某集团公司内部控制制度.doc

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内部控制制度

目 录
第一篇 内部控制的基础 4
第一章 总则 1
第二章 机构及岗位职责 3
第三章 内部控制方法 4
第四章 内部控制基础工作 6
第五章 授权体系概述 7
第六章 附则 10
第二篇 供应生产销售内部控制制度 11
第一章 供应内部控制制度 12
第一节 内控概述 12
第二节 组织机构及岗位职责 15
第三节 授权体系 22
第四节 管理制度 26
物资供应计划（P2-Z1-J4-1） 26
物资请购规范（P2-Z1-J4-2） 31
自采业务规范（P2-Z1-J4-3） 34
大宗采购管理（P2-Z1-J4-4） 38
定点采购管理（P2-Z1-J4-5） 43
固定资产及设备采购管理（P2-Z1-J4-6） 48
劳务及服务采购（P2-Z1-J4-7） 50
采购作业控制（P2-Z1-J4-8） 52
供应商管理（P2-Z1-J4-9） 56
合同、订单管理（P2-Z1-J4-10） 59
进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11） 62
物料进库规程(P2-Z1-J4-12) 66
物料出库规程(P2-Z1-J4-13) 69
退料规程(P2-Z1-J4-14) 71
仓库账务管理(P2-Z1-J4-15) 74
存货盘点管理(P2-Z1-J4-16) 76
库存分析及报告(P2-Z1-J4-17) 82
第二章 生产内部控制制度 86
第一节 内控概述 86
第二节 组织机构及岗位职责 88
第三节 授权体系 94
第四节 管理制度 96
生产计划管理制度（P2-Z2-J4-1） 96
领料制度（P2-Z2-J4-2） 100
物料使用制度（P2-Z2-J4-3） 104
物料退库制度（P4-Z2-J4-4） 107
物料盘点制度（P2-Z2-J4-5） 110
生产环节控制制度（P2-Z2-J4-6） 113
产成品入库制度（P2-Z2-J4-7） 116
产成品检验制度（P2-Z2-J4-8） 118
产成品出库制度（P2-Z2-J4-9） 120
委托加工定价制度（P2-Z2-J4-10） 123
委托加工过程管理（P2-Z2-J4-11） 125
委托加工产品管理制度（P2-Z2-J4-12） 131
生产成本管理制度（P2-Z2-J4-13） 135
第三章 销售内部控制制度 138
第一节 内控概述 138
第二节 组织机构及岗位职责 140
第三节 业务授权 143
第四节 管理制度 144
销售定价管理制度( P2-Z3-J4-1 ) 144
销售环节管理制度( P2-Z3-J4-2 ) 146
第三篇 资金内部控制制度 150
第一章 内控概述 错误！未定义书签。
第二章 组织机构及岗位职责 错误！未定义书签。
第三章 业务授权 错误！未定义书签。
第四章 管理制度 错误！未定义书签。
资金使用计划制度( P3-Z4-1 ) 错误！未定义书签。
现金管理制度( P3-Z4-2 ) 错误！未定义书签。
银行存款管理制度( P3-Z4-3 ) 错误！未定义书签。
备用金管理制度( P3-Z4-4 ) 错误！未定义书签。
借款管理制度( P3-Z4-5 ) 错误！未定义书签。
费用报销管理制度( P3-Z4-6 ) 错误！未定义书签。
筹资管理制度( P3-Z4-7 ) 错误！未定义书签。
结算中心管理制度( P3-Z4-8 ) 错误！未定义书签。
第四篇 财务会计内部控制制度 错误！未定义书签。
第一章 会计核算内部控制制度 错误！未定义书签。
第一节 内控概述 错误！未定义书签。
第二节 组织机构与岗位职责 错误！未定义书签。
第三节 授权体系 错误！未定义书签。
第四节 管理制度 错误！未定义书签。
会计核算基础工作管理制度( P4-Z1-J4-1 ) 错误！未定义书签。
