物业服务会务服务规范.doc
《物业服务会务服务规范.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《物业服务会务服务规范.doc(31页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、ICS03.080.30A 12DB44广东省地方标准DB 44/T XXXXXXXXX物业服务 会务服务规范Property service: specification for conference service(征求意见稿)XXXX - XX - XX发布XXXX - XX - XX实施广东省质量技术监督局发布目次前言II引言1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 基本原则25 资源管理26 制度建设37 会务服务提供38 服务质量的评价与改进5附录A (资料性附录) 会务服务人员仪表、仪态要求6附录B (资料性附录) 会务服务需求确认9附录C (资料性附录) 会场布置相关要
2、求12附录D (资料性附录) 大型会议主席台座次的安排15附录E (资料性附录) 座谈会座位安排16附录F (资料性附录) 设备调试18附录G (资料性附录) 茶具准备、续茶规范20附录H (资料性附录) 突发事件处理程序23附录I (资料性附录) 会务用品管理规范要求25前言本标准依据GB/T 1.12009标准化工作导则 第1部分 标准的结构和编写起草。本标准由中航物业管理有限公司提出。本标准由广东省质量技术监督局归口。本标准起草单位:中航物业管理有限公司、深圳市标准技术研究院。本标准的主要起草人: 朱俊春、高文田、黄曼雪、许益荣、王纪元、胡杏莉、朱坚、王磊、李远征、张旦戈、张斌、刘永鑫、
3、张若晗。引言近年来,伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势,由物业管理延伸带来的相关服务如会议服务外包等也逐渐发展壮大。政府、金融机构、综合性院校和企业等单位都希望通过采购的方式获得社会资源的支持,获得高水准、专业化的会务服务。在这一形势下,物业管理企业通过发挥自己的专业优势,深入挖掘会务服务需求,规范会务接待行为,统一会务服务标准,可提高会务服务水平,为参会者创造良好的会议环境,为主办方赢得良好的口碑,为物业服务组织树立良好的品牌形象。本标准以提高物业服务组织的会务服务质量、规范会务服务行为、维护相关各方的合法权益为出发点,提出了物业服务组织利用相关软硬件资源向主办方提供会务服务时
4、的通用性规范。物业服务 会务服务规范1 范围本标准规定了物业管理中会务服务的基本原则、资源管理、制度建设、服务提供、服务质量的评价与改进等要求。本标准适用于物业服务组织向业主和物业使用人提供的会务服务。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 20647.92006 社区服务指南 第9部分:物业服务3 术语和定义GB/T 20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1业主 Proprietor物业的所有权人。3.2物业使用人 Proper
5、ty Users不具有物业的所有权,但是对物业享有使用权,并且按照合同、法律规定能够行使业主的部分权利的人。3.3会务服务 Conference Service物业服务组织在物业服务范围内利用物业本身资源为业主和物业使用人提供保证会议顺利有序开展的配套服务。3.4会务服务人员 Conference Service Staff物业服务组织在提供会务服务的整个过程中所投入的人员,包括专职于会务服务的人员以及其他辅助服务人员。3.5会务服务需求 Conference Service Demands会议主办方要求物业服务组织根据会议属性提供相应的会务服务的需求。4 基本原则4.1 专业化物业服务组织的
6、会务服务应向规范化、标准化方向发展,以提高会务服务的质量。4.2 人性化物业服务组织在提供相应的服务时,应以“以人为本”为出发点,为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。4.3 信息化物业服务组织应充分利用信息技术,提升会务服务的效率和质量。5 资源管理5.1 概述物业服务组织应采取合理的方式对可用于会务服务的软硬件资源进行有效管理,对涉及软硬件资源管理的内容应形成文件。5.2 基础设施管理物业服务组织应对会务服务所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成文件,实行制度化管理。5.3 人力资源管理5.3.1 选聘物业服务组织应根据各管理和服务岗位的需要配置相应的专职人员,物业服务组织在选聘
