五星级酒店采购管理制度样本.doc

XX五星级酒店采购管理制度
1、制订采购计划
（1）由酒店各部门依据每十二个月物资消耗率、损耗率和对第二年估计，在每十二个月年底编制采购计划和预算报财务部审核；
（2）计划外采购或临时增加项目，并制订计划或汇报财务部审核；
（3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
（1）财务部将各部门采购计划和汇报汇总，并进行审核；
（2）财务部依据酒店本年营业实绩、物资消耗和损耗率、第二年营业指标及营业估计做采购物资预算；
（3）将汇总采购计划和预算报总经理审批；
（4）经同意采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经同意采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
（1）采购员依据核准采购计划，根据物品名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以确保立即供给。
（2）大宗用具或长久需用物资，依据核准计划可向相关工厂、酒店、商店签署长久供货协议，以确保物品质量、数量、规格、品种和供货要求。
（3）餐饮部用食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以确保供给。
（4）计划外和临时少许急需品，经总经理或总经理授权相关部门经理同意后可进行采购，以确保需用。
4、物资验收入库：
（1）不管是直拨还是入库采购物资全部必需经仓管员验收；
（2）仓管员验收是依据订货样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上署名或发给验收单，然后需直拨按手续直拨，需入库按要求入库。
5、报销及付款
（1）付款：
①采购员采购大宗物资付款要经财务总监审核，经确定同意后方可付款；
②支票结帐通常由出纳依据采购员提供正确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票和对方结帐，金额必需限制在一定范围内；
③按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。
④超出30元要求付现金者，必需经财务部经理或财务总监审查同意后方可付款，但现金必需在一定范围内。
（2）报销：
①采购员报销必需凭验收员签字发票连同验收单，经出纳审核是否经同意或在计划预算内，核准后方可给报销。
②采购员若向个体户购置商品，可经过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证实并署名盖章，有采购员两人以上证实，及验收员验收证实，经部门经理或财务总监同意后方可给报销。
采购部业务操作制度
1、按使用部门要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方调查表；
2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最好采购方案；
3、在主管安排下，按采购部主任确定采购方案着手采购；
4、按酒店及本部门制订工作程序，完成现货采购和期货采购；
5、货物验收时出现多种问题，应即时查清原因，并向主管汇报；
6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关入库手续。
7、将到货物种、数量和付款情况汇报给相关部门，同时附上采购申请单或经销协议；
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购协议一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。
仓库管理制度
1、仓库分类：
酒店仓库总来说有：餐饮部鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家俱设备仓等等。
2、物品验收：
（1）仓管员对采购员购回物品不管多少、大小等全部要进行验收，并做到：
①发票和实物名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；
②发票上数量和实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；
③对购进食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。
④对购进品已损坏不验收。
（2）验收后，要依据发票上列明物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。
3、入库存放：
（1）验收后物资，除直拨外，一律要进仓保管；
（2）进仓物品一律按固定位置堆放；
