生鲜采购管理制度知识讲解.doc

生鲜采购部管理制度
第一条 总则
为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。
第二条 目的
选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供应商提供的商品能满足公司各门店的要求。
第三条 适用范围
本制度适用于公司采购部所有采购人员，价格之审核、接单、订购、验收等，除另有规定外，悉以本制度处理。
第四条 权责
1、 由本公司采购部门负责生鲜产品的采购工作
2、 订单处理负责订单的收集汇总，生鲜产品的销售统计
3、 收货部和检验室负责对生鲜商品的相关质量数量进行审核
4、 储运部门负责对货物进行运输，加工，分拣，配送
第五条 采购原则
1、 严格执行询价议价程序。生鲜商品必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货条件、资质、信誉、客户群等因素的基础上进行综合评估
2、 职责分离原则。采购人员不得干涉商品采购外的其他部门工作
3、 一致性原则。采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号，数量相一致。
4、 廉洁自律，不收取供应商任何形式的馈赠。
5、 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督
第六条 采购计划的制定
1、 生鲜采购工作根据公司的销售任务和毛利计划及库存情况编制本组采购计划经领导批准后实施采购
2、 本部门还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品的品项、规格、数量等方面的实际缺口编制并调整采购计划
3、 采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，财务部依据采购计划安排所需采购资金的审批
第七条 采购的实施
1、 选择供应商
（！）生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取；
（2）本组在选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据
（3）部门主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议定价格
（4）公司领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价
2、 价格调查
（1） 已核定的商品，采购必须经常分析或收集商品资料，作为降低成本的依据
（2） 本组成员均有义务经常性市调以协助主管了解市场行情，以利于领导做决策参考
（3） 已核定的生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应及时了解相关情况汇总上报
（4） 采购数量或频率有明显的浮动时，应及时作出采购计划的调整以应对变化
2、 询价和比价
（1） 根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；
（2） 采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
（3） 在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期等方面进行比较分析，以便选择条件最优的供应商；
（4） 供应商提供报价的商品规格与请购规格不同或属于代用品时，采购人员要经过主管的确认为准；
（5） 专业用具或相关材料采购人员应该和部门相关人员共同询价议价；
（6） 在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商及时进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
3、 订购作业
（1） 在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，订单需要列明一下内容：
A供应商资料：包括名称、编号
B采购商品的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
C 订单所采购的数量、重量；单位包装数量、重量，包装件数
D价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款
E交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量
F 付款方式：主要有现金采购和银行转账支付
G 标示：商品本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量、重量、批号）
H所需的质量证明材料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）
I质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
J装箱清单（送货单）和销售发票的要求。
（2） 采购订单经物控部门负责人审核后，加盖公司合同公章生效。采购单一式两份，双方各一份。订单处理中心负责采购订单的存档
（3） 采购人员应控制商品订购交期，及时向供应商跟踪交货进度。
第八条 验收与付款
1、 依相关检验与入库规定进行验收工作
2、 依财务管理规定，办理供应商付款工作
第九条 本制度经公司最高主管领导审核通过后公布实施，修正时亦同。