集团公司制度(行政管理篇).doc

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目 录

1、印章管理规定……………………………………………………………2-4
2、公文管理规定…………………………………………………………5-11
3、信息管理规定…………………………………………………………12-14
4、合同管理规定…………………………………………………………15-25
5、会议管理规定…………………………………………………………26-30
6、档案管理制度…………………………………………………………31-37
7、保密制度…………………………………………………………38-40
8、安全生产管理制度……………………………………………………41-44
9、办公大楼管理规定……………………………………………………45-51
10、办公用品管理规定……………………………………………………52-53
11、办公设备管理规定……………………………………………………54-56
12、局域网管理规定……………………………………………………57-60
13、车辆管理规定……………………………………………………61-63
14、出差管理规定……………………………………………………64-70
15、宴请接待管理规定……………………………………………………71-73
16、企业文化建设管理大纲………………………………………………74-75
17、商标管理规定…………………………………………………………76-85
18、XXXVIS形象识别系统管理规定…………………………………86-88
19、网站与文化信息采编管理规定………………………………………89-93
20、宿舍管理规定…………………………………………………………94-96
21、招待所管理规定………………………………………………………97-98
22、部门协作事项限时完成规定…………………………………………99-98

XXX集团有限公司
制度文件
文件编号：Q/XXX-XZ -2012
第1版（2012）第0次修订
印章管理规定
第1页
共7页

1．总则
1.1 为了确保集团公司印章的正常、安全使用，明确有关人员职责，特制定本制度。
1.2 集团公司印章包括：代表公司法定名称的公章及钢印、法人名章、合同专用章、财务专用章、领导人手章或个人名章、校对章、戳记等。
1.3 集团公司印章管理指对以上各类印章在刻制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。
1.4 集团公司印章管理原则：谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。
2．印章的刻制
2.1 集团公司的印章，由集团公司行政部负责办理刻制。公司各职能部门需刻制印章时，应先由本部门申请，说明用途，并详细写明印章的名称、式样和规格，经行政部审核并报总裁批准后，由行政部负责办理刻制。
2.2 刻制印章须持有集团公司的正式公函，并到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的单位刻制。
2.3 取送重要印章时，必须有专人前往，以确保取送安全。
3．印章的启用与颁发
3.1 集团公司有关印章的启用，由行政部报总裁审批后启用。
3.2 印章启用时，应当向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模（用蓝色印泥），同时报上级单位备案。颁发单位和使用单位都应当把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。在启用印章的通知规定的启用日期之前，印章不许启用。
3.3 颁发印章时，必须办理登记、移交手续，并留下印模。
4．印章的保管
4.1 公司公章及钢印、法人名章、领导人手章或个人名章、合同专用章由行政部负责管理（分别由机要秘书、行政主办保管）；财务专用章由财务部
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第1版（2012）第0次修订
印章管理规定
第2页
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负责管理（原则上由财务负责人保管）；公司各职能部门的印章由各职能部门指定专人管理。
4.2 集团下属公司的印章，由各公司参照本规定自行管理。
4.3 印章保管实行专人保管，责任到人。印章必须存柜加锁保管，原则上印章不得带离办公室。特殊情况下，公章及其他重要印章需外带时，须经总裁批准，并由印章保管人随行监印。
4.4 印章保管人应明确职责，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用、盗用和丢失。
4.5 印章保管人要注意印章的保养，及时进行清洗，以确保印鉴清晰。
4.6 印章保管人不得将印章委手其他人员代管、代盖。
4.7 印章保管人产生变动，应办理登记、移交手续，并留下印模。
5．用印的审批
5.1 公司各职能部门及下属单位有关事务需盖公司公章的，应由经办人填写用印审批表，经所在单位领导签字后按以下审批权限用印：
5.1.1 以公司名义发出的重要公文、函、证件以及合同、担保书等重要法律文书，必须由总裁签发。总裁有书面授权的，可由被授权人签发。
5.2.2 一般性证明、介绍信、表格由行政部负责人审批用印或授权鉴印人直接审核用印。
6．鉴印与登记
6.1 用印时，鉴印人应认真审核审批程序，审阅了解用印内容，同时要审查存材料是否齐全，留存材料应归卷备档。对确无材料可留存的，要详细记载用印情况。
6.2 每次用印都须由鉴印人负责登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人、鉴印人、用印数量以及留存材料等项。
6.3 不允许出现盖有印章的空白凭证，在特殊情况下需使用盖有印章的空
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印章管理规定
第3页
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白凭证时，要由总裁特别批准，使用人在事后必须报告使用情况或办理注销手续。
6.4 用印审批单等有关用章依据材料由鉴印人妥善保存，定期存档。
6.5 用印方法：公司印章应盖在文件正面；除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；盖印文件必要时应盖骑缝印。
7．印章的停用及销毁
7.1 集团公司公章在公司名称变更、机构撤销、印鉴缺损等原因时，必须停止使用。
7.2 正式印章停用或作废，要正式发文通知。公章保管部门应认真做好印章停用后的善后工作，作废的旧印章用红色印泥留印模。
7.3 旧印章停用以后，由原保管部门负责清查全部印章，并把清查结果报告行政部，由行政部决定旧印章的处理办法。重要印章由行政部请示集团公司领导后决定处理办法。
7.4 旧印章销毁应根据不同的情况做不同处理，具体方式有：
7.4.1 切角封存。
7.4.2 直接销毁。
7.4.3 属于领导个人的手章，退还给领导本人。
7.5 销毁废旧印章时，要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。
8．附则
8.1 本规定由集团公司行政部负责解释。
8.2 本规定自发布之日起施行。

