行政办公管理规定.doc

中国建筑股份有限公司济南变压器集团新厂项目经理部
行政办公管理规定
1 目的
为规范中国建筑股份有限公司济南变压器集团新厂项目经理部（以下简称“项目部”）在办公用品、公务用车、费用报销、考勤休假中的过程管理，确保项目部行政管理秩序的正常进行，制定本细则。
2 适用范围
本细则适用于项目部全体在职工作人员及与项目部签订用工（或实习）协议的人员。
(一) 办公用品管理
1 目的
为规范项目部办公用品的采购、保管、领用程序，提高办公效率，有效降低办公成本。
2 定义及分类
办公用品系指日常使用的笔墨、纸张、计算器、信封、文件夹等办公消耗品，按标识不同办公用品可分为两类。
l A类：涉及公司CI形象或附加公司名称标志的办公用品，如带有公司标志的信封、信纸、文件袋、签字笔等。
l B类：不涉及公司CI形象的零星办公用品，如荧光笔、铅笔、区别针、大头针、档案盒、复印纸、墨盒等。
3 部门职责
3.1 综合办
l 综合办作为项目部办公用品的主管部门，负责制定及完善相关管理程序。
l 负责加工制作或购买A类办公用品。
l 负责购买B类办公用品。
l 负责向项目会计提供办公用品费用台帐以及《办公用品领用明细表》便于进行成本核算。
l 负责保管项目部购买的办公用品。
3.2 项目会计
l 负责定期和综合办核对项目部库存办公用品。
3.3 使用部门及人员
l 按需求到综合办填写《办公用品需求计划》（附表一），由商务经理、项目经理签字审批后由综合办经办人负责采购，不得自行加工印制或购买有关办公用品。
l 向综合办推荐优秀办公用品供应商。
4 办公用品的采购
4.1 采购原则
l 集中与分散兼顾原则。其中A类办公用品需申请事业部相关部门集中采购，B类办公用品选择距离项目部较近的信誉好且能及时送货上门的供应商进行分散采购。
l 客观真实、数据完整、质优价廉原则。采购过程应保证开支的真实性，发票或销货清单注明办公用品的名称、数量、单价等采购内容，同时确保在可选择的供应商中采购成本最低。
4.2 采购及制作时间
l 涉及公司CI形象的A类办公用品，由综合办联系事业部相关部门进行制作采购并邮寄送达。
l B类办公用品按需要随时购买。
5 办公用品的入库、领用及保管
l 综合办对需入库的办公用品由经办人员办理入库手续，填写《办公用品入库单》（一式两联）。
l 项目部员工领用办公用品时需在综合办登记《办公用品领用登记表》（附表二）。
(二) 公务车辆管理
1 目的
规范项目部车辆管理,合理调度车辆,确保用车安全,有效控制各项车辆费用,保障各项工作任务的圆满完成。
2 适用范围
适用于项目部各部门因公用车和因用车所产生的各项费用，鲁V Q9001 ，京P Q3974
纳入车辆管理范围。如有车辆租赁合同，按合同执行。综合办负责车辆的管理，各部门应服从车辆调度安排，不得擅自调用车辆。
3 内容
3.1 车辆使用规定
l 车辆原则上规定必须由专职司机驾驶。未经允许其他人不得驾驶项目部车辆。
l 各部门如需用车应提前3小时填写《用车申请单》（附表三），注明派车事由、时间、地点等情况，经综合办负责人审核签字批准，根据车辆情况统一派车。突发性事件急需用车的可电话通知要求用车，但事后必须及时补填《用车申请单》。途中因工作需要变更行车路线，应及时告知综合办，事后由申请人在《用车申请单》备注中注明办事内容和变更后的行车路线并签字。
l 个人因私用车，需经综合办报请项目经理批准后方可。
3.2 出车规定
l 司机须持经签字批准后的《用车申请单》方可出车，否则按私自出车论处。
l 司机在接到《用车申请单》后，按出车时间提前作好车辆检查，做好出车准备。每台车统一配有加油IC卡，司机给车辆加油后，须在《用车申请单》中填写加油金额，并由司机在《车辆加油情况登记表》（附表四）上作好登记，作为核销车辆费用的依据。
l 出车时不得随意改变规定的行车路线，完成出车任务后，应立即返回。决不允许用公车办私事。一经发现，严肃处理。
l 出车前后，在《用车申请单》中如实作好里程登记（包括出车时间、回车时间、行车路线、行驶里程数等）。
3.3车辆的维护保养
l 车辆保险、年检、IC卡的相关办理和费用缴纳及核销由综合办统一负责。
