大学资助工作档案管理制度改.doc

江汉大学党委学工部
关于印发《江汉大学资助工作档案管理实施办法》及《江汉大学学生资助工作档案实施细则》的通知

各学院：
为进一步规范江汉大学学生资助工作档案建档及管理，依据湖北省、武汉市两级资助管理中心的相关要求，江汉大学党委学工部研究制定了《江汉大学资助工作档案管理实施办法》及《江汉大学学生资助工作档案实施细则》，现印发给各学院，请遵照执行。

二零一二年四月

江汉大学学生资助工作档案管理实施办法
（征求意见稿）

一、总则

第一条 为规范本校学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指本校（自2007年秋季学期起）在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案管理机构人员及职责

第五条 我校学生资助工作档案管理由党委学工部全面负责，校学生资助管理中心具体实施，各学院学生工作办公室安排专人主管。

第六条 校学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院进行档案工作。

第七条 各学院职责：按照本办法及实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、归档范围

第八条 校学生资助管理中心归档材料：
（一） 贫困生资料库副本；
（二） 生源地贷款相关材料；
（三） 国家励志奖学金相关材料；
（四） 国家助学金相关材料；
（五） 政府类奖学金相关材料；
（六） 勤工助学相关材料；
（七） 绿色通道相关材料；
（八） 临时困难补助相关材料；
（九） 资助育人成果相关材料；
（十） 本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

第九条 学院归档材料：
（一） 贫困生资料库；
（二） 国家励志奖学金相关材料；
（三） 国家助学金相关材料；
（四） 临时困难补助相关材料；
（五） 资助育人相关材料；
（六） 各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

四、档案归档及索引

第十条 我校学生资助工作档案采取院校两级管理模式，各学院都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十一条 全校的学生资助工作档案采用统一的分类方式和编码格式索引（详见《细则》）。

第十二条 归档时间要求：各级应当按年度进行整理归档，在每年4月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

五、附则

第十三条 本办法由江汉大学党委学工部附则解释。

第十四条 本办法同时印发《江汉大学学生资助工作档案实施细则》。

第十五条 本制度自印发之日起实施。

二零一二年四月十八日

江汉大学学生资助工作档案实施细则
（征求意见稿）

一、 实施原则
1. 最大复原原则。
2. 可操作性原则。
二、 归档材料明细
所有归档材料均采取标准化处理
附表一：校级归档材料明细表
编号
项目
明细
保存年限
备注
1
贫困生库（副本）
家庭经济困难学生汇总表及贫困证明复印件
长期
按学年度
2
生源地贷款
贷款回执、毕业生还款承诺书、财务对账单、生源地贷款确认表、
生源地贷款收据发放表
长期
按学年度分学院
3
政府奖学金
国家奖学金初审表、奖助学金班级确认表、省市政府奖学金初审表、汇总表、评审报告、公示照片
长期
按学年度
4
国家励志奖学金
国家励志奖学金初审表、奖助学金班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片
长期

5
国家助学金
国家助学金备案表表、奖助学金班级确认表、汇总表、评审报告、公示照片
长期
按学年度
6
勤工助学
岗位协议书、工资汇总表
短期

7
临时困难补助
带有批复的申请表及申请材料
长期
按学期
8
资助育人成果
能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料
长期

9
绿色通道
绿色通道登记审批表、汇总表
长期
按学年度
10
总结及文件
年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文
永久

附表二：院级归档材料明细表
编号
项目
明细
保存年限
备注
1
贫困生库
高等学校学生及家庭情况调查表、江汉大学家庭经济困难学生认定申请表、家庭经济困难学生认定量化评分表、其他证明
长期
按学年度（经济证明除外）经济证明按年级
2
国家励志奖学金
国家励志奖学金申请表、奖助学金班级确认表、公示照片
长期

3
国家助学金
国家助学金申请表、奖助学金班级确认表、公示照片
长期
按学年度
4
临时困难补助
申请表、批示结果（复印件）、汇总表
长期
按学年度
5
资助育人成果
能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料
长期

6
总结及文件
年度计划、总结
永久

三、归档规范
1. 归档文件采用“年度――项目――保管期限”分类。
2. 档案须按照统一标准装订，装订顺序为：封面——目录——各级文件——汇总表格——报告——文件——图片——封底。装订后装盒（袋）。
3. 以学院为单位的归档材料采用盒装，档案盒外表面规格为310mm*220mm（文书档案盒，内装A4纸），厚度任选。
4. 以班级为单位的归档材料采用袋装，档案袋外表规格为330mm*230mm，厚度任选。
5. 建立两级目录：卷外目录和卷内目录。
6. 卷外目录是指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料。
7. 卷内目录是指按档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制页码清单。
8. 装盒（袋）：将归档文件按卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表。
9. 备考表是指盒内文件情况说明，整理人，检查人和日期，置于卷内文件之上。

江汉大学资助中心
二〇一二年四月

附件一：封面
档案编号：

2011年工造专业

现代艺术学院11级工造专业一班

盒内明细
1.调查表
2.审核表
3.量化表
4．其他

附件二：目录
归档文件目录
档号： 保管期限：
序号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
刘丹

家庭情况调查表、申请表

2
张明明

量化表、其他证明、审核表

附件三：备考表
备 考 表

卷 内 文 件 说 明：
家庭情况调查表15份
申请表15份
审核表15份
其他证明15份
量化表15份

整理人：
检查人：
日期：