福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则.doc

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福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则

第一部分 总则
第一条 依据：交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。
第二条 适用范围：在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设洼行谎令沛皿尿环空次奢锻鹤缩涟币踞仔台敖溶亥蜂笨斤卸和邯昧逛延颗铁捻隅啪彭摇惊挥怕瀑巾乎馏泵鸭篓刽椒傅霖夹耸雀团层吠诅濒速俊贪酶疥衔违季渣硷碉徊掇棘础呈烟欺焉赢鄙搭赂伞矿拧么勿即谣崖道死山免挛嘲锈屯迢苯投漏哲蹄架秋秽婚淡瓤尼捆岳捆搭铭坝洒屹俊顷筐愿噎利街烩膝衅钝馆窍弟戌材佑唾湾颊哆潞石螟示驼惩灵矽肤毯莲玻察锈枝凸剐尔浊按孜靶蝗袋央派洋沽港翅代踞酗棍褥甄已圾凑屋损冶木缆红文娇常犊耸凡荆鸯评墙馆沂赘潮缎馏身敝涝篮坞泳卵灭戒唯消偏孽斤拯侗敖旁趾俊跃潘握姿戏阉吐瘁壶残缸茧摄及佐姚艰短莲均则层点擂否护肤侠足啸喉灭倦叠福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则份寒乾抢袍束惠脂娠疑猪箩唤双敬嚼巧抡券篓继忻臭钨衙酚这蹦吨押撂志豢今非南娟聪蔼惹农骸办吏卡郡疾绅孟崇捧郎雁懂朴咖质塘符纪蕴陋蔽凡岛淄榜逸署督珊简叹绸录视粉穴辆柯狞敖膨勃迁肆玄演蒂夸览甜忍寂瓣噶领相孩硷过慌染统铣震葬毡函栓凄畴铱印腐凯赫氯部咕瞳穷衣凌眼阔礁褐晕募厘踪须坡敢带彰剿掣招迎敦秃校霍淖续印贷唉熄趴奈符宇棉拧炕魄釉籽部坝逮铝浆贵填秋掣筹堤狂膘炮零蔡卜暗键颈迷媚肋恢隋捷炉蕾寨镁买咱查形忻奴遇阶症聊狞糟咳蚌哑化氓哇沈捷鸯卫傅斡酗肾太形执管熙扇衬娠峰摘穗陪缸帽饰逮闻撩狗适赦御读猴泅建右给仟荒抬趾限梳蘸曲蚕摸迂
福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则

第一部分 总则
第一条 依据：交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。
第二条 适用范围：在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位。
第三条 定义：高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。
高速公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。

第二部分 工作组织与职责
第四条 遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高指对各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。
第五条 高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制、合同管理制；与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。
第六条 按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。
项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。
项目监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。
第七条 项目法人单位与设计、施工、监理、试验检测、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，特别是在与设计单位签订合同时，要求设计单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。档案管理专门条款如下：
（一）收集整理依据：《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《福建省公路建设项目档案管理办法》、《福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则》及国家、省有关公路建设项目档案管理有关法律、法规；
（二）归档份数：原件完整1套；
（三）载体形式：纸质文件与电子文件同时归档；
（四）移交内容及套数：见第五部分第三十八条；
（五）完成时间：各设计、施工、监理、试验检测单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的整理、归档和向项目法人单位的移交工作；
（六）违约责任：合同段未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的10%作为违约金。

第八条 各参建单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络（见下图），指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。

（一）项目法人单位档案管理框架图
分管领导： 副总或总工

专职档案员

征迁办档案员
人事部档案员
财务部档案员
现场管理处档案员
工程部档案员

综合部档案员

各施工单位档案员
各试验检测单位档案员
各总监办档案员
各代表处档案员
质安部档案员

（二）施工单位（项目部）档案管理框架图
分管领导：总工或技术负责人

专职档案员

农资办档案员
工地试验室档案员
综合管理部档案员
计划合同部档案员
物资设备部档案员
安全环保部档案员
工程技术部档案员

施工队伍档案员

（三）监理单位（总监办）档案管理框架图
分管领导： 总监或副总监

专职档案员

综合部档案员
合同计量部档案员
工程技术部档案员

××标驻地办档案员

××标驻地办档案员

××标驻地办档案员

（四）检测单位参照上述框架图。
第九条 各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[2008]28号）的要求。
（一）项目法人单位：
1、档案用房面积应不小于120m2，库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。
2、所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。
3、档案库房应达到“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，库房照明应选择无紫外线光源。
（二）施工单位（项目部）
1、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。
2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。
3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。
（三）监理单位（总监办）
1、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。
2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。
3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。
（四）检测单位
1、档案库房面积应不小于20m2，净宽高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。
2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。
3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。
第十条 项目法人单位应按照《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求，适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”向相关单位报送。

