加强与完善档案数据库建设的路径研究_刘杰.pdf
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1、|数字档案|2023.2 下兰台内外45摘 要:伴随信息技术的不断发展以及互联网技术的不断普及、更新,我国机关企事业单位的档案数据逐渐呈现出多元化、系统性的特点,档案数据资料也不断积累、数据规模不断扩大、档案资料种类不断增加。档案数据库是为了顺应信息化时代发展潮流,档案数据管理人员提出的一种可以在计算机设备上长期储存、随时共享、存取方便的一种档案信息数据的集合。随着社会科技的迅猛发展以及科学技术的更新换代,我国各个企业的业务工作范畴以及业务量都得到了迅猛的发展,因此,我国的档案管理工作也迎来了更多的机遇与挑战。与传统的档案管理方式相比,建设档案管理数据库能够更加方便快捷地管理企业单位的档案资料
2、,促进档案资料管理工作速率及效率的迅速提升与发展。本文从档案管理工作入手,阐述加强档案管理工作对于促进档案数据库建设工作的重要性,并提出如何通过加强档案管理工作建设档案数据库,以实现企业单位档案信息资源的共享,为推动企业及单位档案数据库工作的建设及发展提供参考。关键词:档案管理;加强;档案数据库;建设档案数据库建设,即借助互联网技术,对于企业及单位的档案数据信息根据不同题材及作用,进行整理归纳形成档案数据集合,并将这些档案数据通过信息化技术以及计算机设备进行提炼及加工,将其转化为数字化数据,以图像、视频以及音频等数据形式将档案资料储存于信息化介质中。因此,整个档案数据库建设工作具有数据录入、数
3、据统计、数据分析、数据检索浏览以及数据下载等信息化功能1。综上所述,建设档案数据信息库,可以实现档案数据的开放共享,确保数据信息的完整性及即时性,有利于促进数据资料的保存及开发利用工作。1 档案数据库建设的定义及优势根据档案数据开发程度以及档案数据储存方式的不同,档案数据库可以分为目录数据库、资料全文数据库、文献数据库、多媒体数据库以及数值数据库等形式,与传统的档案数据管理方式相比,档案数据库建设工作具有以下明显特征:首先,档案数据库建设工作具有多元化特征。企业单位可以通过信息化技术将档案数据转化为目录、图像以及视频音频等多种类型进行保存,具有内容广泛、形象直观以及信息来源广等优势,使得档案管
4、理工作朝着多元化方向发展。其次,档案数据库建设工作具有系统性特征。通过信息化技术对档案数据进行储存管理,相关人员可以通过搜索目录或者关键词等方式将相关档案数据进行搜索或查阅,可以便于档案的查阅及利用工作,使企业单位的档案管理工作以及档案利用工作更加方便快捷。最后,档案数据库建设工作具有针对性特征。在建设档案数据库的同时,相关人员通常会将具有相互关联的数据信息进行提炼、总结及归纳,从而将比较散乱的档案数据进行分类整理,这样不仅有利于档案信息的整理及分类工作,同时,也方便了相关人员对于档案数据信息的查阅及浏览2。综上所述,建设档案数据资料库对于企业单位开发利用档案信息具有积极的意义及作用。2 加强
5、档案管理工作对于推动档案信息库建设的重要性实现信息化档案管理是档案管理工作发展的必然趋势。信息化档案管理能让档案管理更加高效安全,节省人力、物力和财力。信息化档案管理所占存储空间远远小于纸质档案的管理,提升档案管理中心的工作效率。但是因为信息社会的不断发展,使得在信息化档案管理中也出现了一定的安全隐患。信息化档案管理更容易受到网络木马病毒侵袭、非法访问和黑客攻击,其安全受到严重威胁。所以,档案管理机构只有加强对信息化档案管理的安全防范措施,让档案管理工作人员牢固树立安全意识,做好安全防范工作,才能让档案资料免受外界的攻击,防止档案资料的遗失、泄露及损坏。只有加强管理,才能促进信息化档案管理的工
6、作顺利开展。2.1可以保证档案资料的安全信息化档案管理在网络中有可能受到病毒和黑客的攻击,从而给信息安全带来了严重威胁。一些正在运行的网络系统存在安全风险,容易受到病毒和黑客攻击,造成档案资料的遗失和泄露,也让不法分子利用档案牟利,造成严重后果。在信息化技术的冲击下,传统的档案管理方式弊端不断呈现,随着档案信息库的建立,其中存在的问题及劣势也逐渐呈现,例如:一旦网络出现问题,极容易造成珍贵档案资料的丢失,同时,由于信加强与完善档案数据库建设的路径研究文/刘 杰|数字档案|2023.2 下兰台内外46息化技术的管理十分困难,相关人员一旦放松警惕,极其容易导致网络黑客的入侵,从而造成档案文件的丢失
7、或外泄,不利于档案文献的保护工作等。因此,为了保证档案资料的绝对安全,相关人员必须高度重视档案数据库的建设工作,在形成电子文献的过程中,随时对档案资料进行信息认证及加密保护等工作,提高档案管理工作的工作质量,确保档案数据在储存、传输以及处理的过程中不出现错误,消除档案数据库建设过程中的安全隐患3。因此,加强档案管理工作可以保证档案数据库建设工作的安全性。2.2加强档案管理工作可以促进企业的技术更新虽然我国的信息技术获得了飞速的发展,但是,仍然有企业单位对于档案数据库建设工作缺乏应有的重视,导致在日后的工作中,经常出现搜索失误、档案丢失以及查询速度慢等种种问题,甚至部分企业没有开通档案共享机制,
8、导致企业单位的档案资料仅能在单个部门中使用,无法提供各部门之间的共享及对外服务,信息化档案管理正在处于发展阶段,许多档案管理并没有统一的管理模式和标准,造成了各类档案并没有进行统一的分类,分类编号也没有编好,著录的兼容性也比较低,导致了档案管理工作效率低,电子档案也不能得到统一管理和有效共享。还有,各个地方的差异性也比较大,造成了档案管理过程中的办公室自动化软件不兼容,信息技术设备的功能水平不一,很难实现共享。因此加强档案管理工作,可以使企业相关人员加强对于企业档案数据库建设工作的重视,从而使企业的档案数据库建设工作更加完善,促进企业档案管理工作的技术更新4。因此,加强档案管理工作,可以使企业
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