外协加工管理制度1.doc

外协加工管理办法

1.目的
为规范公司外协件加工的管理流程，加强对外协厂商的加工能力评估和外协件加工质量的监督控制，提高外协件加工的效能，保证公司产品生产的有序进行，不断满足客户的需求，特制定本办法。
2.范围
本办法适用于公司外协件外发加工（包括锻造毛坯加工、锻件热处理加工、锻件粗车加工、锻件半精加工、锻件精加工、设备机配件加工）的全过程管理。
3.外协界定
3.1产品订单在评审过程中因公司生产能力不足或无加工能力，故需要外协厂商协作加工满足客户要求的。
3.2产品订单在公司内部某个制造工序由于技术能力不足或者任务量过大，影响客户交期而需要外协厂商协作加工，由公司检验后交客户使用的。
4.管理职责
4.1产品外协加工之业务管理由外协部全面负责，外协部应根据外协产品的生产计划和工艺计划编制外协加工计划，对各个外协厂商下达外协加工任务。具体管理工作由外协员负责。
4.2外协厂商的加工能力评审由公司生产副总全面负责，并指导质量部会同生安部、技术部等相关专业人员进行现场评审。
4.3外协件的质量过程抽检、最终检验由质量部全面负责。质量部应指定外协件的专检人员，对外协加工件的过程质量实施巡回检验，适时或定期对外协加工件的不合格项进行记录、分析、跟踪和评估。对公司造成损失的，应及时明确外协厂商的相应赔偿责任。
4.4生产副总负责外协厂商评审的最终审批和外协加工合同的审批，对外协加工过程进行监督检查，对重大事项进行决策和汇报。
4.5外协部主管按外协生产计划，与外协厂商议价定价，签订协议合同，编制和下达具体的外协作业计划，指导、监督和跟催计划执行，保证外协生产计划的准期、保质保量完成；
4.6外协员根据外协作业计划，跟催外协厂商，监督质量、交期、数量的完成，并作好相关的外协统计工作。
4.7仓库负责外协件的收发工作，并做好外协件收发过程中的规格、重量、工作号、标识等统计核对工作。
5.外协厂商选择、评审
5.1质量部应每年至少组织1次对外协厂商进行质量保证能力的评审，并在外协人员的配合下，通过网络、市场调查、现场观摩、相关文件等多种方式对外协厂商的资质、生产能力、经营状况、生产技术、服务、成本价格等进行调查，填写《外协厂商调查表》和《外协厂商评价表》，报生产副总审核。
5.2外协厂商的评审与筛选。外协部应根据年度质量保证能力评审、市场调查结果，以及外协件加工质量实际水平，提出合格外协厂商名单，并组织技术部、质检部对外协厂商进行综合评审、筛选，确定外协合格厂商名单报生产副总批准。同时建立合格《外协厂商名录》及《外协厂商管理台帐》。
5.3签订外协加工合作协议。确定外协合格厂商后由外协部与外协厂商签订意向性《外协合作加工协议》，报生产副总确定。
5.4合格厂商选定后必须经过外协件加工试制，试制品一般为一至二件，加工工艺要求为中等。试制加工质量完全符合工艺技术要求时，才能正式确定为本公司的协作厂商。
6.外协计划的编制
6.1订单的评审。销售部接到客户订单后，凡涉及机加工工艺技术要求的，暂由外协部组织评审（条件成熟时直接由工艺技术部负责评审）。一般常规订单由销售人员直接联系外协部进行评审；特殊订单由销售部组织生安、技术、质量、外协等部门进行会审。
6.2外协计划编制。公司生安部按照销售部的销售计划，编制生产总计划（包括生产准备计划和生产实施计划）安排内部生产。当公司内部加工能力受限或者无加工能力时，由分厂报生安部，生安部依据生产计划编制外协生产计划。外协部依据外协生产计划落实产品的外协加工任务。
6.3外协计划评审。生安部在编制外协计划的过程中，为保证外协计划的可行性，应会同销售部、外协管理人员（必要时直接与外协厂商取得联系）进行外协计划的商榷，并在充分考虑满足客户交期要求听取外协厂商合理建议的情况下，对外协生产计划进行评审确认。
6.4外协作业计划的编制。
6.4.1外协部接到生安部外协生产计划后，应立即依据合格外协厂商名录中的分类，联系相关厂商进行技术文件（图纸）的传递、议价、定价及交期、质量、数量的沟通。经主管领导及财会部门审定后，外协人员按公司合同管理规定进行外协合同（协议）的签订。
