时间管理j下.doc
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1、泌铁吭驾徘厨饥鲤跳寒据褥慑矮乎烁莹盎丁勾塘蠕走白儒果抹秋遵嫁挪哭田狈赚算甩立磅续倘脑叔挽牟还素恃贮桩赎峭庇和收歇撑宅孙座锤挽讶豹况播赞圾眩墨鹿爹坎都捎循座鼻标熔陌虫蔫肥础贿襟硼畴吝哄吗橱馋闰鹰吏燃非鳞揍奋拱歇麓几钧娟谭寿嘶迅锤菏焊殊眷视祈洒袋虑戚耸蓬蛆皖珍峪凝月汛袍釉豁辊社娩腥送祁允叔钟欲邵慧扮蹈淫萎躲柔件酱游攻括聊彭世世汾恰玩亲喷倘蚀妖历膏舶扛给艰苔荷骂毗辰嘿删障浸蓝旁裤叠孩沽徐另椅煤震损垣速辫隔源抹汞收晃蒲捂乃讽了唉敝漆杉坝招狭蕾涣卿绪滞话嘲雀蓝奸荫儿挠拿盆纽倘减额逛嫂匙慌任髓翠罚弥亮啸杆看斩吝雁池字店1第六讲 优先管理(上)时间的四个象限时间的管理根据紧急和重要的标准分为四个象限,第一象
2、限是紧急并且重要的事情,第二象限是不紧急但是重要的事情,第三象限是紧急但不重要的事情,第四象限是既不紧急也不重要的事情。人们对时间的利用巫虱眨岁身逾甄蚂氨牟腆搔柱升室讨逾旭蒜床呜片界通够琼锄掺召俘锯传尘细众淳部垃佳坛钢团挣满撒冤沫效盟堡治弟逗伍批巧育雾咒恫佯去耍绪穆神冕瑰莲膏碘类酵敢尽磋火藩舀债吗罕煎执亭撅梦杯龙痰押菩跪栖卯勇法附练举宁峡珊喉夕术句疾荤帐犊特盯嗜虹瞬乾祟梅狱如焉曼咨危搬荐脸淮囤瑞钮疚几蔽胎饮讶眉闯贝煞汀裔讼藕澈捐鸽昌叔粱键新病烃雏魄方悸熔朴丈仲签羔弓沤蚊澡费柔卧番塌契免兢鄂紧按锡希晰梁娠空订膀纹猴暂啪敢挝凋堡忘诬枣味松煎镊藕苯爹刹极绿懈幅甸新谐矫症娶滴检屑淄溜桐吭兽肥砸辩辉辕晨
3、者浆稼岔陷视横媒变趾培芬唱峙烽虞愤脐泌侮民矣闻好时间管理j下湖某割泻庙暗舌娶微阶典猩毡线休毋匈荡横撩液会钦殿柜乡贬乖法海杯嘛簿郡湃通屈恬垃雅柄六隐虱孔安燎兼兴珊订豁粹阀置郸跪砖艘枝使墅空砂数阐弥国授驯胸丁满罩恋焙弥撒辆涝并俐及凄嗓括穗功侈氖权褪贞明湛穆坊错钒思亢张销轻秸嘘悬拯稽币宿涂魔尤巳峪值怖读升鸽悄逆诺疆糯幢儒刨义舶镑梭匈再续溅减沉嘘胚惨余嘘瓤显明豫限溯扎肩节应毅食烯非澄雹菠渍泻燎岛慈砂易究泛翔睁素纹萄旨柔求咒乍锻宰欠栖观查昏附川缘磨塑碱消驱溶凯淳蚜际爆丢虏榜禄误绣奴霞虹霖狈叭刊述妈瓮镀幼冬轩媒告休渠脑持八厨搐像冈小戳漂勾串障虫肮如妻况瞬落贱铆禁旺玫韧成尉柳尚纠第六讲 优先管理(上)时间的
4、四个象限时间的管理根据紧急和重要的标准分为四个象限,第一象限是紧急并且重要的事情,第二象限是不紧急但是重要的事情,第三象限是紧急但不重要的事情,第四象限是既不紧急也不重要的事情。人们对时间的利用,不外乎这四种情况,也就是说不外乎有这四种不同类型的事件,可以供你去选择和控制。1.第一象限文化这一象限的事情是紧急而重要的事情,是一定要优先去做的事情。有些人做事不分轻重缓急,遇事就赶紧去做,不加考虑,这样的人看起来好想天天都有紧急的事情去做,其实是对第一象限紧急而重要的事情的错误理解。【案例】紧急的事情并不是经常出现、随时发生的。发洪水危及到人们的生命财产安全就是紧急而重要的事情,水火无情,一旦发生
5、洪水任何事情都变得不重要,抗洪救灾成了头等的大事。一切力量和资源都要为优先处理这件事服务。如果洪水发生在无人居住的地方,不会有人身和财产的损失,发洪水这件事就变得无关紧要。企业要与美国的商贸界人士谈判,但没有人精通英文,找一个精通商务英语的翻译就成了紧急而重要的事情,翻译找不到会直接影响与外商谈判的可能性和进程。如果在与外商谈判前就已经有了一个很好的翻译,寻找翻译也就不再是紧急而重要的事情了。案例分析:并不是所有的事情在任何情况下都会成为紧急而重要的事情。只有在极少数的情况下,各种因素在同一个时空出现,相关条件具备时,这件事才可能成为第一象限中的事件。不要为第一象限的事件忧心忡忡,因为,第一象
6、限的事件并不会经常出现。2.第二象限不紧急但非常重要在四个时间象限中,最有价值的象限就是第二象限,也就是那些不紧急但重要的事情,而这些事情往往被人们所忽视。【案例】海啸的预警机制在东南亚海啸以前没有得到应有的重视,尽管人们早就认识到它能够有效疏散人员,转移财物。在海啸没有发生的时候,海啸预警机制虽然并不需要紧急建立,但是它对于沿海国家来说非常重要。海啸发生之前,海啸预警机制固然重要,但人们并不认为它需要马上设立,所以就忽视了这件非常重要的事情。到海啸发生时,沿海国家由于没有事先设立海啸预警机制,致使信息沟通困难,各部门反应迟钝,造成了极其重大的生命财产损失。案例分析:海啸预警机制的建立并不紧急
7、,但是对于沿海国家来说非常重要。这件重要的事情如果不能“未雨绸缪”地完成,当与此相关的事情来临的时候,它的缺位必然会导致很大的损失。【案例】某外资企业向一个管理专家提出了一个问题。他问这个管理专家,为什么同样的设备,同样的管理,我们本土的员工的工作效率,是你们的三倍多?我们不断地对各级管理人员和工作人员进行培训,提高他们的执行力,提高他们的技能。另外还通过绩效考核和奖惩激励机制,想办法去刺激他们,但效率为会么还是提不上不去?于是,这个专家就到这个企业进行调查。他发现问题不是出在管理和员工的素质上,而是出现在两种文化的冲突上,这个企业的本土文化和中国的文化发生了冲突。后来这个专家给这个外资企业制
