变更索赔管理制度.docx

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阿尔及利亚图古尔特240床位医院工程项目部
变更索赔管理制度
1.1. 总则
1.1.1. 随着医院项目的深入展开，涉及到的变更索赔事件将越来越多，为加强和规范项目部的变更索赔管理，明确各部门的索赔责任，理顺索赔流程，充分调动相关部门和人员的积极性，及时、高效地进行索赔，为项目部最大限度的争取效益，避免损失，根据主合同关于索赔的相关规定和项目已经完成及正在进行的索赔实践，特制定本制度。
1.1.2. 项目部设立变更索赔管理小组负责变更索赔的统筹管理，合同部负责索赔管理具体事务，相关部门予以配合。
1.2. 主合同相关索赔
1.2.1. 施工中发现不利的现场条件
1.2.1.1. 如开挖时因地质、环境原因影响我方施工或对我方的施工人员或设备造成意外的损失。对此类索赔，综合工区应保护好发现现场，做好现场记录（照片、日报或专题报告），并在第一时间口头汇报项目领导、合同部和HSE部，根据项目领导指示，由合同部报告业主、工程师，HSE部报告环保等相关政府部门，合同部然后根据综合工区报来的现场记录提交索赔意向（流程详见图1-1不利的现场条件索赔流程）；
1.2.1.2. 人为的破坏干扰，如第三方占用我方施工场地乱搭乱建、或未经我方允许进入我方施工现场作业或施工、或破坏我方已完工项目或正在施工的工程，影响我方施工或造成我方损失。对此类索赔，综合工区应首先采取措施制止对方的干扰行为，保护好现场，并做好现场记录，并在第一时间口头汇报项目领导、合同部和HSE部，根据项目领导指示，由合同部报告业主、工程师，HSE部采取制止、处罚（如分包商）等相应措施进行处理，合同部然后根据综合工区报来的施工日报及相关专题报告提交索赔意向，准备费用或工期索赔。图 1-1 不利现场条件索赔流程

1.2.2. 工程师的现场指令，分为口头和书面两种。口头指令，对工程师在现场发出的口头指令，若无特殊情况，综合工区在接到工程师的口头现场指令后，必须先向项目领导和合同部报告，由合同部同其它相关部门讨论研究是否超出合同范围，如果是，根据项目领导指示，则由合同部向工程师提交索赔意向，要求工程师下发正式书面指令，合同部根据书面指令准备成本和工期索赔报告，报工程师审批，并下发正式变更令，再由合同部报项目领导通知综合工区进行施工；若情况紧急，可在口头报告项目领导批准后，先予执行，并做好现场记录，但必须在当天以书面形式通知合同部报工程师备案，然后合同部根据综合工区的现场记录和报告，与其它相关部门（如工程部）讨论研究是否超出合同范围，再决定是否进行索赔。书面指令，接到工程师的书面指令后，若无特殊情况，需由合同部会同工程部和综合工区或其它相关部门讨论研究是否超出合同范围，则由合同部提交索赔意向和成本及工期索赔报告报工程师审批，工程师下发正式变更令后，再由合同部根据项目领导指示通知综合工区进行施工；若情况紧急，根据项目领导指示综合工区可先行进行施工，但必须做好施工记录，以便合同部及时进行成本和工期索赔（流程详见图1-2工程师口头或书面现场指令索赔流程表）。
1.2.3. 工程部涉及到技术的索赔，主要是关于设计或规范上的变更，由于工程师更改设计、已批准的施工方案、变更施工次序、修改规范、提高标准等，会影响我方施工，造成成本损失或工期延误，对此工程部应及时通知合同部提出索赔意向，并进行技术论证，提交给合同部进行成本和工期索赔。综合工区在施工中接收到的咨询/工程师发出的口头工程现场指令，口头汇报项目领导、合同部、工程部（或其他相关部门）
合同部会同其它相关部门研究是否超出合同范围，汇报后，根据项目领导指示要求工程师发出正式书面指令，并提交索赔意向
工程部（或其他相关部门）提出技术或专业意见
项目领导批示
工程师发出正式指令后，合同部准备成本和工期索赔报告，报工程师索赔
工程师下发正式变更令后，根据项目领导指示，合同部通知综合工区进行施工，或寻找分包商进行施工
根据项目领导指示综合工区进行施工
综合工区按合同部要求提供书面专题报告，现场记录和施工日报
合同部根据综合工区报来的材料准备成本和工期索赔报告，报工程师进行索赔
工程师审核批准
图 1-2工程师口头或书面现场指令索赔流程图

