汽车维修基础管理与服务规范.doc
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1、服务管理篇-基础管理与服务规范XX公司售后服务部2011年2月说明为适应站点建设步伐,强化各级网点服务站基础管理,实现“统一形象、统一流程、统一管理”的站点建设目标,根据XX汽车公司XX汽车服务管理手册(2011年版)相关规定,结合工作实践,特拟定本管理规范。希望各级网点服务站在严格执行XX汽车服务管理手册(2011年版)的同时,结合当地实际情况,参考本管理规范,积极开展亲情服务,提高用户满意度,努力强化基础管理,提升服务管理水平,不断规范服务行为,提高服务质量,全面提升服务形象,增强网点市场竞争能力。因个人学识有限,在编写中存在一些不足,希望各位朋友指正,并多提宝贵意见和建议,共同提高“XX
2、汽车”服务水平与服务质量。2011年2月目录一组织机构图5(一)XX汽车特约服务站组织机构图5(二)XX汽车4S店、标准店组织机构图6二各部门职能职责7(一)售后服务部职能职责7(二)客户中心职能职责7(三)维修中心职能职责8(四)现场库房职能职责8(五)备件中心职能职责8三人员结构及岗位职责10(一)必备人员条件及要求10(二)人员配备13(三)人员任职条件及岗位职责14四业务流程22(一)XX汽车服务商服务流程图22(二)XX汽车服务商手工业务单据22(三)业务单据说明30(四)业务单据流程33五管理制度34(一)车间管理制度34(二)总成修理室管理规定35(三)钣金工段管理规定36(四)
3、油漆工段管理规定37(五)调漆工作间管理规定38(六)客户休息管理规定38(七)员工休息管理规定39(八)车辆管理规定39(九)机具设备管理制度42(十)设备使用与维护43(十一)计量器具管理制度45(十二)安全生产制度45(十三)质量检验制度46六业务管理47(一)服务预约48(二)业务接待55(三)交车结账60(四)用户回访 62(五)投诉处理 67七车间管理71(一)维修工作流程 71(二)作业规范75(三)工期管理87(四)质量管理92(五)班组建设99八现场库房管理1021、工作内容 1022、存货的内容和计价方法 1023、存货购入的管理制度 1024、存货库存的管理制度 1025
4、、安全存储规定 1036、存货领发的管理制度 103一组织机构图(一)XX汽车特约服务站组织机构图本组织机构图摘自XX汽车公司XX汽车服务管理手册(2011年版)。(二)XX汽车4S店、标准店组织机构图本组织机构图根据XX汽车公司XX汽车服务管理手册(2011年版)相关指导,结合XX汽车4S店、标准店实际情况设置,仅供参考。二各部门职能职责(一)售后服务部职能职责1、认真贯彻执行XX公司营销服务系统关于服务工作的各项方针、政策、制度;2、负责服务站正常生产经营活动开展、服务形象建设、服务标准制定、服务规范实施,打造“XX汽车”营销服务品牌; 3、负责服务站基础管理及各项规章制度的建立、健全与有
5、效实施; 4、合理平衡公司下达的生产任务,制定相应的计划,并组织实施;5、分析配件供给需求,并根据配件任务分解,组织配件采购及营销服务;6、负责客户关系管理以及受理客户投诉、咨询;7、负责服务站人力资源管理,提高服务队伍整体服务水平;8、负责服务站生产经营成本的控制与核算;9、根据市场情况定期组织各种类型的服务促销、服务宣传活动,增加服务项目,改进服务条件,提高服务水平,不断提升用户满意度,增强市场竞争力; 10、负责服务站与XX公司、XX总部售后服务部及当地相关部门的密切联系与配合; (二)客户中心职能职责1、组织用户预约,安排用户接待,为用户提供到站、离站的全过程贴心服务; 2、负责用户资