（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压物品要平放在层架上。
（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。
4、保管和抽查：
（1）对库存物品要勤于检验，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资损耗率降到最低程度。
（2）抽查：
①仓管员要常常对所管物资进行抽查，检验实物和卡片或记账是否相符，若不相符要立即查对；
②材料会计或相关管理人员也要常常对仓库物资进行抽查，检验是否账卡相符、账物相符、账账相符。
5、领发物资
（1）领用物品计划或汇报：
①凡领用物品，依据要求须提前做计划，报库存部门准备；
②仓管员将报来计划按天天发货次序编排好，做好目录，准备好物品，方便取货人领取；
（2）发货和领货
①各部门各单位领货通常要求专员负责；
②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并署名，仓管员凭单发货；
③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位责任人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；
④发货时仓管员要注意物品优异先发、后进后发。
（3）货物计价：
①货物通常按进价发出，若同一个商品有不一样进价，通常按平均价发出。
②需调出酒店以外单位物资，通常按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
6、盘点：
（1）仓库物资要求每个月月中小盘点，月底大盘点，六个月和年底根本盘点；
（2）将盘结果列明细表报财务部审核；
（3）盘点期间停止发货。
7、记账：
（1）设置账簿和登记账，账簿要整齐、全方面、一目了然；
（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设置账户；
（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发觉有差错时立即处理，在未搞清和更正前不得入账；
（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，不然要退回仓管员补齐手续后才能入账；
（5）发出物资用加权平均法计价，月终出现发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份；
（6）直拨物资收发，同其它入库物资一样入账；
（7）调出本酒店物资所用管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；
（8）进口物资要按发票数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；
（9）对于发票、税单、检疫费等还未到进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；
（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；
（11）和仓管员校对实物账，每个月和财务部材料会计对账，确保账物相符、账账相符。
8、建立档案制度：
（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；
（2）材料会计档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。
物品、原材料采购制度
1、物品库存量应依据酒店货源渠道特点，以掌握在一个季度销售量一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用具库存量不得超出三个月用量。
2、坚持“凡中国能处理不在国外进口，凡当地域能处理不到外地采购”要求。
3、各项物品、商品、原材料采购，必需遵守市场管理及外贸管理要求。
4、计划外采购或特殊、急用物品采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。
5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，取得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6、高额进货和长久定货，均应经过签署协议措施进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇，不管金额大小一律必需取得总经理同意，方予采购，不然财务部拒绝付款。