1.2.4. 综合事务部涉及到的索赔，主要是合同范围外所提供的一些办公物品类物质，如为业主或监理办公及住宿提供的家具、电器及其它大件物品需列一清单，并让其签字确认，然后交合同部，并将从2012年2月26日起所有提供给业主或监理的日常消耗品和其它服务费用单独建立台帐，并填写移交单让业主或监理单位负责人签字确认，移交单（随附发票复印件）交合同部备案。
1.2.5. 如何做好变更索赔记录，详见附件（变更索赔登记表）。
1.3. 分包合同相关索赔
1.3.1. 根据项目部的安排，合同部主要负责分包的分包商选择、合同签订、帐单结算、索赔和变更管理，综合工区主要负责分包的现场施工和进度管理。
1.3.2. 综合工区应加强对分包商的管理，责任落实到人，在现场发生索赔事件时，如分包商不能按时交接工作面、分包商严重拖期、分包商提出索赔、分包商施工受到干扰等，在第一时间书面通知合同部，以便合同部进行相应索赔处理。每个月末，综合工区有义务将本月分包商进度情况提供合同部，进度情况应与计划进度进行对比，对本月进度、质量、工程执行等方面的情况和问题做相应说明。
1.3.3. 综合工区涉及分包商的往来信函必须经过合同部。
1.3.4. 合同部也应在平时加强与综合工区的沟通，分包合同签订前应充分征求综合工区等其他部门意见，合同签订后应适时督促和提醒综合工区根据分包合同做好对分包商的服务，如及时提供工作面等，避免索赔事件的发生。并对综合工区与分包商关于进度和施工的往来信函提出合同意见。
1.4. 索赔工作规范和要求
1.4.1. 项目各涉及到索赔的部门应认真研读合同，树立实施项目即是履行合同，超出合同要求就要索赔的意识。
1.4.2. 各部门要做好索赔资料的基础工作，如综合工区平时的各种施工记录和工作日志、综合事务部的各种台帐、移交清单和购货发票等。
1.4.3. 索赔事件发生时，要在第一时间及时上报项目领导和合同部，以便合同部及时向工程师提交索赔意向，进行索赔立项。
1.4.4. 在合同部要求各部门提交索赔资料时，各部门应予以积极配合，及时、准确地予以提供，以便合同部及时向工程师提交成本和工期索赔报告。
1.5. 索赔奖惩制度
1.5.1. 惩罚制度：若索赔事件发生后，由于责任人员的失职，未及时报告索赔事件、或未做好施工现场记录、或索赔证据（如移交单、发票等）缺失、或不能及时提供索赔支持资料等，延误索赔立项或不能立项、索赔论证和成本工期报告滞后，进而使索赔失败，造成项目损失的，按造成损失额度的5%～10%，对当事人或部门予以处罚，损失额度以项目成控办与财务联合进行的核算额度为准。
1.5.2. 奖励制度：在索赔事件发生后，相关责任人员尽职尽则，或经各相关部门的共同努力，挽回了因索赔事件造成的损失或对额外工程索赔成功，应按项目实际利润所得（索赔额度－实际施工或采购成本）的1%～10%对相关部门和责任人员予以奖励，该利润以项目成控办与财务的核算额度为准。
1.6. 工程变更管理主要流程
1.6.1. 变更事件发现——由各部门发现变更事件，并及时通知合同部和工程部。
1.6.2. 变更意向——在变更事件发生后14天内，由合同部起草变更意向提交项目部审核签发。
1.6.3. 变更报告——由工程部根据变更事件整理相应的技术文件，合同部依据技术文件计算变更价格并编制变更报告，报送项目部审核。
1.6.4. 变更提交和交涉——合同部负责在变更意向提交后28天内，将项目经理/承包商代表签字的变更报告及时提交工程师，并与工程部一起负责与工程师就变更事件进行交涉。
1.6.5. 变更结算——合同部负责将工程师签证认可的变更额度和相关资料纳入下月支付申请，并负责变更金额的结算签证。
1.6.6. 变更资料归档——合同部负责将上述流程中的相关资料整理归档。
1.7. 附则
1.7.1. 本项目变更索赔管理由项目合同部负责，相关部门予以配合。
1.7.2. 本制度由项目合同部负责解释。
附件：变更索赔登记表

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