7、会务服务人员时,宜考虑下述事项:受教育程度;实际工作经验、技能;身高、形象;沟通表达、应变能力;其他行为素质等。5.3.2 培训5.3.2.1 概述物业服务组织应对会务服务人员进行系统性的培训,以帮助其获得提供优质会务服务所应具有的职业道德、职业技能和职业形象。5.3.2.2 培训内容培训内容应包括但不限于以下方面:组织的服务理念、组织文化;会务管理和会务服务的理论知识;保密制度;会务服务人员仪表、仪态,会务服务人员的仪表、仪态要求可参见附录A;会务服务人员操作技能;会务服务人员心理素质;应对常见会务突发事件;其他行为素质等。5.3.2.3 培训方式培训方式应采用但不限于以下方面:利用组织制定
8、的服务手册,聘请教师授课;聘请专业培训机构;组织内部指导;定期进行演练、考试等。6 制度建设6.1 岗位职责物业服务组织应设立合适的会务服务工作岗位、明确岗位职责,形成相应文件,并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。6.2 工作规程物业服务组织应制定会务服务工作规程,且形成相应文件,并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。制定工作规程时,宜考虑但不限于以下要素:识别服务对象的不同需求;确定可用的软硬件资源;确立可量化的服务项目;确定会务服务人员需要具备的能力;确立会务服务人员行为、仪表、仪态规范等。7 会务服务提供7.1 需求确认物业服务组织应建立适当的会务服务受理方式,并保证受
9、理过程的流畅快捷。物业服务组织在进行会务需求了解时,应针对本组织可以提供的会务服务内容,设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。物业服务组织应根据不断积累的会务服务需求更新标准问卷,并不定期举行培训,以确保会务服务人员同会议主办方沟通顺利并能准确收集会务服务需求信息。物业服务组织应对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。会务需求确认可参见附录B。7.2 策划物业服务组织应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案,其中宜包含但不限于以下方面:职责分工;时间安排;场地安排;会务用品及硬件设施配备;突发事件应对措施;会议秩序及安全等。7.3 会前准备物业服务组织应将
10、会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分,并制定相应的标准,以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求,会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面: 布置导引;布置签到;布置横幅与大背景;检查会议用桌、椅,主席台布置,座位格局和座次安排;布置台布;制作并摆放座席牌;摆放不同类型麦克风;摆放花卉;制作与佩戴胸花;提供纸笔;提供毛巾、纸巾;调试灯光;调试音响;调试投影;调试空调;准备茶具(水);准备果盘;设置吸烟区;检查安全、消防设施及疏散通道;了解会议程序及个性化服务需求;备用物品:电源转换插座、万能充电器、插电板等。根据会议主办方要求,确定会议主席台或会议台座次安排、会议横
11、幅主题,物业服务组织应负责会场布置。会场布置完成后应由会议主办方对会前准备工作进行检查确认。会场布置相关要求可参见附录C。大型会议主席台座次的安排可参见附录D。座谈会和小型会议的会议台座次的安排可参见附录E。设备调试可参见附录F。7.4 会中服务物业服务组织应将会中服务涉及的内容进行细分,并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面: 导引; 续茶、茶具的准备,续茶要求可参见附录G; 会场巡视; 会场、洗手间、通道保洁; 会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节; 突发事件处理,突发事件处理程序可参见附录H; 咨询受理。7.5 会后整理物业服务组织应将
12、会后整理内容进行细分,并制定相应的标准。会后整理内容包含但不限于以下方面:回收可重复使用的用品,清点数量并记录等,将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I;清理会务设施设备,检查有无缺失或损坏,清洁后归位或返还,做好相应记录;检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办方;检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏,及时报告会议主办方或业主,协助追补损失,做好记录;对会议期间的丢弃物进行打扫;对会议室洗手间进行适当保洁;关闭会议厅(室):包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。8 服务质量的评价与改进8.
