公司文件管理制度1.doc

河北源泰文化传播有限公司文件

文件编号OUR REF：HBYT-13-D001
拟文日期DATE：2013-12-17
文件类别CATEGORY：制度规范
拟文人FROM： 黄翠萍
审核/日期VEREFED/DATE：田杰
批准/日期APPROVED/DATE： 张发志
收文人TO：源泰全体员工
收文部门TO（DPT）：SIS
抄送CC：//
附件ATTACHMENT：附件文头格式说明
□传阅CIRCULAR □阅后存档FILIG □保密/期限CONFIDENTIAL/TERM □其他OTHERS □页数NO.OF PAGES：6
河北源泰文化传播有限公司文件管理制度

一、 目的
1、 规范源泰公司文件管理流程。
2、 明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。
3、 规范行文及编号规则。
二、 名词解释
文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。
三、 适用范围
适用于河北源泰公司。
四、 文件管理职责
建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理。
五、 文件层级
根据文件涉及范围不同，文件分为：
1、 公司级文件：即源泰公司文件。
2、 部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；
3、 地区级文件：即**地区文件（如：保定地区文件）”；
4、 联合行文：即两个及以上单位联合文件。
5、 每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性抵触。
六、 文件格式
根据文件内容不同，文件格式分为：
1、 请示/申请类文件格式
2、 普通文件格式（非请示/ 申请类文件格式）

七、 文件种类
根据文件内容不同，文件种类分为：
1、 决定（代码A）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。
2、 通知（代码Z）：指通告事情的文字或口信。
3、 通报(代码B)：指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。
例如：通报批评。
4、 制度规范/管理流程（代码D）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
5、 请示/申请(代码E)：指向上级或有关部门申述理由，请求批准。
6、 报告（代码C）：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作口头叙述。
7、 会议纪要(代码G)：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。
8、 其他(代码I )：例如策划案等活动相关文件。
八、 行文规则
1. 公司级文件：源泰公司文件行文。
1.1. 适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。
1.2. 签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。
1.3. 公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件1、附件2）
2. 部门级文件：各部门级文件行职责范围内布署的文件
2.1. 签字权人：部门负责人或其授权人
2.2. 分部级文头格式：分普通类、请示类。（见附件3――附件8）
3. 地区级文件：各地区级文件行文。
3.1. 适用范围：涉及地区整体布署的文件。
3.2. 签字权人：地区负责人或其授权人。
3.3. 地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件9、附件10）
4. 联合文件行文
4.1. 适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联合行文。
4.2. 联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。
4.3. 签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授权人共同批准签发。
4.4. 联合文头格式：普通类。（见附件11）
九、 文件处理程序及规范
1. 拟文
1.1. 拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。
1.2. 拟文人要遵循拟文三原则：
1.2.1. 简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；
1.2.2. 明白：易懂、不晦涩；
1.2.3. 准确：不模棱两可。
1.3. 文头三要点：
1.3.1. 明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；
1.3.2. 明确收文人和抄送人姓名；
1.3.3. 标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明确文件内容的关键字。
2. 审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。
2.1. 审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责，审核人姓名应手签。
2.2. 批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。
2.3. 审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。
文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意后方可正式发布。
3. 发文
3.1. 公司级正式文件须转换为PDF格式，通过公司邮箱发布。
3.2. 文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，须要求拟文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。
3.3. 文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以免造成垃圾邮件。
4. 存档
4.1. 文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管理。
4.2. 联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。
5. 监督
5.1. 一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。
5.2. 二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。
十、 解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。
十一、 生效时间：本规定自发布之日起试行。
附件：文件文头格式（11个附件）
附件1：公司级普通类文件文头 附件2：公司级请示类文头

附件3――附件10：各部门普通类文件文头及请示类文件文头

附件11：地区普通类文件文头 附件12：地区请示类文件文头

附件13：联合行文普通类文件文头
（例如：HR&CC,文件文头中用部门英文缩写, 文件编号只标明主办部门的文件编号。）

附件14：会签表

附件15：附属说明：编号规则
见例：

一、文件头部分
1. 编号
1.1. 通用编号规则：公司英文简写－ 部门/地区/英文简写－年份（取后两位）- 顺序号（三位）。
1.2. 部门拼音首字母或者英文大写缩写：
人力资源部（Human resources ）； 简写：HR。
财务部（）； 简写：ERH。
市场部（； 简写：WRH。
1.3. 地区级英文规则：以所在城市汉语拼音第一个字母大写。
1.4. 联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。
1.5. 各类文件举例说明：
公司级文件：HBYT-13－D001
部门级文件：HBYT-HR-13-I001
联合文件： HBYT-HR&CC-13-I001
地区（如保定地区）：HBYT-BD-13-I001
1.6. 拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。
1.7. 文件类别根据文件内容依据而定。
1.8. 申请类文件、源泰政策类文件（如关于激励方案、操作性或流程类规范文件）签批前一般只能以一个收文人为主送对象，不能以文件或电子邮件形式同时主送多位领导；由3人以上（含3人）签批意见的申请类文件需附加会签表。见附件14《源泰会签表》签批后应将文件主送经办部门。
1.9. 审核人如没有，则划“//”。
1.10. 收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或相关部门人员；抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需了解文件内容的上级或相关部门人员。
1.11. 收文部门的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。
1.12. 如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“//”。
1.13. 拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密，如是保密，必须标注保密及期限。
1.14. 文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。
二、正文内容
1. 字号：标题采用宋体3号粗体，正文采用宋体小4号字；
2. 段落：采用单倍行距。
3. 重点标示：对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出，不改变字体字号。
4. 结构层次顺序：
4.1. 数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”，以次类推。
4.2. 罗马符号排序：第一层为“I”、分层级时用“A”,“B”……以此类推。从第五层开始为“V”、“VI”“VII”“VIII”“IX”“X”……以此类推。
5. 制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用V（Version）+年度代码（取最后二位）.发布月份的形式。如2006年12月发布的文件管理规定标题应为：《源泰公司文件管理规定V06.12》。
6. 面向全员发送的关于向全员发送的邮件：
7. “授权通知”禁止以邮件形式向全员发送。发布公司主页上。
8. “管理规定”可以放在主页或公用文件夹数据库中，通过邮件向全员发送一个文档链接。
9. “喜报、通报、离岗通知、活动报道”等，除公司重大消息由人力资源部统一发布外，严禁通过邮件向全员发送。
10. 秘密文件
10.1. 拟文人必须界定文件内容是否保密及发放范围
10.2. 审核人、批准人审核文件内容是否需要保密。
10.3. 保密文件应标注保密及期限，电子文件发布时必须在“邮递选中选择“加密”、“禁止拷贝”、和“机密”邮戳。（机密邮戳是必选项）。
10.4. 保密文件的纸版必须由文员加盖保密文件戳。
10.5. 密件应与普通文件分开保管，电子密件及其存放目录应采用技术手段加密。
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