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公文管理规定
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1. 总则
1.1 为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
1.2 本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。
2．管理职责
2.1 集团公司各类文件由行政部归口管理。
2.2 文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。
2.3 文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。
3．收文的管理
3.1 文件的签收
3.1.1 凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2 文件的编号保管
3.2.1 行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。
3.2.2 集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按3.2.1办法进行处理，不得个人保存。
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公文管理规定
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3.3 文件的阅批与分转
3.3.1 凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。
3.3.2 一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3 为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3.4 文件的传阅与催办
3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2 阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集团公司领导批示办理有关事宜。
3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3.4.4 文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。
3.4.5 行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
4．发文管理
4.1 发文的规定
4.1.1 集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
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公文管理规定
第3页
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4.1.2 集团各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。
4.1.3 涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。
4.2．公文种类：
4.2.1 决定：对重要事项或重大行动做出安排；
4.2.2 通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
4.2.3 通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；员工职务任免和聘用等相关事宜；
4.2.4 通报：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况；
4.2.5 报告：向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问；
4.2.6 请示：向上级领导请求批示、批准审核；
4.2.7 批复：答复下级单位请示事项；
4.2.8 函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等；
4.2.9 会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。
4.3．公文格式
4.3.1 公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。
4.3.2 发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX(201X)X字X号”发文（从01开始编）。
各业务分类代字如下：
行政综合类——办 人力资源类——人
财 务 类——财 项 目 类——地
投 资 类——投 商贸国贸类——商
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公文管理规定
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4.3.3 紧急文件应当标明“特急”、“急件”。
4.3.4 文件标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.3.5 文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
4.3.6 文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。
4.3.7 成文时间，以领导人签发的日期为准。
4.3.8 文字从左至右横写、横排，使用简体字。
4.3.9 文件用纸统一采用A4型。
4.4 行文规则
4.4.1 各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中：
4.4.1.1 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。
4.4.1.2 “报告”中不得夹带请示事项。
4.4.2 受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
4.4.3 草拟公文应当做到：
4.4.3.1 情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
4.4.3.2 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
4.4.3.3 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1”，第四层为“⑴”，第五层为“①”。
4.4.3.4 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
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公文管理规定
第5页
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4.4.3.5 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.5 行文范围
4.5.1 凡是以集团公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.5.2 集团公司下发文件主要用于：
4.5.2.1 公布集团公司规章制度；
4.5.2.2 转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团公司文件；
4.5.2.3 公布集团公司体制机构变动或干部任免事项；
4.5.2.4 公布集团公司有关重要工作的决定；
4.5.2.5 发布有关奖惩决定和通报；
4.5.2.6 其他有关集团公司的重大事项。
4.5.3 集团公司上行文、外发文主要用于：
4.5.3.1 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
4.5.3.2 同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.6 行文程序
4.6.1 凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签（如与其它部门业务有关，还要进行会签），交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。
4.6.2 行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项（规定）一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。
经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。

