总经办管理制度电子教案.doc
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1、精品文档总经办管理制度第一章 公共关系管理 第一条 业务接待 1、来宾到公司联系业务,公司采取弹性接待原则和对称性接待原则,即根据来访人员的职务和所涉及业务的性质确定接待部门和接待人员,公司相关接待人员须热情迎送,诚恳接待。 2、来宾来访直接与职能部门联系的,且来访业务属职能部门正常业务范围内的,由部门负责接待。来宾中如有对方高管人员,负责接待的部门须及时与总经办联系,以便安排相应的接待人员。 3、来宾来访与公司总经办联系的, 由总经办根据来访人员所涉及业务的性质转由有关职能部门接待。 4、来访人员到公司联系业务,要求直接见公司领导的,不管什么原因,各职能部门不得安排,一律由总经办负责联系安排
2、。 5、来访人员的用餐由职能部门按本章第二条执行。来访人员的住宿,由负责接待的职能部门联系总经办,由总经办统一安排。6、公司接待人员与来访人员洽谈所涉及的业务,由负责接待的人员或部门根据有关职责规定进行处理、协调、记录和报告。第二章 文件档案管理 第二条 文书档案立卷归档 1、总则 公司实行文件资料集中管理和分散管理相结合的制度,公司总经办为公司文件、资料归档、立卷、保存的职能部门,各职能部门须明确专人负责本部门的文件资料的归档管理,业务上接受总经办专职人员的指导;专职人员要求保持相对稳定,人员变动应及时通知公司总经办; 各职能部门和全体员工在业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料,必须按照
3、本规定分别立卷归档; 业务承办部门或承办人员须保证经办文件的系统、完整正确(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职人员归档。工作变动或因故离职时须将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 2、文件资料的收集管理 凡本公司印发的公文(含定稿打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经办统一收集管理; 一项业务在其发生、运作、结案的全过程中,由承办部门或人员负责其业务资料的收集、整理和归档;一项工作如由几个部门参与办理,在业务活动中形成的文件材料,由主办部门收集、整理、归档,会议文件资料由会议主办部门收集归档;员工外出学习、考察、调查研究、参加上级
4、机关召开的会议等公务活动,必须将会议文件资料交总经办保存归档; 公文、文告、政策法规以及会议资料,一律由总经办归档保存,其他业务资料视具体情况由职能部门归档保存。 3、归档范围 重要的会议材料,包括会议的记录、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报等; 上级机关发来的有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料; 公司对外的正式发文、与有关部门来往的文书; 公司的请示与上级机关的批复; 反映公司主要职能活动的报告、总结; 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、简报; 重要业务活动的调研资料、商业计划书和可行性研究报告; 公司与有关部门签订的合同、协
5、议书等文件材料; 公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料,信访工作材料;员工劳动、工资、福利方面的文件材料;(11)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 4、归档、立卷及其质量要求 各部门对处理完毕的事项,对其文件材料须及时归档保存; 归档的文件材料必须按年度立卷、组卷、编目由总经办提供统一的标准; 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均须齐全完整; 在归档的文件材料中,须将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种
6、文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文件电必须单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷; 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行; 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可公的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列; 卷内文件
7、材料按排列顺序,依次编写页号,装订的案卷统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号; 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,卷内目录放在卷首; 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责,备考表格填写在卷尾; (11)案卷封面,应逐项按规定书写,工整、清晰; (12)案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)文件封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 第三条 声像档案管理 1、 公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价