一般会计业务管理制度( P4-Z1-J4-2 ) 错误！未定义书签。
财务会计报告的内部控制制度( P4-Z1-J4-3 ) 错误！未定义书签。
利润分配的内部控制制度( P4-Z1-J4-4 ) 错误！未定义书签。
会计档案管理制度( P4-Z1-J4-5 ) 错误！未定义书签。
会计工作交接的内部控制制度( P4-Z1-J4-6 ) 错误！未定义书签。
财务管理内部控制制度 错误！未定义书签。
第一节 内控概述 错误！未定义书签。
第四节 管理制度 错误！未定义书签。
一、债权管理 错误！未定义书签。
应收帐款管理制度( P4-Z2-J4-1-1 ) 错误！未定义书签。
其他应收款管理制度( P4-Z2-J4-1-2 ) 错误！未定义书签。
二、固定资产管理 错误！未定义书签。
固定资产购置（P4-Z2-J4-2-1） 错误！未定义书签。
固定资产日常管理（P4-Z2-J4-2-2） 错误！未定义书签。
固定资产盘点（P4-Z2-J4-2-3） 错误！未定义书签。
固定资产处置（P4-Z2-J4-2-4） 错误！未定义书签。
在建工程管理（P4-Z2-J4-2-5） 错误！未定义书签。
三、资产减值管理 错误！未定义书签。
坏帐准备管理（P4-Z2-J4-3-1） 错误！未定义书签。
长、短期投资减值准备管理（P4-Z2-J4-3-2） 错误！未定义书签。
存货跌价准备管理（P4-Z2-J4-3-3） 错误！未定义书签。
固定资产及在建工程减值准备管理（P4-Z2-J4-3-4） 错误！未定义书签。
四、债务管理 错误！未定义书签。
应付帐款管理（P4-Z2-J4-4-1） 错误！未定义书签。
应付工资与福利费管理（P4-Z2-J4-4-2） 错误！未定义书签。
五、成本费用管理 错误！未定义书签。
生产成本管理制度（P4-Z2-J4-5-1） 错误！未定义书签。
管理费用管理制度(P4-Z2-J4-1-2 ) 错误！未定义书签。
财务费用管理制度(P4-Z2-J4-1-3 ) 错误！未定义书签。
六、财务分析管理 错误！未定义书签。
短期财务分析制度（P4-Z2-J4-6-1） 错误！未定义书签。
中期财务分析制度（P4-Z2-J4-6-2） 错误！未定义书签。
长期财务分析制度（P4-Z2-J4-6-3） 错误！未定义书签。
第五篇 全面预算制度 错误！未定义书签。
第一章 概述 错误！未定义书签。
第二章 组织机构及岗位职责 错误！未定义书签。
第三章 业务授权 错误！未定义书签。
第四章 管理制度 错误！未定义书签。
预算编制( P5-Z4-1 ) 错误！未定义书签。
预算执行与考核（P5-Z4-2） 错误！未定义书签。
第六篇 内部审计制度 错误！未定义书签。
第一章 内控概述 错误！未定义书签。
第二章 组织机构及岗位职责 错误！未定义书签。
第三章 授权体系 错误！未定义书签。
第四章 管理制度 错误！未定义书签。
内部审计计划管理（P6-Z4-1） 错误！未定义书签。
内部审计执行管理（P6-Z4-2） 错误！未定义书签。
内部审计结果处理（P6-Z4-3） 错误！未定义书签。
其他管理制度（P6-Z4-4） 错误！未定义书签。
第七篇 投资内部控制制度 错误！未定义书签。
第一章 内控概述 错误！未定义书签。
第二章 组织机构及岗位职责 错误！未定义书签。
第三章 授权体系 错误！未定义书签。
第四章 管理制度 错误！未定义书签。
项目投资管理（P7-Z4-1） 错误！未定义书签。
有价证券投资管理（P7-Z4-2） 错误！未定义书签。
研究开发投资（P7-Z4-3） 错误！未定义书签。
第八篇 子公司（企业）内部控制制度 错误！未定义书签。
第一章 内控概述 错误！未定义书签。
第二章 组织机构及岗位职责 错误！未定义书签。
第三章 授权体系 错误！未定义书签。
第四章 管理制度 错误！未定义书签。
参股企业管理（P8-Z4-1） 错误！未定义书签。
控股企业管理（P8-Z4-2） 错误！未定义书签。
附件：***股份有限公司会计制度 错误！未定义书签。