8、凡不按上述要求采购者，财务部和业务部门财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。
物品、原材料盘查制度
1、物品、原材料、物料在盘点中发生溢损，应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。
2、自然溢损：
（1）物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现干耗或吸潮升溢，如食品中米面及其制品、干杂货等，在升损率合理范围内，可填制升损汇报，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目内处理；
（2）超出合理升损率损耗或溢余，应先填制升损汇报书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按要求在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
3、人为溢损：
人为溢损应查明原因，依据单据报部门经理审查，按相关要求在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
物品、原材料损耗处理制度
1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理。
2、保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废汇报表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门经理或财务部审批。
3、对核实并核准报损、报废物品、原材料残骸，由报废部门送交废旧物品仓库处理。
4、报损、报废由相关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批。
5、在“营业外支出”科目处理报损、报废损失金额。
食品采购管理制度
1、由仓管部依据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物月使用量，制订月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购。
2、当采购部接到总经理审批同意采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部依据食品部门需求情况，定出各类物资最低库存量和最高库存量。
3、为提升工作效率，加强采购工作计划性，各类货物采取定时补给措施。
能源采购管理制度
1、酒店工程部油库依据各类能源使用情况，编制各类能源使用量，制订出季度使用计划和年度使用计划。
2、制订实际采购使用量季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。
3、根据酒店设备和车辆油、气消耗情况和营业情况，定出油库、气库在不一样季节最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。
4、超出季节和年度使用计划而需增加能源请购，必需另填写请购单，提前30天办理。
5、当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
能源提运管理制度
1、采购部依据油库请购单提出采购能源品名、规格、数量进行采购。
2、采购部将采购能源手续办理好后，将相关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等和办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，便以安排提运。
3、各类油类、气类验收手续，按油库验收相关细则办理。
4、提货完成，应立即通知铁路卸车专线责任人，把空车拖走。
5、验收情况要立即汇报采购部。
仓库物资管理制度
1、酒店仓库仓管人员应严格检验进仓物料规格、质量和数量，发觉和发票数量不符，和质量、规格不符合使用部门要求，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量汇报。
2、经办理验收手续进仓物料，必需填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理。
3、为提升各部领料工作计划性、加强仓库物资管理，采取隔天发料措施办理领料相关手续。
4、各部门领用物料，必需填制“仓库领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理署名，再交仓库主管同意方可领料。
5、各部门领用物料下月补给计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必需提前三天报送仓管部。
