行政办各岗位说明书.doc

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总经理岗位说明书
电子文件编码
XZ-A
页码
A-1
岗位名称：总经理
岗位职级:一级
直接上级:董事长、管理公司领导
直接下级：各部门经理
岗位职责及工作内容：
●负责组织制定度假村管理目标和年度经营计划
（1）进行旅游市场分析预测，接受上级单位下达的年度经营指标；
（2）组织研究讨论，按经营部门进行经营指标合理分解；
（3）组织制定度假村年度经营计划，并按年度、半年、季度、月份进行分解。
（4）责成财务部制定度假村年度成本控制计划，并按年、半年、季、月分解到部门；
（5）审批各部门年度经营计划和成本控制计划；
（6）亲自指挥、督导实施。
●负责组织建立和完善度假村组织机构
（1）选择最佳的组织形式、组织形态、管理幅度和管理层级；
（2）选聘部门副经理以上高中级管理人员并不断优化；
（3）协调各部门的关系，建立度假村内部合理而有效的运行机制。
●负责主持制定和完善度假村各项规章制度、服务标准和操作程序
（1）根据度假村管理理念和管理思想，确立度假村的企业文化模式，组织制定店纪店规，并不断补充、完善；
（2）责成各部门制定各级岗位职责、服务标准和操作程序，适时予以更新、完善；
（3）主持成立质量管理小组，定期督导检查，确保制度的执行。
●负责度假村的市场拓展，并主持制定促销计划
（1）确定市场定位和目标市场，拓展客源市场；
（2）主持制定年度促销计划，适时提出阶段性工作重点，并亲自督导实施；
（3）确定度假村产品价格政策和策略；
（4）亲自进行市场调研和促销
●负责度假村员工队伍建设
（1）确定度假村人才培养规划、审批度假村年度培训计划，并监督实施；
（2）负责高中级以上管理人员的培养、使用和考绩、评估，任人唯贤，知人善任；
（3）担任管理培训的培训教师，亲自授课；
（4）关心员工的生活，掌握员工的思想动态，适时亲自处理员工投诉，创造温暖、竞争向上的良好氛围。
●日常事务性工作
（1）主持召开和参加各种例会（每周晨会、经营分析会）
（2）定期向上级单位汇报工作；
（3）听取部门经理的工作汇报，处理应急事务；
（4）阅读各类报表、文件、邮件，审批各类文件、单据；
（5）巡视度假村各部位，给予及时督导、指正
（6）接待各类来访
（7）例行公务出差。
●组织学习和创新
（1）密切注意国内外旅游发展动态和趋势，广泛收集信息；
（2）借鉴先进的管理、经营经验，结合本度假村的实际进行试点，推广学习和创新；
（3）适时学习国际先进理念，紧跟时代发展的潮流，不断更新度假村的产品，提高服务质量。
任职条件：
● 具有高等院校旅游专业或酒店管理专业大专以上文化。全面掌握酒店经营管理和服务方面的系统知识，对旅游行业及其相关知识有全面的了解，对旅游市场的发展有自己独特的见解，熟悉经营、管理、经济、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识。
● 曾经担任五年以上星级酒店高级管理人员。
● 具有良好的职业道德和敬业精神，对企业有强烈的责任感。善于学习，思想敏锐、具有开创精神和对事业精益求精的执着追求；讲求效率、处事果断，敢于竞争.作风正派，办事公道，不徇私情，具有管理者的个性和人格魅力。
● 有熟练的英语听、说、写、读能力；有较强的决策计划能力、组级协调能力、社会交往能力及语言文字能力。
● 年龄30-60岁，身体健康，相貌端正。

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行政办主任岗位说明书
电子文件编码
XZ-A
页码
A-2
岗位名称：行政办主任
岗位职级:二级
直接上级:总经理
直接下级:行政办秘书
岗位职责及工作内容:
