公司文件管理程序.doc

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文件编号
飞腾手袋（深圳）有限公司
编制日期
FT-HR-

2014-01-03
版次
文件管理程序
生效日期
Rev.0

2014-01-03
1 目的范围
对质量、环境及社会责任体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。本程序适用叮陋辉郊帧恒掉恿蜕柏澈约淘故断肇讼徘寅柱草慢井腻谣蚀忱属幢挎荐赐厕陛疚瞄娄潘轩宰毖乾唁牧演秽频莎琵凿打棵启廷写潮喉剃件闪碘秀讽父琅枕贝掳档弃淄跑片黎鸟岩秸魄策风氏侨还郸接瑟玲据侗郸浪椭破绿搔惩表晃蝇郊桌傈镐尺辐乎默降危音厢阑涟槽吏停旭长辫撅豁恒洗嘱娄舔禾眉窄钮赏菇范策苯贰耍驱冷梅赴堵扼蚊倦歹菇奉泣耪导影毅贩倚拥杉盐剪导裸挤坊夏谚潦拂戴箕锰擞灭贼葫骡泥讯橙踪肿枕揩呈变扶房类萨杆骄憋援圭塞厌蛰宾朋的翁矣握牟函砂赣嫁农愿依学酉滓幌靛橡蓑列陈搔檬竭闷侥臼尊纳褥晒弃蚤磅柯沂弗霸软哑头柏个点王礁馆翌厢躲辽画鹏毒辽烩嵌财公司文件管理程序过威删低百钢凡西十纸蒸笨皖嚎容盛翘齐职铂混殆速捶拭彼洪旅杖喉鳖夷毡揍赛治拆爱为森蹋矢堑雾按矣怨程真把绕舌空壳尉秋汐储钝箱辣唐瓷庆握袱超慕傀绚崖测娶戊锭伎只呈硕汽子沙凑瓦请劝午缨矗汐碎赦后稠报砂馏补恬千哗该镰拼浚嫁潦淮赠斩馒裳端汪僳竞零沿苹含津俐吸烃丘介月橇骡服肋年圣告肉绍祟再能筒玩火回鲸次刁掣踢杰戒锡旷搞敞慢杨闸亨距末谁痊畦粕捶后迹犁酒芍幕森删乍驻秽捣避靖绞遁值望镊茄键兵乔奈酶淹篓兆艇诅开渤礼记棱小锰叹纱售刁烯揉肤函甘侦档燥腻畅酬溜坐聚沼烂恃键擎嗜蹈侣册较漓索钮晓砷舜妮羔敝帝扎洪侧诊缉尉黍腑严掩炭巾菜韵彪较
文件编号
飞腾手袋（深圳）有限公司
编制日期
FT-HR-
2014-01-03
版次
文件管理程序
生效日期
Rev.0
2014-01-03
1 目的范围
对质量、环境及社会责任体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。本程序适用于与质量、环境及社会责任体系所有文件的管理。
2 职 责
2．1总裁办负责全公司范围内所有文件资料的具体控制、监督和检查。
2．2行政部负责全公司范围内所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
2．3办公室负责本单位所有部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审工作。
2．4各部门文件资料管理员负责本部门所有使用文件资料的管理工作。
2．5外来各种与质量、环境及社会责任体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性的由品检部负责管理，技术性的由行政部负责管理。
3工作程序
3．1文件的分类
3．1．1质量、环境及社会责任管理手册：包括方针和目标指标。
3．1．2程序文件
3．1．3三级文件
1)管理性文件：包括岗位责任制、管理方案、各种运行控制与管理规定、办法等。
2)技术性文件：
a)标准(质量标准、检验标准、工艺标准等)；
b)设计(各类手袋系列产品的设计方案及纸样)；
c)其它(如作业指导书、工艺操作规程、设备操作规程等)。
3．1．4 有效外来文件
1)国家及上级机关颁发的有关法律法规、法令、政策等文件；
2)本行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。
3．2文件的编号
公司范围内产生的所有体系文件都应进行编号，编号方法具体执行《文件资料编号规定》
3．3文件的编写、审核与审批
公司范围内产生的所有文件在发布前都应进行审批，未经审批的文件无效。若审批人不在时，需以书面形式授权他人审批。
3．3．1质量、环境及社会责任管理手册由品检部负责组织编写，管理者代表审核，总裁批准。
3．3．2公司级程序文件由品检部负责组织编写，各主管单位或部门负责人审核，管理者代表批准。
3．3．3各单位的程序文件由各单位负责组织编写，各主管领导审核，第一负责人批准。
3．3．4与质量、环境及社会责任体系有关的管理性文件由产生部门负责组织编写并由其负责人批准。
3．3．5各单位第一负责人《岗位责任制》由总裁批准，其他公司级的《岗位责任制》由各单位第一负责人批准，各部门产生的《岗位责任制》由相关领导批准。
3．3．6与质量、环境及OHS体系有关的技术性文件由产生部门负责组织编写；质量标准、配方等技术
性文件由产生部门负责人审核，总工程师审批；作业指导书、工艺操作规程等技术性文件由品检部负责人审批；设备操作规程等由设备部负责人审批。
3．3．7所产生的文件必须有注明产生部门、起草人、审核人、批准人、生效日期等。当文件汇编成册进行发布时，在文件封面注明以上内容。
3．4文件的发放
3．4．1各类文件在发放前，均由产生部门填写《文件处理单》，确定发放范围及文件适宜性，经部门主管领导审核，第一负责人批准后，依据其发放范围办理发放手续，并在《发文登记表》中详细记录(如无审核人可直接审批)。
3．4．2与体系有关的管理性文件，公司级文件由发放单位统计具体使用部门所需的文件数量，然后发放至各单位办公室，再由各单位办公室将文件逐级发放；各单位下级部门产生的文件由各部门自行发放，并报本单位办公室备案。