6、料的整理分析,建立用户档案,拟定用户公关计划并实施; 3、负责解答用户各种咨询与建议,积极宣传、贯彻XX公司及本公司服务政策;4、组织、协调开展受理用户投诉工作,并及时反馈信息;5、组织用户回访与座谈,宣传讲解XX及XX售后服务政策,听取用户意见,处理用户投诉与报怨,及时解决用户问题,改进服务工作,适时向有关部门反馈意见并做好记录; 6、负责用户车辆进厂报修与维修跟进,并将相关信息及时传递给客户,做好用户解答、协调、协商工作; 7、负责用户车辆保修服务的记录与办理工作; 8、负责竣工车辆的结算与交接工作,及时通知用户接车,并送用户离站;(三)维修中心职能职责1、负责XX汽车服务规范的执行、调整
7、、监督、指导;2、负责车间作业内容、动作、顺序与时间标准化管理;3、负责维修作业的安全生产,并保证维修质量;4、负责车间作业工艺、工序标准化管理、监督、指导,建立完善的质量控制体系,全面提高服务质量;5、负责对维修作业车辆进行工期分解与监控,并做好车辆信息的传递; 6、负责车间各项规章制度的执行与调整; 7、负责工具、设备的数量,种类与安置的标准化管理;8、负责本部门办公用品、维修辅料、劳保用品、人力成本的控制;9、负责分析返工原因,研讨对策,并组织实施; 10、负责竣工车辆的检验工作,并做好内部车辆交接; 11、负责各作业班组管理与考评,搞好车间建设。(四)现场库房职能职责1、负责现场库房的
8、日常工作,核算车间生产经营成本; 2、负责对工具、设备、辅料、劳保用品的预算、储存、发放、控制与管理; 3、负责对维修人员领料、退料的登记,并进行单车成本核算; 4、负责对维修旧件回收与管理,积极推行维修人员领件“交旧领新”的领料原则; 5、负责三包旧件的回收管理与交寄工作;(五)备件中心职能职责1、严格执行XX售后服务部配件配送规范,并及时进行信息反馈; 2、根据公司下达的配件采购与销售任务,负责本部门的配件计划、采购、储备与销售服务工作,努力完成配件任务; 3、负责收集、整理、分析实时配件市场信息,梳理配件渠道,公关供货商供求关系,降低配件采购成本; 4、负责协调XX汽车公司配件分销中心供
9、求关系; 5、负责实施、监督、执行XX汽车公司亲情服务规范; 6、负责制定、监督、执行、调整本部门各项规章制度; 7、负责本部门人力资源管理,人员的考评、奖励、处罚; 8、负责客户投诉的分析、处理工作; 9、负责采购配件的三包退货与交寄工作;10、负责备件中心其他日常管理工作,协调本部门与其他部门的关系;三人员结构及岗位职责(一)必备人员条件及要求人员素质是提高维修质量、服务质量的关键,国家标准汽车维修业开业条件(GB/T16739.1.2-2004)及XX汽车服务管理手册(2011年版)对服务站必备人员构成、人员素质、人员数量上均作了相关要求。1、XX汽车服务管理手册(2011年版)关于各级
10、服务商必备人员条件见表3-1。表3-1必备人员(仅用于XX汽车服务部分)项目管理人员技术人员修理工总计XX汽车特约服务站省会城市851528地级521017县级41510XX汽车4S店1XX汽车标准店A类标准店851225B类标准店64818XX汽车特约服务连锁店2136说明:管理人员是指:站长、客户主管、维修主管、备件主管、财务主管、客户顾问、接待员、结算员、采购员、库管员、会计员、出纳;技术人员是指:质量签定员、助理以上工程师、高级技师等;修理工是指:机修工、电工、钣金工、油漆工等;XX汽车4S店对人员数量未作明确要求,人员素质要求技术服务人员中维修工程师不得少于1人,60%以上服务人员应
11、接受过XX公司专业培训,能够胜任XX汽车的销售服务工作;2、国家标准汽车维修业开业条件(GB/T16739.1.2-2004)关于维修业必备人员构成要求见表3-2,人素质要求见表3-3,人员数量要求见表3-4。表3-2人员构成要求序号汽车整车维修企业(一类、二类)发动机专项维修业户(三类)发动机、车身、电气、自动变速器其它1企业管理负责人企业管理负责人2技术负责人技术负责人3检验检验4业务5价格核算6维修:机修、电器、钣金、油漆各专项主修等相关维修人员表3-3人员素质要求人员素质要求企业管理负责人1、 应经过有关培训,取得行业部门颁发的从业资格证书,持证上岗;2、 应熟悉汽车维修业务,具备企业