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公文管理规定
第6页
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4.6.3 对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“XXX［20XX］复（X）字XX号” 制发（其中代字按4.3.2执行）。
集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门及时作好主送与抄送工作。
4.6.4 集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。
4.6.5 审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。
4.6.6 传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
4.6.6 以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，集团分管领导审核，总裁批准后签发。
4.6.7 以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。
4.6.8 集团公司所有对外行文必须采用集团VIS标准版式，文字材料、报表等须另外加设封面，并在显著位置设置集团标识。
4.6.9 在集团公司日常经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关规定办理，经集团分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4.6.10 凡各部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

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公文管理规定
第7页
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4.6.11 各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
5． 文件立卷、归档和销毁
5.1 文件办完后，应当及时将文件正本和有关材料整理立卷。参按《档案管理制度》执行。
5.2 各部门对本机构发出或签收的各类文件要有专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。个人不得保存应当归档的文件。
5.3 没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。
6．附则
6.1 本规定由集团公司行政部负责解释。
6.2 本规定自发布之日起施行。

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信息管理规定
第1页
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1． 为了建立快速、有效的信息管理系统，为集团领导的经营决策和管理提供信息依据，特制定本规定。
2． 本规定所称信息是指与集团公司业务相关，直接或间接影响集团公司管理决策和业务发展的政策咨讯、市场信息、商业情报，经营动态等，包括外部信息、内部信息。
3． 信息类别
3.1 外部信息：
3.1.1 国家宏观政策导向，财政、金融、税收、会计新制度，经济新政策，经济热点和预测；
3.1.2 新出台的关于公司业务、银行信贷、证券方面的法律、法规、部门规章和政府规章；
3.1.3 与集团公司业务、银行信贷、证券相关的政府管理部门、职能部门、办事机构和行业协会新近发布的办事规则、办事期限和有关收费标准，以及上述单位重要的人事调整方案；
3.1.4 主要竞争对手、业务合作伙伴的相关背景资料、行业经营管理经验、新技术、新上项目的有关动态。
集团公司认为有价值的其他信息。
3.2 内部信息：
3.2.1 集团公司及下属各公司生产经营中的产量、品种、质量、销售收入，期间费用、利润总额等主要指标完成情况（包括项目公司的开工面积、竣工面积、成交销售量、资金回笼额、建安造价平均成本等）。
3.2.2 集团公司及下属各公司新产品开发、新工艺、新技术、新材料运用等技术进步情况。
3.2.3 集团公司及下属各公司员工变动，包括管理人员调整、异动、生产工人进出以及对企业经营的影响分析。
3.2.4 集团公司及下属各公司技术改造、设备更新、基本建设的进度完成情况。
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信息管理规定
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3.2.5 集团公司及下属各公司资金的计划、使用、融资和资金的调拨管理等工作情况。
3.2.6 集团公司及下属各公司内部管理中的重大事项，包括资质评估、产品认证、专利证书、安全生产、文化建设等相关情况。
3.2.7 集团公司及下属各公司在对外公共关系中的重大活动，包括参加重要会议、展销、广告，接待视察、参观、重要外宾来访等。
3.2.8 集团公司及下属各公司获得的各种荣誉，包括奖状、证书及媒体报导等。
3.2.9 集团公司及下属各公司认为有价值的其他信息。
4．信息管理
包括收集、传递、整理和归档四个部分。
4.1 行政部作为集团公司信息管理的综合部门，负责集团外部信息和内部信息的汇集、整理、发布以及对与集团公司经营业务相关的重要信息进行研究、分析、评价；其他职能、业务部门和集团公司下属各单位应按下列分工积极配合行政部的工作：
4.1.1 财务部重点收集有关金融、税收、会计、银行信贷方面的信息；
4.1.2 行政部重点收集薪酬水平、社保动态、人才流动、人才招聘、劳动合同管理以及新的激励考核措施等相关信息；
4.1.3 项目部重点收集行业先进的营销观念、策划理念和案例，区域市场需求信息、竞争楼盘信息。
4.1.4 投资部重点收集有关国家宏观政策导向，财政、经济新政策，经济热点和预测的信息；
4.1.5 集团下属各公司负责收集和提供牵涉本单位的相关外部信息和内部信息。集团下属各公司的信息管理部门为各公司的综合管理部。
4.1.6 各公司及集团各职能部门应本着分工不分家的原则，在重点收集分工负责信息的同时，也要注意对其他周边信息的收集。
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信息管理规定
第3页
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4.1.7 除上述各部门、集团下属各公司外，集团公司任何员工都有义务收集与公司业务相关的信息。
4.1.8 信息收集部门应指定信息专管员，定期将本部门有关人员收集的信息进行整理、汇总，并传送给集团公司行政部。
4.2 信息的汇集方式为：
4.2.1 用电子文档或书面形式汇集到行政部。
4.2.2 简短的信息，可通过电话或者传真的方式传递给行政部。
4.2.3 行政部应定期、及时对所收集到的信息进行整理、分析，并按信
息属性做如下处理：
4.2.3.1 一般性信息，直接在“OA”上发布。
4.2.3.2 行业专业特点较突出，或可能对集团公司经营产生直接影响的信息，应组织相关人员进行分析、研究，其部分成果可在“OA”上发布，对一些时效性短，或对公司业务开展将发生重大影响的信息以及专项研究报告可向集团公司领导专报。
4.2.4 行政部在信息的汇集、整理、分析、发布过程中，必须对各部门提供信息的真实性、实用性进行复核。
4.3 行政部负责对相关信息进行归档。
5．集团公司设立“信息单项奖”。根据行政部年终统计结果进行评比，经领导认可后，给予表现突出者奖励。对于提供的信息给公司做出特殊贡献者，设特别奖给予奖励。
6．附则
6.1 本规定由集团公司行政部负责解释。
6.2 本规定自发布之日起施行。

