运营手册新版.doc
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1、XX集团分支机构-运营手册第二册 制度建设XX集团机构发展中心十月序 言目的:规范分支机构的整体运营,塑造分支机构标准CIS,为分支机构执行提供参考标准,提高分支机构的竞争优势,为办事处工作流程给予指导。前言:运营手册是分支机构各类工作执行的参考标准,是分支机构“规定动作”的基本规定,是分支机构向“标准化”、“专业化”、“职业化”、“形象化”的指导手册。同时也是集团对分支机构管理规定和营销目的考核的参考依据。第二分册“制度建设”,收录了集团制定的办事处相关管理制度,涉及营销、工程、技术服务、客户接待等。假如发生变化调整将在公司主页上分支机构论坛随时更新,请参考更改。目 录XX集团驻外分支机构管
2、理制度1XX集团产品销售驻外分支机构人力资源管理制度3XX集团驻外分支机构业务管理制度7XX集团驻外分支机构财务管理制度10XX集团消防网络业务管理制度13XX集团消防设施维修保养业务管理制度15XX集团工程业务管理制度18XX集团技术服务管理制度22XX集团驻外分支机构物流管理制度24XX集团驻外分支机构审计管理制度27XX集团客户接待管理制度30关于进一步做好接待工作的告知32XX集团驻外分支机构公务配车管理制度34XX集团驻外分支机构管理制度第一条 目的规范集团各驻外分支机构的管理,实现各驻外分支机构的任务目的。第二条 合用范围本制度合用于集团各驻外分支机构。第三条 驻外分支机构的体制1
3、、各驻外分支机构由集团批准成立;2、驻外分支机构为非独立核算机构;3、驻外分支机构负责完毕集团下达的任务、目的,代表公司向客户提供各类服务;4、驻外分支机构接受集团各职能部门的监督、指导和考核。第四条 驻外分支机构的职责1、遵守集团各项管理制度,各项工作流程及管理规定;2、认真领略、贯彻集团的经营指导思想和策略方针,完毕销售任务目的;3、建立和保持与本地行业主管及职能部门的关系,维护良好的客户关系;4、了解和掌握市场重要竞争对手的情况,及时反馈市场需求和客户意见,与集团相关部门保持联系和沟通;5、加强团队建设与管理,负责员工的招聘和培养,保证人力资本的保值增值;6、严格按照集团有关规定使用各类
4、资金。第五条 驻外分支机构的管理1、驻外分支机构在行政管理上归属于集团垂直领导;2、根据驻外分支机构的业务性质,集团相关职能部门进行相应的业务指导、经营管理等工作;3、驻外分支机构的设立和调整、考评和培训工作由集团相关部门负责。第六条 驻外分支机构员工在职期间出现以下行为,根据情节轻重,分别予以通报批评、罚款、解除劳动协议等处罚,构成犯罪的移交司法机关解决: 1、未经许可私自刻制相关印章的;2、侵占、挪用公司货款、经营资金以及其它公司财物的;3、由于自身的重大失误给集团导致严重损失或是带来重大经营风险的;4、从事与本集团无关的业务或兼任其他公司职务的;5、借集团资源谋取私利或在外招摇撞骗的;6
5、、泄露价格、标的、设计方案、合作关系等业务工作方面秘密的7、运用职权侵占公司利益的;XX集团产品销售驻外分支机构人力资源管理制度第一条 目的为规范产品销售驻外分支机构人力资源管理(以下简称驻外分支机构),拟定驻外分支机构各项人力资源政策,有效激励员工,特制定本制度。第二条 合用范围本制度合用于集团负责产品销售的驻外分支机构。第三条 驻外分支机构人员编制1、新设驻外分支机构(设立在2年以内),年度回款额100万以内的定编为2人(不允许设内勤);回款超过100万的,每增长回款50万,可申请增长1人。2、设立2年以上驻外分支机构原则上按每完毕回款60万,可申请增长1人。3、机构发展中心按此标准,根据
6、驻外分支机构的年度任务目的制定人员编制。第四条 驻外分支机构人员招聘规定1、招聘原则:公司招聘员工以思想品德、学识、能力、经验、性格、身体状况等适合于职务或工作为原则,坚持公开平等、择优录取。2、招聘业务人员的优先条件:具有同行业工作经验,或相关专业背景;3、招聘技术服务人员的首要条件:具有大专以上学历,且专业对口;4、严禁招聘本驻外分支机构员工的直系亲属。第五条 招聘驻外分支机构人员流程1、招聘入职程序:驻外分支机构向机构发展中心提交增补申请,审批后转人力资源部;人力资源部告知驻外分支机构可否招聘,驻外分支机构根据实际情况安排招聘工作。2、驻外分支机构及时将拟招聘人员简历报机构发展中心审批,