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第一篇 内部控制的基础

第一章 总则
一、为了加强***股份有限公司（以下简称“公司”）内部控制制度建设，强化企业管理，健全自我约束机制，促进现代企业制度的建设和完善，保障公司经营战略目标的实现，根据《公司法》、《会计法》和其他相关的法律法规，制定本制度。
二、内部控制是指公司董事会、经理层及所有员工共同实施的，为了保证各项经济活动的效率和效果，确保财务报告的可靠性，保护资产的安全、完整，防范、规避经营风险，防止欺诈和舞弊，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列具有控制职能的业务操作程序、管理方法与控制措施的总称。
三、建立健全内部控制制度，应当达到以下目标：
1、建立和完善符合现代企业制度要求的内部组织结构，形成科学的决策、执行和监督机制，逐步实现权责明确、管理科学；
2、保证国家法律、公司内部规章制度及公司经营方针的贯彻落实。
3、建立健全全面预算制度，形成覆盖公司所有部门、所有业务、所有人员的预算控制机制；
4、保证所有业务活动均按照适当的授权进行，促使公司的经营管理活动协调、有序、高效运行；
5、保证对资产的记录和接触、处理均经过适当的授权，确保资产的安全和完整并有效发挥作用，防止毁损、浪费、盗窃并降低减值损失；
6、保证所有的经济事项真实、完整地反映，使会计报告的编制符合《会计法》和《企业会计制度》等有关规定；
7、防止、发现和纠正错误与舞弊，保证帐面资产与实物资产核对相符；
四、制定与修改内部控制制度应遵循以下总体原则：
1、合法性原则。内部控制制度必须符合国家法律法规的规定。
2、全面性原则。内部控制制度应涵盖公司内部的经济业务、相关部门和相关岗位，并对业务处理过程中的关键控制点落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。
3、协调性原则。内部控制制度要符合公司的中、长期规划和短期目标，与公司其他管理控制制度相互协调，注重制度的整体实施效果。
4、经济性原则。内部控制制度建设应当处理好成本与效益的关系，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。
5、时效性原则。内部控制制度要随着外部经济环境的变化和经营管理的需要，不断评价和及时更新。
五、本制度所规范内部控制主要包括以下内容：
供应生产销售内部控制制度；
资金内部控制制度；
财务会计内部控制制度；
全面预算制度；
内部审计制度；
投资内部控制制度；
子公司（企业）内部控制制度。

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第二章 机构及岗位职责
一、公司根据经营管理的需要设置组织机构，在各机构配备相应的业务人员。
二、公司内部机构设置、岗位设置及职能划分应符合内部控制原则和目标。
三、公司新设、撤销机构，或变更机构职能，应符合国家法律、法规和公司内部制度的规定，按照确定的授权体系审核批准。
四、各机构管理人员应具备以下基本条件：
1、坚持原则，廉洁奉公；
2、具有较高的专业技术水平和必须的专业技术资格；
3、具有该职务所需的业务能力业务经验；
4、熟悉国家相关法律、法规、政策，掌握本行业业务管理的有关知识；
5、有较强的组织能力；
6、身体状况能够适应本职工作的要求。
五、国家法律、法规、政策对机构设置和管理人员的资格、任免、回避已有规定的，公司在设置该机构和任命管理人员时，应严格遵守相关规定。
六、机构内部岗位设置或职责划分发生改变，应符合公司内部制度的规定和内部控制的原则，按照确定的授权体系审核批准。
七、机构、岗位的设置与职责划分应当坚持不相容职务相互分离和回避的原则，保证内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，提高岗位设置的效率，确保不同机构和岗位之间权责明确相互制约、相互监督。
八、董事会下设审计委员会，为公司内部控制管理的权利机构。
九、公司设置审计部，隶属于审计委员会，负责包括内部控制审计在内的公司内部审计日常工作。审计部在审计委员会授权下对内部控制的执行情况进行检查和评价，对内部控制上存在的缺陷提出改进建议。 