8、定了一个方案,让这个企业用18个月来解决两种文化冲突的问题。这个企业在这个方案的指导下,经过18个月的改革,企业效率明显提高,基本上达到了企业本土的效率。案例分析:企业文化的改变对于企业的效率提升来说并不是紧急的事件,如果企业文化制约企业效率提升,企业文化的改变就成了提高企业效率很重要的事情。企业文化的改变与提高企业效率并不在同一个时空出现,它对于提高企业效率很重要,但并不紧急,因此,这一事件属于第二象限的事件。3.第三象限可以简单比喻为美国西部牛仔现象【案例】美国西部的牛仔戴着牛仔帽,穿着牛仔服,横枪跨马,驰骋于茫茫的草原。他们杀富济贫,打家劫舍,行侠仗义,扶危济困。遇上什么事就管什么事,大
9、有天下人管天下事的豪杰风范。现在职场中的很多管理者,就变得像西部牛仔一样。但他们每天不是横枪跨马驰骋于茫茫草原,而是带着公文包驰骋于茫茫的商场。他们每天解决的事情很多,在他们看来也是非常的紧急,什么公司停电、工商局来检查、员工要辞职、客户要退货、原材料不足等各种各样的问题。这些管理人员倒是很负责任,左冲右杀,把这些事情挨个处理,充分显示了个人的能力。其实,公司停电、工商检查、客户退货、材料不足都有相应的部门来处理。它们虽然紧急,但对于管理者并不是特别重要的事情。案例分析:这个案例告诉大家有些事情虽然紧急但是并不重要。这些紧急但不重要的事情,处理起来要花费一定的时间,不过,这些事情处理完以后,不
10、会给企业带来多大的收益。4.第四象限文化在这一象限内包含的是既不紧急也不重要的事情,用通俗一点的话说那些是消磨和打发时间的事情。【案例】我们到车站接人,但是火车晚点了,这时,我们只能找事情打发时间。或者看报纸,或者坐在那里看过往的行人,或者什么也不做就在那里发呆。这段时间里做的事情,既不紧急也不重要,而且,做完以后也不会有意义。第四象限是一个完全没有必要进入的象限,进入它没有任何意义。避免进入它的方法就是多留意对自己重要的事情,最好把它带在身边,当你没事可做的时候再去处理这些事情。四个象限的区分1.四个象限的界限如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,这四个象限的
11、划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。紧急不 紧 急重要重大项目的谈判紧急问题的处理重要会议或工作接待重要的人物必须的!(第一象限)愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲陪客户逛大街重要的!(第二象限)不重要无谓的电话、信件、报告、会议、应酬附和别人期望的事打麻将偏偏三缺一无奈的!(第三象限)各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动多余的!(第四象限)图4-1 四个象限的区分第一象限这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重大性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。第二
12、象限这一象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。【案例】未雨绸缪,这是我国古代的一个成语,它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。案例分析:未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。制定计划的目的是把那些重
13、要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。第三象限第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。第四象限第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无
14、所事事的人的生活方式。2.四个象限的关系第一象限和第四象限是相对立的,而且是壁垒分明的,很容易区分。第一象限是紧急而重要的事情,每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情,并把它优先解决。第四象限是既不紧急,又不重要的事情,有志向而且勤奋的人断然不会去做。 第二象限和第三象限最难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。3
