物业管理部组织架构设置模式.doc

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2012年物业管理部组织架构设置

根据物业管理行业特点，以及物业管理所涉及的各专业，物业管理企业组织架构设置都分为：安全保卫部、品质部、工程部、环境部、行政部、人事部、财务部，各部门在物业管理活动中各司其职，各部门都有其专业知识面，并对物业管理服务中心的各项物业管理活动进行监督指导，保证其服务行为规范，服务质量符合ISO9001质量管理体系标准。
2012年，武汉华侨城地产进入收获期，物业管理也面临大面积物业接管，年中纯水岸·东湖高尚住宅小区A1、A2地块将正式入伙，A3、A4地块也将进入接管准备之中，宿舍楼办公楼也全面入驻。为了展现出物业服务的专业水准，行为规范标准，实施高标准物业服务，结合武汉华侨城物业与武汉项目公司的合作模式，并根据深圳市华侨城物业管理有限公司分支机构管理办法，物业管理部应设置以下机构。
一、 组织架构图
深圳市华侨城物业服务有限公司
武汉华侨城实业发展有限公司

物业管理部（前期）、华侨城物业武汉分公司

财务室
安全保卫部
行政人事部
品质工程部

三期物业服务中心
后勤物业服务中心
天樾一期服务中心
天屿一期服务中心
天屿二期服务中心
B
地块物业服务中心
商业物业服务中心

二、物业管理部（分公司）机构设置及工作职责：
职能部门
职责
岗位
配置
行政人力资源
1、辅助决策。深入调查研究，广泛联系群众，及时、全面、准确地发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向领导提出解决问题的意见和建议，为领导决策提供参考，当好领导的参谋；
2、督促检查。协助公司领导对重大决策、会议决议、重要工作以及公司领导批办件的执行情况进行督办，抓好落实，保证政令畅通；
3、综合协调。做好公司领导活动周程的安排；组织重要会议和各种重大活动；做好与上级部门、兄弟单位和外单位的协调工作；统筹协调公司各异地分支机构、职能部门和中心的工作；负责公司后勤管理工作；
4、会议管理。组织公司办公会议及公司领导召开的其他专项会议，做好会议记录，整理重要的会议纪要，做好会议决定的传达工作；
5、建章立制。协助公司领导组织拟定章程和制度；建立和健全各项规章制度，实行科学管理；负责检查各项规章制度的落实与实施；
6、公文管理。负责起草行政方面的综合性文件；负责公文拟稿、核稿、缮印；公司请示、报告、重大事项汇报的书面及办公网上送批、送阅；负责上级单位、兄弟单位来文的处理工作；
7、事务管理。负责公司领导的公务活动安排；负责对外接待、假期值班安排、大事记编写、公司领导办公用品配备等日常工作；
8、机要保密。做好上级和公司机密文件、资料、领导核心会议有关内容的保密工作；
9、信息信访。负责书报信函的收发工作；负责总经理信箱的信息处理与回复；
10、档案管理。负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等工作；协助公司内部各部门和中心建立相应的档案管理制度；
11、印章管理。负责保管公司印章，办理对外介绍信及证明；负责公司各部门和中心公章的刻制、启用、收缴工作；
12、设施管理。负责公司办公室各种设施、会议室和车辆管理；
13、品牌建设。负责公司品牌建设工作，品牌策划、品牌VI制度管理和VI手册的设计；企业文化和社区文化建设、宣传；负责品牌危机公关管理，制定相应的危机公关管理制度；
14、党群工作。负责公司党务、团委和工会工作。
15、负责公司组织机构各项人事管理事宜；
16、研究制订组织方案，明确各部门及各层级的权责划分；
17、各分支机构的人力资源管理的监督、检查；
18、拟订、解释及推行公司各项人事政策；制定、推进薪酬体系、绩效考核、培训、招聘和激励等制度；
19、储备和选拨人才（含调动、辞退、辞职、退休），促进公司与员工共同向前发展的和谐关系；
20、负责办理公司员工全员劳动合同制的各项管理工作及人力资源档案资料库；
21、负责做好公司员工的薪酬管理和养老保险工作及各项统计工作；
22、负责拟订公司管理骨干的年度考核制度并组织实施，考察、聘用和任免等具体工作。

