浅析ERP在中小企业中的应用.doc
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1、浅析我国中小企业ERP信息化系统的应用【摘要】 在我国,中小企业不仅在数量上巨大,而且在国民经济中所起的作用也越来越大。我国中小企业以其灵活的机制、强大的生命力和市场适应能力,成为中国经济社会发展的重要基础和强大动力。然而,随着ERP应用的日益普及,越来越多的中小企业迫切需要应用ERP来改善企业管理的现状,突破自身发展的制约和瓶颈,提高企业的竞争力。本文首先阐述了课题的选题背景,然后通过三家企业ERP系统实施案例的描述与论证,分析出ERP在我国中小企业中的应用现状,从而得出ERP系统的应用特点及其存在的问题,最后给出了中小企业实施ERP的建议及策略。【关键词】 中小企业 ERP 实施 应用现状
2、 企业管理1.绪论1.1选题背景:笔者实习所在的公司是北京用友软件公司在包头的一家授权服务机构,近几年众多国内管理软件厂商争相将目光从大型企业投向中小企业信息化,我国的中小企业发展十分迅速,其IT应用市场也日渐成熟,许多中小企业对运用ERP手段来提升企业管理水平表现出十分渴望的心情。我国中小企业由于历史发展的原因,在企业管理中普遍存在着生产效率低,对市场信息了解不够充公,对市场需求变化的应变能力差,决策盲目及盲目生产造成大量的资源浪费,这些使得中小企业在激烈的市场竞争中处于不利的地位。为此,国家在“十五规划”中明确指出:以信息化带动工业化,发挥后发优势,实现社会生产的跨越发展。要实现企业信息化
3、的建设,关键的就是要实现企业的信息集成和共享,包括不同部门间、企业内部与外部间及企业同企业间的信息化集成和共享,解决企业“信息孤岛“很多企业为实现企业信息化选择了实施ERP,它提供了一种重新审视业务的方式,并且完成了对信息技术的重新利用。但是,有一个不容忽视的问题却始终摆在我们面前,这个问题就是ERP在具体应用中的成功率比较低,中小企业实施ERP的成功率更低,笔者在给客户实施ERP系统的过程中,经历了不少挫折和失败,同时也积累了一些经验和教训。因此,研究中小企业如何实施ERP系统具有很重要的实际意义,一方面通过对ERP的研究我们可以知道我国企业实施ERP的原因;另一方面通过与那些实施ERP成功
4、的企业对比学习,可以为下一次成功实施ERP予以指导。1.2.包头海纳百川公司简介:包头市海纳百川科技发展有限责任公司是用友软件股份有限公司在包头地区的核心合作伙伴,成立于2005年3月7日,一直以来公司主要从事用友系列软件的销售、培训及服务。用友公司是亚太本土最大的管理软件、ERP软件、集团管理软件、人力资源管理软件、客户关系管理软件、小型企业管理软件、财政及行政事业单位管理软件、汽车行业管理软件、烟草行业管理软件、内部审计软件及服务提供商,也是中国领先的企业云服务、医疗卫生信息化、管理咨询及管理信息化人才培训提供商。成立至今公司本着“用海纳百川的胸怀开拓市场,以精湛一流的服务赢得客户”的经营
5、理念,以“客户就是我们的衣食父母”为价值观,以“客户的满意就是我们不懈的追求”为服务宗旨,努力为新老用户提供周到、细致、真诚的服务,力争成为区域内一流的管理软件咨询服务公司。公司创立8年来通过全体员工的精诚合作和共同努力发展迅速,到目前为止在包头地区已拥有近上千家软件用户,其中包括惠龙集团、恒华集团、神华集团包神铁路、建委、民委、劳动和社会保障局、广本4S店、东本4S店、丰田4S店、黑土地酒业、弘呈酒业等典型用户,发展成为包头市较大规模的ERP管理软件供应商。目前,公司已组建了一支响应快速,服务专业,态度真诚的售前咨询与售后服务队伍,专业化的服务团队通过完整的知识与技术的转移,确保企业信息化的