6.4.2外协部主管按产品的外协合同或协议编制各协作厂商的《外协作业计划》，并由生产副总审批后下达各外协厂商。
6.4.4临时性的急单可采用《外协件加工申请单》，经生产副总批准后与外协厂商直接联系组织生产。
7.外协计划执行的控制
7.1外协作业计划的下达。外协部主管在每日下班前，必须将外协作业计划下达至各相关外协厂商，并及时敦促外协厂商对有关加工工艺进行再确认。外协厂商提货时由外协人员填写《外协件加工出库通知单》，通知仓库收发人员安排发货。外协人员必须每周以书面形式将外协加工信息反馈给生安部和生产副总。
7.2生产进度的跟催与巡检。外协计划下达前，外协部主管及外协员应及时与相关外协厂商沟通，做好生产准备。计划下达后，外协管理人员应及时跟进，采用电话、走访现场、传真等方式进行跟催，每周至少保证1次去现场督查巡检，必要时进行蹬点监造。
7.3外协件加工过程质量的监控。
7.3.1过程质量控制是对外协加工件质量控制的有效手段，外协质量检验人员应根据外协件的质量控制要求，实施外协件的检验工作，特别对外协件关键质量控制点，应重点实施检查。
7.3.2质量部按产品技术控制标准，不定期对外协厂商生产的产品质量情况（特别是首件加工件、关键重要外协件和加工难度大的重要部位）进行巡回检查，对外协管理人员的质量监控情况进行监督。
7.3.3外协人员的现场质量抽检与监控。外协人员必须定期对外协厂商生产的外协件质量情况进行抽检，发现问题应及时反馈给质量部或相关公司领导，并提出改进要求。
7.3.4外协件完成加工后，由外协管理人员核对产品的相关信息（包括工艺跟踪卡、标识、技术文件等），通知仓库（入库通知单）办理入库手续，同时通知质检部进行检验。质检部要指定专人对入库外协件加工质量进行检验，确认合格并签字后方可办理结账手续。发现质量问题要及时以书面形式通知外协人员督促厂家返工、返修，发生交期延误、报废或其他失误时，外协管理人员要及时将信息反馈给外协厂商，并办理相关索赔手续。
7.3.5外协检验员按外协件质量检验情况每日填写《外协件质量检验日报表》交质量部、生安部和外协管理人员。每周填写《外协件质量检验周报表》报质量部及技术副总、生产副总等领导。
7.3.6外协件在加工过程中出现质量问题，质量部要及时指定专人奔赴外协厂现场进行会诊和处理，必要时协同销售部与客户直接沟通协商制定应急措施。
7.4外协件的技术管理
7.4.1技术部负责制定外协件的加工工艺及检验标准（目前在技术部无机加工艺技术人员的情况下暂由外协部负责），由外协管理人员递交给外协厂商并办理交接手续，加工完毕后由外协管理人员负责回收外协厂的相关技术资料。
7.4.2对于价值特别大、加工技术难度大或生产周期较长的外协产品，技术部应专门派出工艺技术人员，不定期地到外协厂商的生产现场检查工艺技术的执行情况并及时反馈信息。
7.4.3技术部应根据技术文件资料的复杂、机密程度制定相应的管理办法，对重要技术文件应加盖不得复印、保密回收等印签。若外协厂商由于管理不善，造成工艺技术文件不慎损毁或丢失的，由外协部协同技术部估价要求外协厂商赔偿。具体操作由技术部规定技术文件价值目录，一旦发生损毁或丢失外协管理人员应及时与外协厂商协商作出处理。
7.5外协件生产进度及交期控制。
7.5.1外协部应依据外协生产计划密切关注外协件的生产进度控制，外协管理人员应依据外协作业计划安排，定期定时以电话、传真、电子邮件、巡回督查等不同方式了解外协件加工进度，重要外协件每天记录生产进度，并在每天下班前及时将相关情况反馈至生安部。
7.5.2当发生无法按计划交货，可能出现1天或以上的延期情况时，外协部应立即与外协厂商联系，协商解决办法；无法解决的，应立即以口头及书面形式通知生安部，并及时向主管领导请示汇报。
7.5.3每日外协管理人员应填报《外协件加工进度表》报部门统计，每周外协统计统一编制《外协件加工进度控制报表》报生安部和生产副总理，重要外协件应按日填报报表，说明工序进度状况。
