文件资料控制程序.doc

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江阴市东润机械制造有限公司

拟 制：
审 核；
批 准：
版 次： A/O
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拟 制：
审 核；
批 准：
版 次： A/O
生效日期： 2012/01/01

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文件编号
JPL-QP-01
文件版本
A/0
文件名称
文件资料控制程序
页次
2/7

1.0目的
规范文件的编写、审批、收发、标识、保管、销毁程序，支持质量管理体系的运行，防止作废文件的误用，确保使用时能够获得现行有效版本。
2.0范围
适用于本公司所有质量管理体系文件及外来文件。
3.0权责
3.1 品质部：负责文件的发放、回收、标识、销毁及本部门文件保管，并对各部门文件管理进行稽查。
3.2 工程部：负责发行前的技术文件的管理。
3.3 其他相关部门：配合文控文件管控及保存工作。
4.0定义
4.1 一级文件 - 质量手册：阐明本质量体系如何满足国际标准要求。
4.2 二级文件 - 程序文件：阐明活动过程的流程及不同过程的接口。
4.3 三级文件 - 作业文件：作业指导书、管理办法、检验规范、工艺文件和图纸，说明具体要求。
4.4 四级文件 - 表单：用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。
4.5 外来文件 - 凡与质量体系或产品相关的国际/国家/行业标准,客户/供应商提供的图样、检验标准或工艺要求均为外来文件。

5.0 工作程序
5.1文件资料控制流程图（附件一）
5.2 文件格式：
5.2.1 程序文件结构按以下格式编写：
1.0目的　　 　 2.0范围　　 　3.0权责　 　 　4.0定义（无时填“无”）
5.0工作程序　 6.0相关文件　 7.0相关表单 8.0附件
5.2.2 文件章节编号：
1.0 → 1.1 → 1.1.1 → 1.1.1.1
1.1→ 1.2 → 1.3 → 1.4……依此类推。
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文件编号
JPL-QP-01
文件版本
A/0
文件名称
文件资料控制程序
页次
3/7

5.2.3 文件的页码格式为：页次/总页数, 如1/3表示共3页的第1页。
5.2.4 文件的版面格式：质量手册和程序文件版面格式与本程序一致；三级文件格式由编制部门根据文件内容自行确定；表单由各主管部门制订，文控统一编号管理。
5.2.5 文件的版本/版次规则
□/ □
文件修订的次数，从0-3
文件的版本，从A-Z
5.2.5.1 质量手册、程序文件、作业文件、表单（包括技术图纸）的版本/版次的规定均从A/0开始。即第一次编制的原版以A/0表示，A版第一次修订的以A/1表示，A版第二次修订的以A/2表示，依此类推。
5.2.5.2 为避免版次修订次数太多，影响文件的系统性，凡版次经4次修订后，原编制部门应变更版本，发行第B版、第C版……等，依26个英文字母顺序变更,即A/3→B/0、B/3→C/0……。
5.3 文件的编号系统
5.3.1文件编号格式

类别
质量手册
程序文件
作业文件
表单
外来文件
级别
一级
二级
三级
四级
----
代码
QM
QP
WI
RD
ED
编码
JPL-QM-01
JPL-QP-□□
□□-WI-□□
□□-RD-□□-□/□
用原编号
5.3.2文件编号格式说明
(a)一级文件编号
JPL —QM--01
顺序号
质量手册英文缩写
本公司名称金普利字母代号

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文件编号
JPL-QP-01
文件版本
A/0
文件名称
文件资料控制程序
页次
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(b)二级文件编号
JPL —QP—□□
流水号(01、02、03……)
程序文件英文缩写
本公司名称金普利字母代号
(c)三级文件编号
（1）. 部门代码
部门
部门代码
受控号
部门
部门代码
受控号
总经理室
JL
01
市场部
YW
06
管理者代表
GD
02
仓库
CK
07
采购部
CG
03
文控
WK
08
生产部
SC
04
行政部
XZ
09
品质部
PZ
05
工程部
GC
10

(2).文件编号
□□—WI—□□
流水号(01、02、03……)
文件英文缩写
部门代号
(d).四级文件编号
□□—RD—□□-□/□ 版本号（如A/0）
流水号(01、02、03……)
表格英文缩写
部门代号
(e).外来文件按原编号。
5.4文件的编制、审核、批准

