公司行政管理制度范文)样本.doc
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1、金晖企业行政管理制度盛勤管理咨询目 录第一章 办公用具管理制度1第二章 保密管理制度2第三章 公文管理制度8第四章 企业关键工作事项督办制度11第五章 通讯管理制度12第六章 车辆管理要求13第七章 办公秩序管理制度16第八章 文印、传真服务管理要求18第九章 食堂管理制度19第十章 印鉴管理制度20第十一章 职员纠纷处理制度22第十二章 限时复命制度22第十三章 会议管理制度24第十四章 会议室使用管理要求27第十五章 合理化提议管理制度28第十六章 法律事务管理措施29 第一章 办公用具管理制度第一条 本制度所称办公用具分为消耗类、管理类和财产类三种。(一) 消耗类:铅笔、胶水、订书钉、回
2、形针、大头针、图钉、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、口取纸、记事贴、信纸、圆珠笔芯、夹子等。(二) 管理类:剪刀、订书机、打孔机、钢笔、尺子等。(三) 财产类:桌椅、公文柜、电话机、复印机、传真机、投影仪、打印机、电脑等。第二条 消耗类办公用具由办公室制订出统一名目和发放标准。根据标准于每个月10日前以部门为单位定额发放。第三条 管理类办公用具如有故障或损坏,应以旧品换新品,如有遗失应由个人或部门赔偿或自购。第四条 新进人员到职时,依据其所在岗位标准,由办公室以部门为单位向新职员发放消耗类办公用具。人员离职时,必需将剩下办公用具全部交回办公室。第五条 对于财产类办公用具,办公室每十二个月12月底
3、前需办理财产盘点一次,并和财务部查对财产数量。第六条 已不含有使用价值财产类办公用具要办理转让或报废手续,并报财务部作帐务处理。第七条 各项财产使用说明书、产品质保书等资料交由办公室统一保管,各部门需要使用时,尽可能以复印件替换。第八条 各使用部门对所使用及保管财产需定时保养及小心使用,财产发生损害时,需负损害责任。第九条 严禁职员将企业办公用具取回家私用,一经发觉则按购置价格2倍赔偿。第十条 负责购置、保管办公用具人员要做到办公用具品种、数量、质量符合要求,同时建立账本、严格实施出入库手续,出库时由领取人员签字。第十一条 企业办公用具采购工作由办公室制订计划、企业供给部统一办理。第十二条 统
4、一采购业务范围:办公事务用具及办公日常见具、表单印制。第十三条 统一采购工作步骤:(一) 各部(室)于每个月25日前提出下月办公用具需求计划单送办公室。(二) 办公室依据各部(室)月度需求计划、参考现有存量及每个月平均使用量,制订办公用具购置计划。(三) 将制订好购置计划交由供给部采购。(四) 采购办公用具经验收入库后,交使用部门使用及管理。第十四条 其它采购应注意事项:(一) 在确保质量前提下,尽可能降低采购成本。(二) 对办公用具用量进行科学统计,并据此制订采购计划。(三) 采购办公用具时应注意售后服务质量及供给商信用。第二章 保密管理制度为维护企业正当权益、保守企业秘密,现依据金晖企业实
5、际情况,特制订本制度。第一条 企业保密制度由办公室负责制订、修改、落实实施和监督实施。第二条 全体职员要提升保密意识企业保密制度关系到金晖企业生存和发展,企业全体职员全部有保守企业机密责任和义务,全体职员尤其是管理人员更要充足认识到保守企业机密必需性和关键性,增强保密法制观念,加强保密意识,确保金晖企业秘密不被泄露。第三条 保密工作组织机构及职能保密工作由金晖企业办公室负责管理及监督检验,具体职责包含:制订和完善保密管理制度,正确确定密级,加强保密工作法制教育,检验保密情况,提议处罚违反保密制度行为,帮助企业领导对保密工作奖惩做出裁决。第四条 企业机密等级分类及范围企业机密按密级由低到高分为“
6、秘密”、“机密”和“绝密”(特级机密)三种。(一) “秘密”:“秘密”是指企业初级机密信息,对外泄露会使企业利益受到损害。“秘密”包含:1. 生产技术方面(1) 原辅材料供给商名目和档案;(公开和不公开)(2) 机械设备参数和资料;(3) 产品质量标准(指企业实施细则部分,国家标准不在秘密范围内);(4) 辅助原材料品种和要求;(5) 产量;(6) 制造成本;(7) 质量信息(含过程产品和成品检验汇报单等);(8) 技术性资料、图纸、照片。2. 营销方面(1) 经销商名目和概况;(2) 市场行情、各经销单位销售政策。3. 财务方面(1) 财务原始数据和原始凭证;(2) 财务基础情况(成本费用、