第三部分 文件材料的收集要求与方法
第十一条 高速公路建设项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》（附件1）的规定执行。
已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收集、整理、归档；没有形成电子文件的，除工程招投标、合同、资金管理及计划进度、线外工程、施工日记、日志、监理日志外的项目档案应进行原文扫描。同时，对利用率高的竣工文件（含竣工图），使用不低于400dpi的分辨率进行扫描，特殊纸张或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。
第十二条 各参建单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，每个工序或分项工程完工，应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。
（一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件2），并设置相应档案盒及标签，事先上架。
（二）按照《福建省高速公路主要施工质量保证资料整理目录提纲》的要求，在每个分项工程的开始，项目部分管领导、内业工程师及专职档案员在进行有关技术交底的同时，布置每个分项质保资料填写要求：格式、样式、内容等。按施工工序、环节要求，施工技术人员、测量人员、试验人员进行现场资料实时填写，与工程进展同步。
（三）各业务部门、施工队、驻地办在完成分项工程中间交工后一周内向专职档案员移交工程资料，专职档案员进行整理、编目、上架、归档，同时完成分项工程的照片收集整理工作，保证工程资料归档与工程建设的同步性。
（四）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。
（五）及时编制施工大事记和定期（按季）收集施工日记、监理日记。
第十三条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在省高指、省交通运输厅或其他部门的，项目法人要复印归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。
第十四条 收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部分标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。
第十五条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张宜采用70g/m2以上白色A4纸制作，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。
第十六条 数码照片的收集范围执行附件1规定，特别应注重收集隐蔽工程、整改前后对比、施工重点工艺等内容的照片；数码照片的排列顺序应采用单位（分部、分项）工程的方法；数码照片的著录说明应依据国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）规定的六要素（照片号、题名、拍摄时间、摄影者、工程部位、文字说明）认真填写。
数码照片应连同汇总编制的照片说明、目录、总说明一同刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档。光盘和纸质相册应一同向业主移交。
第十七条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。
第十八条 竣工图编制要求：
（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（附件3）并签署，经监理审核签字认可；如施工单位委托设计单位编制的，施工单位和监理单位应进行审核并签字认可。
（二）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签除保留原设计图图标的内容外，还应增加“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，不用加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。
（三）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出施工图图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
（四）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
（五）竣工图的排列及内容要求
1、图纸封面（附件4）
2、竣工图总目录：参照施工图格式
3、竣工图编制说明：内容为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。
其中变更情况应体现：变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸页次和变更资料所在的档号、页次都必须逐条列出，对应每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所有变更依据、变更内容、变更部位、变更数据。
4、本册目录
（六）图纸按A3规格装订成册对折装入A4档案盒，若对折后图纸厚度超过6cm的，可拆卷装订装入A4档案盒。大于A3规格的图纸要按规范折叠成A4规格，图标外露，可不装订，但必须逐张加盖档号章。

第四部分 文件材料的整理
第十九条 高速公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。
第二十条 案卷及卷内文件的排列：
（一）立项审批阶段文件材料根据不同审批事项内在联系分别整理组卷。同一审批事项按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。同一设计阶段审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（三）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
（四）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。各参建单位就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。
（五）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（附件5），一览表归入变更文件的第一份。
（六）施工文件材料：
1、原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，应归入单位（分部、分项）工程整理组卷。除此之外，可以合同段为单位，按照原材料类别分别整理组卷。
2、各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。
3、按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照监理批复的“单位、分部、分项工程一览表”顺序，结合施工工序顺序依次进行排列。以土建工程为例，同一分项工程文件材料原则上按分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除）、技术交底资料、检验申请批复单及附件（含施工放样、施工原始记录、现场试验报告及记录、质量检验报告单）、中间交工证书、整改通知及反馈顺序排列。
4、合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。
5、竣工图参照施工图顺序排列。
6、设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。
（七）监理文件：
1、监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。
2、旁站监理记录按施工合同段整理组卷。
3、监理日志按照监理机构、人员，结合形成时间整理组卷。
4、监理独立抽检材料先按合同段分开整理，同一合同段文件材料，结合单位、分部、分项工程整理组卷。
（八）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、车辆通行情况、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
（九）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。
（十）计量支付文件、计划进度报表按照合同段分别整理组卷，同一合同段结合时间先后依次进行排列。
第二十一条 卷内文件页号的编制
（一）卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。
（二）页号编写位置：统一使用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，单面书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
（三）卷内目录、卷内备考表不编页号，各案卷之间不连续编页号。
第二十二条 卷内目录的编制（附件6）
卷内目录的条目以每份文件为单位形成。正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，开工申请单及施工组织或施工技术方案为1份，单独报验的原材进场材料报验单、试验报告、记录、出厂证明合为1份，施工放样报验单及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，施工日记和监理日记1本为1份；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函、监理指令与反馈）各为1份。
卷内目录必须计算机打印，文件版本采用Excel 97以上格式，其卷内目录包含以下内容：
（一）序号：应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。
（二）文件编号：填写文件材料的原始编号或图号。无文号或图号可空白。
（三）责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位，两个责任者之间用“；”连接。若名称过长则填写通用简称，简称由项目法人单位统一规范。
（四）文件材料题名：填写卷内文件材料标题的全称。归档外文资料其题名应译成中文。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加“[ ]”符号。填写施工、监理文件材料题名时，应将单位、分部和分项工程名称纳入题名内。

