工程管理部资料员管理制度复习过程.doc

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工程管理部料员管理制度初稿

一、资料员岗位职责
（1）负责工程管理部内部及与项目部、公司总部及其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。
（2）负责所涉及到的工程图纸、资料的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。
（3）参与工程管理部定期不定期的检查工作，做好项目部的各类文件资料的及时收集、核查、整理、保管等工作。
（4）负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。
（5）及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。
（6）参与工程投标工作。提供投标文件所需要的一些文件及人员档案等。投标结束后，做好投标文件的保存工作。
二．收集工程资料的原则
（1）及时参与原则。施工单位文件资源的收集、管理工作必需纳入整个工程项目管理的全过程，应经常深入施工工程现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工资源的及时收集、整理和核对。
（2）保持同步原则。资源的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资源的准确性和时效性。
（3）认真把关原则。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文件资源的质量关。无论是对企业内部，还是对相关单位之间往来的文件资源都应认真核查、校对，发现问题，及时纠正。
三．资料的管理工作
（一）施工资料的管理
1、整理分类。施工资料必须及时整理、分类。
（1）、按资料的来源不同。如分为属于建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料设备供应单位、施工总包单位、分包单位、有关部门等。
（2）、按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位、施工单位、城建档案馆等。
（3）、按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料、施工技术资料、施工物质资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、施工质量验收记录、工程竣工验收资料等按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程、建筑装饰装修工程、建筑给水排水及采暖工程、通风与空调工程、建筑电气工程、建筑智能工程、电梯工程等。
（4）、按资料形成先后顺序分类。对同一类型的资料应其形成时间的先后顺序进行排序。
2、存放保管。应配置适当的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜）等来存放文件资料。资料盒、书籍等要摆放整齐，加强管理，做好防范工作。
3、严格履行借阅手续。应建立建健全完善的关于文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失和损坏。
4、及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。
5、负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。
6、参与施工现场规划，编制施工组织设计、施工进度计划，制定施工方案，提取材料用量计划。
7、负责施工资料的收集、编制与整理，收集质量证明文件。
8、定期检查，每月25日检查当月所完成工程的施工资料。
（二）、招投标文件的管理
1、招投标资料管理范围
（1）、招标资料：招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件。
（2）.投标资料：投标文件，即：商务标、技术标、经济标等。（包括纸质文件和电子版文件）。
2、招标文件的收集
（1）．无论公司任何部门、任何人取到招标文件或其他相关文件后，应立即交与工程管理部，由工程管理部根据招标文件的要求，复印相关内容，分发到各投标相关部门。
（2）．分发之后，工程管理部资料员负责将原版的招标文件及其他相关文件分类、整理、归档。
（3）．任何部门人员从工程管理部借阅招标文件原件，都必须严格遵照工程管理部制定的借阅程序，须经总工程师签字批准后方可借阅。
3、投标后的投标文件收集
（1）．无论中标与否，各参与投标的部门在送交投标资料时应备份，并由工程管理部资料员整理、收集，确认完整后五日内将整套投标文件存档。
（2）．参与投标的相关部门，不得私自从工程管理部借出备份文件，有关部门方确实需要借阅，则借阅人应有部门领导的签条（见样条）。
（3）．工程管理部领取中标通知书后，应即刻由资料员存档，使用时按借阅制度借阅和归还。
4、中标图纸的发放和存档
（1）．根据惯用的招投标程序，凡甲方或招标公司发放的正式的施工图纸，必须在工程管理部存档一份备用图纸，给公司各部门借阅提供方便。
（2）．对于公司自行设计的施工图纸，同样按照上述规定自觉执行。
（3）．甲方、招标公司发放的正式图纸（盖有报审章或甲方签字认可）存档后，不得随意借出、涂改。如需要，可临时翻阅或复印，复印者应在文件借阅处登记。
（4）．上述要求会给公司在中标后的决策、设计、施工、设计变更，施工变更以及决算工作提供依据。
4、存档后招投标文件的管理
（1）．资料员负责管理招投标文件资料，按照日期，项目、及不同的性质进行整理、分类、登记、存档备案，负责对存档文件资料的定期整理和检查，负责统计文件借阅登记及归还情况，确保文件的完好性和有效性。
（2）．资料员对所有招投标资料负责统一管理，因工作原因需要借阅招投标资料，要明确责任人和使用期限，并持有部门领导的签条，使责任明确化、具体化，以保证资料的完整和如期归还。使用期间，使用人要保证资料的完整和清洁，造成破碎和丢失的要追究相应的责任。
3．报废的资料严格按照销毁和监销制度进行销毁。
4．公司职员调离或离开之前，要到工程管理部签字确认是否有借阅记录，如有借阅，要将所借阅的文件资料完整归还，负责人签字后方可离开。
5．资料员应遵守资料保密的原则，公司文件不得外借、刻录、所使用电脑应加密，他人不得随意开启。
公司文件借阅申请单 编号：
申请部门

借阅人

日 期

资料名称

用途

申请部门
负责人签字：

工程管理部
负责人签字：

总工程师签字：

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