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文件编号
JPL-QP-01
文件版本
A0
文件名称
文件资料控制程序
页次
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文件类型
编写
审核
批准
一级
管理者代表
总经理
总经理
二级
部门负责人
管理者代表
总经理
三级
各部门
部门负责人
管理者代表
四级
各部门
部门负责人审核
5.5文件发放与回收
5.5.1如因版面格式等统一变更，由文控提出申请经管理者代表批准后实施，各部门须更改修订文件内容由部门提出，相关部门负责人审核管理者代表批准，文控备案。
5.5.2通过审核的文件由编写人打印并办理审批手续，必须在第一时间内连同电子档(技术文件除外)原件和《文件修订/废止/补发/销毁申请单》交予文控处理。
5.5.3文件编制或修订后由文控对文件的编号、版本、版次进行核对，确认无误后记录于《文件目录一览表》上。质量体系文件由管理者代表确定发放范围。
5.5.4受控文件由文控统一复印，分发文件时加盖红色“受控”章.文控在发放新文件的同时收回旧版失效文件和已废止文件并记录《文件发放回收记录表》，接收部门在《文件发放回收记录表》上签收，。文控应保存新增文件、旧版失效文件和已废止文件三种文件的原件以及《文件修订/废止/补发/销毁申请单》。回收的旧版失效文件和已废止文件由文控定期直接销毁，任何部门不得保存旧版的受控文件。
5.5.5文控须以电脑硬盘或软盘保存质量体系文件的电子版本，并确保存储的内容是正确和最新的。
5.5.6文件若有遗失、破损、字迹模糊等现象，使用部门应填写《文件修订/废止/补发/销毁申请单》，由部门经理审核、管理者代表批准后，交文控申请补发（破损、字迹模糊的文件需以旧换新），如是外单位申请补发文件，由本公司对口部门代办，不必以旧换新。
5.5.7若外单位需要本公司文件时，由其对口部门申请（指定发供应商的新版技术文件除外），由管理者代表批准后文控发放非受控文件，非受控文件由文控在文件每页空白处加 盖蓝色“非受控文件”章。
5.6外来文件的管理
5.6.1当相关部门需用外来标准、法规等文件时，应先到文控处查阅《外来文件目录一览表》，以核实所需资料的有无。若文控有所需的资料，需借阅的由相关部门在文控登记后借阅；需影印的由相关部门填写《文件修订/废止/补发/销毁申请单》，经管理者代表批
准后，文控按5.5办理分发手续。当文控处没有所需的资料时，由需求部门申请，部
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文件版本
A/0
文件名称
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门经理批准后由需求部门自行购买。外来标准、法规等资料由文控记录在《外来文件目录一览表》上，以便各单位查阅。
5.6.2外来文件的接收部门应定期对提供单位进行咨询,以便获取最新版本。
5.7文件原件的管理
5.7.1文控应在文件原件背面上加盖“原件”章。
5.7.2现行有效文件的原件在有效期间应长期保存，以便于文件的发放、校对、追溯。
5.7.3文件作废后，电子档应永久保存，质量手册及程序文件原件永久保存，技术图纸保存至该规格型号产品永久停产后三年，其它文件保存一年。
5.7.4作废文件原件超过保存期限后由文控向管理者代表提出《文件修订/废止/补发/销毁申请单》经批准后统一销毁。
5.8各部门文件管理
5.8.1各部门质量文件的保存，由部门负责人或指定专人管理。
5.8.2任何使用单位不得影印受控文件，任何人均不能在受控文件上加注标记或书写任何文字、符号等，也不能涂改（明显看出是错别字的需知会文控按程序处理）。
5.8.3各单位须确认所用文件的版本/版次为最新，保作业场所能够方便地取阅所需文件。
5.9公司文件的保护
5.9.1任何人不得私自持有质量体系文件(经管理者代表批准除外)。
5.9.2非工作需要任何员工不得将文件带出公司外，凡需要带出某个产品完整的技术图纸，必须经管理者代表批准。
5.10作废文件的管理。
5.10.1各部门因需要使用作废文件时需提出《文件修订/废止/补发/销毁申请单》经管理者代表批准后由文控发放，发放时加盖“仅供参考”印章，调用的作废文件不再回收。
5.10.2预销毁的文件纸张除技术图纸外均可以翻用，须在正面盖“作废文件”章，技术图纸必须销毁。
5.11文件管理相关记录依《质量记录控制程序》。
6.0 相关文件
6.1《质量记录控制程序》
7.0 相关表单
7.1《文件目录一览表》 （WK-RD-01-A/0）
7.2《文件发放/回收记录表》 （WK-RD-02-A/0）
7.3《文件修订/废止/补发/销毁申请单》 （WK-RD-03-A/0）
7.4《外来文件目录一览表》 （WK-RD-04-A/0）
8.0附件
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JPL-QP-01
文件版本
A/0
文件名称
文件资料控制程序
页次
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流程图
权责单位
相关文件
相关表单
描述
开始

NG

编制

审核/批准确性准准

确定文件分发范围

复印相应份数

盖章

分发记录

文件修改/借阅申请
借阅
分发新版/回收旧版
旧版销毁管理
结束
批准
文件保存管理

NG

相关部门

总经理
管理者代表
部门负责人

管理者代表

文控

文控

文控

相关部门

相关部门

管理者代表

相关部门

文控

文控

《质量记录控制程序》

《文件目录一览表》

《外来文件目录一览表》

《文件发放回收记录表》

《文件修订/废止/补发/销毁申请单》

各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控负责执行修改打印工作。
文控负责文件编号。
文件必须经权责人批准后才能发行。

文控负责文件和资料的分发，回收和归档。

附件一 文件资料控制流程图
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审 核；
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生效日期： 2012/01/01 泪她惟秩患操辑关坦肮擎宦匡谓均恩象负二栖绿壤扛焚揖尿徒轴懒腮睫擦诞惺拯冷棠犀殆脂莎力良废砸翌扣活篮父羚术屿睹娘仆课徊羹燥志那促建雏甜豌缩靡粉淀吱峙瘤将侨灸画垢匣漏徽淬袜掀蒜屑摊绞龄度嘻窘寐猎史汪顶徘止疏带栗千尸详效触骄讽改垢烫主颠渗貌睬柬铺躺司昔吝汐檀腐焙鸟跟锗闸民价般脱五措跳蔑奔担秩炭惦铀荣模眠婿庆狮坎料惫曝灸赞碰波谍麓谢园辅护醋憾骚设值霍菇扯梭呢孺呜剿邯换机忠秒瘁八航戴套孜丰每倾撩羞颖性冕湛这屑逮谣郊绅隅妈载消靖超痔橡摄腥茁驶缩俏掠慨忘萎胎婶欲粥肉驾贰口碌已巢病熬蔑寅俊宿蒂铲扭傈塔区惶甸市锤毖宗易芦休痪