7、将审批合格人员的各项入职手续发往集团人力资源部。入职手续及相关表格详见产品销售驻外分支机构人力资源操作手册。3、技术人员入职资格必须通过技术服务部门审核批准。第六条 试用期及试用转正1、试用期为三个月,试用期工资按转正工资的70%发放。试用期中休假累计超过十天(不含休息日)以上,试用期需相应延长。2、对试用期中符合岗位规定的员工,于转正前一个月,由本人提出转正培训申请,人力资源部按照规定组织面试,面试合格后进行培训,培训考核合格后办理转正手续,正式签订劳动协议。不合格者将延长试用期或辞退。3、试用期员工工作勤奋,掌握工作要领及时、适当、工作表现杰出,驻外分支机构经理可以建议缩短员工的试用期,但
8、必须提交书面培训申请逐级上报,但试用期最短不应少于一个月。第七条 驻外分支机构人员异动:公司基于工作上的需要,可随时调整驻外分支机构人员的职务和工作地点,被异动员工接到告知后,应在二周内办妥异动移交手续,不得借故迟延或拒绝。(可参考异动管理制度)第八条 驻外分支机构人员离职1、辞退:辞退员工由驻外分支机构经理建议,机构发展中心及集团人力资源批准。主管级以上人员需总裁批准。被辞退的员工在接到书面告知后应尽快办妥交接手续,未办理交接手续的不予办理人事关系调转、证件返还等事宜。2、转正员工提出辞职,应提前30天以书面形式报告驻外分支机构经理审核,机构发展中心及集团人力资源批准。按规定办妥离职手续后方
9、可离开,否则将不予办理人事关系调转或相关证件返还等事宜。3、试用期员工提出辞职,应提前1周申请,并办理如上离职审批手续和工作交接。第九条 驻外分支机构薪酬管理1、驻外分支机构经理工资标准及发放方式由公司与驻外分支机构经理签订的经营任务书中规定;2、其他员工工资标准由驻外分支机构经理根据本地薪酬情况建议,报机构发展中心及集团人力资源部批准后执行。3、考勤报送:考勤由驻外分支机构经理指定专人负责记录,考勤记录经驻外分支机构经理审核后报集团人力资源部,人力资源部将对报送的考勤及人员情况进行抽查、复核,对考勤记录有问题的将对考勤记录人予以500元以上的处罚,驻外分支机构经理承担等额连带责任。4、工资制
10、作:工资由集团人力资源部制作,员工个人所得税由公司依据国家的有关规定代扣代缴,并将员工的工资发放署名表发至驻外分支机构经理处作为工资发放依据。5、工资发放:财务部负责汇款,驻外分支机构经理或内勤负责发放,严禁驻外分支机构经理截留克扣延期发放工资。第十条 驻外分支机构员工的培训及考核1、驻外分支机构所有新入职人员必须按公司规定的时间到公司进行培训、考核。驻外分支机构经理有责任配合公司的规定,支持公司举办的各项培训工作,如因特殊因素未能按规定参与培训的,需由驻外分支机构经理请假并说明因素。驻外分支机构各项培训工作好坏,将直接列入驻外分支机构的考核结果,并作为驻外分支机构经理综合管理能力的重要得分。
11、2、驻外分支机构经理考核:分为业绩考核和综合管理能力考核两种;3、驻外分支机构其它人员考核根据业绩及工作表现进行综合评估;4、为提高驻外分支机构的综合管理水平,有效控制人员的合理增长,增长人均奉献率,公司将每季度对驻外分支机构人员的业绩情况进行综合评估,并定期对业绩不抱负、工作表现差的人员进行末位淘汰。第十一条 各驻外分支机构必须严格执行各项人力资源管理政策。驻外分支机构经理作为人力资源管理第一负责人,全面负责人力资源管理的各项工作;驻外分支机构内勤作为驻外分支机构人力资源的直接管理人员,接受集团人力资源部的管理。XX集团驻外分支机构业务管理制度第一条 目的明确公司驻外分支机构的性质、职责,保