7、应收应付款等);(3) 财务相关信息;(4) 经营分析。4. 发展项目方面(1) 产品改良计划;(2) 暂不宜公开发展项目。5. 行政事务及其它(1) 不宜公开重大事故(事件);(2) 不宜公开董事会或企业会议决议和布署;(3) 管理制度、政策和方案;(4) 还未公布通报、人事任免、奖励方案及调资方案;(5) 经济协议;(6) 结案前案件;(7) 结案前知识产权被侵权信息;(8) 应予保密或暂应保密相关事件和信息。(二) “机密”:“机密”是指企业关键机密信息,“机密”泄露会使企业权益和利益受到严重损害。“机密”包含:1. 生产技术方面(1) 工艺步骤及关键机械设备信息;(2) 技术指标及标准
8、;(3) 工艺技术文件资料、图纸和照片; (4) 关键质量信息(含不合格产品检验汇报和质量事故统计等)。2. 营销方面(1) 销售政策,营销业务谈判中企业还未公布意向、方案、策略;(2) 总体及个体销售量(销售报表);(3) 市场信息反馈产品信息、市场覆盖率、竞争对手信息等;(4) 广告媒体投放计划(包含媒体选择、费用、时间等);(5) 实施结束前营销战略、经营方向、经营计划、策略、方法。3. 财务方面(1) 财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表;(2) 财务情况(资产、负债、盈亏等);(3) 关键财务信息(财税、债务等相关信息)。4. 发展项目方面(1) 产品开发项目及其情况(投产前);(
9、2) 产品改良具体方法;(3) 金晖企业产品发展战略和策略。5. 行政事务及其它(1) 不应公开重大事故(事件);(2) 人事档案;(3) 应保密重大决议和布署;(4) 计算机上含有企业密级资源信息、数据库和其它统计介质(磁带、软盘、优盘、硬盘、光盘等);(5) 法律事务行动方案和安排;(6) 应予保密或暂应保密其它事件和信息;(7) 金晖企业及其关联企业经营管理资料,属于金晖企业内部掌握协议、协议、报表及财务资料、信息。(三) “绝密”:“绝密”是企业最关键机密信息,“绝密”泄露会给企业造成不可估量损失。“绝密”包含:1. 企业经营发展中,直接影响企业权益关键决议文件资料;2. 产品配方和生
10、产工艺;3. 企业确定为“绝密”事件、信息;4. 企业确定为“绝密”决议、策略及其实施方案;5. 企业财务保险柜密码、计算机密码。第五条 保密管理标准(一) “秘密”管理标准:1. “秘密”信息标准上不能对企业外界公开,确因工作和业务需要公开,应尽可能控制公开秘密数量,或缩小传输范围。2. 需要公开“秘密”,由办公室领导进行审核把关并签字确定。(二) “机密”管理标准:1. “机密”信息一律不得对企业外界公开,确因工作和业务需要公开,应严格控制所公开“机密”数量,可不公开部分一律不得公开,而且要减小传输范围。掌握机密外界人员要确实保守“机密”。2. 需要公开机密,由总经理进行审核把关并签字确定
11、。(三) “绝密”管理标准:1. “绝密”知情对象范围由企业董事会决定。2. 不属于“绝密”知情对象需要了解绝密,由董事长审批。3. 产品配方知情人员仅限于相关技术人员、董事长、总经理和分管副总经理。其它人员因工作需要了解配方,一律要经董事长审批。(四) 企业保密工作,实施“在确保机密内容安全前提下,尽可能确保工作顺畅”方针。第六条 保密管理要求(一) 保密资料在统计、拟稿、讨论、修改、计算、存放、印制、传输等过程中,各相关责任人要严加保密,不得使保密信息泄露。无特殊情况时,不得拿到企业外从事印制和传输工作。当确实需要外出印刷和复印时,必需经过各相关责任人按管理标准把关签字,并到指定地点承印。
12、打印、印刷或复印秘密文件过程中形成蜡纸、清样、废件等必需立即销毁,不得随意丢弃。(二) “绝密”信息在统计、拟稿、讨论、修改、计算、存放、印制和传输等过程中,要由企业指定专员负责,尽可能降低中间步骤。未经董事长审批绝密资料,不得拿出企业印制和传输。绝密资料传输时必需封存,并直接交收件人签收。(三) 全部保密资料应尽可能降低复制。秘密资料复制(含打印和摘抄,下同)由办公室管理,机密资料复制由办公室从严把关,绝密资料标准上不许可复制,在特殊情况下确实需要复制时,要报经董事长审批核准。(四) 全部保密资料传输均应降低步骤,移交时要有双方签字确定。“秘密”、“机密”和“绝密”资料均要在封面上方标注对应