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合同管理规定
第1页
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1．总则
1.1 为了保护集团公司合法权益，规范合同管理，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据《中华人民共和国合同法》及地方政府有关法律、法规，结合集团公司实际情况，特制定本规定。
1.2 本规定所称合同是指集团公司及下属公司与其他法人、其他组织以及自然人之间签订的经济合同，技术合同。
1.3 本规定适用于集团公司及下属各公司。
2．合同管理部门及职责
2.1 合同管理实行归口管理和分级管理原则，并实行承办人负责制度，审核会签制度和重大合同专题会审制度。
2.2 集团公司合同归口管理部门为行政部，公司职能部门、所属各公司负责本部门分工范围内的合同管理工作。
合同管理归口部门对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。
2.3 合同管理的主要内容包括：
2.3.1 建立健全集团公司合同管理制度。
2.3.2 监督公司的合同依法、依程序签订。
2.3.3 建立合同档案，对合同进行统一编号、登录、统计、保管、跟踪及办理其他相关手续。
公司对各类合同的统一编号另行制定管理办法。
2.3.4 监督检查合同的履行。
2.3.5 其他合同管理工作。
2.4 每一份合同须由集团公司总裁、集团各部及集团下属各公司总经理确定主要承办人（以下简称承办人）。承办人须依法律、法规及本制度规定进行工作。承办人应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现任何与合同有关的问题应及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。