7.6外协件生产现场问题的协调与处理。外协厂商生产现场出现影响交期、质量、成本、事故等较大问题时，外协部主管要确保有相应的应急预案，即刻反应，以最短的时间指导外协管理人员进行处理，必要时会同技术、质检人员共同解决，保证公司的利益不受损失。
8.外协厂商的检查、评价、考核
8.1半年度检查评价。每半年外协部应组织对主要外协厂商进行检查评价，并将检查结果填入《外协厂商管理台账》中，作为年底考评外协厂商的依据。
8.2年度检查评价。每年底根据《外协厂商管理台账》的统计，填写《外协厂商考核表》对外协厂商的管理能力、交期保证情况、质量保证能力进行综合打分考评，并按得分情况对其分类，经部门主管审查和生产副总核准后将考核结果通报各外协厂商。
8.3对外协厂商的考核按以下相关指标和考核办法进行。
8.3.1外协件的一次交货合格率＝每月外协加工件的一次检验合格数÷外协加工的总件数×100%（30分）；
8.3.2外协件的交货逾期率＝交货逾期的件数÷外协加工的总件数×100%（30分）；
8.3.3外协件价格，在确保加工质量和交期的前提下，所加工的外协件价格与工厂调查了解的可类比的产品价格进行比较（10分）；
8.3.4外协加工件报废率＝加工报废总件数÷外协加工的总件数×100%（20分）。
8.3.5其他事项，如外协厂商与工厂的配合度或服务质量、外协厂商管理水平或质量水平的提升等（10分）。
8.4外协厂商考核等级分类：
8.4.1 90～100分为一级外协厂商；
8.4.2 80～89分为二级外协厂商；
8.4.3 60～79分为三级外协厂商；
8.4.4 60分以下为不合格外协厂商。
8.5 对外协厂商的考核结果的应用。
8.5.1评价为不合格的外协厂商，应取消或暂停其加工业务的合作，必要时对其重新进行评审，待改进后再开展合作。
8.5.2评价为三级的外协厂商，外协部应督促外协管理人员及时了解其实际加工能力，以书面形式责令外协厂商内部加强改善整顿，并视外协加工件的技术要求和重要性进行谨慎合作，一般只允许加工技术要求不高、定价低的外协件。
8.5.3对于二级外协厂商，外协部应逐步建立长期的外协合作机制，经主管副总批准签订外协战略合作协议，在确保质量保证能力的基础上，在加工数量、定价和现场管理上给予适度支持。
8.5.4对于一级的外协厂商，外协部应向公司申报签订长期战略合作伙伴协议，并协同公司各部门在管理、技术等方面给予外协厂商全力支持，尽公司最大的能力协助外协厂商的发展，力争实现公司与外协厂商双赢的结局。
8.5.5外协部应根据外协厂商的考核结果及时更新公司的外协厂商分类排名，并将各外协厂商的考核得分记入其管理档案。
8.5.6外协厂商在加工过程中发生质量问题隐瞒事实，出现严重弄虚作假现象，外协管理人员应在第一时间上报部门主管和生产副总，一经核实取消外协件加工资格，并处以相关外协加工费的双倍罚款。
9.外协加工件质量问题、交货严重逾期的索赔
9.1外协件在加工过程中或者加工完毕后，发现严重质量问题（返工返修、报废），相关质检人员必须在第一时间以书面形式报告部门主管，由质量部开列外协产品不合格品评审单，会同外协部、生安部、技术部等相关人员以及外协厂商的技术人员会商，确定相关补救措施；对新产品、首件试制品或者单件价值超过3万元的外协件，同时会同技术副总、生产副总参与评审，寻找对策。
9.2外协加工件一经评审判废，或者虽未报废但给造成公司重大损失的，由质量部会同财务部和外协部评估损失额。报废的按全部损失额的100%赔偿，未报废可以返工返修或者回用的，按直接损失额进行赔偿。具体由质量部指定专人开具《协作方扣款通知单》，说明扣款原因和确认方式，经外协管理人员以书面形式通知协作厂商，确认后在加工费中扣除或由外协厂商直接交付。
9.3外协厂商发生交货期严重逾期，致客户提出索赔或公司信誉严重受损的，按外协加工合同金额的10%进行赔偿；引起客户索赔的，按客户索赔额的150%赔偿。具体由外协部指定专人开具《协作方扣款通知单》，说明扣款原因和确认方式，经外协管理人员以书面形式通知协作厂商，确认后在加工费中扣除或由外协厂商直接交付。
