建筑行业货币资金内部控制优化的案例研究_宋令威.pdf
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1、财政监督CAIZHE2023 6C AIZHE建筑行业货币资金内部控制优化的案例研究宋令威【摘要】资金安全问题一直是建筑行业备受关注的重点问题,如何优化货币资金内部控制管理、有效防范货币资金风险就显得尤为重要。近年来,Z集团采取了一系列优化货币资金内部控制的对策,成效显著。因此,本文以Z集团为例,探讨了建筑企业存在的资金管理风险及相应的优化措施,以期为其他企业加强货币资金内控管理提供参考借鉴。【关键词】建筑行业 货币资金 内部控制 优化措施一、引言货币资金是企业的生命之泉,是维持企业日常经营的基础。建筑行业作为资金密集型行业,具有资金使用量大、流动性快、周转时间长、分布零散等特点,其资金周转是
2、否高效、资金使用是否合理直接影响企业的正常运转。近年来,随着国家经济的快速发展,建筑行业市场竞争日趋激烈。为扩大市场规模,提高市场占有率,越来越多的建筑企业冒着资金短缺和周转风险承接较多的建筑项目,工程垫资、工程拖欠款、资金沉淀等现象较为严重,资金管理的风险加剧,极易出现资金被挪用、侵占、抽逃、贪污等重大舞弊风险。资金风险案件的发生,不仅反映了不少企业存在货币资金风险管控不当、内部控制存在漏洞等问题,同时也为Z集团及建筑行业加强货币资金管理,优化货币资金内部控制敲响了警钟。为此,Z集团采取了一系列加强货币资金内控措施,以有效防范资金风险。鉴于此,本文首先对建筑行业货币资金风险的具体表现及其形成
3、原因进行分析,然后以Z集团为例,提出优化货币资金内部控制的措施和对策。二、建筑行业货币资金风险的具体表现资金管理是企业财务管理的重要部分,资金管理的重点之一是如何有效防范资金风险。在货币资金管理中,货币资金风险主要表现为资金安全风险、资金使用效率低风险、资金短缺风险。其中,资金安全风险是指企业内部经营中出现非法侵占、挪用、抽逃、欺诈货币资金等行为而给企业带来一定损失的风险。货币资金流动性强、交易频繁,使得货币资金安全问题时有发生。建筑行业由于建设周期长、工程款金额大、项目繁多且分布广,资金管理存在多头开户、资金沉淀、资金周转缓慢等特点,这就为不法分子挪用和贪污企业资金创造了契机,使得建筑行业资
4、金管理难度较大,资金安全风险更为显著。近年来,从货币资金管理的整体环境来看,建筑行业资金管理的形势是十分严峻的,财务资金风险事件一直没有杜绝,其表现形式可归类为以下几方面:一是出纳人员违规操作,私自提现或私刻印章,变造或修改现金支票金额,并涂改或伪造银行对账单;二是出纳人员未严格遵照流程办事,资金安全防范意识薄弱,而被别有用心地窃取印章、U盾、密码等重要财务信息,造成公司巨额资金被划转;三是会计人员或出纳人员利用职权便利,多头开户,套取银行利息,截留公款;四是私自背书转让或出借票据,允许他人使用企业银行账户办理个人转账业务,从中谋取私利;五是采取伪造或变造会计凭证、虚开发财务与会计100财政监
5、督CAIZHE2023 6票、重复报账、虚列支出、私设小金库等手段,挪用、侵吞或窃取公司资金;六是直接盗取库存现金,或与他人恶意串通,私吞企业资金。建筑企业面临的资金安全隐患形式繁多,复杂多样,企业有必要时刻牢记资金管理的底线,有效防范资金风险。三、建筑行业货币资金风险的原因分析建筑行业的货币资金安全事件时有发生,其原因主要在于企业员工资金风险意识薄弱、资金内控体系不完善、资金管理信息系统不健全、内外部监督力度不够等原因。本文从主、客观两方面详细对建筑行业货币资金风险存在的原因进行分析。(一)主观因素建筑企业员工资金风险意识和危机意识淡薄是引起货币资金风险的重要主观因素。从近年来众多货币资金风
6、险案例可以看出,建筑企业货币资金被盗、被贪污、被挪用等案件的发生,大多是企业内部财务人员或其伙同其他人员利用职权便利主动谋划的结果,不仅反映了企业内部控制制度体系存在漏洞和不足,同时也透露出企业财务人员资金风险意识淡薄,未从思想高度重视企业货币资金管理,主动防范和规避企业资金风险。例如,2016年,某集团公司某项目人员通过盗取财务人员资金系统的电子钥匙和密码,从而窃取企业巨额货币资金。此案件主要由于该集团财务人员的资金安全意识不够,U盾用完了不仅没有锁起来,输入密码也没有注意保持距离,进而给了不法分子可趁之机,导致了事故的发生。可见,部分建筑行业的员工资金风险意识淡薄,未严格遵守职业道德规范和