6、成功应用。总经办销售部人事部财务部运维部客服部实施部销售一部销售二部图1-1 包头海纳百川公司组织结构图2.ERP综述2.1概念ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称,可以从软件产品、管理思想、管理系统给出它的定义:IT界普遍认为ERP是一种软件产品,是结合了客户机/服务器(C/S)、浏览器/服务器(B/S)、关系数据库、面向对象的方法、UI(用户界面)技术、第四代语言等信息产业的成果,以ERP管理思想为灵魂的软件产品。管理界认为ERP是一种管理思想,一种基于企业管理系统体系标准和MRPII(制造资源计划)基础进一步发展而成为面向供应链的管理思想
7、。制造企业则认为ERP是一种管理系统,即一种整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机软件与硬件于一体的企业资源管理系统。ERP管理系统ERP管理思想ERP软件产品图2-1 ERP的概念层次因此,对于管理界、信息界、企业界不同的表达要求,ERP分别有着它特定的内涵和外延,相应采用ERP管理思想、ERP软件、ERP系统的表达方式。2.2 ERP在我国中小企业管理的发展趋势现阶段中国中小企业管理以建立竞争优势,提高企业竞争力为核心。要提高企业的竞争力就必须整合企业经营,全面加强企业管理。越来越多的优秀企业舍得在管理系统上投资的举动,足以说明了这一趋势。在市场竞争日益激烈,用户需求不断
8、趋向多样化,企业间关联程度越来越密切的今天,要求企业行动必须快捷、灵敏,在管理的思想观念、方式方法上不断创新。人力己经很难完全达到这些要求,必须借助当代IT的最新成果。实施ERP是我国企业优化和加强企业运营和管理的必然趋势,因为ERP体现了以市场为核心的现代企业管理思想,它必将成为现代中国企业管理的基石。当前,我国中小企业要实施ERP,最重要的是解决他们的认识问题。管理是有成本的,ERP只是管理成本的一部分,不能简单地说投资ERP需要多少钱,关键是要看它后期的投资回报,况且,ERP带给企业的收益不只是降低成本,重要的是企业已有的管理模式得到了完善和更新。总之,成功实施了ERP,就为全面的企业管
9、理信息化打下了牢固的基础,接下来的电子交易、供应链管理、客户关系管理、决策支持系统、知识管理系统、商业智能分析等大量的管理系统工具都可以更快速的部署,并且很快取得实效,真正使信息系统成为企业管理的主系统,使每一个决策更具有科学性,使每一个新的战略得到更快速的落实,ERP系统是中小企业信息化的基础与核心,没有它就无法使中小企业真正走上电子商务的轨道。3.ERP在中小企业中的应用案例3.1包头市宝德钢材交易市场有限公司ERP系统案例分析3.1.1公司背景介绍 宝德钢材交易市场是一家以经营工字钢、槽钢、角钢、H型钢 、开平板、中厚板、螺纹和线材的贸易型公司,在内蒙地区设有多个业务网点,并拥有一定规模
10、的运输物流。 3.1.2ERP实施前期的状况随着市场和客户需求的不断变化,对宝德公司来说,协调各职能部门和业务网点快速响应市场,拥有更为科学和智慧的管理已变得刻不容缓。同时,由于营业网点分散,宝德公司深受数据汇总难、业务监控难的困扰,各网点的销售数据、统计报表只能用传真发送到总部,不仅滞后,准确性也无法保证。此外,由于钢材贸易行业的特殊性,销售量并不是越多越好。在钢铁价格波动的时候,宝德公司需要合理控制销售价格与销售量,才能给公司带来最大的效益,但仅靠手工操作,对价格和销量的控制越来越力不从心。在采取多种方法无法解决上述问题时,宝德公司开始意识到必须采用信息技术提高管理水平的重要性。2009年
