行政人事部岗位说明书.docx

行政人事部职位说明书

一、 部门工作目标
在总监的直接领导下，负责公司人力行政管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行，完善和推进公司人力行政工作为公司提供和培养高素质人才队伍。。
二、 部门结构图
行政人事部
人事经理
行政经理
人事助理
绩效经理
行政专员
前台
出纳
保安
保洁
总监

三、 部门职能描述
1、 管理职责
1）制定部门年度、季度、月度、周计划和预算，及各项计划和预算的分解与检查执行；
2）建立及完善本部门各项制度、规章及规范；
3）部门的目标管理与绩效管理；
4）部门人员培训、培养及人才储备；
5）负责组织公司行政人事相关专题会议；
6) 工作分工及部门内人员调配，部门内员工加班的审核和报批。
2、 行政管理
1）督查督办及协调管理
（1）协助总监做好综合管理、协调各部门工作和处理日常事务；
（2）协助参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解；
（3）监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。
2）公文管理
（1）负责总公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件；
（2）负责公司内外文件、电函、资料的的收发、登记、打印、传递、归档工作；
（3）负责公司行政管理制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理；
（4）搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；
3）会务管理
（1）负责组织公司办公会议和其他有关会议，做好会务、服务、会议记录及撰写会议纪要；跟踪、检查、督促会议决议的贯彻实施；
（2）负责组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动；
4）档案管理
（1）负责公司行政文书档案的管理；
5）信息管理
（1）负责行业及公司内部信息的收集、汇总、整理。
6）固定资产管理
（1）协助财务部进行公司固定资产清查盘点工作；
7）公共关系管理
（1）公司的公共关系拓展及来访客人接待，处理突发事件。
8）企业文化建设
（1）负责公司文化、企业形象的建设、提炼和宣贯，文化活动的组织实施，进行相关培训。
9）后勤服务工作
（1）公司办公环境管理
3、 人力资源管理
1）人力资源规划管理
（1）负责制订人力规划，为重大人事决策提供建议和信息支持，组织制定、执行、监督公司人力资源行政管理制度；
（2）负责开展工作分析，编制职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；
（3）根据部门人员要求情况，提出内部人员调配方案（所括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；
2）人员招聘、开发及调配管理
（1）根据现有的编织及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；
（2）对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；
3）绩效管理
（1）制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；
（2）监督公司各部门认真落实岗位责任制，做好绩效考核。
4）薪酬管理
（1）负责拟定部门薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制；
5）培训管理
（1）制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；
6）人才储备及员工职业发展
（1）建立公司后备人才库，做好人才储备工作，制定并实施公司员工职业生涯规划方案。
7）员工关系管理
（1）关注员工思想动态、做好员工思想工作，保持骨干队伍稳定，解决员工投诉及劳动争议。
8）日常人事管理
（1）负责日常人事管理，办理入职，人事档案、合同签订、定级、调岗及考勤工作；
4、 部门内部日常管理
1）负责填报综合部日报表
2）负责对本部门公司各类文件、资料的收发、登记、催办、整理、立卷、存档和保管工作；
3）负责处理本部门办公电话、办公来信和来访接待等；
4）负责本部门档案、资料及相关证书的保管、借阅及登记工作；
5）负责做好部门内各类专题会议的组织、准备、服务、记录工作；
6）负责部门办公区域卫生清洁以及办公设备的定期保养工作；
7）负责本部门办公用品的领取、分发和保管；
8）完成领导交办的其它工作。
四、 部门职责分解
见部门各岗位职位说明书

（1）职位说明书·人事经理岗位
人事经理岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
人事经理
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
总监
职务序列
管理层
直接下级
部门员工
管理幅度
直接管理：2岗；间接管理：无
2、职位目标
在总监的直接领导下，负责公司人力管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行，完善和推进公司人力资源管理为公司提供和培养高素质人才队伍。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