7、要求,甚至利用职权便利谋取私利,触碰资金管理的红线,是导致建筑企业存在较强的货币资金风险隐患的重要主观因素。(二)客观因素1.货币资金内部控制制度不健全。货币资金内控制度制定不规范、执行不到位,是导致建筑企业货币资金风险存在的重要客观因素。一方面,岗位分工不明确,轮岗制度执行不到位。不相容岗位相互分离,能够在很大程度上降低一人权力过大、接触信息过多而导致其利用职权便利谋取私利的可能性。例如,如果出纳人员兼任会计岗位,其便可以随意伪造或篡改会计凭证、重复报账、涂改银行余额调节表等,而从中侵占、挪用企业货币资金。坚持不相容岗位相互分离的原则是绝大多数企业一直奉行的原则。但在实务操作中,部分企业因特
8、殊原因存在内部财务人员配置不合理,不同岗位职责划分不清晰,轮岗制度执行不到位,不仅导致企业财务人员相互推诿,影响财务工作效率和质量,同时也增加了财务资金的管理难度和潜在风险。另一方面,业务流程不规范,审批权限控制不严密。由于经济业务复杂多样,往往会存在制度约束和规范之外的临时性和突发性事件,或者由于业务紧急或其他原因导致企业业务人员常常越过签字或审批流程,优先支付货币资金。此种做法不仅不符合货币资金支付和审批流程,同时也增加了货币资金的安全风险,一旦错付,追款的难度较大。例如,2015年某集团刚上班时间不久的出纳人员,由于其上级财务主管是兼任的,长期不到岗,于是该出纳人员便越过财务主管签字和审
9、批流程,通过利用职工身份证擅自办理银行卡代发工资、修改民工工资支付书、提取现金而未列入账等方式贪污公款900多万。可见,岗位分工不明确,审批流程控制不严密,便会给财务人员侵占或挪用资金提供可趁之机,大大增加了企业货币资金管理风险。2.资金管理信息系统不完善。有效防范货币资金风险,不仅需要货币资金内部控制制度的外在约束,同时还需要货币资金管理信息系统的风险预警和职责权限的技术手段限制。但现阶段,许多企业资金管理信息系统还不太完善,在资金使用上缺乏预警和监督功能,不能对企业存在的潜在内部控制缺陷进行预警提示,使得企业无法及时对资金风险进行提前预防。因此,企业资金管理信息系统不完善,使得企业难以及时
10、发现并应对企业存在的潜在资金安全风险,严重影响了企业货币资金内部控制的效力。3.内外部监督力度不够。长期、持续性的货币资金监督检查可以帮助企业及时发现货币资金内部控制管理中存在的问题和漏洞,并针对财务资金检查中发现的及时采取应对和补救措施,以便将潜在的贪污舞弊风险遏制在源头上。而在企业实际操作中,不少企业对货币资金管理的内外部监督力度不足。一方面,虽然内部审计可以实现对企业货币资金内部控制进行实时动态检查,但企业内部审计成员一般是由企业内部职员组成,缺乏一定的独立性,且监督审查执行力度也不够,严重影响审计效果。另一方面,外部事务所审计独立性较强,但外聘事务所往往一年审计一次,无法对资财务与会计
11、101财政监督CAIZHE2023 6C AIZHE金内部控制实施过程进行全过程的实时监控,很难审查出企业货币资金管理存在的潜在风险点和内控漏洞。故内外部审计的监督检查执行力度不足,也是助长企业资金风险事件产生的原因之一。四、Z集团货币资金内部控制的优化措施建筑企业正常运营的首要前提是确保货币资金安全,实时做好货币资金风险的防范和应对。而优化企业内部控制体系是有效防范货币资金风险、确保资金货币资金安全的重要手段。本文以Z集团为例,对Z集团针对资金专项检查过程中发现的问题而采取的优化企业资金管理内部控制措施进行重点阐述,以期为其他企业加强资金内控管理提供参考和借鉴。(一)Z集团货币资金内部控制的
12、优化措施1.提升员工资金风险的防范意识。加强企业资金管理,有效防范资金安全风险,首要的是从思想高度提升员工资金风险的防范意识。一是加大对企业货币资金管理相关制度的贯宣和培训力度,使得相关业务人员熟知货币资金管理操作流程和要求,严格遵守资金管理相关制度和职业道德规范,坚决不触碰资金管理的道德红线,不做违法违纪之事,并时刻提高警惕,防范资金风险。二是企业领导人要重视资金安全管理,提高风险防范意识,增强识别风险和应对风险能力,对凡是涉及到货币资金的业务时刻保持警惕心里,检查业务审批流程是否合理,业务发生是否真实。同时,督促业务部门加强货币资金管理,不断优化货币资金内部控制,从源头上预防货币资金安全风
13、险,堵住货币资金管理上的漏洞。2.加强货币资金制度建设。货币资金管理制度是开展资金管理工作的依据,Z集团资金管理的底线,就是集团企业制定的各项资金管理规章制度。近年来,Z集团根据财务资金专项检查中发现的资金管理问题,不断修订和完善资金管理制度,其出台的资金内控管理有关的制度主要分为三个阶段:第一个阶段是2017年,集团公司制定并下发了关于进一步加强现金管理的通知和关于重申货币资金管理有关规定的通知两个制度,重点从现金管理、账户管理、网络支付、预留印鉴和结算票据管理、对账管理、资金支付、办公场所安全措施、监督检查等八个方面对货币资金管理基础工作进行了明确。具体内容包括:一是在权限隔离方面,明确规
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