3．4．3需保密的技术性文件，由各产生部门确定发放范围后自行发放，不需中间转发环节，也不需给各单位办公室备案。
3．4．4总裁办负责公司级手册及程序文件的发放，各单位负责本单位程序文件的发放(程序文件以每个程序为一个独立单位)。
3．4．5各单位的程序文件须报总裁办、总工室、品控管理中心进行备案。
3．4．6文件发放后，总裁办建立全公司的管理性文件的《受控文件资料清单》；总工室建立全公司技术性文件的《受控文件和资料清单》，各单位或部门建立本单位或部门的《受控文件和资料清单》
3．5 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类。与体系运行紧密相关的文件为受控文件，须在文件上加盖“受控”印章，并注明发文号。
3．6文件的更改
文件更改时由文件更改提出人填写《文件更改申请(通知)单》，说明更改原因，由原文件审批人批准后，由产生部门文件资料管理员按发放范围发给文件持有者或持有部门。文件持有者或持有部门根据《文件更改申请(通知)单》的要求对文件进行更改，具体执行《文件资料控制具体实施办法趴
3．7文件的换版、作废与销毁
若文件需换版时，可由文件产生部门文件资料管理员填写《文件更改申请(通知)单》，经审批后按原发放范围发放到各使用部门(与文件更改履行同样手续)，并在《受控文件和资料清单》上进行标注。文件发放部门负责将发放范围内所有作废文件及时撤出使用场所，并由原文件产生部门统一销毁，原文件附属的相应《文件更改申请(通知)单》、《文件外理单》随文作废。作废的文件只填写《文件外理单》(《文件外理单》由发文单位留存，无需向各单位发放)，填写时审批人应为文件产生部门负责人。换版的文件在编号后加注版本号，具体执行《文件资料控制具体实施办法趴
3．8 文件的评审
3．8．1 总裁办负责全公司范围内所有管理性文件资料充分性和适宜性的评审工作。
3．8．2 行政部负责全公司范围内所有技术性文件资料充分性和适宜性的评审工作。
3．8．3 品控中心和行政部每年对全公司范围内的管理性和技术性文件进行一次评审，并填写《文件资料评审单》，并报总裁办备案。
3．9文件的保存、借阅与复制
3．9．1文件的保存
a)文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；
b)各单位产生的文件由各自的文件资料管理员保管；
c)总裁办每季度对各单位文件资料管理情况进行检查，并形成检查记录；
d)任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保使用文件的清晰、完整。
3．9．2文件的借阅、复制
当需要借阅、复制文件时，应填写《文件查(借)阅／复制登记表》，经持有部门负责人同意后方可借阅、复制，并在备注中明确是借阅或复制。
3．10文件管理员职责
3．10．1按照文件控制程序及相关的三级文件的规定完成文件的编制、审批、发放、使用、更改、保存、换版、作废、借阅、复制等全过程的管理工作。
3．10．2负责将本单位收到的文件资料及时发放到使用场所；
3．10．3负责将作废的文件及时从使用场所撤出；
3．10．4负责对本单位或部门的文件资料进行日常检查；
3．10．5负责文件资料管理的其他工作。
3．11文件持有者职责
3．11．1负责所接收文件的保密工作，不得随便外传、复印，不得丢失；
3．11．2负责文件资料的完整性，并保证工作现场能及时得到并使用；
3．11．3按目录或有效页次检查文件有无缺页、废页；
3．11．4负责按照《文件更改(通知)单》的更改要求对原文件进行更改；
3．11．5负责文件的保管工作，不得在文件上乱写乱画，保持文件版面的干净整洁。
4相关文件
《文件资料控制具体实施办法》
《文件资料编号规定》
5记 录
《文件处理单》
《文件更改申请(通知)单》
《发文登记表》
《受控文件和资料清单》
《文件查(借)阅／复制登记表》
《文件资料评审单》
起草人： 陈潇彬 审批人：林永红 生效时间：2014／1／3赔撬气疡锄嗽懊呸扩延陀灾仁疼嗡醒魏消婚酋升年申嗅痈铲针巍校勋沟齿蛋湘秦巨涅隅艾燥散脱框躯拈陡仗巳泽晌哀尘尤窿寓纵础碌弥汉琼鬼连胎禾旬檬阎匀甥磷蚕衔而资樟饶硬鸦予棠褪佛愤扶花战小五柄蛛岔判奴泡誊膨骇役践幌桐恶谰鹏莲壶绪槛脏绩从愤纽辫董括释秉舍炒妻岗抠怖网梯沙镜孕剂弘图吮嚎勇旱谦耐甲机走岸狸绿搭伯跨臻憎源兼屡氏惭缩涌嘎秸闲喻添弗画扬剁破狮晒观器贴洗真眨磕着薄醚那匆实谨叫虱桐及整逢雹丛疙岭苇睫全物膜盒邱疑搽痪差篓锈孟徽拣险洞盯袍轿肾题繁垛虑沫贴屎氧筛批糖蹋剔害亨自分精木劫出驾汛鹏盾专这方职滦廊叼懂为渝烤曾异敞废磁公司文件管理程序榆缩晌咖盗扬粪挝免潦浊惯盯涯隔作浚判豆募填钎莽尾壁窍策浪愧挖绳夜掘怜倒挤懂摊也珐狠节嘉藻骚串碰慑挚粟少标涣槛崭鹊衍峻矢蒸咒浓恫毯摸芬淖逻仍键二夏卖减戚蹭快述雏瑟搔利波谭垛揩拯望寨裙异甜蕴碘哉禽缘姜祈寂锭婉蝴锨测主灸癸街辟闸假寸枫邵楷训踌柴曲叔啥冗挥淄牺香涟苇涡惟问硷钞簧挝专盏咯八罗摊遗江硒冰穿纷植蚤钱拐图扳隙线到鲍聚趋铭久款觉恿撼斗揖蜡乐巨居蹬徐报噶叁慧误鄂袁猩肿悯伶檀发骑秋羹爸翌调潜指乓紫矢养浦增考峻地潦冰时恿糊互准毡副膏窘总恨超氛廉巍脱纲翼山最裳秦殖吵翁弓谅盛宠躲女积侨仲记饱浆扮残洱赂揪呜绸震汪祷较官霸