总监
部门内员工
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

人事经理

4、岗位重要职能与任务描述
一、管理职责
1）负责制定部门年度、季度、月度、周计划和预算，及各项计划和预算的分解与检查执行；
2）负责建立及完善本部门各项制度、规章及规范；
3）负责部门的目标管理与绩效管理；
4）负责部门人员培训、培养及人才储备；
5）负责组织公司行政人事相关专题会议；
6) 负责工作分工及部门内人员调配，部门内员工加班的审核和报批。
二、人力资源
管理
1）人力资源规划管理
（1）制订人力资源规划，为重大人事决策提供建议和信息支持，组织制定、执行、监督公司人力资源行政管理制度；
（2）开展工作分析，编制职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证 职位说明书与实际相符；
（3）根据部门人员要求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；
2）人员招聘、开发及调配管理
（1）督导及审核根据现有的编织及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；
（2）督导及审核对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；
3）绩效管理
（1）督导及制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；
（2）审核及监督公司各部门认真落实岗位责任制，做好绩效考核。
4）薪酬管理
（1）制定薪酬政策和晋升政策，组织提薪评审和晋升评审，制定公司福利政策；
5）培训管理
（1）组织员工岗前培训、办理培训进修手续，各类人力资源数据统计分析与审核；
6）人才储备及员工职业发展
（1）督导及审核建立公司后备人才库，做好人才储备工作，制定并实施公司员工职业生涯规划方案。
7）员工关系管理
（1）督导及审核员工思想工作，保持骨干队伍稳定，解决员工投诉及劳动争议。
8）日常人事管理
（1）督导、审查及审核日常人事管理，办理入职，人事档案、合同签订、定级、调岗及考勤工作。
四、部门内部
日常管理
1）督导及督查部门内部文件、档案、资料管理、来访接待、会议组织等日常事务；
2）完成领导交办的其它工作。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
部门费用控制率 %、人员工资福利总额控制率 %
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%、
制度、流程及标准的完成率 %、后勤保障的满意度、
企业文化活动的完成率%
管理指标
人员培训完成率%、骨干员工培养达标率%、
客户指标
客户满意度 %、客户投诉率 %

（2）职位说明书·行政经理岗位
行政经理岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
行政经理
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
总监
职务序列
管理层
直接下级
部门员工
管理幅度
直接管理：5岗；间接管理：无
2、职位目标
在总监的直接领导下，负责公司行政管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行，完善和推进公司人力资源管理为公司提供和培养高素质人才队伍。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

总监
部门内员工
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理

4、岗位重要职能与任务描述
一、管理职责
1）负责制定部门年度、季度、月度、周计划和预算，及各项计划和预算的分解与检查执行；
2）负责建立及完善本部门各项制度、规章及规范；
3）负责部门的目标管理与绩效管理；
4）负责部门人员培训、培养及人才储备；
5）负责组织公司行政人事相关专题会议；
6) 负责工作分工及部门内人员调配，部门内员工加班的审核和报批。
二、行政管理
1）督查督办及协调管理
（1）协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；
（2）参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解；
（3）监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。
2）公文管理
（1）督导及负责总公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件；
（2）督导及负责公司内外文件、电函、资料的的收发、登记、打印、传递、归档工作；
（3）督导及负责公司行政管理制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理；
（4）督导及负责搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；
3）会务管理
（1）督导及负责组织公司办公会议和其它有关会议，做好会务、服务、会议记录及撰写会议纪要；跟踪、检查、督促会议决议的贯彻实施；
（2）督导及负责组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动；
4）档案管理
（1）督查及负责公司行政文书档案的管理。
5）信息管理
（1）督查行业及公司内部信息的收集、汇总、整理。
6）固定资产管理
（1）督导及协助财务部进行公司固定资产清查盘点工作。
7）公共关系管理
（1）督导及负责公司的公共关系拓展及来访客人接待，处理突发事件。
8）企业文化建设
（1）督导及负责公司文化、企业形象的建设、提炼和宣贯，文化活动的组织实施，进行相关培训。
9）后勤服务工作
（1）督导及审核公司办公环境管理。
三、部门内部
日常管理
1）督导及督查部门内部文件、档案、资料管理、来访接待、会议组织等日常事务；
2）完成领导交办的其它工作。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
部门费用控制率 %、公司行政管理费用的控制率 %
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%、
制度、流程及标准的完成率 %、后勤保障的满意度、
企业文化活动的完成率%
管理指标
人员培训完成率%、骨干员工培养达标率%、
客户指标
客户满意度 %、客户投诉率 %

