高校后勤信息化建设策略分析.docx

高校后勤信息化建设策略分析

支琴+卢志坚

摘 要：后勤信息化在我国高校后勤管理和服务中的重要性日益增加，研究其建设策略很有现实意义。文章首先分析了当前后勤信息化建设现状和建设外包相关理论，其次分析后勤信息化规划及其路径，最后提出外包管理策略。
关键词：高校；后勤信息化；外包；资源基础观；策略分析
：G647 文献标志码：A ：1673-8454（2015）21-0058-03
一、引言
高校后勤在追求质量、效率和安全的基础上提出了后勤服务个性需求、安全运行可控可追溯、质量可控可评价、资源利用集约高效等要求。而这也是高校后勤信息化与教学、人事、学生、财务等业务信息化的不同，不仅涉及的业务量多面广，涵盖了餐饮管理、房产管理、设备管理、住宿管理、修缮管理、物业管理、能源管理、公车管理、一卡通管理、门禁管理等，而且要求高度体现以人为本的后勤保障体系的构建。
目前各高校普遍开展了后勤信息化建设，业务应用较多，并取得了一定的成功。高校后勤信息化通过移动智能终端的应用，特别是APP和微信的助力，使推进后勤信息化更加便利，也对后勤相关业务信息系统的可用性提出了更高的要求。与前几年相比，后勤信息化环境也发生了变化，大部分高校数据仓库、人事、教学、学生、财务、能源监管平台等系统已基本建设好，同时高校后勤区域供应链系统开始兴起。这些变化都直接影响高校的后勤信息化建设。
在后勤信息化建设模式上，结合高校后勤社会化改革的推进，外包模式已经被普遍认可，外包模式有完全内制、完全外包、选择性外包。据不完全统计，高校后勤信息化中，少部分采取完全内制模式，部分高校采用选择性外包模式，更多的高校是采用完全外包模式。
各个高校后勤信息化建设的路径、资源基础不同，同时管理需求也存在一定差异。当前各高校后勤信息化效果各异，一定程度上与规划、选择的外包模式相关。没有根据目标和自有资源制定建设规划、选择合适的外包策略，会导致外包公司和校方没有足够的资源或相应的服务能力保证项目建设和运行管理达到预期目标。
蒋宏潮和鲍伟认为北京高校后勤信息化存在整体规划缺乏、各校发展不均衡、专业研究薄弱、应用范围有限、建设效益发挥欠佳和资金人才不足等问题。[1]据不完全统计，后勤信息化建设和使用效果不佳，主要有几个原因：①建设目标不明确，规划缺失；②重建设，轻管理；③外包选择失误或外包管理缺失。
因此，研究高校如何根据战略目标和资源情况，进行信息化规划和选择外包策略具有现实意义。本文拟通过资源基础观和信息系统外包理论，对高校后勤信息化建设规划和外包模式进行探讨，期望对高校后勤信息化建设提供参考。
二、理论综述
信息技术外包是指用户在规定的服务水平下，将部分或全部信息技术、信息系统及相关服务委托给服务商，由其管理并提供用户所需的信息服务。[2]
资源基础理论认为，一般情况下一个完美市场的三个假说不能满足，即公司决策受到历史决策的影响、资源不能完全自由流动和专业知识不容易模仿。因此，基于资源基础理论的软件外包决策也受到三个要素的影响——历史决策的相关问题、战略资源珍贵、模仿困难。当然，信息化规划更应考虑学校环境和资源的实际情况。
计国君认为高校信息化可以从战略角度，完全成本、开发及服务能力、信息化与业务关联度，人力资源水平三个方面评价外包选择策略。[3]江兵认为 IT外包的关键因素有业务、经济和技术三个方面，在技术因素上，建设方应很好地了解所需外包技术的特定服务要求，而技术成熟度和技术关联度是确定外包的主要技术性影响因素。[2]
外包项目的成功是每一个外包项目所关注的。Roy and Aubert认为项目成功需要做好变更管理。[4] Lacity et al 认为决定外包成功的主要因素包括信息部门的支持、契约治理和关系治理。[5]计国君认为高校信息化外包的成功因素应包括一把手原则、信息部门发挥重要作用、职能部门单一负责制及对外包公司的管理。[3]
综上所述，后勤信息化应在学校相关环境下，后勤部门基于自身资源和目标，寻求学校其他部门相关资源支持，整体规划、分步实施，做好项目外包决策和项目管理，以达到期望目标。
三、后勤信息化规划及其路径分析
1.后勤信息化规划
由于后勤信息化涉及的业务多，信息人员素养参差不齐，且受到后勤综合改革的影响，后勤信息化如果没有根据自身的资源、业务的成熟程度，做出最合适的规划和选择合适的建设方式，建设目标就很难达到。因此有效的后勤信息化应该根据自身的资源和目标，根据业务的成熟程度和紧要程度制定建设规划，并将目标、资源作为外包决策的基础，在整个外包决策中形成统一的规划与协同的执行，才能在保证高校战略目标实现的前提下更好地完成后勤信息化建设。
后勤信息化涉及业务多，用户多，在制定信息化规划前，应先考虑后勤信息化涉及的各个子系统的无缝集成，才能提升后勤综合信息管理平台的可用性和效率。那么首先需要确定后勤综合信息管理平台是以业务集成还是数据集成为中心，以及是依托学校统一平台（如门户平台）提供联合的业务处理和数据分析，还是单独构建平台。
在后勤信息化建设原则和路径上，各个学校有不同的理解。陕西师范大学是后勤信息化的先行者，历经10余年建设，形成后勤各个业务全覆盖的后勤管理平台，同时伴随信息技术的进步而完善，该校认为后勤建设是以管理者观念的转变、服务流程的重组与优化为核心。建设有先后，后来者有后发优势，浙江师范大学提出“后位行先，互联共享，助力高校后勤服务管理模式转型”。