6、物料出仓必需严格办理出仓手续，填制“仓库领料单”或“内部调拨单”，并验明物料规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应立即记账及送财务部一份。
7、仓管人员必需严格按先办出仓手续后发货程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。
8、仓库应对各项物料设置“物料购、领、存货卡”，凡购入、领用物料，应立即作对应记载，以立即反应物资增减改变情况，做到账、物、卡三相符。
9、仓库人员应定时盘点库存物资，发觉升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏汇报手续，填制“商品物料盘盈盘亏汇报表”，经领导同意，据以列账，并报财务部一份。
10、为配合供给部门编好采购计划，立即反应库存物资数额，以节省使用资金，仓管人员应每个月编制“库存物资余额表”，送交采购部、财务部各一份。
11、各项材料、物资均应制订最低贮备量和最高贮备量定额，由仓管部依据库存情况立即向采购部提出请购计划，供给部依据请购数量进行订货，以控制库存数量。
12、仓管部因未能立即提出请购而造成供给短缺，责任由仓管部负担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由采购部负担。
仓库安全管理制度
1、酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要相关人员外，任何人未经同意，不得进入仓库。
2、因工作需要需进入仓库人员，在进入仓库时，必需先办理入仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人职员作完成后，出仓时应主动请仓管人员检验。
3、仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。
4、仓库不准代人保管物品，也不得私自答应未经领导同意其它单位或部门物品存仓。
5、任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。
6、仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。
7、一切进仓人员不得携带火种进仓。
8、仓库应定时检验防火设施使用实效，并做好防火工作。
仓库防火制度
1、仓库内物品要分类储放，库内确保主通道有一定距离，货物和墙、灯、房顶之间保持安全距离。
2、仓库内照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库照明灯具设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。
3、仓库总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每十二个月对电线进行一次全方面检验，发觉可能引发打火、短路、发烧、绝缘不良等情况，必需立即维修。
4、物品入库时要预防挟带火种，潮湿物品不准入库。物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况，发觉问题立即汇报。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，预防物品炽热产生自燃。
流动资产管理
第一节 货币资金管理
一、现金使用范围
1、支付职职员资、津贴；
2、支付个人劳务酬劳；
3、依据国家要求颁发给个人多种资金；
4、支付多种劳保、福利费用和国家要求对个人其它支出；
5、向俱收购农副产品和其它物资价款；
6、出差人员必需随身携带差旅费；
7、中国人民银行确定需要支付现金其它支出。
二、现金使用管理
1、酒店职员因正常业务需预支差旅费或报销多种费用，需提前将金额报财务部。总金额五千元以上一万元以内需提前一天，壹万元（含壹万元）以上需提前二天。如未按要求提前将本部门所用金额通知财务，财务有权拒绝办理。全部借款单据，必需经部门责任人审核签字后，再报各酒店授权审批人同意，方可办理。
2、报销单据上应有经办人签字，部门责任人签章，财务主管、酒店总经理（或总经理授权审批人）签字方可办理。
3、财务审批坚持支出合理性，单据正当可信性。手续不全者不予报销。
4、现金报销时间为周二至周五早晨9：30－12：00（可依据酒店具体情况制订）。
三、支票使用管理
1、支票使用要设置支票领用登记簿，按序号使用。
2、各部门领用支票，由领用人填写支票申领单，经部门责任人、授权审批人同意后，方可领取支票。
3、支票自领用之日起，不管用否，十日内必需到财务报账。如逾期未报，写申请汇报，请总经理（或总经理授权审批人）同意。如逾期不能提供总经理（或总经理授权审批人）签署申请汇报，将按申请表上所填金额或实际支出额，记入个人名下，算作个人借款，必需在30天内结清，逾期仍未结清将上报酒店财务部从工资中扣款。数额较大提交酒店行政部门处理。