11、包头宝德公司向包头海纳百川软件公司进行了相关问题的咨询,希望利用管理软件改善和解决现有难题。用友畅捷通提供的T6企业管理软件,在实时汇总数据、保证数据准确性和加强对业务网点的监控上,恰恰符合宝德的现时需求。3.1.3公司实施ERP系统针对宝德公司的实际需要,实施团队在包头总部集中部署了一个数据库服务器和应用服务器,所有的异地业务网点和职能部门都可通过网络远程登录操作,有效解决了数据分散处理、难以统一的问题。此外,宝德公司还启用T6企业管理软件中信用管控、账期管控、价格管控等功能,均取得很好的效果。以信用管控为例,宝德公司通过T6管理软件对客户进行划分,给予不同的信用等级,根据信用等级来决定赊购
12、量及帐期,大大降低了销售的风险。3.1.4实施ERP取得的效益 宝德公司在T6管理软件的帮助下,(1)降低了现货库存,提高了资金利用率和周转率,经营风险得以控制;(2)控制了进货成本与出货价格,各种价格组成因素改动简便、快速;(3)缩短了流程处理时间,减少了出错几率;(4)减少了财务的坏帐、呆帐金额等。3.1.5案例分析:宝德钢材公司ERP能够成功实施的原因在于: (1)公司ERP的实施得到了领导的支持和重视。企业领导特别是一把手,始终如一、全面的支持是 ERP 成功实施的关键因素。宝德公司领导的支持和重视促使ERP系统组、实施组成员按照要求密切配合,持续推进,迅速统一了思想、统一了意志。同时
13、,ERP的实施具有了资金和组织上的保证,遇到问题也能够迅速得以解决,保证了工程实施的落实。(2)公司分阶段、分内容、分人员、分管理层次进行员工培训,提高全员对实施ERP项目根本意义的认识、积极性和主动参与意识,提高和增强全员的信心和热情,使所有员工都能尽快地进入角色。 3.2包头力新厨具ERP系统案例分析3.2.1公司背景介绍力新厨具是包头一家大型的厨具供应站,主营:餐厨具设备、西餐厨具设备、烧烤设备、制冷设备、制冷设备、冷饮设备、烘焙酵发设备、电饼铛设备、消毒设备、开水器设备、净水设备、油烟净化风机设备、餐桌餐椅、瓷器密胶餐具等。3.2.2ERP实施前状况存货种类较多,存货大量积压管理人员不
14、能对存货进行定性与定量控制。3.2.3公司实施ERP系统力新上ERP希望能解决三方面的问题:第一,希望通过ERP规范业务流程;第二,希望信息的搜集整理更流畅:第三,希望通过ERP软件是存货核算管理更准确。 2012年2月力新选择用用友T3财务通来进行存货管理,签单时只购买了核算模块,签单后在实施过程中问题不断,如存货档案的录入、总账与核算模块的对接不到位等。3.2.4ERP实施成果实施ERP后,没有达到预期效果,个别项目还需要进行手动核算3.2.5实施ERP取得的绩效案例分析通过分析,力新实施ERP失败的根源主要有以下三个因素:(1)管理人员在ERP选型之前,对ERP系统及其效用、风险都有粗浅
15、的认识,过分依赖软件功能(2)管理者不注重投资,单独依靠一个存货核算模块来进行ERP管理,很难实现财务业务一体化的管理3.3包头阿健餐饮ERP系统案例分析阿健餐饮是包头海纳百川公司的一个老客户,在论文写作过程中,笔者通过实习了解到该公司ERP系统的应用情况,并取得了不错的效果。在此引入该案例,对该公司的ERP应用模式,实施方法,应用效果进行分析,给其他打算应用ERP的中小企业提供参考。3.3.11公司背景介绍包头阿健餐饮有限公司(以下简称阿健餐饮)是一家以火锅为主的餐饮企业,是内蒙古阿健餐饮集团公司在包头的连锁公司。3.3.2ERP实施前状况阿健餐饮的信息化建设工作已进行了多年:各餐厅使用PO
