宣传推广管理制度流程.doc
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1、宣传推广管理制度流程一、目 的1.1本制度旨在规范公司对各项推广业务的流程化管理。二、职 责2.1 媒介公关部职责:2.1.1制定媒体年度投放计划。2.1.2负责公司相关广告媒介的购买及合同签订。2.1.3协助相关部门与媒体方协调广告合同履行中的相关事宜。2.1.4汇总媒体广告(报纸、户外、电视)执行情况并监督执行问题及处理结果。2.1.5审核各项广告费预付款、申请及报销。2.1.6定期完成广告(报纸、电视、户外)发布效果评估。2.1.7制订公司品牌年度公关计划。2.1.8与各级新闻单位保持良好沟通,对新闻报道进行监控2.2运营区域:2.2.1配合完成相关广告发布。2.2.2追踪所辖区域内连锁
2、店广告发布执行问题及处理结果。2.2.3汇总反馈所辖区域内连锁店广告发布执行情况。2.2.4负责申请购买所辖区域内的广告媒体广告费预付款及报销。2.2.5申请购买所辖区域内的广告媒体。三、广告媒介购买3.1媒介购买计划3.1.1根据品牌年度推广方案,媒介公关部制定相应的电视、报纸广告年度投放计划。3.1.2相关投放计划在每年度12月1日前完成会签并通过营销总监、总经理审核。3.2媒介购买申请流程3.2.1媒介公关部负责汇总媒体购买申请,并依据年度投放计划进行控制;媒体购买申请由实际需求部门提出。3.2.2购买申请需由申请部门填写广告媒介申请单,交至媒介公关部。3.3媒介购买流程3.3.1购买申
3、请的确认须经过媒介公关部经理、营销总监、总经理的审核,审核意见将及时反馈至申请部门。3.3.2如申请审核通过,由媒介公关部制订相应的媒介订单(具体详见后继内容)。3.3.3媒介专员应将广告发布合同、广告媒介申请单、媒介订单原件存档,复印件由市场专员、申请部门备档。3.4工具表格3.4.1广告媒介申请单四、电视广告4.1广告排期4.1.1根据电视广告年度投放计划,媒介公关部以电视广告排期表形式制定广告排期。4.1.2 媒介专员负责制订电视广告排期表(内部计划表)上报媒介公关部经理、运营各区经理、运营总监、营销总监、总经理审批确认后,并制订电视广告排期表(外部订单)安排所属市场专员操作。4.1.3
4、 市场专员负责与外埠媒体确认广告排期,并根据邀约情况通过OA系统进行费用申请。4.1.4电视广告片应由相关部门提前五个工作日交至媒介公关部,否则媒介公关部视情况有权对投放计划做出变更或取消。4.2广告监播及复查4.2.1监播范围:监播覆盖连锁店区域的电视媒体的广告播出情况。4.2.2监播方式:4.2.2.1 区域连锁店负责安排电视广告监播,填写电视广告月监播报告于下月度伊始前3 个工作日下午16:00前传真至媒介专员处。4.2.2.2 在监测覆盖区域内,媒介专员根据媒介研究公司提供的电视广告跟踪监测月报进行复核。4.2.2.3 媒介专员负责通知区域连锁店进行省台覆盖抽查监播,所属店经理负责填写
5、省台覆盖抽查监播表于监播周期结束后的3个工作日内传真至媒介专员。4.2.3 根据媒介研究公司提供的电视广告跟踪监测月报发现问题的复查流程:4.2.3.1直接反馈媒介研究公司调用原始数据进行复查,同步将问题传真函反馈媒体复查。以媒介研究公司提供的复查报告与媒体复查传真函进行双向核实。4.2.3.2 以媒介研究公司提供的原始数据与复查报告为准。4.2.3.3 当媒介研究公司因人为不可抗因素无法提供复查时,由媒介专员就具体问题通知区域连锁店与当地媒体进行复查,并将处理意见在电视广告月监播报告中补充完毕于收到复查通知日的5个工作日内传真至媒介专员处。4.2.4区域连锁店监播发现的问题的复查流程:4.2
6、.4.1 由媒介专员就具体问题通知区域连锁店与当地媒体进行复查,并将处理意见在电视广告月监播报告中补充完毕于收到复查通知日的5个工作日内传真至媒介人员处。4.2.5媒介公关部负责统计电视广告月监播问题及处理情况,每月10日前完成电视广告月监播报告汇总上报营销总监。4.3广告事后评估4.3.1媒介公关部负责电视广告投放计划月度的广告效果买后评估(参考媒介研究公司提供的买后评估报告),于下月度末上报营销总监批阅。4.4报销规范4.4.1电视广告费用结算原则上为月结方式,一般为下月度15日左右(如存在播出问题,结款时间视具体情况而定。)4.4.2报销程序原则上由市场专员执行,殊情况由公司总部媒介专员
7、处操作。4.4.3报销程序中市场专员须将电视广告月监播报告、具体问题处理的文函、监播BETA带等相关资料递交至媒介专员处;同时须将广告发票或其他票据递交至财务部门。4.4.4审核流程:4.4.4.1媒介专员根据电视广告排期表、电视广告月监播报告、监播BETA带、具体问题处理的文函进行核对,确认播出情况、报销费用无误后通过审批。报销申请不符则退回报销申请,相关资料提供不全则不予通过报销申请。4.4.4.2媒介经理对媒介专员的把控情况进行审核。4.4.4.3财务部依据广告发票或其他票据进行核对,确认费用申请、票据到位无误后通过审批;报销费用不符则退回报销申请,票据不到位则不予通过报销申请。4.5工
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