4、一切支出均需要有预算，逐层同意后，方可支出。
5、预算外出需写申请汇报，请酒店总经理同意后，方可支出。
四、其它业务
1、每日下午四点之前所收到支票、汇票应于当日送存银行。
2、办理外埠汇款或自带汇票，应填制付款通知单，具体填写单位名称、开户行、账号、金额，经部门经理审核、总经理（或总经理授权审批人）同意后，方可交和财务部办理。
3、酒店库存现金贮备不足时，需经财务经理同意后方可到银行提取。
五、内控制度
1、出纳员不得保管酒店在银行全部预留印鉴。
2、库存现金要日清月结，账实相符。
3、不得白条抵库，全部收入必需全部入账，不得挪用酒店现金。
4、各账户内银行存款余额要立即上报财务责任人，方便合理安排资金。
5、出纳员不得负责统计除现金及银行存款日志账之外相关包含货币资金账簿。
6、主管会计要按月同出纳查对库存现金金额及银行存款余额。银行存款余额调整表完成后，交由主管会计审核。
六、票据管理
1、票据审批程序
（1）凡直接支取货币资金（包含现金、转账支票）单据均由授权审批人签字。
（2）冲减个人借款及领用支票后报销单据也要由授权审批人同意。
2、票据传输
全部财务票据经各部门审核签字（票据停留期限不超出一日）转至财务部，财务部依据相关要求进行审核签字后，转送授权审批人签字后（票据停留期限不超出两天）退回财务部，由财务部通知各部门办理多种会计手续。全部票据需将每个项目填写清楚，并将领款人或经办人姓名具体填写在摘要栏中，领款人及经办人处暂不签字，待办理报销手续时再行填写。
第二节 应收应付款账目管理
1、企业对应收、应付、预付、预收账款由财务经理指定专员负责。对该科目标管理人员须定时查对清账，尤其对应收、预付账款要严格管理，每季末要作出账龄分析，加速资金回流速度。具体应收账款管理见销售管理制度。
2、对企业相关单位往来账目，要定时对账，每三个月对账一次。防错记、漏记（单腿账）。对借款应于每个月制作“其它应收款统计表”用于查对借款数额。
3、对企业大额应收款款项，财务有责任了解款项去向，并定时进行核查。
固定资产管理
企业应加强固定资产、低值易耗品管理，降低资金占用，高效率地使用企业资金，提升固定资产、低值易耗品及物品利用率，确保企业财产安全完整。
第一节 固定资产及低值易耗吕区分及分类
企业固定资产是指使用年限在十二个月以上永恒建筑、机器设备、工具和其它和生产经营相关设备、器具、工具等。不属于生产经营用关键设备，但单位价值在元以上，而且使用期限超出两年物品，也固定资产。属于生产经营使用多种设备，按使用年限确定是否属于固定资产；不属于生产经营使用多种设备，按使用年限和单位价值标准两个条件确定是否属于固定资产。
1、低值易耗品是指使用年限不足十二个月且单位价值超出100元多种器具、用具和物品，即非固定资产劳动资料。单位价值低于100元物品，采购后直接计入费用。
2、酒店固定资产按经济用途分为以下五类：
（1）房屋、建筑物；
（2）机器机械及其它设备；
（3）交通运输设备；
（4）电子通信办公自动化设备；
（5）仪器仪表、家电、家俱等。
第二节 固定资产、低值易耗品购建、购置
酒店一切固定资产、低值易耗品购置，均按预算计划实施。
属于房屋建筑物购建项目，必需由相关部门事先提出专题汇报（基建计划），经同意后纳入年度财务收支计划。在项目构建期间，必需坚持按工程进度村款。工程项目完工后，财务部依据项目完工决算和固定资产交付使用清单，办理固定资产相关账务处理，建立固定资产相关账卡。
凡购置机器、机械及其它生产设备、运输设备、电子设备及低值易耗品必需先办理申请报批手续，于购置前30天填写酒店物品请购单，该单一式三份。经逐层认真审批后，按相关财务工作程序办理相关手续。未经申请报批手续者，未纳入财务收支计划者财务部有权不予安排，不予报销。
第三节 固定资产、低值易耗品管理和维修
一、固定资产、低值易耗品管理
酒店财务部，负责对酒店固定资产及低植易耗品价值管理，核实固定资产、低值易耗品增减改变及结算情况，计算固定资产折旧，办理固定资产内部调拨账簿调整。
财务部建立酒店固定资产、低值易耗品总分类账，二级明细分类账，三级明细分类账，固定资产明细卡。明细卡片一式三份，财务部门一份，管理部门一份，使用部门一份，相互查对。
酒店固定资产使用部门负责生产用固定资产、低值易耗品实物归口管理；办公室负责非生产用固定资产、低值易耗品实物管理，各固定资产及低值易耗品使用部门应指定专员负责管理。固定资产及低值易耗品增减事项必需经上述职能部门签证办理。各固定资产、低值易耗品使用部门，均需按相关要求建立对应资产明细卡片账，预防资产丢失和损坏。
二、固定资产维修
低值易耗品经过情况在使用期不进行维修，不能使用即可办理报废手续。为愈加好地发挥固定资产效用，各固定资产使用部门要作好固定资产维修保养。通常中小修理应于报修前30天，大修理应提前三个月通知财务资金部门，纳入月度财务收支计划，各部门依据同意资金计划进行维护修理。属于固定资产大修理、扩建、改建后应办理固定资产交付使用手续交付使用部门。