第三章 内部控制方法
一、内部控制的基本方法主要包括：全面预算控制、经营风险控制、会计控制、授权批准控制、文件记录控制、财产保全控制、业务人员素质控制、内部报告控制、内部审计、信息技术控制。
二、预算控制是企业内部控制的重要组成部分。公司实行全面预算管理，由董事会下设预算管理委员会进行管理，其常设机构预算管理办公室负责预算管理的日常事务。
三、经营风险控制要求公司树立风险意识，建立有效的风险管理系统，通过风险预警、风险识别、风险报告等措施，对公司的财务风险和经营风险进行全面防范和控制。
四、组织结构控制坚持不相容职务相互分离的原则，合理设置内部机构，科学划分职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与内部审计、业务经办和财产保管、授权批准与监督检查等职务。
五、授权批准控制要求公司及各部门明确规定授权批准的范围、层次、程序、责任等相关内容，公司内部的各级管理人员必须按照授权范围行使相应职权，经办人员在授权范围内办理经济业务。
六、文件记录控制是组织规划控制和授权批准控制的手段。本制度规范了公司组织结构职能图和业务授权表，建立岗位说明书，制定业务流程手册，建立严密的内部控制系统。
七、财产保全控制要求公司严格限制未经授权的人员对实物资产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，确保各种财产安全完整。
八、业务人员素质控制要求公司建立和实施科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升、淘汰等人事管理制度，制定业务人员工作规范，保证业务人员胜任相应的工作。
九、内部报告控制要求公司建立和完善内部预算执行报告、资金分析报告、经营分析报告、资产分析报告、投资分析报告等报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供经济活动中的重要信息，分析经营管理中存在的问题，提出改进意见，增强内部管理的时效性和针对性。
十、公司内部审计工作由董事会下设审计委员会负责，审计部负责内部审计日常工作，并对审计委员会负责。审计部按照审计委员会批准的内部审计计划，对公司各部门进行定期或不定期审计，保证公司各项制度的贯彻落实。
十一、信息技术控制要求运用信息技术手段建立内部控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部控制的有效实施；同时要加强对信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。

第四章 内部控制基础工作
一、董事会或经理层应根据审计部和注册会计师对内部控制的评价、建议，及时改进内部控制，调整机构、岗位设置和职责分工，完善授权体系。
二、各项业务活动应遵守本制度及公司其他管理制度所确定的操作规程，严格按照职责分工和业务授权进行。
三、各业务部门应及时向会计部传递会计核算所需单据和报告，保证会计信息的及时性、准确性。
四、会计部定期组织各业务部门进行资产盘点，保证帐面资产与实物资产核对相符。
五、公司各部门应妥善保管各类业务资料，保证内部控制档案的完整。内部控制档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。内部控制档案按照不同业务类型分别确定保管期限及销毁方式。
六、业务人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的工作连同负责保管的内部控制档案全部移交接替人员，没有办清交接手续的不得调动或离职。移交人员对移交的资料的合法性、真实性承担法律责任。

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第五章 授权体系概述
一、股东大会、董事会、监事会依据《公司法》及其他法律、法规的规定行使权利。
二、股东大会是公司的权利机构，依法行使下列职权：
决定公司经营方针和投资计划；
选举和更换董事，决定有关董事的报酬事项；
选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项；
审议批准董事会的报告；
审议批准监事会的报告；
审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案；
审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
对公司增加或者减少注册资本作出决议；
对公司发行债券作出决议；
10、对公司合并、分立、解散和清算事项作出决议；
11、修改公司章程；
12、对公司聘用、解聘会计师事务所作出决议；
13、审议代表公司发行在外有表决权股份总数的百分之五以上的股东的提案；
14、审议法律、法规和公司章程规定应当由股东大会决定的其他事项。
三、公司设立董事会，对股东大会负责。董事会行使下列职权：
负责召集股东大会，并向大会报告工作；
执行股东大会的决议；
决定公司的经营计划和投资方案；
制定公司的年度财务预算方案、决算方案；
制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
制定公司增加或减少注册资本、发行债券或其他证券方案；
拟定公司重大收购、回购本公司股票或合并、分立和解散方案；
在股东大会授权范围内，决定公司的风险投资、资产抵押及其他担保事项；
决定公司内部管理机构的设置；
10、聘任或者解聘总经理、董事会秘书；根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人等高级管理人员，并决定其他报酬事项和奖惩事项；
11、制定公司的基本管理制度；
12、制定公司章程的修改方案；
13、管理公司信息披露事项；
14、向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所；
15、听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；
16、法律、法规或公司章程规定，以及股东大会授予的其他职权。
四、公司设总经理一名，由董事会聘任或解聘，对董事会负责。总经理行使下列职权：
主持公司的生产经营活动，并向董事会报告工作；
组织实施董事会决议、公司年度计划和投资方案；
拟定公司的内部管理机构设置方案；
拟定公司的基本规章制度；
制定公司的具体规章；
提请董事会聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人；
聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员；
拟定公司职工的工资、福利、奖惩，决定公司职工的聘用和解聘；
提议召开董事会临时会议；
10、公司章程或董事会授予的其他职权。
五、在董事会授权下，总经理对公司内部控制制度的建立、实施、监督、完善负责。总经理应充分履行职权，健全公司内部控制，确保内部控制制度的贯彻执行。
六、经总经理授权，公司各业务部门、各级分支机构在其规定的业务、财务、人事等授权范围内行使相应的经营管理职能。
七、各项经济业务和管理程序必须遵循交易授权原则，经办人员的每一项工作必须是在其业务授权范围内、按照一定的操作规程进行的。
八、对已获授权的部门和人员应建立有效的评价和反馈机制，对已不适用的授权应及时修改或取消授权。