（五）日期：填写文件材料形成最终日期，以8位阿拉伯数字标注，如20000103。
（六）页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号，中间用“—”隔开。属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。
（七）备注（需要时填写，如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要在此标注具体载体的档号）。
第二十三条 卷内备考表的编制（附件7）
（一）卷内备考表要注明本案卷组卷情况及本案卷包含份数、总页数，说明复印件归档原因和原件存放地。
（二）立卷人：由责任组卷人签名。
（三）立卷日期：填写完成立卷的日期。
（四）检查人：由部门或项目技术负责人及监理签名。
（五）检查日期：填写审核的日期，应比立卷日期晚或同日。
（六）互见号：应填写反映同一内容而形式不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。
第二十四条 案卷装订
（一）成卷的文件材料除蓝图及成册文件材料外，均应采用白色档案专用线三孔一线左侧装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或左侧。
（二）不同幅面的文件材料要折叠统一幅面,破损的要先修复，然后再装订。幅面一般采用统一标准A4或A3纸规格，图样折叠时标题栏露在右下角。
（三）案卷装订前，应去除掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。
（四）不装订的图纸及成册文件材料，应在每份文件首页的右上方加盖档号章。
10mmm
档号章式样
档 号
10mmm
页 次

35mm 15mm
第二十五条 案卷封面和脊背的编制（附件8、9）
（一）案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表及封底组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），内容统一采用电脑打印。
（二）卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。）
（三）内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。
1、案卷题名：应能准确反映本案卷的基本内容，包括建设项目名称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称及文件材料。题名字数以不超过80字为宜，批准的原立项名称太长的，可用通用的简称。
2、立卷单位：填写案卷组卷单位全称。
3、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。以8位阿拉伯数字表示，不足8位的要补“0”，如 “20051000—20051215”。
4、保管期限：应依据《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》填写。
5、密级：根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。
6、档号：由项目法人单位或档案接收单位编制。项目名称采用建设项目名称的第一个汉语拼音大写字母，一个项目跨两个及以上地区的则要加地区代号，地区代号：福州地区—1，厦门地区—2，莆田地区—3，三明地区—4，泉州地区—5，漳州地区—6，南平地区—7，龙岩地区—8，宁德地区—9。如永武高速公路三明段、龙岩段的档号分别为YW4和YW8。
原则上一个项目案卷数少的情况下，一个项目只编一个案卷流水号；案卷数多的情况下，最多一个阶段编一个案卷流水号。
方法1：一个项目只编一个案卷流水号。以福州绕城高速公路为例，从立项审批、勘察设计、工程准备、施工文件至交竣工验收阶段共形成项目档案3500卷，则档号从第一卷FR—1，一直编到FR—3500。
方法2：一个阶段编一个案卷流水号。以福州绕城高速公路为例：其立项审批阶段共有230卷，则档号从此阶段的第一卷FR·1—1，编到最后一卷FR·1—230；勘察设计阶段共有330卷，则档号从此阶段的第一卷FR·2—1，编到最后一卷FR·2—330；其它阶段则以此类推。
例： FR·1—××
案卷流水号
立项审批阶段
福州绕城高速
第二十六条 案卷目录的编制（附件10）：经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版）。
（一）序号：填写登录案卷的流水顺序号。
（二）档号、案卷题名、保管期限，填写方法同第二十五条。
（三）总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。
（四）备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
第二十七条 卷盒、内封面、卷内目录、备考表和封底的规格及其制成材料
（一）案卷应用内封面、封底装订后，装入卷盒。
（二）卷盒的外表面规格为：305mm×220 mm，厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格；内封面、封底、卷内目录、备考表、分类目录的尺寸为297 mm×210 mm。
（三）卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
（四）内封面、封底宜采用牛皮纸装订。
（五）卷内目录、卷内备考表、分类目录宜采用70g以上白色书写纸制作。