三、固定资产计提折旧范围、计提折旧方法
酒店房屋建筑物和以经营租赁方法租出固定资产、以融资租赁方法租玫固定资产、酒店在用机器设备、仪器、仪表、运输车辆、季节性停用和大修理停用设备应计提折旧。酒店未使用和不需要设备和以经营租赁方法租入固定资产，不计提折旧。
四、酒店固定资产折旧采取平均年限法
酒店固定资产按以下类别和年限分别计提折旧；房屋、建筑物不短于20年；
2、电子设备、运输工具和生产经营业务相关器具、工具、家俱等不短于5年。酒店固定资产残值率为10％。
折旧率和折旧计算以下：
年折旧率＝（1％－10％）／折旧年限
月折旧率＝年折旧率／12
月折旧额＝固定资产×月折旧率
3、固定资产、低值易耗品内部调拨
依据生产经营和管理需要，酒店能够进行内部使用部门之间固定资产调拨和转移。固定资产内部调拨手续，由调入部门填写财产内部调拨单一式四份，分别由调入部门、管理部门、财务部、主管经营副总经理、调入部门签章，然后由调入部门将一联留存，第二联送管理部门，第三联送财务部。管理部门据以办理固定资产明细卡片变更手续，最终调入部门凭第四联去调出单位领用固定资产，调出单位留存第四联，并据以发出调拨固定资产。任何部门和个人全部不得私自拆除、调用、挪用、外借、变卖固定资产、低植易耗品。
五、固定资产、低值易耗品清查盘点，盘盈盘亏和报废处理
酒店各使用部门每六个月应对本部门使用固定资产进行一次清查盘点，酒店年底组织一次全方面清查盘点，年底清查盘点工作由财务部门管理部门和使用部门共同参与。如清查时发觉账实不符或毁损严重时，应于半个月内查明原因，并查清责任人，由财务部门填写盘盈盘亏汇报单，一式三份，经酒店相关部门签署指示以后，一份留存，一份送财产管理部门，一份送使用部门，然后进行相关财务处理，并对责任人提出处理意见，财务部门应监督处理意见落实。
对因多种原因需要报废固定资产、低值易耗品，使用部门应填写固定资产报废申报单一式三份报酒店审批。经酒店组织专门技术判定小组进行技术判定，并由总经理及各相关部门在资产报废申请单签署审批意见，一份送管理部门，一份留存申报单位据以实施报废处理，一份送财务部据以进行相关账务处理。
六、固定资产投资、出租、出借；低值易品借用
酒店固定资产关键用于本酒店生产经营、不对外投资、出租、出借。如因需要固定资产向外投资、出租，须按酒店财务制度要求，由财产物资管理部门写出可行性分析汇报，经酒店组织评定，相关部门同意，签署投资和出租协议方可实施。
酒店固定资产标准不予外借。如因特殊情况需临时出借时，应由总经理同意，借用单位出具正式借据，并按要求收费。
酒店内部各部门借用固定资产，借用一方应向出借方开收据，并按期归还。酒店固定资产不得给私人使用。个人领用、借用低值易耗品，应由借用人出具借条方可借用，并应准期归还，逾期不还，应按朱价赔偿。个人借用低值易耗品，如遇使用人发生人事变动或工作高离，应由领用人向财产管理部门办理交还手续或变更手续，经财产管理部门盖章以后，人事部门方可办理调离手续。
二、费用支出预算管理
1、酒店实施“费用支出按年度预算，分月调整预算实施计划”管理措施，即各部门每十二个月年末依据酒店年度工作计划，编制各部门下年度费用预算。每个月月末，依据年度预算及各部门在工作中实际情况，调整编制下月份费用预算。预算一经确定，各单位须严格实施。
2、酒店各部门将编制好费用预算报交财务部，由财务部对各部门费用支出预算进行汇总和初步审核，财务部有权了解预算中各项费用用途和开支理由，并对不合理项目提出修理意见。
3、财务部将初步审核后年度预算提交总经理办公会、董事会审批经过；月度预算提交总经理或其委托责任人审批。审批后费用预算由财务部及各部门给予招待。
4、依据可供安排使用资金，量入为出，财务部有建设调整及修改已同意预算责任和义务。财务部应将调整及修改预算报总经理核批。
三、费用支出性借款管理
酒店各部门采购物品、费用支出和因公出差需借款时，全部要在预算内可控资金中量力安排，即先安排资金后借款。具体以下：
1、需要借款人员，须填写借款单或支票领取单。金额在（五千元）以上借款需提前通知财务部门准备。
2、借款人将经部门责任人审核签字后借款单或支票领取单交财务部审核。
3、预算内费用支出借款财务部可直接审批办理，预算外费用支出借款报交总经理（财务责任人）审批。
4、财务部有权要求借款人将相关协议、报价等资料提交财务部审批。
5、各部门责任人借款、不管预算外预算内，均需总经理（财务责任人）同意。
6、借款人必需认真负责清理自己各项借款和欠款，逾期不报账或偿还借款，财务部将停发其工资，直至和财务部清账完成。
7、前账未清而需借款人员，需经总经理（财务责任人）同意后方可借款，但在下次报销中一并报账。
四、费用报销
1、费用申请报销人依据不一样费用类别，选择填写《支出证实单》、《报销审批单》或《差旅费报销单》。要求填写内容完整齐全，所附凭证有效佥。