13、密级字样。(五) 发放到个人保密资料由个人负责保管,发放给单位由单位责任人或其授权人保管。存放机密级和绝密级保密资料文件柜必需上锁以妥善保管。(六) 需要在单位内传阅保密文件资料,必需保守秘密,并推行有效署名传输手续。(七) 失去保留价值保密资料和企业办公用一切废纸均不得出卖或丢弃,必需销毁。机密级资料销毁应有两人以上参与,并签署销毁手续。(八) 掌握保密材料人员辞职或岗位变动时,要将保密材料向所在部门直接领导移交,办公室负责监交工作。对于其岗位变动后仍然需要保密资料,可由其继续保管。(九) 计算机信息和软件保密管理由计算机责任人负责。(十) 不准在私人交往和通信中泄露企业秘密,不准在公共场所
14、谈论企业秘密,不准经过其它方法传输企业秘密。(十一) 对秘密事项要做到:不议论,不探询,不传输。第七条 保密管理方法(一) 属于密级内容会议和其它活动,主办部门应采取下列保密方法:1. 选择含有保密条件会议场所;2. 依据需要,限定参与会议人员范围;3. 凡要求不准统计会议内容,和会人员不得统计;4. 确定会议内容是否传达和传达正确范围。(二) 对金晖企业经营和技术信息要加强内控:1. 和用户或外商谈判时,不在不利于我方保密场所进行,不透露金晖企业商业机密及我方内部计划、对策、经营方案、补助、盈亏,和进出口商品价格底盘、库存、商品换汇成本和资金情况等信息;2. 不在通信、电话、电报、传真、电子
15、邮件等方面包含金晖企业商业机密;3. 包含科研,生产等方面报道,未经总经理同意,不得在报刊、广播、电视、录像等媒体上进行宣传报道;4. 在中国因公携带文件外出人员,要时刻注意所带文件安全,严防被窃。开会所带密级会议文件,会后应立即交机要员登记保留,不得留作私用;5. 不该说机密信息绝对不说,不该看机密信息绝对不看,不该问机密信息绝对不问;不在公共场所和儿女、亲属之间谈论机密信息,不在非保密本上统计机密信息。(三) 加强对电脑、复印机、传真机、通讯工具等设备使用和管理:1. 电脑、复印机、传真机实施专员管理和操作,未经部门领导同意严禁她人(包含其它部门人员)使用;2. 文件打印、复印要经办公室主
16、任审批后进行,并严格控制文件发放份数;3. 需要发出传真文件要经办公室主任审核后交由专员办理,并进行发文登记;4. 严禁使用通讯工具在不利于保密场所和条件下谈论企业秘密;5. 加强保密设施建设,凡包含机密文件保管部门,防盗门、防盗窗、铁柜要齐全、牢靠,钥匙由专员保管,不得借给她人。第八条 泄密违规处罚(一) 出现下列情况之一者,给责任人警告或通报批评,并扣发工资100500元:1. 泄露企业机密信息,还未造成严重后果和经济损失;2. 己泄露企业秘密,但尚能立即向企业汇报并果断采取补救方法,并未造成企业经济损失。(二) 出现下列情况之一者,给予解聘并赔偿经济损失,情节严重提请司法部门追究法律责任
17、;1. 有意或过失泄露企业秘密,造成严重后果或企业重大经济损失;2. 营私舞弊,为她人(或其它企业)窃取、刺探、收买和违规提供企业秘密; 3. 利用职权强制她人违反保密要求。(三) 如违反本保密管理制度,依据情节轻重和责任大小,对责任人进行对应处罚。第三章 公文管理制度第一条 金晖企业公文是传达、落实上级指示精神,请示和回复问题,指导或商洽工作关键工具。金晖企业公文实施统一管理。公文管理要做到规范,正确、立即、安全。第二条 公文范围本制度所指公文包含:汇报、请示、函、决定、通知、通报、批复、会议纪要、计划、计划、制度、章程等正式文件。第三条 各部室、各单位及各相关人员,对公文中包含本企业应保密
18、事项必需严守机密,不准随便向她人泄露。第四条 公文保密等级分为秘密、机密、绝密三种,其它为通常文件。绝密、机密文件打印一定要用专用存放器。(详见第二章保密制度)第五条 企业发文程序为,拟稿、审核(部门领导)签发(企业领导),打印、发文、催办、立卷、归档。第六条 公文格式(一) 外观形式:公文用纸通常采取金晖企业VI设计专用信纸,公文行间距为15倍行距;标题字体为标准三号加粗宋体,位置居中;其它文字字体为标准小四号宋体。(二) 公文文号:公文文号形式为“金晖字()号”,“”为“管”、“产”或“人”等,“”为发文年份,“”为文件号,如“金晖管字()01号”。字体通常采取标准小四号加粗宋体。(三)