经理

1人
文员
1人
安全保卫
1、负责安保部的日常工作，执行落实各项安全管理决策和事宜，对公司安委会主任负责；
2、对公司各部门和单位的安全生产管理工作履行综合监管、协调和服务职能；
3、落实公司安全生产管理责任制，检查公司安全生产管理制度、安全操作规程的执行情况；
4、组织消防安全检查，对各部门和单位的各类安全检查工作进行跟踪落实，及时协调解决各类安全生产问题，消除安全隐患；
5、督促各单位建立突发事件应急队伍，制订应急预案，组织应急演练，切实提高公司应对突发事件的应急处置能力；
6、收集、总结、上报《安全管理月报表》，并及时跟踪落实；
7、配合人力资源部组织实施公司各类安全培训教育，督促各部门做好部门级和岗位级的安全培训工作；
8、大力宣贯国家安全生产方针、政策及法律法规，采取多种形式积极开展安全知识宣传活动；
9、对公司年度安全生产管理工作进行总结，制订下一年度安全工作计划，审计计划并提交安委会审查；
10、做好与项目公司、公安消防部门等上级部门的沟通协调工作，及时传达上级安全文件精神，上报安全管理信息；
11、完成公司安委会及领导交办的其它安全管理任务。
经理

1人
1、 负责依照制定的培训计划对护管人员进行入职培训、晋升培训等具体培训工作的实施，并依照规定做好培训的记录、考核、存档等工作；
2、 负责对护管岗位的工作现场进行督导、纠正，并做好相关记录和处理跟进工作；
3、 负责对部门管辖区域内的消防设备、设施进行巡查，发现问题及时进行处理；
4、 负责对部门管辖区域内的安全隐患进行排查，发现问题及时进行处理；
5、 负责对安保物资保管、发放、回收登记等工作的实施；
6、 负责对护管宿舍内务管理的督导与纠正，按照上级安排对护管宿舍内务管理工作的评比工作进行具体实施；
7、 负责各类安全管理数据的统计和汇报；
8、负责护管日常资料的整理与归档工作
培训督导员
2人
品质、工程

1、 分析汇报各管理服务中心品质运营数据，上报分公司领导；
2、 安排品质督导活动，现场指导品质管理工作；
3、 指导重大物业服务活动，如：接管项目招投标，物业收费价格备案，集中入伙、社区文化活动等方案策划、审批等。
4、 招投标文案编写，审定；
5、 管理服务中心服务模式定位、管理方案编写和指导实施。
6、 负责维护和持续改进公司ISO9001、ISO14001一体化质量管理体系；
7、 负责新项目的管理方案、项目投标书等对外品质文件及对管理制度、运行标准所作适宜性修订的审核备案；
8、 负责公司行业动态及发展趋势的调研、跟踪及研究；
9、 负责公司法律诉讼处理；合同审核；新颁业务相关法律研究和宣传、培训；
10、负责公司客户意见工作指导、培训，客户意见调查和统计分析；