12、经营、管理能力,并了解汽车维修及相关行业的法规及标准。技术负责人1、 应经过有关培训,取得行业主管部门颁发的从业资格证书,持证上岗;2、 应具有汽车维修或相关专业大专以上的文化程度,或具有汽车维修或相关的中级以上专业技术职称。应熟悉汽车维修业务,并掌握汽车维修及相关行业的法规及标准。检验应经过有关培训,取得行业主管部门颁发的从业资格证书,持证上岗。业务1、 应经过有关培训,取得行业主管部门颁发的从业资格证书,持证上岗;2、 应熟悉各类汽车维修检测作业,从事汽车维修工作三年以上,具备丰富的汽车技术状况诊断经验,熟练掌握汽车维修服务收费标准及相关政策法规。价格核算应经过有关培训,取得行业主管部门颁
13、发的从业资格证书,持证上岗;机修发动机主修1、 维修(机修、电器、钣金、油漆)等关键岗位应经过有关培训,取得行业主管部门颁发的从业资格证书,持证上岗;2、 维修人员的专业知识和业务技能应达到行业主管部门规定的要求。车身主修自动变速器主修电子电器主修钣金油漆车身清洁经过专业培训轮胎维修经过专业培训高压油泵维修经过专业培训曲轴修磨经过专业培训气缸镗磨经过专业培训散热器(水箱)维修经过专业培训汽车空调维修经过专业培训汽车装璜经过专业培训汽车玻璃安装经过专业培训其他汽车维修经过专业培训企业类别人员整车维修(一类、二类)专项维修发动机车身电气系统自动变速器车身清洁涂漆轮胎动平衡及修补四轮定位检测调整供油
14、系统维护及油品更换喷油泵、喷油器曲轴修磨气缸镗磨散热器维修空调汽车装璜汽车玻璃安装企业管理人员11111技术负责人11111检验总检:1进厂检验:12111业务1价格核算1发动机主修适应2车身主修适应2自动变速器主修适应2电子电器主修适应2钣金适应油漆适应21车身清洁适应2轮胎维修适应1高压油泵维修适应1曲轴修磨适应1气缸镗磨适应1散热器维修适应1汽车空调维修适应1汽车装璜适应1汽车玻璃安装适应1其他汽车维修适应11表3-4人员数量要求(二)人员配备人员配备可遵循满足开业条件,符合行业要求及XX公司要求,保障正常生产开展,充分发挥员工积极性、主动性,采取岗位互补、专兼职相结合的原则。各服务站应
15、根据本站实际情况,参照以下建议进行合理调整与配置,并根据业务导向进行人员增减与优化:1、业务接待、结算员、收银员、回访员可专兼职相结合进行配置,专职收银员由财务部门指派,接受财务部门业务指导及相关管理,工作由服务站安排;2、组班设置:各作业班组可采用大工、中工、小工不同技术等级进行搭配,兼顾各专项维修类型进行配置的原则。专项维修类型机电作业可分为:发动机维修、变速器维修、底盘维修、电器电路维修、空调维修等;钣金作业可为分: 事故车维修、挖补车维修、车身调校与维修等;漆工作业可为分:调漆作业、修补作业、美容作业等;各工种作业班组与人员数量应采用阶梯形用工,随着业务量的增减而决定作业班组与用工人数
16、的增减。3、参照3-5图,同时服务站可根据具体情况进行调配。如:业务接待2人,分别兼职结算、回访工作。图3-5(三)人员任职条件及岗位职责1、 站长或服务经理: 任职条件:企业忠诚度高,责任心强,性格外向,具有较强的亲和力、组织协调能力; 具有现代维修企业管理经验,有一定业务开拓能力,对车辆维修、保险、索赔、年审、设备管理有一定经验和方法; 熟悉XX汽车三包服务及维修业三包服务政策,了解XX公司服务规范及服务准则; 懂驾驶,电脑及现代办公室软件的使用。 职能职责: 全权管理服务站各项工作与生产经营开展; 负责制定服务站各项规章制度,工作准则,并根据实际提出有效作业的管理分析及对策; 合理平衡公
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