●负责组织制定并落实行政办年度工作计划
（1）按半年、月份、周，详细拟出工作重点和具体工作承办人，以利任务到人，责任到人；
（2）日常工作中及时督导，催办，确保计划的落实；
（3）定期对前期工作进行总结、检查，随时掌握计划执行情况和随机调整。
●负责制定和督导执行行政办各项规章制度、规定和办法
（1）草拟行政办的规章制度，注意在实际工作中的合理性、可操作性，适时予以调整、补充完善；
（2）督导下属员工履行职责，发现违规违纪现象，及时纠正。
●负责员工队伍建设
（1）负责员工的选聘、使用、考核、评估，并按度假村规定予以奖惩；
（2）组织拟定年度培训计划，并督导各部门认真实施，建立度假村和各部门培训档案；
（3）负责新员工的岗前培训；
（4）掌握员工的思想动态，加强人生观教育和店纪店规教育，帮助解决员工的实际问题和困难。
●负责内外协调、跟办工作
（1）协调各部门关系，及时上传下达上级精神，协助总经理监督、检查各项政策、决定和上级指示精神以及各项规章制度的执行情况；
（2）保持和处理好与政府机关、公安、工商、卫生等部门的关系，树立度假村良好的形象；
●负责信访、公务接待工作
（1）参与、组织度假村重大活动的筹备、组织和安排；
（2）参与重要宾客来店的准备和接待工作；
（3）做好来信来访、公务接待，包括向总经理投诉的接待工作；
●负责调查研究、收集信息的工作
收集有关信息资料，并加以分析总结，为总经理经营决策提供依据。
●建立良好的企业文化，创造度假村内部和谐向上的良好氛围。
（1）加强员工橱窗宣传，及时上传下达，反映店风店貌，有效地发挥宣传、交流、沟通、学习的作用。
（2）管理好宿舍和宿舍食堂，关心员工生活，落实各项福利待遇，让员工有大家庭的温暖。
（3）建立良好的舆论氛围，落实奖惩制度。
●负责度假村质量管理，确保度假村的星级水平。
（1）定期组织度假村质检小组成员对度假村进行服务、卫生、设施设备运行情况及员工礼仪礼貌等方面的检查；
（2）打印质检报告，审核签发；
（3）督导部门进行整改。
●负责度假村档案管理和公章、证照的管理
（1）建立档案管理和调阅使用制度，确保分类完整有效；定期整理清理档案，便于查询使用，对无价值档案经总经理审定后销毁。
（1）严格管理并遵守使用规定，坚持使用原则；
（2）及时督导检查，按期进行证照的申办、更换和年检；
（3）实行公章、证照专人管理，审核签批使用，注意保管，防止破损和遗失。
●负责行政办资产管理和成本控制
（1）进行行政办成本预算，呈上级审批后实施；
（2）对办公设备专人管理、专人操作，并负责维护好；
（4）经常了解情况，掌握成本费用控制，及时督导。
●日常办公室事务工作
（1）定期主持行政办例会和会议，上传下达，安排工作；
（2）每月安排行政总值班排班及审核签发；
（3）审核、签批文件、单据、报表。
●负责草拟度假村人力资源发展长远规划和年度计划（编制、工资、培训、任用、激励等）。
（1）符合度假村长远发展的要求和现实可能；
（2）符合人力资源管理的先进观念和思想的要求；
●负责组织制定各部门年度定岗定编定员工作方案及工资福利计划。
（1）充分协商，精打细算，保证各部门工作需要，又最大限度节约人力，保证员工工作负荷；
（2）规定合理的人员组织结构，使之尽可能偏平化，利用管理资源，控制好工资总额。工资计划应既考虑工作特点又适应市场和员工的期望；
（3）注意人员的能力结构、来源结构、年龄结构等安排。每年12月完成下一年度计划
●负责直接下级的工作调配、培训和考评工作。
（1）分配合理工作，及时协调下级工作；
（2）培养并发挥下级最大工作才能，不断提高工作水平；
（3）公正评价下级工作，及时表彰先进，批评、帮助后进。
●负责审核签批各种人员申请、聘用、变动、绩考、奖惩、考勤、工资、离辞等人事报表和文件
（1）严格执行度假村规章制度，严格把关不循私情；