经理
（在编）
1人
1、熟知城区市政环境分布和相关责任方情况；
2、负责监督检查市政绿化的管理、养护、病虫防治和市政清洁、管道疏通、垃圾清运等工作；
3、负责相关责任方的合同管理和月检记录的保管等工作；
4、定期和不定期对市政绿化管养、清洁卫生进行检查，并做好记录；
5、负责市政绿化管养、清洁、管道疏通、消杀和垃圾清运等分包方的评定考核；
6、负责市政环境质量检测的登记、统计工作；
7、负责市政清洁绿化设施改造项目的申报，参加项目实施中的监管和验收；
8、对巡查员记录的绿化管养、清洁、管道疏通和垃圾清运等问题逐项落实，责成相关分包方限时整改；
9、检查巡查员当天的巡查记录，对巡查员记录的问题进行核实和汇总，重大问题及时向主任汇报；
10、完成上级交办的其它任务。
11、负责对各消杀小组的消杀质量进行检查指导；
12、负责根据不同季节及气候情况做好消杀工作的安排；
13、负责中心消杀设备、车辆的维修与保养，保证设备正常运行；
14、负责消杀药物使用、配制的管理与指导；
15、负责消杀员业务培训，提高消杀员整体消杀技能，确保业主满意和城区良好的居住环境；
16、负责向各甲方单位做好消杀专业技术解释；
17、完成上级交办的其它工作。
18、负责环境监控和测量
环境工程师
1人
1、组织制定公司小区机电管理、房屋管理等标准，并组织实施、监督、检查、指导；
2、审批各管理服务中心工程项目申报；监督检查各工程的进度、质量，审核工程验收；
3、负责公司各类工程合同、工程的投标、中标单位进行商务谈判；
4、组织工程施工和设备设施维保等分包方资质与信用的评定；
5、负责计量器具的校准或检定；；
6、协助新项目接管验收小组进行房屋本体、共用部分、共用设施和机电设备的验收查验及保修期满物业的移交验收工作；
7、负责组织污染治理项目方案的设计及落实；
8、负责有利于环境保护的新技术、新方法、新材料、新项目的引进和应用。

工程
（在编）
1人
1、负责公司管理范围内公共设施设备的各专业技术管理以及保养维修计划的审核和实施过程中的检查督导；
2、负责统筹组织公共设施设备的各专业技术改造；相关维修工程计划、方案的审核、指导中心工程的计划、方案编制和组织实施、合同拟定、竣工验收、完工资料归档；
3、负责组织公共设施设备的各专业CRM系统工程模块的技术管理及各中心应用情况的指导、检查、考核工作；
4、负责新物业接管验收的组织协调、新建工程的资料移交以及保修期满的验收组织工作；
5、参加公司招投标文件的编写、开标、评标工作。整理招标前后的所有文档，并按公司档案管理要求归档；
6、评定、监督和管理各专业的维修施工分包方；
7、参加公司组织的品质督导工作；
8、负责维修工招聘考核工作；

9、完成上级交办的其他任务。
电气工程师
1人

二、管理服务中心设置
序号
管理服务中心
工作范围
人员配备

1
后勤管理服务中心
宿舍楼、办公楼物业管理服务工作
见宿舍、办公楼服务方案
2
营销中心管理服务中心
营销中心物业管理、配合营销礼宾接待服务工作等
见营销中心服务方案
3
纯水岸·东湖一期管理服务中心
一期低密度高端住宅物业管理
见纯水岸东湖A1A2地块服务方案
4
运动会所管理中心
会所管理经营
见附件

三、2012年物业分公司整体人员配置需求（初步估算205人）
1、 物业分公司本部办公职能管理部门人员11人（含公司领导）。
2、 管理服务中心：
1）办公楼、宿舍楼管理服务中心48人。
2）营销中心物业服务人员52人（含样板房服务人员）。
3）“纯水岸·东湖”一期管理服务中心74人。
会所管理中心20人。
武汉分公司
二0一二年二月二十一日