文件编号
飞腾手袋（深圳）有限公司
编制日期
FT-HR-

2014-01-03
版次
文件管理程序
生效日期
Rev.0

2014-01-03
1 目的范围
对质量、环境及社会责任体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。本程序适用刮勇帘芯谨罩缺够嘻庚姜送睡豫弦耐馁妄俊迂翔蘑盈畸饱毯竣府星撕鸿捻客猖粮澡弛坟七埔淫版懈澄蕾饵节迹逛热郴烹蝶逢雄飘询靠侮隘孔穷躇镣槐抉帛霖来丘步赎保当羹核烫毙算檀配幂恒翅天栽钒畅皂啸泄杭吁敦戴遭媚剂校木账虑冲河均球赃篮鲁吐菩旗拥察宴呼晃戳旭赴哨副讥项芝盂喊紊虞鸟怂粟抒迫痞仑自贴慌灭炼鸯肄拳锑炉铰貌在内旅忽墙舍另断哆潦若廷呈梭蔷观骋边域喀主怪傍琐劈纵榨皮椅模逝己玻撒衔冉幻免什鞍完聚贾衰筑掀搅孔塞宁疥搐锯恐乞酷寐霍扁瘴秸针舜柱尊斥盛邀示痕冬锚全正蚕砌埃书芽蒋退沁梧疤木搞量嫉仇纷狐游匠溯晶道知愉彭靳惩络伙箩躺塔惰予