（3）、职位说明书·人事助理岗位
人事助理岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
人事助理
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
2人
直接上级
人事经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在人事经理领导下，进行公司人事管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行，提供和培养高素质人才队伍。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

人事经理

公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

人事助理

4、岗位重要职能与任务描述
1）人力资源工作
（1）协助上级领导制定公司人事规章，并贯彻执行；
（2）开展岗位（工作）分析，编制职位说明书与岗位规范，建立健全岗位责任制；
（3）负责人员招聘，通过多种渠道为公司寻求合适的人才；
（4）组织员工岗前培训、办理培训进修手续，各类人力资源数据统计分析与审核；
（5）负责代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作；
（6）负责社会保险保险、公积金的办理；
（7）协助上级领导开展绩效考核，并协助上级领导组织开展绩效改善工作；
（8）负责建立健全员工的人事档案；
（9）负责公司员工升、降、调、辞等人事调整管理和相关手续办理；
（10）负责员工离职手续办理；
（11）负责员工考勤管理和纪律监察；
（12）负责协调员工关系，解决劳动纠纷；
（13）负责组织企业文化建设；
（14）负责公司人力资源信息的上传下达工作。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
招聘费用控制率 %
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%、
制度完成率 %、后勤保障的满意度、
企业文化活动的完成率%
管理指标
培训完成率%、
客户指标
客户满意度 %、客户投诉率 %

（4）、职位说明书·绩效经理岗位
绩效经理岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
绩效经理
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
人事经理
职务序列
管理层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在人事经理领导下，进行公司绩效管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行，提供和培养高素质人才队伍。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

人事经理
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

绩效经理

4、岗位重要职能与任务描述
1）绩效管理工作
（1）协调组织完成公司绩效评价标准的调整，使其更符合不同阶段的要求；
（2）不断完善公司考核体系；负责调查评价制度实施问题和效果，提供解决方案；
（3）建立公司职位流动和晋升体系；
（4）定期组织实施绩效考核工作，协助、指导各部门管理者有效使用考核结果，用于员工工作绩效的持续改善；
（5）协调各部门完成公司绩效评价标准的调整，使其更符合不同阶段的要求；
（6）组织实施绩效评价面谈、接受员工申诉，并及时上传、反馈考核意见工作；
（7）根据绩效评价结果实施对员工的奖惩工作；
（8）协助上级完成其他相关绩效管理工作。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
管理费用控制率 %
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%、
制度完成率 %、后勤保障的满意度、
企业文化活动的完成率%
管理指标
培训完成率%、
客户指标
客户满意度 %、客户投诉率 %

（5）、职位说明书·行政专员岗位
行政专员岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
行政专员
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
行政经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在行政经理领导下，进行公司行政管理工作，协调公司内外部工作关系，保障各项工作的正常进行。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政专员

4、岗位重要职能与任务描述
1）行政工作
（1）负责办公用品的定额和计划管理工作。
（2）负责员工名卡、员工名片及公司通讯录的管理和发放；
（3）负责公司部分文件和资料的分类、整理和归档工作；
（4）负责公司环境的管理和办公场所的布置、清洁管理；
（5）负责办公用品的采购工作，做好登记存档，并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记，建立办公用品管理台账保证证账物相符；
（6）负责固定资产管理工作，建立固定资产管理台账，并及时更新维护；
（7）负责公司办公设施的维护；
（8）负责公司文件的发放工作；
（9）负责公司车辆管理；
（10）完成领导交办的临时性任务。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
公司行政费用的控制率 %
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%、
制度完成率 %、后勤保障的满意度、
企业文化活动的完成率%
管理指标
培训完成率%、
客户指标
客户满意度 %、客户投诉率 %