8、值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录,由总经办实行集中统一管理。 2、声像档案资料的收集范围 反映公司主要职能业务活动成果和存在问题的声像资料; 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关重大活动的声像资料; 公司有人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料; 涉及公司权益的声像资料; 第四条 文件收发 1、以公司名义发文的文件由总经办统一起草和审核, 公司总经理签发;以职能部门名义发文的文件由部门负责起草,总经办审核,总经理签发。 2、文件签发后,送回起草部门打印,校对无误送总经办复印、盖章。 3、文件和原稿,由总经办分类归档,保存备查。 4、属于秘密的文件,核稿人应提请
9、分管领导确定密级和报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。 5、文件统一由总经办发送,送件人应将文件内容、报送日期、 部门、接件人等事项登记清楚,秘密文件由专人按核定的范围报送。 6、外来的文件由总经办负责签收,并分类登记, 由总经办主任呈送总经理或分管副总经理批阅处理意见,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。 7、传阅文件由总经办负责,部门在收到传阅文件后,须在2天内签阅。 第五条 印信管理 1、印信的种类 印鉴:公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章; 职章:刻有公司董事长、总经理职衔的印章; 部门章:刻有职能部
10、门名称的印章; 公司各类印信的申报和注册由总经办负责实施,部门章由部门领用和保管。 2、印信的使用对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文,盖公司印鉴和董事长职章; 以公司名义对社会团体、公司核发的证明文件及各类规章的核准等由总经理署名,盖公司印鉴和董事长职章; 以公司名义对公司客户及内部规章的核准行文,盖公司印鉴和总经理职章; 公司印鉴和董事长、总经理职章由总经办统一保管和监印,公司职能部门章由总经办监制,授权使用。 3、印章的审批管理 公司对外行文需加公司印章的,需经公司总经理或其授权的副总经理批准,由总经办登记用印; 公司有关文件需加
11、盖公司董事长、总经理职章的需经其本人书面或口头同意后,通知总经办监督用印; 各部门在其职权范围内行文需加盖部门印章的,由各部门负责人批准用印,禁止公司各部门越权行文。 第六条 公文管理 1、总经办是公司公文的职能管理部门, 对公司公文发收实行统一规范管理。 2、公司发文的程序为:拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁。 3、密级文件的打印必须用专用磁盘, 文件只能按审阅人数打印,由起草人送指定的人员传阅后,收回归档,妥善保管。文件机密级数,由发文部门的主管领导根据文件内容确定。各部门及各有关人员,对公文中涉及本公司的保密事项,必须严守机密,不准向他人泄露。
12、 4、公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、 归档。 5、公司领导对送来的公文要及时阅批,属急件,当天批复。 属一般性文件,二天内批复。 6、收文由总经办统一负责。总经办收文后,先做好登记, 然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。 7、所有文件收发,须有登记、签收手续。 8、公司发文,由总经办统一编号。 9、行文类别: 公告:就主客业务向公众或特定对象宣布使用; 便函:关系公司或公司内各部门间业务接洽时使用; 签呈:下级对上级有所请示或报告时使用; 固定格式公文:已形成一种固定格式的公文,可依实际需要使用。 第七条 图书资料管理 1、图书由总经办统一管理。 2、公司各职能部门因业
13、务需要购买和订购的图书, 由部门提出清单,报主管领导批准后,提交总经办办理订购。 3、图书资料订购完毕由部经办登记后,方可办理借阅手续。 4、报刊、杂志由各职能部门保管使用, 期刊杂志年末交回总经办统一保存。 5、员工所借图书资料,如遇清点或其他部门公务上需参考时, 由总经办通知随时收回,借书人不得拒绝。 6、员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写, 如有破损或遗失等情况,一律照原图书版本购价或照原价十倍赔偿。第三章 车辆管理制度 第八条 管理原则 1、公司公务用车实行专职驾驶员和兼职驾驶员管理制度。 2、总经办是公司车辆调度和日常管理部门。 3、对兼职驾驶员实行“内部计点制”考核。 第
14、九条 车辆调度、使用和管理 1、酒店业务需要用车时,统一由总经办派车。 2、公司所有车辆由总经办统一管理,部门公务用车由用车部门向总经办提出,获准后填写用车登记,使用完毕后停放指定地点,把车钥匙交回总经办,并填写用车里程数。 3、车辆应由经公司批准认定的专职驾驶员驾驶,对行车安全负直接责任。 4、车辆在使用过程中如有损坏,要在交回车时如实报告登记。 5、所驾车辆在使用过程中出现故障要立即检修时,须经得总经办主任同意,未经批准不允许擅自将车辆送外检修。 6、假日或下班时间因公务需要使用车辆,经总经办主任或公司领导同意后方可。 第十条 专职驾驶员管理 1、必须遵守中华人民共和国交通管理条例、有关交
15、通安全管理的规章规则和本公司关于安全行车的规定。 2、须认真参加公司组织的交通安全学习,平时爱惜车辆,文明行车,注意车辆的检查及保养,保持车况良好。 3、出车前,应对所驾车辆进行例行检查,发现有不正常时,须处理正常后方可出车。4、出车在外停放车辆,须注意选取停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车,离开车辆时,须锁好保险, 防止车辆被盗。 5、因违章驾驶或证件不全被罚款的,费用不予报销。违章造成的后果参照交通安全有关规定处理。 6、出车执行任务,因遇特殊情况下不能按时返回的,应及时向总经办负责人报告,并说明原因。 7、严禁将自己所驾驶的车辆交给他人驾驶或练习驾驶。第五章 会议制度第十