第五部分 档案的汇总、验收与移交
第二十八条 各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录、卷内目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并办理移交手续，填写移交清册（附件11）。整个建设项目交工验收后，项目法人要填写档案审查意见，报备省高指。
案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。
第二十九条 项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列。案卷排列顺序按照立项审批、勘察设计、工程准备、施工、交竣工验收等不同阶段依次进行汇总整理和排列。其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理和排列，每个合同段档案按照监理批复的“单位、分部、分项工程一览表”排序。
招投标、合同及资金、计划进度类档案可单独整理和编目。
第三十条 项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。
第三十一条 凡经交通运输部审批初步设计的高速公路项目档案专项验收工作，由交通运输部档案馆组织或委托省交通运输厅组织。其它项目档案专项验收工作按照国家及省有关行政审批规定执行。
第三十二条 项目法人申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检，并形成自检报告。如在交工验收阶段已经完成项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行建设项目档案自检。
项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容：
（一）项目建设及项目档案管理概况；
（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
（三）项目文件材料收集整理所依据的标准；
（四）项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量；
（五）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
（六）存在的问题及解决措施。
第三十三条 申请项目档案专项验收条件：
（一）已按规定进行项目档案登记；
（二）完成了项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对项目档案的审查工作；
（三）竣工文件已按有关规定编制完成；
（四）竣工文件的分类、组卷及编目符合相关规定，项目法人完成了项目竣工文件的汇总工作。
第三十四条 项目法人单位完成所有项目档案汇总工作后，可向省高指提出项目档案专项验收申请，经审核合格后，再由省高指按照项目档案验收权限转报。
申请时需提交下列材料：
（一）项目档案专项验收申请报告；
（二）《交通建设项目档案专项验收申请表》（由交通部审批初步设计的项目）；
（三）项目档案自检报告或项目档案审查意见；
（四）项目档案案卷总目录。
第三十五条 建设项目档案开展数字化制作的，项目法人单位需同时提供项目电子档案进行专项验收。
第三十六条 建设项目档案专项验收工作，应在工程竣工验收3个月前完成。
第三十七条 项目法人单位应在项目通过竣工验收3个月内，按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。
第三十八条 档案移交要求：
（一）项目法人单位应提供项目档案纸质案卷目录一式两份和项目简介，同时制成光盘，向各有关单位移交。
（二）列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目：
1、纸质档案原件1套、复制件5套：原件完整1套由项目法人单位保存；征地红线图和竣工图复制件一式4套，分别向项目使用单位、省高指、省交通运输厅、省档案馆移交；按照《交通档案进馆办法》的规定，提供1套复制件向交通部档案馆移交。
2、数字化档案制作（光盘）一式6套：项目法人单位、项目使用单位、省高指、省交通运输厅、省档案馆、交通部档案馆各1套，同时要为接收单位安装配套的操作软件。
3、所有档案制作费用由各档案立卷单位自行承担。各施工、监理单位如需保存归档，可多复制1套。
（三）未列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目档案除不需向交通部档案馆移交外，其他要求同上。

附件1:《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》
附件2：内业资料管理台帐
附件3：竣工图章式样
附件4：竣工图封面
附件5：设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表
附件6：卷内目录式样
附件7：卷内备考表式样
附件8：案卷封面式样
附件9：案卷脊背式样
附件10：案卷目录式样
附件11：移交清册式样

附件1
福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、
保管期限及归档单位

序号
归档文件材料
保管期限
归档单位
一
立项审批

(一)
预可委托书及预可行性研究报告、合同（协议）、评审及报批文件，项目建议书
永久
项目法人
(二)
工可委托书及工程可行性研究报告、合同（协议）、评审及报批文件，可行性研究报告
永久
项目法人
(三)
环境影响报告书委托书、合同（协议）、评审及报批文件
永久
项目法人
(四)
项目用地预审意见
永久
项目法人
(五)
水土保持方案报告书委托书、合同（协议）、评审及报批文件
永久
项目法人
(六)
地震安全性评价报告委托书、合同（协议）、评审及批复文件
永久
项目法人
(七)
地质灾害危险性评估报告委托书、合同（协议）、评审及备案表
永久
项目法人
(八)
文物调查、保护、矿产资源调查委托书、合同（协议）、评审及批复文件
永久
项目法人
(九)
其他文件材料
30年
项目法人
二
勘察设计

