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项目监理部监理文件资料整编管理规定.doc
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1、项目监理部监理文件资料整编管理规定1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档,是项目监理部的一项重要工作。为规范项目监理部监理文件档案资料的管理,特制订本规定。2工程建设监理文件档案资料,是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理文件档案资料管理是否规范,是公司对项目监理部工作考核的主要内容之一。各项目监理部必须按公司统一要求认真做好此项工作。3项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责,落实专人具体实施。4为保证监理资料的完整、分类有序,工程开工前,总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式(包括用纸尺寸)、份数达成一致意见。5监理文件档案资料的日常管理应做
2、到:注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。6日常管理中监理资料的具体分类如下:6.1合同文件6.1.1监理合同(包括招投标文件);6.1.2施工合同;6.1.3分包合同和其他合同;6.1.4合同变更协议文件;6.1.5费用索赔和工程延期文件。6.2监理文件6.2.1监理大纲;6.2.2监理规划;6.2.3监理实施细则;6.2.4会议纪要(例会纪要、专题会议纪要、其他与工程监理相关的会议纪要);6.2.5监理阶段性总结报告;6.2.6监理月报;6.2.7监理日志/日记;6.2.8监理旁站记录;6.2.9监理工作联系单、监理工程师通知单;6.2.10监理工作总结。6.3工作联系文件6.
3、3.1建设单位联系单;6.3.2施工单位联系单;6.3.3政府部门函件;6.3.4设计变更文件。6.4施工单位报验资料(一)6.4.1开工文件;6.4.2施工组织设计及方案;6.4.3总包单位(分包单位)资质资料;6.4.4人员上岗证;6.4.5工程量申报及付款报告;6.4.6试验室资质报审资料。6.5施工单位报验资料(二)6.5.1建筑材料、构配件、设备报审表;6.5.2报验申请表; 6.5.3工程质量问题处理记录及质量事故处理报告;6.5.4工程测量放线报审文件;6.5.5工程进度计划报审文件。6.6工程验收文件6.6.1工程桩基、基础、主体结构工程等中间验收文件;6.6.2设备安装专项验
4、收记录;6.6.3工程竣工预验收报验表;6.6.4人防工程验收记录;6.6.5消防工程验收记录;6.6.6单位工程验收记录;6.6.7工程质量评估报告;6.6.8竣工移交证书等竣工文件;6.6.9工程照片及声像资料。7.日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签,首先,应由资料员审核该表格的使用是否符合要求,填写是否规范,无误后交专业监理工程师。专业监理工程师主要审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求,确认签字后返还资料员,资料员将签认过的资料保留一份,其余返还施工单位。8.监理文件档案资料应在各阶段监理工作结束后,由资料员负责及时整理归档。9.工程竣工后,向建设单位、城建档案馆、公司
5、移交的工程监理文件档案的归档和移交执行施工阶段监理文件归档和移交规定。 施工阶段监理文件归档和移交规定总 则1为提高公司建设工程监理文件管理水平,规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作,制定本规定。2本规定适用于2003年1月1日后开工的新建、扩建、改建建设工程施工的监理文件。3本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外,同时应符合建设工程监理规范(GB503192000)、建筑工程文件归档整理规范(GB/T503282001)、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118222000)、技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.389)、城市建设档案案卷质量规定(建办1995697号)
6、等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。4为使监理文件档案资料符合有关规定和要求,要求在项目开工前,项目监理部应与建设单位取得共识,同时应主动与城建档案部门进行联系,明确具体要求。 基 本 规 定1 项目监理部应将工程监理文件的形成和积累,纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。2由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。3工程部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程监理文件进行预验收。监理文件的归档范围及质量要求1监理文件的归档范围1.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体
7、和文件,均应收集齐全、整理立卷后归档;1.2工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求。2归档监理文件的质量要求2.1公司归档的工程监理文件应为原件(特殊情况需采用复制件的,应注明原件存放处);2.2工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。2.3工程监理文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。2.4工程监理文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、黑色中性签字笔等,不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。2.6工程监理文件中文字材料幅面尺寸为
8、A4(297mm210mm)。图纸应采用国家标准图幅。2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。2.8其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。工程文件的立卷1名词解释1.1立卷:按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。1.2案卷:由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.立卷的原则和方法2.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。2.2一个建设工程项目由多个单位工程组成
9、时,工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷,对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。2.3立卷可采用如下方法:2.3.1单位工程:可按照工程管理过程、施工过程控制组卷;2.3.2建设工程项目:可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。2.4立卷过程中宜遵循下列要求:2.4.1案卷不宜过厚,一般不超过40mm;2.4.2案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。3.卷内文件的排列3.1文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。3.2既有文字材料又有图纸的案卷,
10、文字材料排前,图纸排后。4.案卷的编目4.1卷内目录的编制应符合下列规定:4.1.1卷内目录式样宜符合本规定附录C的要求;4.1.2序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”开始依次标注;4.1.3责任者:填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;4.1.4文件编号:填写工程文件原有的文号或图号;4.1.5文件题名:填写文件标题的全称;4.1.6日期:填写文件形成的日期;4.1.7页数:填写组成案卷文件的总页数;4.1.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.2卷内备考表的编制应符合下列规定:4.2.1卷内备考表的式样宜符合本规定附录D的要求;4
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