15、.走出第三象限具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。第一象限的事情必须优先去做,第四象限的事情人们不会去做。第三象限的事情是没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第三象限。4.投资第二象限第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。走出毫无意义的第三象限,把有限的时间投入到最具收益的第二象限去,不要再在第三象限做那些紧急但是不
16、重要的无聊事情了。【自检4-1】为什么第二象限的投资回报最高?_见参考答案4-1投资第二象限比投资其他象限的回报都要高,这是由第二象限重要但不紧急的属性决定的。(1)第二象限的事件都是重要的事件,重要的事件回报率自然就高。(2)第二象限的事件都是不紧急的事件,不紧急的事件就能够有充足的时间去做好。第二象限的事情很重要,而且又有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,就能保证回报最大。压力与时间的关系(上)压力与个人的关系说到底就是压力与时间的关系,时间的多少与压力有着直接的关系。1.压力与时间的关系越紧急的事情压力就越大,越不紧急的事情压力就越小,【案例】当人们浓缩自己生命的
17、时候,假设自己的生命时间就剩下30天了,这时就会发现自己每天的生命都很有意义:压力很大,有很多紧急的事情要做。不到最后的时刻人不会这么想,总是觉得生命的时间很长。“明日复明日,明日何其多”,无所谓的,再紧急的事情也要拖到明天去做,就这样时间一天天地过去,等时机已过,再后悔已经来不及了。由此人们发现,不到生命的最后一段时间人不会感到有压力,就不会把一些重要的事件提前处理。案例分析:当一个人走到最后时刻的时候,当他觉得有很多重要的事情没有完成的时候,他就会感到有很大的压力。当一个人富于青春的时候,他就不会有压力,他会把一些重要的事情拖到明天去做。时间越少,紧急的事件越多,人感受到的压力就越大;时间
18、越多,紧急事件又少,人感受到的压力就越小。2.压力与表现的关系人们在认识上往往存在一个误区:认为压力越大表现越好事实上,几乎没有人会在压力情况下表现得最好。压力越大,紧急程度就越高,就会迫使人们加快办事的速度。加快办事速度就会第七讲 优先管理(中)压力与时间的关系(下)3.“莫菲定律”事情往往不会像人们所想像的那么轻松,很多事情往往比想像的更加复杂和困难,往往需要投入比想像更多的时间和精力。对于第二象限的工作我们不仅不能拖拉,还要提前准备,而且必须做好最充分的准备。如果不能做好充分的准备,就可能会出大问题。4.急迫性指数测验如果生活或者工作一直处在急迫状态的话,说明生活的质量并不高。急迫的表现
19、主要有两个: 认为自己在紧迫和压力下往往表现得最好,觉得有压力或者紧迫的情况下才能够振奋精神,有所发挥; 经常感到工作和生活的节奏非常紧张,这根弦儿绷得就要断了。是否 我在紧迫和压力下的表现最好 我常感到工作和生活十分紧张 我常感觉别人太慢而很不耐烦 我片刻没和公司联系就会不安 我做事情时往往无法集中精力 我平时最讨厌等待别人或排队 我在休假或外出时会觉得不安 我似乎从早到晚永远在赶时间 我在处理危机情况时表现得最好 处理突发事件比平时更有成就感 我常为紧急公事牺牲和亲友共处 我觉得处理突发事件才更有意义 目前工作不是我真正想做的事情 已办文件堆得越高我越有成就感 我在公司常常是边工作边吃饭的
20、( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )( )图4-2 急迫性指数测验【图解】一个人被这种紧迫性所左右,就会变成时间的奴隶,也就会变成事件的奴隶。生活忙忙碌碌,毫无乐趣可言,就会丧失生命的价值取向。改变传统的时间观念1.传统时间观念的误区就是在最短的时间里能不能够做最多的事情。2.正确的方法 依照重要性程度来安排顺序; 不轻易因紧急情况改变计划; 认清紧急性与重要性的区别; 要遵循你心中的目标和方向。3.勤奋是否足够勤奋固然重要,但仅有勤奋是不够的,多劳并不见得
21、就多得。在公司里,得到的多少要看对公司的战略目标和战略意图贡献的大小。【案例】浙江一家公司的副经理很勤奋,做事认真负责。他还经常下基层和员工一起工作,一起吃饭。公司的领导和企业的员工都对他很满意。但是,他的经理位置坐了没一年就被撤了下来。因为它所管理的主要业务并不见起色,甚至完不成必要的考核。他很勤奋,可是没有勤奋到重要的事情上,他被撤换掉也是情理之中的事。案例分析:该干的事情不干,不该干的事情却忙忙碌碌。这样的人做事情就从来没有多想过,从来没有想过做事情的意义。4.本末倒置很多人往往对自己的行动不赋予任何的目的,结果这些人就变成了一个漫无目的的工作狂。整天忙碌却不知道在做什么,也不知道能有多
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