19、公文标题:公文标题通常包含3项:发文机关名称+关键内容+文件种类,标题中除了法规、规章名称加书名号外,通常不用标点符号。(四) 内在结构:正式公文通常由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号,标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、专题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。(五) 文字表述:1 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”;第五层为“”。序数可跳跃排列,如第一层为“一”,第二层为“ 1”;但不可颠倒排列。2 公文中数字应该使用阿拉伯数字(部分表示结构层次序数词、词组、常见语、缩略语等除外)。成文时间统一使用阿拉伯数字表示。3
20、 除特定词语外,通常不使用英文字母或英文。(六) 装订要求:装订位置定于文件左侧,和上边界、下边界距离是纸张总长度14。第七条 公文处理程序(一) 发文处理程序1 对于企业文件,除专业性或部门性文件外,均由办公室统一起草拟文,并经过该文件责任人审阅、修改并签字核准后,由办公室进行统一编注文号并复印。2 企业文件传输由办公室秘书处理,并负责登记和填制发文程序卡。发文程序卡内容包含:文件快慢等级、机密程度、主办单位、拟稿人、核稿人、审查人、签发人、文件号、文件标题、报送和抄送机关(个人)、下发机关、印数、拟稿日期等。3 以金晖企业名义发文,必需送一份文件原件并附上发文程序卡交办公室秘书存档。4 实
21、施传阅人签收制度,常规性文件直送领导传阅,很规文件可视情况请企业领导或办公室主任提出传阅意见后办理。(二) 收文处理程序:1 全部针对企业来文(包含传真件)均由办公室统一进行接收、分类和传输。2 对来文必需进行登记。登记内容包含:收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、分发部门及领导指示、承接情况、催办情况、终止处理、归卷号等。在收文登记同时,应在文件右上角加盖有单位名称、收文日期、收文号、文件页数收文专用章,并注明文件办理时效。3 相关部门对来文进行拟办或承接时,要在职责范围内按以下时效办理:(1) 特急件应随收随办,在当初或当日办理完成;(2) 急件仅次于特急件办理时限,亦应随收随办,最迟
22、以不超出3个工作日为限;(3) 相关制度已经有明确时效要求按时效要求办理,未明确要求办理时限通常公文,最迟以不超出7个工作日为限。(4) 属阶段性工作,按具体要求办理完成。4 办公室要依据公文办理时限,对承接部门公文处理工作进行催办和查办,预防漏办和延误。(三) 存档1 公文办理完成后,承接人员应该依据文书立卷要求,将有查考价值公文原稿和相关材料整理好,进行清理立卷。对于应该存档公文,个人不得私自保留。2 保留档案必需根据档案管理相关要求存档。3 存档应遵照一式一份标准,避免反复。4 在存文件及档案每十二个月清点及整理一次,由办公室依据企业决定组织操作。(四) 销毁通常没有查考和存档价值公文,
23、要经过严格筛选和判别,列出清单,经主管领导人同意后,进行销毁。销毁文件必需确保不漏销、不丢失、不泄密。第四章 企业关键工作事项督办制度第一条 企业内部关键工作事项督办工作,由办公室负责,必需时由企业领导尤其指定部门或责任人负担。第二条 列入督办范围工作事项关键包含:(一) 管理委员会会议、企业领导主持召开专题办公会议决定关键事项;(二) 企业发文下达关键工作事项;(三) 企业领导在文件、汇报上指示办理关键工作事项;(四) 政府相关职能机关和部门下达关键工作事项;(五) 企业领导指示其它督办事项。第三条 程序和要求(一) 办公室依据会议纪要、文件及领导指示等,就其中需要列入督办范围工作事项填写“
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