（2）遇矛盾时先行沟通，一切以有利于工作为原则；
（3）各类批复完毕，及时回馈有关部门人员
●负责组织全店性的员工招聘、培训，绩考、评优和奖惩等活动
（1）根据度假村现实需要及时策划、组织、实施多种形式的员工招聘活动，确保用工需要，控制人力成本；
（2）根据度假村需要和制度规定，及时组织培训、绩考、评优等活动。
●负责度假村管理人员的招聘及面试选拔工作。
（1）尽可能扩大范围；
（2）注重潜力，择优录用；
（3）在工作中礼贤下士，表现度假村素质形象。
（4）负责全店员工联谊活动的组织策划工作，包括各种节日的员工联谊，店际员工交流和员工生日晚会。要求精心组织、主题明确、节俭办事、平断提高
（6）代表度假村与政府人事劳动管理部门、同行、劳动中介机构、学校及公安机关联系沟通等。
（7）妥善处理有关问题，及时向上级汇报、请示；
（8）为度假村人力资源管理创造良好外围环境和支持关系
（9）完成总经理交办的其他工作。
任职条件：
● 具有大专及以上学历，中文或管理专业
● 具有星级酒店行政办或人事部3年以上管理经验。
● 能熟练使用各种办公软件。
● 善于与人相处，善于交际，有较强的公关能力、语言表达、文字写作能力和组织协调能力。
● 年龄在25-40岁之间，男女不限，五官端正，仪表端庄、身体健康。女性身高1.56米以上，男性身高1.7米以上。

文件名
行政办秘书岗位说明书
电子文件编码
XZ-A
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A-3
岗位名称：行政办秘书
岗位职级:四级
直接上级:行政办主任
直接下级:无
岗位职责及工作内容:
● 负责为行政办及各部门提供秘书服务工作
（1）组织安排行政办和行政例会，做好会议记录，并检查各项活动、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息；
（2）汇总各类报表和收集有关业务资料，定期进行分析图表制作，为总经理提供决策参考；
（3）安排总经理接待来访并接受总经理指示和委托接待来访和处理来信；
（4）及时承办各部门递交总经理批阅的文件、报表、单据等，并按总经理批示予以处理；
（5）及时整理或转发总经理阅读、审批处理完后的文件和资料，定期归档管理，妥善保管
●行政事务工作
（1） 于每月月末编制下月行政总值值班表；
（2） 负责行政办的考勤工作，制作考勤表；
（3）负责总经理的日常事务工作，包括差旅费用的请领和报销，办公用品的领用等等。
●负责草拟度假村和行政办有关规章制度、文件、公函报告、请示等。
（1）按照行政办主任的要求和根据实际工作需要，草拟度假村和行政办有关规章制度，交行政办主任审核；
（2）草拟行政办各岗位职责、规章制度和操作程序，并协助行政办主任不断补充完善。
●负责行政办文字和档案管理工作
（1） 按照文件收发、归档的程序和规定，及时进行日常文件的收发和保存，确保信息的传达和保存。
（2） 注意文件资料的密级程度，严格度假村保密制度，注意保密和避免失密。
（3） 根据行政办主任的要求，草拟行政办各类文件、公函，并按公文规格打印成文，按时交行政办主任审核；
（4）负责质量检查记录和相关会议记录，并按时整理打印公议纪要和检查简报，交行政办主任审批后下发相关部门和个人；
●负责店报、橱窗的宣传工作
（1） 按期负责天鸿度假村的组稿、编辑工作，审核来稿的真实性，编辑、发行的时效性和可读性；
（2） 适时进行橱窗宣传，及时宣传旅游行业新政策，新法规和上级指示精神，反映店风店貌等。
（3）店报、橱窗力争图文并茂，反映真实情况，店报经行政办主任和总经理审核后发行。
●协助行政办主任，发挥行政办职能作用
（1） 协助做好上传下达和督办催办工作；
（2） 协助做好来信来访的接待工作和投诉工作；
（3） 协肋做好度假村重大活动的筹备、组织、安排工作；