第六章 附则
一、本制度适用于公司及各部门。
二、本制度由董事会负责解释。
三、本制度自发布之日起执行。
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第二篇 供应生产销售内部控制制度

第一章 供应内部控制制度
第一节 内控概述
一、定义与范围
本章所述供应循环涵盖了从物资及服务的购置、储存到传递至生产经营各部门的全过程，主要包括采购、仓储两个主要业务环节。
供应循环的内部控制指对供应计划、采购作业、存货流转、仓储等供应业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。
二、控制目标
确保采购业务集中归集供应管理部门运作，并纳入公司的全面经营预算和计划控制范围，避免重复采购和盲目采购；
确保采购业务在预先设定的规范的参数体系和分级授权的审核体系下进行，以实现采购业务发生的合理性、计划性、有效性；
确保存货仓储业务的发生在预先设定的规范的参数体系和标准化操作流程指引下进行，以实现存货资产高效率周转，减少资金占压和资产沉滞。
三、主要控制节点
各营运部门的需求和请购
进货渠道建设
采购计划制定
采购定价
合同形成
自行采购
仓库实物流转
仓库信息报告
四、控制政策与方法
归口各部门采购权，实施统一采购政策
管理层定期设定和调整个别特定自采权限和特定采购模式，其他物资、服务等采购权限归口供应部门，实现集中操作、统一调度；
供应部统一采购管理模式、管理政策、货源管理和业务控制标准及流程，统筹规划批量物资需求，尽量形成批量采购，提高供应链整体的协同能力和反应能力。
采购作业计划性控制
在经营预算目标指导下，根据销售计划和各营运部门物资需求，形成中短期供应业务计划，直接规范采购作业指令和进度安排，保证充分及时、灵活调整的供应能力，并提供详尽的资金使用依据。
采购业务分级权限监控
采购业务程序中的各重要环节根据业务特点和金额大小等，分别接受不同级别的授权控制，减少业务运作的任意性和盲目性，强化权限决策和权限责任。
进货成本有效性控制
采用供应市场分析、供应商管理、实施特殊采购程序规范、定价权的授权控制等多种方法，实现综合供应成本的不断改进，促进优化成本管理之财务目标的实现。
库存物资多级帐务管理
建立仓库业务部门和财务会计部多层次帐务体系：
根据业务操作部门和财务职能部门的特点及需求，形成基层帐务体系和财务一级帐务体系各自物流、资产和业务等反映信息地重点和形式，
在多层次帐务体系之间建立凭证、单据、帐表等形式的全面业务接口和严密的勾稽关系，实现多层次的信息记录、沟通和反馈机制。
仓储物资数据分析与报告制度
按多种具体营运目标和物资特性定义库存和库存参数标准，定期形成基础数据的分析和相关报表、报告的传递和反馈，在向营运部门提供及时、充分供应的同时，实现库存规模、结构和周转率有效性控制。
存货帐实准确性控制
通过贯彻基层帐务建设的一般控制标准和实施在库物资的定期抽查和循环盘点，保证库存物资帐实一致，提高资产规模、资产价值及资产减损等财务信息的准确性和真实性。
在库物资清查处理制度和存货非生产损耗控制
按物资流转和经营特性，明确不确定性和潜在风险较大、物流费用较高的库存物资，划定重点控制存量、流量和周转的物资范围，制定有针对性的，特殊的物资交接、在库存储和清理政策，减少滞料和废料，控制生产环节之外的物料消耗。