l 为延长车辆机件的使用寿命，提高车辆完好率，保证行车安全。综合办安排并督促司机认真按规定进行车辆的日常保养、定期保养，确保车辆保持清洁和良好的状况。
l 车辆维修，需填写《车辆维修申请单》（附件五），经综合办核准后,方可维修。维修期间司机尽量能到修理单位对新换零配件质量，修理工艺，修理进度进行检查、监督，确保维修质量。
l 综合办负责建立车辆维修档案，便于司机对所驾驶车辆车况性能的了解和掌握，也利于项目部对车辆维修费用的控制，防止重复修理。
3.4车辆费用管理
l 项目部车辆均凭IC卡到指定的加油站加油。因其它原因需现金报销的加油发票，由综合办根据《用车申请单》中所记行驶里程和加油金额进行核算油耗，在平均油耗范围内的加油费方可报销（并加盖“已登记”章），不符合油耗标准的发票一律不予报销。
l 停车费、过路过桥费等的相关费用需经办人签字并经综合办审核后方可报销。
（三） 费用报销管理
1 目的
为规范项目部费用报销流程，确保各项费用支出得到合理控制，特制定此办法。
2 适用范围
适用项目部各部门及人员报销办公费用、职员费用、车辆费用、业务招待费、差旅费等。
3 职责
综合办
l 负责办公费用和车辆费用的审查及制定相关管理办法，负责制定项目部有关管理费用报销流程及制度。办公费用包括文具费、书报资料费、印刷费、影像费、设备维修费、固定电话费、手机费、网络费用、工程图纸费、邮寄费、软件费用、低值易耗品摊销、生活用品费等等；车辆使用费包括加油费、车辆租赁费、修理费、停车过路费、车辆保险费、年检费等；
3.2 项目会计
l 根据预算内管理费用的范围、额度，对项目部的费用单据进行审核，办理现金预借、报销或付款。
4. 报销程序
l 有个人将实际发生费用的票据粘贴好并填写完整《费用报销单》（附表六）后，交由项目会计审核，审核通过加盖“已审核”章，再交综合办登记费用台帐，加盖“已登记”章，由商务经理、项目经理签字同意方可报销或核销。
5. 费用报销
l 办公费用：由综合办统一进行办公用品的采购及费用报销，个人不予报销。
l 车辆使用费：由综合办统一进行车辆的管理及费用报销，个人不予报销。
l 市内交通费：市内交通费指在济南市区范围内生发的交通费用，如公交车费，出租车费等，项目部员工报销市内交通费时，应填写《市内交通费报销单》（附表七）
l 国内差旅费：项目部员工到外埠出差需事先填写《外埠出差申请报告》（附表八），经部门经理、项目经理进行审批，根据审批后的《外埠出差申请报告》填写《借款申请单》（附表九）由项目部领导签字同意后办理预借现金。报销时，应向审核报销的项目会计提供《外埠出差申请报告》，否则不予报销。
l 业务招待费：项目部员工对外发生的业务招待费，报销时应填写《业务招待费附表》（附表十），经商务经理和项目经理审核批准后方可报销。
l 手机、交通、午餐补贴：按照事业部规定的标准执行。
（四） 考勤休假制度
1. 目的
为规范项目部考勤制度,严格作息时间, 维护劳动纪律和工作秩序，从而提高工作效率和工作质量,结合工作实际情况,特制定本规定。
2. 职责
l 项目部综合办负责项目所有人员的考勤统计。
3. 内容
l 项目部工作作息时间为：上午8：00---11：30；下午1：30---5：30。考勤统计将作为计算项目全体职员出勤情况、缺勤扣款的主要依据。
l 每周休假一天，每周的星期六和星期日作为职员轮休休息日，项目部职员在轮休休息日的休假需填写《休假申请单》（附表十一），由部门经理根据实际工作需要统一安排调整后签字批准，交由综合办作为休假考勤依据；
l 项目部职员月内请假天数超过应休假日数，需填写《请假申请单》（附表十二），由部门经理批准，再由项目经理审批同意。
（五） 解释权
本规定自2009年3月1日起生效执行。
本规定由项目部综合办负责解释，并将在操作过程中逐步完善。
附表
附表1：办公用品需求计划
附表2：办公用品领用登记表
附表3：用车申请单
附表4：车辆加油情况登记表
附表5：车辆维修申请单
附表6：费用报销单
附表7：市内交通费报销单
附表8：外埠出差申请报告
附表9：借款申请单
附表10：业务招待费报销附表
附表11：休假申请单
附表12：请假申请单