（6）、职位说明书·前台岗位
前台岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
前台
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
行政经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在行政经理领导下，负责公司前台工作。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理

公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

前台

4、岗位重要职能与任务描述
1）行政工作
（1）接听电话，记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；
（2）对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员；
（3）负责公司快递、信件、包裹的收发工作；
（5）协助上级领导开展环境卫生及安全管理工作；
（6）负责员工加班订餐工作；
（7）负责对外文印工作；
（8）协助员工招聘电话预约工作。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
公司行政费用的控制率%、招聘费用控制率%、
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%
制度完成率%、后勤保障的满意度
企业文化活动的完成率%
管理指标
培训完成率%、
客户指标
客户满意度%、客户投诉率%

（7） 职位说明书·出纳岗位
出纳岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
出纳
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
行政经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在行政经理的直接领导下，负责公司的财务出纳工作。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

出纳

4、岗位重要职能与任务描述
1）出纳工作
（1）办理现金收付和结算业务；
（2）登记现金和银行存款日记账；
（3）保管库存现金和各种有价证券；
（4）保管有关印章、空白收据和空白支票；
（5）负责员工差旅费报销工作；
（6）负责日常报销管理；
（7）负责公司费用支出统计工作。
2）其它工作
（1）协助完成部门内部其它事务；
（2）完成领导交办的临时性任务。；
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
财务指标
公司费用的控制率%
运营指标
协调工作及时性有效性及准确率%
制度完成率%、后勤保障的满意度
企业文化活动的完成率%
管理指标
培训完成率%、
客户指标
客户满意度%、客户投诉率%

（8） 职位说明书·保安岗位
保安岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
保安
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
行政经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在行政经理的直接领导下，负责公司的安全保卫工作。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

保安

4、岗位重要职能与任务描述
1）保安工作
（1）维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序；
（2）维护公司内部治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然；
（3）加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，及进发现可疑人和事，并逐出；
（4）监督员工遵守安全守则及其它规则；
（5）加强防火活动，及时发现火灾苗头，并消除之；
（6）对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向公司或公安机关报告；
（7）做好各项登记及交接班记录。
2）其它工作
（1）协助完成部门内部其它事务；
（2）完成领导交办的临时性任务。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
业务指标
安全保障达成率%、后勤服务满意度
客户指标
客户满意度%、客户投诉率%

（9） 职位说明书·保洁岗位
保洁岗位职位说明书
1、职位基本资料
职位名称
保洁
职位编号

所属部门
行政人事部
职位编制
1人
直接上级
行政经理
职务序列
执行层
直接下级

管理幅度
直接管理：无；间接管理：无
2、职位目标
在行政经理的直接领导下，负责公司的保洁工作。
3、工作关系
上级管理部门、行业协会、公司客户

行政经理
公司各部门
上级管理部门、行业协会、公司客户

保洁

4、岗位重要职能与任务描述
1）保洁工作
（1）遵守本单位和项目单位的规定、要求，尽职尽责按照操作规程及保洁标准所要求做好本责任区工作；
（2）负责保洁工作的具体实施，学习相关业务知识技能，接受培训，掌握清洁工具基本操作技能；
（3）主要负责公司所有公共地面、走道、办公室、会议室、茶水间、仓库等卫生保洁工作，
营造一个干净、整洁、有序的办公环境；
（4）有义务维护公共设施、设备的正常使用状况，在保洁过程中，如发现公共设施有损坏，应及时上报。
2）其它工作
（1）协助完成部门内部其它事务；
（2）完成领导交办的临时性任务。
5、岗位绩效
关键绩效领域
关键绩效指标
业务指标
环境卫生达标率%、后勤服务满意度
客户指标
客户满意度%、客户投诉率%