资料管理心得体会.doc

关于资料管理的一点心得体会

徐芳

2013年6月份项目部按照公司要求，进行工程实体质量专项检查。本人作为检查组成员检查并学习了“国资物业二十九家园”、“甘肃电力公司省级计量中心”、“兰州新区保障性住房A区”、“兰州中川机场二期扩建工程附属工程”的内业资料。通过本次检查，本人学习到了其它项目监理部关于资料整理的一些好方法，也发现了一些存在的不足之处。如何做好资料管理工作，本人归纳了以下几点：
1、领导重视
项目部资料整理是否完善齐全，首先项目部领导、总监要对资料重视。作为项目部主任，我项目部主任经常会不定期亲自检查各工地资料整理情况。今年4月份公司内审我也作为内审员检查过其它项目部资料，相比之下，由于项目部领导的重视和严格要求，认为我项目部资料整理方面较完善、齐全。
2、加强对人员的培训学习
对于资料整理较好的工地，我项目部会组织其它监理人员来相互学习、相互交流、取长补短。总而言之，我项目部在主任领导和有经验的同志的指导下，使得我项目部各工地资料较完善和经得起检查。
3、专人负责
监理资料和各相关资料是施工、监理过程中逐步积累起来的，工程规模和工期、技术复杂程度都决定了监理资料的多少。因此必须有专人具体负责管理，文件盒应分门别类放置，收集的资料要逐份登记，编写详细目录，便于各部门对资料的检查和查阅。
4、建立监理机构内部责任制和工作制度
由于监理过程和环节复杂，没有制度就做不好这项工作。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁接收，谁负责”的监理资料管理制度是适宜的。因此监理机构内部必须分工明确，分清工作的职责范围，这样责任也就清楚了。同时还要有监理人员替换交接制度，确保岗位始终有人，工作有人管，日记有人记，做到监理资料连续、完整。另外还应把监理资料的记录和管理纳入人员绩效考核范围，从个人负责的监理资料质量，来评估监理人员的工作质量，如果再与经济挂钩，效果会更好。
5、确保资料及时归纳、整理，真实完善，各专业分类有序
作为资料，很多具有较强的时效性，错过了这个时间就没有价值了。特别是规定具体时间的指令性文件，因此必须及时整理，及时保存。监理资料要及时整理，真实完善，要分类编目、排序，便于保管和查询。对于已经保管的资料，如借阅需办理借阅手续。
6、通过检查，发现以下资料容易出现问题：
1）例会纪要：首期监理例会，应介绍监理工作程序，如施工安全、质量、进度、现场文明施工及对资料进行相关要求。明确会议议题、召开例会的周期和时间，特殊情况下可组织召开专题会议。每期监理例会中提出的问题，在本周例会中要落实解决，有些工地上在例会中各方只是一味的提出问题，而解决的问题没有一个，这样就失去了召开监理例会的目的。
2）监理日志：监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录，如一天中的主要工作、进度、质量、所用人员和机械、材料、拖延和工作质量低劣情形，重大决定、存在问题和指令、承包商的请示、发生问题解决的办法、与工程有关的特殊问题、业主巡视工地的意见和指示等，不能只是简单记录施工情况。监理日志中的天气情况要记录清楚，是今后发生工期延误，处理时间和财务索赔时的重要依据。
3）监理月报：包括工程形象进度、发生的工程质量问题、材料进场情况、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论等要进行详细记录。
4）现场指令、指示、监理工程师通知：应当以正式书面形式表达，此外，口头指示均应做好记录，最好配有照片，以免事后无图片依据无法查证。并应得到正式确认其方式和时间，同时做好收发文记录，避免遗失或承包人以没收到为理由不执行。
5）现场安全方面资料：收集施工机械的有关资料，如安拆方案、特种设备制造许可证、产品合格证、制造监督检验证明、备案证明、起重机械使用单位、安装单位资质证书，安全生产许可证、特种作业人员操作证，安全技术交底等，此部分资料非常重要，就要在平时收集整理好，并应放在一个资料盒内。
5）影像资料：随着工程进度应不断的保留每个施工阶段的图片资料，以便对各阶段的施工情况核查，并对监理公司资料库是一种充实，可以留作企业宣传和今后评奖时用，所以建议公司能为每个工地配备照像机，以备工地使用。
6）其他：包括业主、施工单位的通知或报告、函件，也要收集整理好。
在检查中发现个别项目监理部平时收集、保存文件意识淡薄，工作中形成的文件或办理完毕的文件未随时存放或收集，随意放置，无法查找，影响了档案总体质量。总之，要做好监理资料的管理工作，在提高监理人员素质的基础上，对其重要性一定要认识到位，思想上要高度重视。通过完善管理责任制，勤于检查督促，一定会取得效果，工程结束后就会留下有价值的监理资料。

徐 芳
2013年6月28日