总的来说，后勤信息化规划在制定战略目标后，应根据资金、技术人员、主要用户、业务成熟度、业务重要程度、业务信息化紧急程度，统筹规划，按照统一规划、分步实施的原则制定后勤信息化规划。
2.路径分析
如何制定后勤信息化规划，各个学校由于环境、资源和历史决策的影响，都有自己的建设规划路径。一般来说，我们总会有路径依赖，因此在制定规划时要考虑历史决策的影响，这可能涉及制定的规划能否得到各级领导的支持，能否在学校贯彻执行。
制定规划主要有三种路径：①从学校总体规划出发，根据后勤管理的特点和信息化的要求，由学校组织专家制定后勤信息化规划；②标杆法，选择标杆学校，对比研究，再有学校在标杆分析的基础上组织专家制定后勤信息化规划；③完全依托外聘专家或第三方公司制定后勤信息化规划。
要保障规划的科学性，必须与学校综合教育改革、教育治理体系和治理能源现代化建设紧密结合，根据后勤管理和服务的特点进行制定。后勤信息化规划一般不是根据业务管理的现状进行个性化制定，需要对业务进行梳理，与学校后勤的体制机制改革相结合，进行流程优化重组。另外，要保证规划能够得以贯彻实施，除了经费保障外，还需要制定相关的制度，做好制度保障，以及确定组织机构职责和对人员进行相关培训，达到组织保障，确保信息系统建设的顺利进行和建设后的良好运行。
简要的后勤信息化规划和路径分析，如图1所示：
四、外包管理策略
一般而言，后勤信息化涉及的业务信息系统都是高校非关键技术，且当前相关技术都比较成熟。后勤信息化外包模式决策，应主要从战略、管理、技术、经济等目标出发，分析后勤信息化所需资源及平台价值，结合本身拥有的资源和相应业务的成熟程度，确定外包模式。
1.外包模式选择
外包模式决策，首先对后勤相关业务信息系统做战略分析，是进行产学研需要，还只是管理需要；其次进行管理分析，即学校的管理需求是一般需求还是存在部分定制需求；再次对该系统涉及资源进行资源及其价值分析；最后与该业务系统进行价值对比，运用管理、技术、经济、风险作为评价准则，选择最优外包模式。
管理分析，首先判断学校的管理目标，如数据处理、业务流程管理、数据挖掘等，然后分析现有的成熟产品是否已经满足要求，需要定制开发程度。技术分析方面，学校应分析当前该系统主要采用的技术对学校管理的支持，学校定制开发的难度、成本和风险等因素。
完全内制模式在高校衍生成三种模式——由信息部门自主开发、教师主导开发和学生自主开发。学生自主开发是这两年学生创业背景下发展起来的，主要集中在微信应用和APP应用。这三类模式各有所长，学校在细化选择时，可以从经济性（开发成本、运维成本）、管理（项目管理、文档质量、运维服务）、战略（产学研）、技术和风险等多个方面进行权衡。
2.外包公司选择
外包公司选择决策主要是在外包模式决策之后，针对完全外包和选择性外包两种模式，根据学校管理特点、资源情况和外包的子项目，对外包公司的产品、资源和技术服务能力进行分析，通过经济、技术、管理和风险进行综合评价，选择最佳的外包公司。
管理分析，主要分析外包公司既有产品与学校需求的匹配程度，如果建设目标已经非常清晰可直接对产品的功能点进行对比分析，如果建设目标不清晰，那么结合该类产品所实施的与自己学校管理特点相似的系统进行管理目标分析。一般而言，各个学校有独特的一些情况，往往需要针对学校特点进行补充开发，那么技术分析主要是考察公司的技术服务能力和资源情况，以及公司项目管理水平是否满足。经济分析除了建设费用外，还需要考虑运维费用。当然外包公司选择决策分析还应考虑到技术、管理和经济等方面存在的风险。
3.外包项目管理建议
良好的外包项目管理是后勤信息化成功建设的保证。后勤管理部门一般信息技术水平相对不足，在项目管理中应充分借助信息部门的力量，整合学校相关资源，进行信息化建设。
项目要争取获得各级领导的支持，充分利用学校相关资源，特别是信息化资源，充分考虑一线员工使用系统的需求，项目建设管理过程中要让一线员工骨干参与进来，建立后勤信息化建设协调机制，进行外包项目管理。
外包管理中要做好契约治理。合同细节要清晰无疑义，特别是定制部分、验收条件和双方权利和责任。建立项目沟通管理机制，要及时了解项目进展，做好风险管理和变更管理。同时在项目全过程中做好各项培训，包括需求分析和信息化建设知识培训、测试培训和使用培训，促进后勤信息化建设顺利和正常运行。
参考文献：
[1]蒋宏潮，鲍伟.高校后勤信息化建设对策研究[J].中国教育信息化，2012（23）：27-29.
[2]江兵，夏晖，刘洪.企业信息技术外包的策略分析[J].管理工程学报，2002（2）：38-41.
[3]计国君.高校信息化建设外包战略选择研究[J].中国教育信息化，2013（5）：9-12.
[4]Roy V，Aubert B. A Resource-based Analysis of IT Sourcing[J].ACM SIGMIS DATABASE，2002，33（2）：29-40.
[5]Lacity， M. C.， Khan， S. A. and Willcocks， L. P. A review of the IT outsourcing literature： Insights for practice [J].Journal of Strategic Information Systems. 2009（18）：130-146.
（编辑：王天鹏）

-全文完-