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合同管理规定
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3．合同的审查与签订
3.1 在合同签订前，合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：
3.1.1 主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。
3.1.2 欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
3.1.3 由代理人代签合同的，应出具真实有效的法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证。当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
3.1.4 具有相应的履约能力，具有支付能力、承造、承建能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签置的验资报告等相关文件。
3.1.5 具体履约信用：在经济活动中重合同守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
3.2 合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理部门验核。
3.3 合同对方当事人履约能力或资信状况有问题的，不应与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提出合法、真实的担保。其中：以保证形式作出担保的，其担保人必须是有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用第3．1的规定进行审查。
3.4 上述所列各种文件为合同不可缺少的组织附件，其文本为复印本时，须注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。
3.5 集团公司及有关业务部门、职能部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应有集团公司法务专员、法律顾问和经济技术等专业人员参加。
3.6 合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家行业或集团公司有标准或示范文本的，应优先适用。
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3.7 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分，计划单、调拨单、任务单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以代替合同。
3.8 法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托许可和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。
3.9 涉及下列合同时，须每次单独一次性特别授权：
3.9.1 担保合同。
3.9.2 资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同。
3.9.3 投资合同、股东协议、出资协议。
3.9.4 企业合并、兼并、联营合同。
3.9.5 需要授权的其他合同。
3.10 合同的起草应由乙方或以乙方为主承担，合同语言表述应严谨、简练、准确；合同中的术语，特有词汇、重要概念应设专门条款解释；合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数；凡公司领导认为属重大合同的，必须由己方起草。公司常用的合同，由公司法律顾问拟订示范合同文本，公司各职能部门据此起草合同。
3.11 合同中应力争纠纷发生时由我方所在地法院管辖。
3.12 合同应包括以下内容：
3.12.1 合同签约方为法人的，写明法人的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务、代理姓名、职务、联系方式；签约方为自然人，写明自然人的住址、身份证号码。
3.12.2 签约的目的和依据。
3.12.3 标的。
3.12.4 数量和质量，包括检测标准和方式。
3.12.5 价款或酬金，包括支付方式。
3.12.6 履行地点、期限和方式。
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3.12.7 争议解决方式。
3.12.8 违约责任。
3.12.9 变更或解除条件；
3.12.10 根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；
3.12.11 正副本份数、存放地点；
3.12.12 生效的时间和条件；
3.12.13 约定的联系方式；
3.12.14 附件名称；
3.12.15 签约的地点、日期；
3.12.16 签约各方开户银行及帐号；
3.12.17 签约各方公章或合同专用章；
3.12.18 法定代表人或代理签章。
3.12.19 涉外合同内容按照有关法律规定确立。
3.13 严禁任何人在空白介绍信、授权委托书、合同书等上盖公司公章和合同专用章。
3.14 合同签订之前，承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请法事专员，由法务专员或公司领导确定会签部门及合同返回时间，法务专员在综合会签部门意见上签注意见后送分管领导审定。
3.15 审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。
3.16 业务部门对合同审核的内容应包括：
3.16.1 合同的经济性：
3.16.1.1 市场需求情况属实。
3.16.1.2 市场需求预测可靠、合理。
3.16.1.3 投入产出核算经济、准确。
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3.16.2 合同的技术性：
3.16.2.1 工程技术依据真实、可靠。
3.16.2.2 技术措施完备、可行。
3.16.2.3 技术标准和参数科学、真实、可行。
3.16.3 合同的可行性：
3.16.3.1 整体专案技术具有可靠性。
3.16.3.2 经济效益或社会效益具有真实性。
3.16.3.3 资产、资金使用效果的财务可行性。
3.16.3.4 具有可操作性。
3.16.4 合同的安全性：
3.16.4.1 涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施。
3.16.4.2 无损害公司商誉、商业秘密及其他利益。
3.16.4.3 业务部门认为必须审核的其他内容。
3.17 财务部门对合同的审核内容应包括：
3.17.1 资金、资产的合法性：
3.17.1.1 资金来源合法，资产的所有权明确、合法；
3.17.1.2 资金使用和资产动用的审批手续合法；
3.17.1.3 资金、资产的用途及使用方式合法。
3.17.2 价款、酬金和结算的合理、合法性：
3.17.2.1 价款、酬金的确定正确合理、合法；
3.17.2.2 资金结算、发票取得、酬金支付方式明确、具体、合法；
3.17.2.3 与资金、资产等有关的其他事项。
3.17.3 索赔条款的合法性。
3.17.4 财务部门认为需审核的其他内容。
3.18 法务专员对合同的审核内容应包括：
3.18.1 合法性
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3.18.1.1 主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力。
3.18.1.2 内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规，无显失公平内容。
3.18.1.3 形式合法。
3.18.1.4 签约程序合法。
3.18.2 严密性：
3.18.1.1 条款齐备、完整。
3.18.1.2 文字清楚准确。
3.18.2.3 设定的权利和义务具体、确切。
3.18.2.4 相应手续完备。
3.18.2.5 相关附件完备。
3.18.2.6 附加条件适当、合法。
3.18.3 合同承办形式审核：
3.18.3.1 承办人无误。
3.18.3.2 符合规定程序。
3.18.3.3 各审核部门审核意见齐备。
3.18.3.4 合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。
3.18.4 法务专员认为需要审核的其他内容。
3.19 集团公司实行重大合同专题会审制度。凡集团公司领导认为重大合同且有必要专题审议的，由承办单位召开专题会议，各审核部门参加，在专题会议上各审核部门充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。
3.20 如出现特殊情况，经集团公司董事长或总裁批准可采取特殊程序进行合同审核并予以签章。
3.21 法务专员根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。
3.22 有关审核部门应当及时、高效地在规定的或集团公司领导指定的时
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间内完成合同草案的审核工作。
各审核部门遇特殊情况需延长审核时间的，应向承办人声明理由并征得同意，且延长后该部门累计审核时间最长不得超过2个（含本数）完整工作日。确因特殊情况无法在2个工作日内完成审核工作的，审核部门必须向集团公司分管领导或总裁报告原因。
3.23 审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退回修改时，应连同全部文件退还承办人。
3.24 承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。
3.25 法务专员结束审核后，负责将各部门审核意见汇总修改成合