由对口部门承担相应的接待费用; 4、节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费, 不重复宴请,主方人数不多于宾客人数; 5、周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待, 使客人感到热情、周到; 6、保密原则。向不定期宾客介绍情况,注意保守公司商业秘密。 重要会议要有记录,巧妙回避不宜回答的问题。 三、接待事务分类 A类:VIP接待。指正在拓展的品牌开发商、政府部门。 B类:业务接待。指正在合作的开发商、对等合作单位的接待。 C类:普通接待。指广告、媒体等服务类合作单位的接待。 四、接待物料准备 1、VIP接待:准备鲜花、水果、糕点、咖啡或茶水。 2、业务接待:准备水果、咖啡或茶水。 3、普通接待:准备茶水、咖啡。 五、接待规则 1、接待礼仪要点 (1)接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何违反公司员工手册之行为发生。 (2)接待人员于接待进行时,须密切注视接待动态,如有情况发生及时汇报上级领导。 (3)接待过程中如有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。 2、环境标准 (1)物品摆放整齐,且表面无灰尘; (2)地面干净无脏物,空气流通清新; (3)室温适度,灯光合适; (4)备品齐全。 六、接待内容和程序 1、接待内宾 (1)接受任务。核实来宾的基本情况:单位、姓名、性别、职务和 使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。将来访客人的人数、 时间等要提前通知给接待人员,并根据客人的身份事先确定接待地 点。 (2)布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安 排、费用预算,并报请上级批准。一般客人或业务工作客人到公司后 应由接待人员引领到一般接待室接待;VIP客人应引领到贵宾接待室。 预先通知的接待应由总裁办公室提前做好茶点果盘的准备;临时来访 客人,接待人员应首先给客人倒茶水或咖啡等饮品;接待到公司参观 考察的客人时,接待室内应事先摆放好公司画册及相关的公司资料, 如有需要应提前放置好投影机等设备。 (3)迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订酒店。 (4)组织活动实施。接参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍 情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。 (5)送别。总裁办公室统一做好返程送别的安排工作。根据客人意 见,预定车、机票,协助客人结算住宿帐目,视情况而定是否举行送 行餐,派人派车送至车站或机场。 (6)每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进 后续工作。 2、团体访问接待 涉及团体访问的接待,总裁办公室应准确掌握宾客的抵离时间及行程安排,同时根据来访目的安排访问参观项目,确定内容,拟定方案,报公司领导批准。 3、接待外宾 (1)迎送 ① 安排迎送陪同人员和翻译,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ② 对身份较高的外宾,事先应在机场、车站安排贵宾休息室,并备有饮料。 (2)会见会谈 ① 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。 ② 我方人员应提前到达,并在门口迎送。 ③ 对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。 ④ 会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。 ⑤ 如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。 (3)参观游览 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 七、住宿 1、总裁办应事先根据来访者的身份,预定相应星级的住宿酒店, 并委婉征求对方意见。 2、需公司承担费用的,也应根据客人的不同身份预定不同星级的 酒店。 3、除VIP客人指定酒店,否则预定酒店应为公司协议酒店。 八、招待 1、招待客人的陪同人员应根据客人身份,确定是否由公司领导陪 同,一般客人由总裁办或相关业务部门领导陪同。 2、总裁办应做好不同级别餐厅的联系工作,并签订就餐和签单结算协议,以便于统一招待安排。 九、礼品 1、公司应确定不同级别的礼品,按照客人的身份,由接待部门在 客人来访结束时代表公司赠送。 2、礼品由总裁办专人领用、保管,礼品应每位来访者一份,随访者礼品相同。 十、接待纪律 1、“接待工作无小事”,总裁办公室应统一协调,统一安排,密切配合,互相支持,遇有重大或特殊情况要及时请示上报,不得互相推诿,避免交接失控。 2、接待人员应严格执行本办法,树立良好的工作作风和企业形象。 3、因接待人员未遵守本办法,影响公司形象,给公司造成严重损失的,总裁办公室有权利向公司人事部门提出处理建议,由公司人事部门根据相关法律、法规及公司制度予以处理。 ☆☆☆☆不是因为有希望才去努力,而是努力了,才能看到希望。☆☆☆- 配套讲稿:
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