12、证驻外分支机构销售业务过程中经营费用的合理预借、使用、核定和核销管理。第二条 合用范围本制度合用于负责产品销售的驻外分支机构。第三条 驻外分支机构性质1、驻外分支机构由公司出资组建,负责公司产品销售地的客户联络和技术服务工作。2、非独立核算,由公司根据相关规定核定和拨付费用。3、接受公司各相关职能部门的工作支持、指导和监督。第四条 驻外分支机构职责1、在公司本年度统一报价单的基础上,按公司规定以公司名义签订产品购销协议。2、公司统一报价单未列出的产品,不得自行决定产品价格,未经公司许可擅自定价销售给公司导致损失的,由销售人员和驻外分支机构经理承担。3、负责所在地区的客户关系并提供相关服务。4、
13、负责公司协议欠款的回收。由于驻外分支机构经理不尽责导致的坏账损失,由驻外分支机构经理承担相应补偿责任。第五条 定义经营费用:各分支机构销售工作发生的各种费用,涉及专项资金和经营资金。专项资金:针对大型项目,由公司拨付给驻外分支机构开展业务的资金。经营资金:分支机构签订协议回款后,公司按本制度规定核定给驻外分支机构用于业务开展工作的资金。第六条 专项资金申领拨付及核销程序1、驻外分支机构操作大型项目时可向公司申请专项资金,公司主管领导批定后拨付。2、公司拨付专项资金后,驻外分支机构需及时报告项目进展情况,专项资金只有在项目成功签约并得到公司主管领导批准后方可核销。第七条 经营资金的预借、核定办法
14、和使用范围1、驻外分支机构经理可报请公司主管领导申请每次不超过1万元的备用金,用于业务工作开展。备用金将从公司为驻外分支机构核定的经营资金中逐步扣除。2、经营资金核定办法经营资金的核定采用比例法,根据回款额按规定的比例据实核定。各驻外分支机构签订以房产、车辆及物品折抵设备款的协议,公司在取得相应资产所有权凭证后,记录回款业绩,但不再核定相应的经营资金,如资产重新变现,按变现后价值相应的规定比例核定。公司采用打折让利方式收回的协议欠款,让利部分超过协议欠款金额20以上的,或由公司采用法律诉讼程序收回的协议欠款,不再核定相应的经营资金。3、经营资金的使用范围参见XX集团驻外分支机构财务管理制度。第
15、八条 各类产品的经营资金核定比例:(见下表)产品类型下浮核定比例火灾自动报警及消防联动控制系统产品未超过85%6%或单独报批超过85%但未超过88%4.5%超过88%但未超过90%3%超过90%的(须报批)2.5%可视对讲系统产品未超过60%7%超过60%但未超过63%5%超过63%未超过65%3.5%超过65(须报批)3%楼宇自动化控制系统产品未超过55%15%超过55%但未超过60%12%超过60%(须报批)9%极初期火灾智能预警系统产品未超过65%7%超过65%但未超过68%5%超过68%但未超过70%4%超过70%(须报批)3%可燃气体探测器产品未超过30%5%超过30%但未超过35%
16、4%超过35%但未超过40%3%可视烟雾探测报警系统产品未超过30%11%超过30%但未超过40%9%超过40%但未超过45%7%超过45%但未超过50%5%英国APOLLO火灾自动报警系统未超过50%9%超过50%但未超过55%7%超过55%但未超过60%5%超过60%(须报批)4%备注:1、电气火灾报警系统及气体灭火系统的经营资金核定比例单独发布;2、公司认定的代理商的回款,对所属驻外分支机构核定经营资金,按照上述比例减半执行。第九条 以下费用不从驻外分支机构经营资金中列支,经公司主管领导批准后,由公司承担报销:1、公司批准收取的客户钞票,在公司规定的时限内汇往公司账户所发生的银行手续费;
17、2、代表公司参与各类产品的设备投标活动,协议签订并履行后,产生的购买标书费、中标手续费及图纸等相关费用;3、代表公司组织、参与的区域性产品展销会、介绍会及发布会的相关费用;4、在专业刊物刊登广告、参与赞助活动、加入行业组织及网络的相关费用;5、公司批准的房租费用;6、办公设备:电脑、传真机、办公桌椅等;7、公司批准的客户考察接待费用;8、公司批准的其他费用。第十条 驻外分支机构人员更替离任1、驻外分支机构经理更替离任时,未核销的经营资金由公司主管领导根据驻外分支机构实际情况批准解决。2、驻外分支机构经理更替离任时,备用金由借款人以钞票偿还。3、销售人员离职或内部异动,其经营资金及备用金的处置,
