会议室使用管理制度复习过程.doc
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1、会议室使用管理制度精品文档会议室使用管理制度第一章 总 则为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。第二章 适用范围第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条 本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章 会议的类型及使用原则第三条 公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条 会议室使用原则:一、 会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局
2、后部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;二、 会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写会议室预约登记表预约会议室;涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时,应填写会议接待需求表;三、 如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际情况协调会议室使用,事后补办有关登记;四、 部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由行政部另作安排;五、 如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了
3、其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。第四章 会议准备第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容,提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写会议接待需求表,经行政部审批。 第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容:一、 明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员,准备会议议程表、会议资料及签到表,并且指定人员进行会议纪要;二、 涉及接待重要领导或贵宾的会议,需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项;三、
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