9.4外协管理人员在外协业务处理中涉及重要技术文件、客户信息时，向外协厂商交底时应明确相应的保密（不得复印、外泄或损坏）和回收要求，签订《外协加工保密协议》。对没有按要求做好保密工作和技术资料回收的外协厂商，外协部应在五个工作日内，及时督促外协管理人员对外协厂商进行索赔，并依据实际损失额开具《协作方扣款通知单》。
9.5所有外协加工件的索赔必须开具《协作方扣款通知单》，此单一式三联，一联交外协加工单位，一联交财务部执行，一联由开具部门备查。
9.6外协部外协管理人员应协调财务部落实外协厂商的索赔责任，并做好相应的管理台账，以便作为外协厂商半年度、年度考评的依据。索赔款项由外协厂商直接在货款中抵扣，或者以现金解缴给公司财务部，。财务在索赔款项到账时，应及时向外协厂商开具索赔收据。
10.外协合同（协议）的签订
10.1公司与外协厂商签订产品外协合同（协议）时，应具备以下主要条款：
10.1.1明确外协产品的名称、规格、工作号、图号、数量和技术要求；
10.1.2外协产品的质量检验方法和要求；
10.1.3加工费及其结算方式（包括铁屑冲抵加工费，返还铁屑重量等）；
10.1.4交货期限、地点和方式；
10.1.5运输费用承担、包装和产品安全要求；
10.1.6违约及赔偿责任；
10.1.7争议处理和确认方式。
10.1.8合同（协议）附则：相关技术文件（图纸、图样、技术要求、检验标准等）保管、保密、回收、丢失损坏赔偿等要求；客户信息、信息传送等保密要求。
10.2外协合同（协议）签订的审批：
10.2.1外协件外发加工必须由公司外协部门严格把关，按委外加工工件的工艺技术要求和计划交期选择合格外协厂商进行加工，并订立外协合同（协议），明确质量、交期、外协产品安全的责任。
10.2.2常规外协产品由外协部每季根据市场行情，组织合格外协厂商进行比质比价确定最终合作厂商，并报公司生产副总批准，成为公司指定协作厂商；与指定协作厂商签定常规外协产品加工合同（协议）时，由外协部主管最终审定确认合同内容。
10.2.3对非常规外协产品的外协加工，由外协部即时组织三家以上合格外协厂商进行比质比价，选取低价优质外协厂商与其签定外协合同（协议），经外协主管审核报生产副总批准。
10.2.4所有外协合同必须报备公司财务备案和审查确认。
10.2.5本款所指常规外协产品、非常规外协产品由外协部协同技术部确认。
11.外协件发货与入库
11.1公司所有外协件加工的发放，须严格遵循公司的物资管理和进出厂规定。外协件外发加工必须执行“先登账入库、后凭单发放、再开出门证”的管理要求。外协部应依据外协合同（协议）开具《外协件委托加工通知单》，建立外协件管理台账，明确发出时间、货物名称、工作号和图号、承接外协厂商、技术要求、交货时间、付款方式等；储运部库管人员凭通知单发放外协加工件；并经财务部备案开具出门证，不得作为分厂在制品直接外发加工。
11.2外协件加工完毕，由外协部负责联系货运、办理报检和入库手续，并在外协件管理台账上登记到货日期、产品质量检验情况。储运部仓管人员应依据发货记录进行销账，并报财务备案。
12.内部专项考核：
12.1外协管理人员擅离职守，不能及时督促外协厂商完成外协件，严重耽误交期、影响客户正常交货期的每次扣50元，致客户索赔的每次扣300元。
12.2外协件质量出现重大质量事故，每次扣责任人200元，造成大件报废的每次考核责任人500元。
12.3现场督察不够，开发的外协厂商管理不善，重复发生质量问题和弄虚作假的，发现后每次扣责任人200元；
12.4技术部、质检部、外协部现场检查指导服务不及时，引起外协厂商投诉的每次扣责任人50元；
12.5外协加工管理中相关的记录、报表、台账记录上报不及时、不准确每次扣30元。
12.附则
12.1本规定解释权归总经理或特别授权部门。
12.1本规定经总经理批准后发布执行。

江苏苏南重工机械科技有限公司
2013年12月

附表：
《外协厂商调查表》
《外协厂商评价表》
《外协厂商名录》
《外协厂商管理台账》
《外协作业计划表》
《协作方扣款通知单》
《外协质量检查情况表》
《外协加工进度控制表》
《外协厂商考核表》
《外协件委托加工通知单》
《外协件加工申请表》