（4） 协助进行有关度假村、国家、地方政府法规、政策、旅游等等信息的收集和整理；
●负责行政办以及尚未配备电脑的部门的文件、资料的打字、复印等工作；
（1） 按时完成工作量；
（2） 合理排版、格式规范；
（3）避免错字、漏字。
●负责度假村文件、资料和邮件的收发、登记。
（1） 文件往来收发分类登记；
（2） 分发及时，不得漏发或遗失；
（3） 保守秘密。
●做好办公设备的日常维护、保养工作。
（1） 严格操作规程；
（2） 定期除尘、清洁；
（3） 发现故障，及时通知专业技术人员维修。
●完成总经理及行政办主任交办的其他工作
（1） 公务出差事务安排与手续；
（2）行政办清洁整理等其他事务。
任职条件:
● 具有大专或大专以上学历
● 具有一年或一年以上星级酒店同岗位工作经验。
● 性格开朗，善于交际，处事机敏又稳重大方。
● 具有较强的判断、领会和表达能力；协调能力和保密意识强；能熟练操作各种办公自动化设备；能较熟悉地用英语听、说。
● 男女不限，年龄在22-40岁，五官端正，身体健康。

文件名
宿舍管理员岗位说明书
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XZ-A
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A-4
岗位名称：宿舍管理员
岗位职级:四级
直接上级:行政办主任
直接下级:无
岗位职责及工作内容:
(1) 负责宿舍员工的用餐。
(2) 负责各宿舍的水、电、物业费的交缴。
(3) 监督各住宿员工遵守宿舍相关规定。
任职条件:
● 具有初中或初中以上学历。
● 具有一年宿舍管理员的工作经验。
● 性格开朗，善于交际，处事机敏又稳重大方。
● 女性，年龄在20-50岁，五官端正，身体健康 。
● 责任心强，能长期值班，具有一定管理能力，具有良好的服务意识和吃苦精神，有宿舍管理员经验优先。

文件名
行政总值岗位说明书
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XZ-A
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A-5
岗位名称：行政总值经理
岗位职级:二—三级
直接上级:总经理
直接下级:
岗位职责及工作内容:
●行政总值人员必须具备高度的工作责任心，严谨的工作态度及饱满的工作热情。
●全权负责酒店夜间安全工作，妥善处理酒店夜间发生的治安事件。
●加强夜间巡视，特别是重要部位的巡查工作（如：00：30分员工倒班宿舍是否已准时关电视、熄灯，停止任何活动；酒店各楼层、客人房门是否锁好等），发现问题及时处理并做好工作记录。
●遇到客人对酒店的设备设施、服务质量等方面进行投诉时，要认真倾听并做好书面记录。无论对错均不与宾客产生争执，并设法安抚、平息 宾客情绪，在最大程度地确保酒店利益的同时适当满足宾客的合理要求，妥善解决问题，维护酒店的良好声誉。
●值班人员拿到值班房间钥匙后必须对房间进行仔细检查（不用值班房间的值班人员须任选一间或几间客房进行检查），将检查发现的问题记录在《客房检查表》上，并于次日AM8：30前随总值本一并交行政办秘书，由秘书转交总经理审阅（《客房检查表》从前台领取）。
●详细记录当晚酒店的经营情况（如：客人用餐情况、客房预订情况、客人抵店情况）。
●检查整个酒店各区域的卫生情况。
●凌晨后的任意时间抽查在岗保安值勤情况，杜绝在岗睡觉、工作懒散或离岗等现象，并要求在岗保安在总值本上签到确认。
●根据现场情况妥善处理各类突发事件。酒店内发生失窃、火灾等重大情况时，必须第一时间通知总经理，由总经理决策处理。
●值班时间：当日PM18：00～次日AM8：00
任职条件:
● 各部门经理及负责人