25

第二节 组织机构及岗位职责
部门及部门职责
1、供应循环管理组织机构
Ø 供应部：
直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安排，规划供应部内部具体业务的管理模式；
实施归口物资的采购、仓储、配送运输，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流信息管理、物流成本控制；
供应部内部设一个业务统筹管理控制机构，即计划成本组；两个业务运作机构，即采购组和仓库管理组；一个信息辅助机构，即档案资讯组。
Ø 计划成本组：
与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并汇总分析和报告预算完成情况；
制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，设定仓库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调研，制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供应商引进的建议；
对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据等，向供应部经理提出改进采购业务的建议；
按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购；
计划成本组内部岗位包括计划成本主管、材料物资计划员、非生产性物资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。
Ø 采购组：
分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异记录等，形成自我监督和接受外部监督；
具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略，收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与供应商交易考核；
采购组内部岗位包括采购主管、采购经理。
Ø 仓库管理组：
库区、仓位和运输配送的具体安排调度；
仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础帐务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；
仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库管理员、收料员、发料员、质检员、仓库统计员、总统计员。
Ø 档案资讯组：
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；
按权限级别控制档案资料的调用；
定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持；
档案资讯组内设立档案管理员。
2、供应循环涉及部门及职责
Ø 财务管理部：
按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等供应循环控制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要合同会签、参予和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。
Ø 会计部：
定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审核、对帐、核算。
Ø 各职能部门（生产部、设备部及其他）：
提出物资和劳务等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。
Ø 法务部：
对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。
Ø 质量技术部：
负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。
Ø 审计部：
对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。
二、岗位职责
Ø 供应部经理：
协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；
审定采购库存业务参数指标的设定结果；
制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；
审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施；
审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；
审核超预算采购支出和费用支出。
Ø 计划成本主管：
制订采购业务控制参数，汇总和提交采购方面的预算分析报告；
汇总、审核、修订和提交物资供应计划，根据计划审定结果下达采购指令，组织监督采购经理计划完成情况；
组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施，协调和指导计划成本组公室的整体工作。
Ø 材料物资计划员：
制订并根据实际物料需求的变动调整生产性原辅料月度供应计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息；
收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。
Ø 非生产性物资计划员：
制订五金、配件、劳保、办公用品等物资的季度供应计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息；
收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。
Ø 成本控制员：
负责集团内关联企业供应商的年度、半年度利润成本分析，定期进行外部重点供应商季度询价，控制采购经理的询比价程序，收集主要物料的市场行情资料；
根据基本进货成本信息和财务管理部传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议。
Ø 招标管理员：
负责按照设备部及使用部门共同制订的设备购置质量、型号、技术规格标准和进货渠道限制标准，制作标书，组织具体招标活动，并与设备部和使用部门共同确认招标结果，向采购组传递采购指令；
归集所有招标工作档案并在资讯组存档。
Ø 库存控制员：
负责库存物资动态信息的跟踪、汇总，监控库房控制指标的达成情况；
与统计员进行数据交流，定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；
定期按库存参数标准提出补货需求。
Ø 档案管理员：
负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；
按权限管理资料调用，对供应部内部主管以上级别管理人员调用资料提供全部权限，主管以下级别管理人员调用须经各主管授权，供应部外部人员调用资料经供应部经理确定权限。
Ø 采购主管：
分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购经理完成采购业务，完成计划成本组的采购计划；
对采购经理的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料。
Ø 采购经理（采购员）：
按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施询比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。
Ø 仓库主管：
指导和监督物资日常进出库作业，制订和调整库存参数；
组织进行定期存货流转状况分析，审定并提交分析报告；
制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。
Ø 仓库管理员：
负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。
Ø 收料员：
物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
Ø 发料员：
物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
Ø 质检员：
参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。
Ø 总统计员：
物资进出票据汇总，建立并具体负责库房二级明细帐核算统计工作；
与仓库统计员核对月进销存报表，向会计部报月报表和汇总出入库单据。
Ø 仓库统计员：
物资进出票据汇总，各仓库的台账（三级账）和每日进销存报表核算统计工作，当月进销存报表，与供应部总统计员核对报表。
第三节 授权体系
供应循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的项业务的发起、协商、审核和审批。
供应循环业务授权详见下表。
项目
发起部门
协商／会签部门
审核部门
审批部门
物料供应计划
计划员