16、一条 例会 1、总经理办公会:会议主要就公司近期重大事项进行研究和通报,每月最后一周周五下午15:30由总经理召集, 公司高层管理人员参加,需要参加会议的中级管理人员由总经理指定。会议由总经办作记录,会后整理成会议纪要,呈总经理签字认可后送交公司主要领导和相关人员各自保存,总经办存档一份。 2、 工作例会:会议主要由公司各部门对近期工作情况和下阶段工作安排简要汇报,每周周一和周四上午09:00 由总经理或总经理指定的副总经理负责召集,公司高层管理人员和各部门经理参加,会议由总经办记录,会后整理成会议纪要,呈总经理签字认可后送交公司主要领导和各部门各自保存,总经办存档一份。 3、 部门工作会:会
17、议主要就本部门上周工作情况和本周工作安排进行总结和协调,每周周五由部门经理负责召集,本部门全体员工参加,会议记录由部门负责。 4、经营分析会:会议主要就宏观微观经济形势、市场环境、 内部条件的变化,公司年度综合经营计划、季度部门工作计划、有关技术经济指标的执行情况以及存在的问题等展开分析、研究和讨论。每季头一个月20日前由公司财务部负责召集,会议由公司总经理主持,部门经理以上的管理人员参加。会议由总经办记录,会后整理成会议纪要,呈总经理签字认可后送交公司主要领导和发各职能部门,总经办存档一份。 第十二条 临时会议 各种临时会议由公司总经理、分管副总经理根据需要召集,总经办负责会议通知和记录,其
18、中召集全体员工大会必须由总经理决定。 第十三条 会议纪律 1、凡是要求参加会议的人员,必须准时到会, 因故不能参加的应及时通知会议召集部门。 2、凡是会议上安排的由部门或个人完成的任务,会后都应及时办理,并以口头或书面形式呈报分管领导以反馈完成情况。第六章 保密制度 第十四条 管理原则 1、公司各部门及全体职员都有保守公司秘密的义务。 2、公司保密工作,实行既确保秘密又方便工作开展的原则。 第十五条 保密范围和密级确定 1、公司秘密包括下列秘密事项: 公司重大决策中的秘密事项; 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策; 公司内部掌握的投资、合同、协议、合作意向书及可
19、行性研究报告、主要会议记录; 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表; 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息; 公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料、报表; 其他经公司确定应当保密的事项。 2、公司秘密的密级分为“机密”、“秘密”、“一般”三级。 3、公司秘级的确定: 公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料,公司的规划、投资融资方案、项目可行性报告、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级; 公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级; 第十六条 保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收
20、发、 传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经办或主管领导指定专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑使用部门及相关人员负责保密。 2、未经总经理或主管副总经理批准,不得复制和摘抄。 3、收发、传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的保密措施。 4、属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、 保存、维修和销毁,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。 5、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的, 须事先报请总经理或主管领导批准。 6、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施: 选择具备保密条件的会议场所; 根据工作需要,限定参加
21、会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定; 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件; 确定会议内容是否传达及传达范围。 7、公司工作人员发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经办。 第十七条 附则 1、本制度规定的泄密是指下列行为之一: 使公司秘密被不应知情者知悉的。 使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。 2、对违反本保密制度给公司造成损失者,公司将予以严肃处理,并追究其相关法律责任。第七章 合同管理办法 第二十四条 总则 1、本办法所称合同是指公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的各类合同以及具有合同性质的协议书、履约保函等,不包括
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