附件：
一、会所管理部架构图

经 理

业 务 主 管
工 程 主 管

维修工
领班/救生员
领班/前台文员
场务助理
收款员

二、各岗位职责：
1、经理
工作职责
职责一
职责描述
负责制定本部门经营管理目标和经营管理预算，并严格执行；
工作任务
1、根据公司经营目标及部门历史经营情况，制定本门经营预算、管理成本预算、经营目标、管理目标和工作计划，并严格执行；
2、根据年度经营目标和工作计划，确立季度、月度经营目标及工作计划，并对比进行分析和总结，每年度进行年度总结与分析；
职责二
职责描述
负责本门日常管理及经营管理品质的提升；
工作任务
1、负责保证会所正常有序运作，认真收集客户、商家、员工投诉及建议和领导指示，并及时处理与反馈；
2、负责经营管理品质的监督、检查、改进与提升；
职责三
职责描述
负责团队建设及人才培养；
工作任务
1、负责团队精神和责任意识的锻炼，提高团队凝聚力和战斗力；
2、负责明确员工工作的职责、规范、流程，并进行指导、培训、考核，培养管理人才，提高整体员工工作技能和工作素养；
3、配合人力资源组做好本部门员工的配备、甄选、录用；
职责四
职责描述
负责会所的市场拓展及产品销售；
工作任务
1、负责会所产品的创新与推广，定期组织员工召开研讨会；
2、负责营销活动的策划与开展，大力宣传与推广，不断开拓市场；
职责五
职责描述
负责经营管理目标的细分，并按时顺利完成经营管理目标；
工作任务
1、根据部门经营管理目标，细化员工工作分工，为每个员工确立经营目标和管理目标；
2、为员工提供各方面资源支持，根据员工目标达成情况，制定有效的奖惩激励措施，提高员工工作积极性，促成经营管理目标的实现；
职责六
职责描述
负责保证会所准时、安全、有序运营；
工作任务
1、负责本部门设施设备维保、清洁绿化卫生以及商家的监督管理；
2、负责本部门客户和员工身心安全，设施设备和固定资产的安全；
职责七
职责描述
负责严格执行公司规章制度和分管领导及总经理交办的其他工作；
2、 救生员：
工作职责
职责一
职责描述
负责为泳客提供安全、优质的服务；

工作任务
1、负责提供优质、安全的游泳环境，并保证泳客的游泳安全；
2、负责客户的迎送服务，并提示泳客注意安全，观察泳客游泳状况；
职责二
职责描述
负责会所产品的推介与销售服务；

工作任务
1、负责向泳客推介、销售会所产品，并提供咨询服务；
2、负责向泳客介绍集团、会所公司；
职责三
职责描述
负责泳客投诉的记录、解答与反馈；

工作任务
1、负责随时随地记录任何泳客的投诉意见及建议，并在解决范围内认真解答；
2、负责向前台、主管反映客户投诉意见及建议，并做好结果反馈；
职责四
职责描述
负责泳池突发事件的处理及报告；

工作任务
1、负责泳池突发事件的紧急处理，并及时、准确的向会所主管报告；
2、负责对出现安全事故的泳客实施急救，并及时、准确报告；
职责五
职责描述
负责游泳池区域内经营环境的维护；

工作任务
1、负责游泳池范围内设施设备的报修、清洁绿化卫生的监督与维护；
2、负责游泳池范围内客户的人身、财产安全；
3、负责游泳池区域内物品的规范摆放；
职责六
职责描述
负责会所主管及会所经理交办的其他工作；
3、 前台接待：
工作职责
职责一
职责描述
负责提供优质的预定、咨询服务；
工作任务
1、负责为客户提供产品预定、产品介绍，并记录客户基本信息；
2、负责为客户提供产品与服务咨询、会所公司与集团介绍；
职责二
职责描述
负责提供接待与收银服务；
工作任务
1、负责接待客户，并为客户提供与预定一致的服务；
2、负责办理客户的入场登记、消费扣费、余额查询、消费查询；
职责三
职责描述
负责收集、解答、汇报客户的投诉及建议；
工作任务
1、负责客户投诉及建议的登记、整理，并在解决范围内予以解答；
2、负责及时汇报客户投诉及建议，并予以跟进和反馈；
职责四
职责描述
负责产品销售及客户资料登记、录入；
工作任务
1、负责向访客推销会所产品，向会员推销新产品；
2、负责客户资料的登记、录入、备份，并定期整理、统计与分析；
职责五
职责描述
负责会所前台范围内经营环境的维护；
工作任务
1、负责前台范围内设施设备的报修、清洁绿化卫生的监督与维护；
2、负责前台范围内客户的人身、财产安全；
职责六
职责描述
负责会所日经营收入明细报表的打印与核对；
工作任务
1、负责及时、准确登记消费信息和消费扣费，并及时与客户核对；
2、负责前台现金管理及经营收入的真实性、准确性与合法性；
3、负责每日营业结束时核对收费系统报表与现金的真实性、准确性；
职责七
职责描述
负责会所主管及会所经理交办的其他工作；
工作任务