计划成本主管
供应部经理、分管副总
计划超预算说明
计划成本主管

供应部经理
总经理
物资请购
各部门
仓库管理员
部门主管
部门部长
1万元以下预算外请购
各部门
仓库管理员
部门主管
部门部长、分管副总
1万元以上预算外请购
各部门
仓库管理员
部门主管
部门部长、总经理
自采权限首次分派
项目负责人
供应部经理、财务管理部部长

总经理
自采权限年度审定、调整
项目负责人

供应部经理、财务管理部部长
总经理
各部门零星备用金自采权确定
各部门部长

供应部经理、财务管理部部长、结算中心负责人
总经理
项目自采询比价
项目自采人员
项目二级财务人员
项目负责人
分管副总
部门备用金自采询比价
部门内自采人员

部门部长
分管副总
自采不经询比价授权
项目／部门自采人员

项目负责人／部门部长
分管副总
预算内项目自采5万元以下合同
项目自采人员

项目负责人
预算内项目自采5-10万元合同
项目自采人员

分管副总
预算内项目自采10万元以上合同
项目自采人员

总经理
预算外项目自采1万元以下合同
项目自采人员

分管副总
预算外项目自采1万元以上合同
项目自采人员

总经理
项目自采大宗采购申请
项目自采人员

项目负责人
大宗采购标准制定
计划成本主管
企业发展部、财务管理部
供应部经理
分管副总
符合标准但不实行大宗采购
使用部门
企业发展部
计划成本主管
分管副总
大宗采购合同期限标准制定
计划成本主管
企业发展部、财务管理部

分管副总
实际采购合同超期限标准
招标管理员
使用部门、企业发展部

分管副总
大宗采购程序
计划成本主管

供应部经理
招标失败或无效的处理
使用部门
企业发展部、财务管理部
计划成本主管
分管副总
20万以下物资大宗采购合同
招标管理员

分管副总
20万以上物资大宗采购合同
招标管理员

总经理
固定资产和工程等项目大宗采购合同
招标管理员

分管副总、总经理
定点采购标准制定
计划成本主管、采购主管

供应部经理
定点供应商名单确定
计划成本主管
各使用部门
供应部经理
分管副总
物资定点采购年度合同
采购主管
生产部、使用部门、质量技术部、财务管理部

分管副总、总经理
非生产性物资定点供货形式确定
采购主管

供应部经理
定点供应商汰换和取消定点资格
采购主管

供应部经理
分管副总
物资停止定点采购
使用部门／采购主管

供应部经理
分管副总
固定资产请购
使用部门

部门部长
5万元以下固定资产预算外请购
使用部门

部门部长
分管副总
5万元以上固定资产预算外请购
使用部门

部门部长
总经理
生产性设备采购合同
采购经理

供应部经理
总经理
5万元以下非生产性固定资产采购合同
采购经理

供应部经理
5-10万元非生产性固定资产采购合同
采购经理

供应部经理
分管副总
10万元以上非生产性固定资产采购合同
采购经理

供应部经理
总经理
使用部门与供应部共同采购固定资产
使用部门

分管副总
劳务及服务请购
使用部门

部门部长
分管副总、总经理
10万元以下劳务及服务采购合同
采购经理

分管副总
10万元以商劳务及服务采购合同
采购经理

总经理
采购作业控制参数设定
计划成本主管

供应部经理
1万元以下询比价申报单
采购经理

成本控制员

1万元以上询比价申报单
采购经理
采购主管
成本控制员

新供应商开发
计划成本组
质量技术部、企业发展部

供应部经理
供应商考评体系
计划成本组、采购组

供应部经理
供应商汰换
采购主管

供应部经理
年度供货或服务协议
采购组
生产部、其他使用部门、质量技术部、财务管理部
供应部经理
分管副总、总经理
非年度供货或服务合同（关联供应商）
采购组

供应部经理
5万元以下非年度供货或服务合同（关联供应商）
采购组

供应部经理
5-20万元非年度供货或服务合同（关联供应商）
采购组

供应部经理
分管副总
20万元以上非年度供货或服务合同（关联供应商