16、S系统,实现不同时段销售的简单统计;营运部和各餐厅使用他们自行开发的系统完成营运数据统计和分析,使用集团总部提供的软件实现数据的统计分析和汇总;配销中心使用高阁软件,完成对库存管理各项业务的处理;财务部于2007年使用北京用友软件股份有限公司的U8.52财务部分,实现了会计电算化。公司设有信息管理部门,目前局域网建设基本完善,和各地餐厅、配销中心间已经通过宽带(ADSL)连通。随着阿健餐饮业务的迅速发展,部门级的信息化已不能满足管理的需要,尤其是财务与业务部门数据不能及时共享,有大量业务数据需要手工处理或多次录入不同系统,工作重复且易出错。各部门把相当大的精力放在做计划、做报表、对数据上,信息
17、反馈不够及时。在信息化日益普及的今天,企业仅实现部门的信息化进行部门工作优化的管理模式已不能适应企业进一步发展的要求,因此,建立完善的企业内部信息化管理体系,实现企业内部信息集成已是阿健餐饮管理的当务之急。2010年4月,阿健和包头海纳百川公司再度合作,全面使用“用友ERPU8”,实现阿健餐饮利用信息技术提升内部管理、增强竞争力的目标。3.3.3公司实施ERP系统一期用友财务系统建设财务部于2007年使用用友软件ERP-U8.52财务部分,实现了会计电算化。公司设有信息管理部门,目前局域网建设基本完善,和各地餐厅、配销中心间已经通过宽带(ADSL)连通。二期物流系统应用于财务系统整合2010年
18、4月,阿健餐饮和包头海纳百川再度合作,全面使用“用友ERPU8”,实现财务业务一体化建设。 财务业务一体化流程图:库存管理销售管理总账应付款管理存货管理应收款管理采购管理工资管理固定资产管理ERP部署:部门岗位使用模块主要功能财务部主管所有查询总账所有账表处理、编制报表、账表查询其他采购部主管采购管理、库存管理业务账表查询业务员采购管理业务处理配销中心主管进销存客户端业务账表查询客服进销存客户端、库存管理、开发仓储库存管理营业餐厅区域经理销售管理、库存管理、进销存客户端业务账表查询、单据审核业务员销售管理、进销存客户端业务处理3.3.4实施ERP取得的绩效1、通过一体化系统的建立简化了各个业务
19、部门之间沟通的方式。加快了信息的传递速度和提高了信息传递的准确度。有效地解决了公司信息化的信息孤岛问题。2、对于连锁餐饮企业能够很好的满足企业对于营运数据掌控的需求,能够及时准确地分析业务过程中存在的问题以及地区市场之间的差异。3、由于火锅店的员工操作该系统时人员水平参差不齐,对于餐厅的操作员,我们通过开发模块简化了餐厅数据录入的过程,提高了效率,提高了数据录入的准确性。4、通过开发的报表系统解决了营销部门对于销售业务、营运数据的了解和分析、满足了配销部门进行采购和调拨发货的数据汇总统计和分析的要求、满足了餐厅对于本餐厅营运数据的分析要求。5、系统分权控制,将各级部门领导、操作员的权限清晰划分
20、,达到企业数据管理的权限要求。6、加快了物资供应的相应速度和餐厅订货准确率,降低了库存积压和食品过期以及损耗的损失。3.3.5案例分析(1)阿健餐饮根据自身的特点和管理特点,选择了符合自身功能需求的ERP软件。 (2)公司积极采取一系列应对措施,通过在ERP系统中完善和细化信用管理制度,明确进销售流程,责任落实到人,建立了市场管理体系,规范业务员的工作职能等。(3)在ERP系统实施的过程中逐步建立起一支自己的实施和维护队伍,为后续企业的ERP实施以及现有系统的维护打下坚实的基础。(4)公司分阶段、分内容、分人员、分管理层次进行员工培训,提高全员对实施ERP项目根本意义的认识、积极性和主动参与意
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