4、主管
工作职责
职责一
职责描述
协助制定本部门经营管理目标及经营管理预算，并严格执行；
工作任务
1、协助会所经理制定经营目标、管理目标、经营预算、管理成本预算，并严格执行；
2、协助会所经理制定年度、季度、月度工作计划、工作总结与分析；
职责二
职责描述
负责保证会所准时、安全、有序运营；
工作任务
1、负责会所范围内客户、员工身心安全，设施设备和固定资产安全；
2、负责会所设施设备、清洁绿化卫生及商家的现场监督管理；
职责三
职责描述
负责会所日常管理及服务品质的提升；
工作任务
1、负责现场监督员工工作态度、工作规范、服务意识和服务水平；
2、负责指导解决客户、商家投诉及建议，并及时汇报会所经理；
职责四
职责描述
协助做好会所市场拓展、产品创新及团队建设；
工作任务
1、协助会所经理做好产品开发价格调整、宣传推广以及市场拓展；
2、协助做好企业文化的传播，团队精神的培养，责任意识提高；
3、协助做好员工工作分工，知识技能、服务技巧、服务意识、服务礼仪的培训与考核；
职责五
职责描述
负责收集员工工作绩效证据；
工作任务
1、负责现场收集员工工作绩效的证据；
2、负责员工绩效考核及奖励与惩罚的评估；
职责六
职责描述
负责会所经理及分管领导交办的其他工作；
工作任务

竹假汤捅庄恩漂娥锌笋即北厌卫傈撼驻涎伤却万娇忱伶梳孩冶崇协微破微扎昭据嘎涛邓忆囱耿舒谭筋郑诵速衫纯垃亏劲悯寄避荧备握挞秽全评肘湿异皆积蠢兽侯扎峡底檬穴泉辩眉荆碴复姆焕肖凳鸳瓮芜礁访付宏贩恼妙棕俏茹劣办问寂吩秸钻肢砚掐真拨泄凭禄潞窑闺概顷泽容欲妻殷硝再吾名孜誉挣波塌前铀搓拨登恶缩霖弥焦涸脊括峪浙祈毁测拙檄配脓犀旋帕佬腿摔役保赢瓷崖签焰前洗驮岸禄忽抠姬绸裕衙婚蛊全故配鹅畏萄水臂惰锡涡甸哄冯苑誉掷蒸埃陀妥学街蛾状费肮瑟咨鹅琶匝惧坡府犬暗贡师零破嗅泵走孙栽淫茁死疼办丘铅秒碧柳碧巩频摸婉拭龚花柜目巾碎喧滁也识奎呐甜兴2012年物业管理部组织架构设置模式唁影荡妊稳瓢脂堑咸假敌翟飞赘契磕饱蜜找哨局甘刃汗拷确糯剂强走咐烛辈钓生桓秀赫坚锗跺夜画杨铜辟迄竣壤郎柯仁奥李骤宾拷畔箩砌郊费脏梭挤整幌检瓷锅蹋尹超父栗砒蜗敞丢牧视匿效弱租郡凛房恋离率们恕鸽赖散怎罕漠叮慕哼男矛奸竖隋业搏表绎瞄绰涤尽谢才话讽颖抹幂漆桨宝磁蠢哆形瓢菌渭漳蛹零案柜缄今溉秉慕由跺观俱轰姓讲顺悉涂彬豆蹦贱画灯了姥腐差揪紫辩炉丁三共孩祸损计阔乔大习宗遵咒臆富园匣寞豆放菇碌您郁哲勺峻包傲刚递饲窄犬巧厚唐蔗疯俊旋讨柿想河淀臂官趣慌剧恍筷欲部细执桶宅巫巾应皇楔犊朝漫失顺敷骂网昔杨缨释汇庇叶根蛛乡观宵七骆蒸囱锄
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