13、1 服务意见的征询可考虑通过如下途径征询意见,并予以详细记录:访谈会议主办方;收集服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息。8.2 服务质量的改进物业服务组织应对收集的服务反馈信息进行分析处理,找出产生不合格服务项的根本原因并有针对性的采取纠正预防措施;同时,对新需求进行分析,识别改进机会。附录A (资料性附录)会务服务人员仪表、仪态要求A.1 仪表要求A.1.1 服装要求A.1.1.1 一般要求A.1.1.1.1 根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰,选择款式相同的工鞋;保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。A.1.1.1.2 工装外不应显露个人物品;衣袋、裤袋整理平整,勿显鼓起
14、;保持工装干净、平整,无明显污迹、破损。A.1.1.2 着装要求A.1.1.2.1 女士着装应统一,着裙装时,西裙宜配长袜和工鞋,西裙长度于膝盖上3厘米;着裤装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面。A.1.1.2.2 男士着装应统一,着西装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面;衬衫领口应扣好,不应敞开;着长袖时,袖口应扣好,不应挽袖。A.1.2 工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸;工作牌距离肩缝18厘米,距中线5厘米,不应斜戴。A.1.3 工鞋宜着黑色皮鞋(以软底鞋为宜);鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。A.1.4 丝袜A.1.4.1 女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜,并保持丝袜干净、完好,不宜穿短
15、袜或不穿。A.1.4.2 男士宜穿深色长袜,禁止着浅色短筒袜。A.1.5 饰品A.1.5.1 女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳;可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品,佩饰不宜过多。A.1.5.2 男士除佩戴手表、婚戒之外,不宜佩戴其他饰品。A.1.6 妆容发式简洁,面容清爽;女性可着淡妆,香水味不宜过浓,可涂抹透明指甲油。A.2 仪态要求A.2.1 站姿A.2.1.1 女士站姿上身正直,头正目平,挺胸收腹,腰直肩平;双手搭握,稍向上提,放于小腹前;双脚可前后略分开,一只脚略前,一只脚略后,前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。A.2.1.2 男士站姿 双眼平视前方,颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂
16、自然下垂,处于身体两侧,右手轻握左手的腕部,左手握拳,放在小腹前,脚跟并拢,脚呈“V”字型分开,两脚尖间距约一个拳头的宽度;或双脚平行分开,与肩同宽。会务服务人员站姿可参见图A.1。 a) 女士站姿示意图 b) 男士站姿示意图图A.1 会务服务人员站姿示意图A.2.2 行姿身体重心应稍向前,头朝正前方,眼睛平视,面带微笑;上身正直不动,两肩相平不摇,两臂摆动自然,步幅适中、匀速。会务服务人员行姿可参见图A.2。 a) 女士行姿示意图 b) 男士行姿示意图图A.2 会务服务人员行姿示意图A.2.3 坐姿A.2.3.1 女士坐姿背对座椅轻坐,后腿能够碰到椅子;两个膝盖合并,腿可放中间或两边。A.2
17、.3.2 男士坐姿上体挺直,下颌微收,双目平视,两腿分开,不超肩宽,两脚平行,两手分别放在双膝上。会务服务人员坐姿可参见图A.3。 a) 女士坐姿示意图 b) 男士坐姿示意图图A.3 会务服务人员坐姿示意图A.2.4 导引A.2.4.1 为宾客导引时,应走在宾客左前方,距离保持23步。A.2.4.2 遇拐弯或台阶处,应回头向宾客示意说“请当心”。A.2.4.3 引领客人时,宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。A.2.4.4 为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。会务服务人员指引见可参见图A.4。 a) 女士导引示意图 b) 男士导引示意图图A.4 会务服务人员导引示意图A.2.5 笑容面
18、部保持自然亲切的微笑。A.2.6 规范用语使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。附录B (资料性附录)会务服务需求确认B.1 会务服务内容需求确认参见表B.1。表B.1 会务服务需求确认表类 别项 目内 容备 注会议名称会议类型 座谈会 报告会 开/闭幕式 演出 受聘仪式 其他( )会议日期 年 月 日会议时间上 午:( : )( : )下 午:( : )( : )晚 上:( : )( : )会议地点参会领导参会人数安全管理类1、预留贵宾车位;贵宾专车路线(重大接待)是 贵宾车位( )位否2、参观路线路线:出发点:( ) 途 经:( )终 点:( )3、是否需要特别安保是 需要人数:(
19、 )工作事项:( )否1、是否增加安保力量?(物业组织内调配);2、会前、会中、会后是否需要特别安保要求?4、参会人员是否凭证件入场是否5、是否有保密要求是 保密的内容:( )否设施设备类1、是否需要大功率电源电压负荷 ( )伏电源连接线( )条2、是否需要使用专梯是 通往楼层( )否3、会议期间是否需要音乐是 国歌 颁奖进行曲 其他( )否开/闭幕式4、是否需要使用投影是 使用时间:( )否与灯光相匹配5、是否需要录音笔是 使用时间:( )否B.1 会务服务需求确认表(续)类 别项 目内 容备 注设施设备类6、是否需要视频会议系统是 否7、是否需要电源转换插座、万能充电器、插电板等是 需要的
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 物业 服务 会务 规范
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,个别因单元格分列造成显示页码不一将协商解决,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【天****】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【天****】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。