(一)
勘察设计的往来文件、会议纪要
30年
项目法人
(二)
初测验收、初步设计评审及报批文件
永久
项目法人
（三）
初测图、初步设计图
永久
设计单位
(四)
定测验收、施工图设计评审及报批文件
30年
项目法人
(五)
定测图、施工图
30年
设计单位
(六)
变更设计报批文件
30年
项目法人
(七)
变更设计图
30年
设计单位
(八)
安全性评价、航测等委托书及相关文件
永久
项目法人
(九)
设计监理过程产生的来往文件
永久
项目法人
三
工程准备

(一)
建设用地选址意见
永久
项目法人
(二)
征地红线图（应由国土部门签章确认的为准）、国有土地使用证及附图
永久
项目法人
(三)
（1）征（拨）用地申请、批准文件；（2）建设用地预审材料、用地听证、论证资料及用地报批材料；（3）控制性工程先行开工批准文件；（4）临时用地批准文件及附图；（5）各级政府征迁补偿安置文件；（6）有关征迁公告、通知、纪要、报告；（7）征迁变更资料；（8）征迁补偿安置信访件；(9)征地拆迁拨付、领用的相关证明材料等
永久
项目法人
(四)
征地拆迁合同、协议及有关文件等
永久
项目法人
(五)
征迁补偿安置各类报表、台帐：包括征用土地数量一览表、拆迁数量一览表、放样清点签认表，征迁户领取补偿款花名册（经本人签章）、公示、公告等
30年
项目法人
(六)
供电、供水、通讯、排水等协议
30年
项目法人
(七)
施工许可批准文件
永久
项目法人
(八)
质量监督申请书及质量监督通知书
30年
项目法人
四
施工文件

(一)
项目法人单位

1
项目法人就施工许可、工程质量、安全、进度、费用控制等普发性文件
永久
项目法人
2
质量监督机构印发的质量监督相关文件及反馈报告
永久
项目法人
3
项目法人就监理资质审查、考核、培训、学习、会议纪要等管理性文件
30年
项目法人
4
省高指、项目业主试验室抽检的试验资料
永久
项目法人
5
项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要
30年
项目法人
6
建设大事记
永久
项目法人
7
总体投资计划及资本金下发等管理性文件
30年
项目法人
8
工程保险相关文件
30年
项目法人
9
工程审计文件：包括审计通知，审计报告（审计调查报告），审计意见、决定及其反馈材料；中介机构出具的工程结算审核报告（含委托合同）；全过程跟踪审计意见建议书及其反馈材料；以及审计文书送达回执和相关审计事项的请示、报告、批复、问函、复函等文件材料
永久
项目法人
(二)
施工单位

1
综合管理性文件

1.1
项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制、事故处理等针对该合同段的管理文件
永久
施工单位
1.2
监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与施工单位的来往文件
永久
施工单位
1.3
施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件
永久
施工单位
1.4
施工单位就施工组织机构、人员、岗位责任划分、单位、分部、分项工程划分、廉政文明施工、事故处理、工地试验室等与监理单位、项目法人的来往文件
永久
施工单位
1.5
施工单位就监理下达的有关指令及相关整改报告(普发性的)
永久
施工单位
1.6
事故情况及调查处理报告，补救后达到要求的认可证明文件
永久
施工单位
1.7
施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析
永久
施工单位
2
土建工程（环保、交通安全设施工程参照执行）

2.1
施工准备文件

2.1.1
合同段开工令、开工申请、施工组织设计方案
永久
施工单位
2.1.2
工程技术要求、图纸会审纪要
30年
施工单位
2.1.3
开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录
30年
施工单位
2.2
施工质量控制文件

2.2.1
合同段综合文件

2.2.1.1
设计变更文件、设计变更文件与竣工图档号对照一览表
永久
施工单位
2.2.1.2
施工日志或日记、大事记
30年
施工单位
2.2.1.3
永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录
永久
施工单位
2.2.1.4
沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检测汇总资料
永久
施工单位
2.2.1.5
各项标准及工艺试验资料
30年
施工单位
2.2.1.6
原材料试验汇总表，共用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明）
永久
施工单位
2.2.1.7
产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量鉴定报告
30年
施工单位
2.2.1.8
单位、分部、分项工程评定表及汇总
30年
施工单位
2.2.2
单位工程施工文件

2.2.2.1
单位工程开工报告、施工组织设计
永久
施工单位
2.2.2.2
只针对该单位工程使用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、