18、由所在驻外分支机构经理比照以上原则进行解决。XX集团驻外分支机构财务管理制度第一条 目的保障营销业务开展,规范公司驻外分支机构的财务行为,提高管理效率。第二条、经营资金管理 1、驻外分支机构的经营资金实行协议部计算核定,财务部核算、核销的管理办法。 2、协议部按公司规定比例核定经营资金,报公司主管领导批准并送达财务部。协议部和财务部将核定额记入相关辅助账簿,并据以核销。每月末,协议部和财务部应核对经营资金的核定额、核销额和余额。3、经营资金核销申请经公司确认、批准后,在额度内财务部依据申请者提交的合法有效票据金额即行支付。 4经营资金原则用于驻外分支机构平常经营开支,由驻外分支机构经理根据公司
19、的各项规定进行管理。年度经营资金余额可转至下一年度继续使用。经营资金遵循先核定入账,后使用销账,不得突破核定总额的原则。经营资金的使用规定如下:协议部和财务部审核票据,财务部核算,按如下顺序安排支出:差旅费、通讯费、交通费、办公费、水电费、招待费、保险费和其它费用。购置固定资产、低值易耗品支出(不够固定资产标准的大额物品如办公桌椅等),改善办公条件的支出等。 第三条 钞票管理严禁个人侵占公司协议款,一经查证,公司予以除名,违反法律的将移交司法机关解决。为了支持新设驻外分支机构的发展或专项业务的开展,公司给予“备用金”借款用于初期业务周转,使用额度不得超过公司规定,必须在公司规定的使用期限内归还
20、。 第四条 费用管理 1公司承担的费用 驻外分支机构核销由公司承担的费用依据XX集团驻外分支机构业务管理制度之规定办理,驻外分支机构须按公司主管部门制定的年度计划、相关管理制度和规定程序办理审批与核销工作。 2驻外分支机构承担的费用,经公司相关流程审核批准后,通过经营资金进行核销。3、驻外分支机构购置固定资产,无论公司承担还是经营资金承担,必须事先经公司批准,并按照公司关于固定资产管理规定的规定办理各项手续,所购资产所有权属于公司,使用权属于驻外分支机构。 第五条 票据管理1核销经营资金的票据应来源于平常经营活动;必须保证票据的合法有效性,不能是过期版本或伪造票据;票据种类与所发生业务一致。具
21、体涉及办公耗材类、差旅宿费类、会务类、培训类、通讯费类、招待费类、广告费类等。2、票据各栏应严格按票据内容完整、规范填写,加盖客户的财务专用章或发票专用章。3、向客户提供销售发票的办理驻外分支机构具体填写增值税普通/专用发票开据申请单。开票单位名称必须与ERP系统信息保持一致。如申请增值税专用发票,同时提供开票单位税务登记的有效“一般纳税人证明”。无“一般纳税人证明”的不可开据增值税专用发票。增值税抵扣期限为三个月。由于有些地区税务部门实际执行时是按月份而不是按90天,则月末开据的增值税专用发票抵扣期限则局限性70天。因此,须高度关注增值税专用发票的开据日期,避免超期。4、其它规定客户名称变更
22、开据发票时一定要提供由工商局开据的“名称变更核准告知书”。已经执行完毕的协议,即货品已所有发出,款已所有收到,应在当年开据发票,最迟不得超过下一年的第二季度。对于逾期开据发票的申请,须经公司主管领导审核批准。未执行完毕的协议,可以根据用户规定随时开据发票。5、驻外分支机构收到发票后仅限专人拆封、登记。并应及时送交客户避免过期作废,同时规定客户在发票签收单上签字,及时返回公司。发票丢失,公司提供当时开据发票的复印件,不再重新开据发票。6、发票因特殊情况退回公司时,必须填写发票退回情况表,并由驻外分支机构经理签字连同发票一起寄回公司。7、如因协议变更、作废等因素必须调整发票金额时,驻外分支机构须填
23、写发票调整告知单,由经办人和驻外分支机构经理签字,传到财务部发票管理员处审核,无误后方可调整发票金额。 8、驻外分支机构内勤人员应及时记录开据发票情况,并与发票管理员核对回款情况,保持与公司一致。XX集团消防网络业务管理制度第一条 目的促进XX集团消防网络业务的发展,加强网络公司各业务处经营资金使用的管理,保证核定和使用的经营资金合理、有效。第二条 合用范围本管理制度合用于网络公司各业务处开展消防网络业务所使用的经营资金。第三条 各类产品购销协议付款方式规定及经营资金核定比例一、GST-119NET城市建筑消防设施及消防安全监控系统及GSTNET GSTNET行业火灾自动报警网络监控系统产品。
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