2、填写完成报销单据次序由部门责任人、财务会计、财务经理、总经理（财务责任人）审批后，方可办理报销。
3、财务每七天一至周四（参考）办理单据审核手续，每七天三及周五（参考）办理报销业务。
4、预算同意内费用支出，财务部可直接办理报销手续。
5、办公用具、书籍资料及礼品等物件购入所发生费用支出，报销人除填写报销单外，还须由物品管理或使用部门填制签发《物品接收单》给予确定，不然财务不予办理手续。
6、先支出后报销，也需事先经主管领导同意，在预算内可供使用资金中安排，未经同意，“先斩后奏”。
五、费用支出汇总考评
1、每个月末财务部搜集汇总各部门实际费用发生数，并和各个部门预算相对比结预算实施情，报总经理审阅。
2、预算和实施间发生重大差异，财务部应责成相关部门及人员进行解释。在预算进行期间如无合理理由而超预算严重，财务部有责任立即向总经理反应情况，同时暂停部门或人员费用开支。
六、费用支出范围及标准
1、工资：按酒店职位工资序列及实施措施每个月由人事部门作表，财务部门审核并由总经理同意后发放。工资发放坚持本人领取标准，避免她人代领，特殊情况需她人领须授权。
2、办公费（办公用具）：实施“统一采购、集中配发”标准。
3、差旅费：酒店要制订具体报销范围及标准，财务人员按标准严格掌握。
（1）范围
总经理可乘坐飞机、软卧、轮船一等船；其它人员可乘坐火车硬卧、轮船二舱，（特殊情况需经总经理同意）。
（2）标准
①部门经理以上领导出差住宿费实施限额报销。总经理500元／天（特区550元／天），副总经理400元／天（特区450元／天），各部门经理300元／天（特区350元／天）。
②其它人员实施定额包干。其中县、县级市80元／天，地市级100元／天，省会级150元／天，特区200元／天。
③外出参与多种会议，持会议证实按限额或定额标准报销（会议伙补除外）。
④夜间超出10小时或连续乘车15小时以上而没买卧票，按本人实际乘坐直快慢车票价60％补助。坐特快硬席按票价50％补助。乘坐软座列车和硬卧相同对待车、船票费不在限额，定额包干费用在内。
⑤工作人员借出差之便绕道探亲或办私事，不负担交通费及其期间出差补助。
⑥出差到酒店各子酒店及办事处，出差人员费用由出差单位负担，负责接待单位不负担食费用。如有特殊情况，需由接待单位负责食宿，其标准亦不得超出酒店要求出差费用标准。
（3）报销程序
先由财务部按支付及标准审核后，一般职员交主管部门经理签字后，部门经理由总经理（财务责任人）签字审批后报销。
4、技术开发费
（1）开支范围
研究开发新产品、新技术、新工艺所发生新产品设计费；工艺规程制订费；设备调试费；原材料和半成品试验费；技术图书资料费，人员劳务费，设备折旧等。
（2）开支来淅
为保障酒店新技术、新产品开发在资金上得到大力支持，提升酒店产品技术含量及附加值，研究开发市场适销对路产品，酒店技术开发费实施预先提取，计划投入方法，即依据年初销售预算制订技术开发费用预算，每个月按实际销售收入一定百分比预提使用。
5、创办费摊销
创办费摊销是指酒店按要求期限摊销筹备期间或设置分支机构费用。其摊销期限5年。
6、业务招待费
业务招待费应该有确实统计、标准和依据并按下列要求招待：
①酒店因工作需要招待客人，通常在职员食堂就餐。
②酒店因工作需要在酒店外就餐需办公室责任人签字，副总经理同意后，到财务部门支付。
③接待客人需备礼品、水果，由办公室按要求统一购置。
7、水电费
按实际发生数列入管理费。
8、电话费
依据标准控制支出。其中无线话费参考标准为：酒店副总经理以上人员每个月300元以内开支。酒店部门经理以上人员每个月150元以内开支。
9、汽车（小车）费用
包含修理及零配件、汽油、养路费及保险费、行车及其它费用。按年度预算分季、月包天支出。
10、广告费
（1）广告宣传费，是指发生印刷品制作费用，经过媒体输出广告费，当上述费用已支付，但广告没有输出或输出没有结束时，上述费用记入预付款科目；实际发生经过传媒输出广告费及实际发生后以发票和输出稿件、播出单、出库单、协议报账；进入费用。
（2）促销费用：指为销售发生分成、回扣、促销人员工资、促销活动费用（包含管理费性费用），销售费用支出以经同意汇报或协议为准，没经同意一律不予支出和报账。
11、公关礼品费用支出
凡公关所需礼品支出，必需经总经理签批后，由酒店指定专员购置、登记，交经办人后，办理报销。
12、 用支出如福利费、劳动保险费等按国家要求及相关地方政策实施。
附件一 财务盘点制度
第一条 目标
为求存货及财产盘点正确性，盘点事物处理有所遵照，并加强管理人员责任，特制订本措施。
第二条 盘点范围
（一）存货盘点：系指原料、物料、在制品、制成品、商品、零件保养材料。
（二）财务盘点：系指现金、票据、有价证券、租赁契约。
（三）财务盘点：系指固定资产、保管资产、保管品等盘点。
1、固定资产：包含土地、建筑物、机器设备、运输设备等。
2、保管资产：指固定资产性质，但以费用报支设备。
3、保管品：以费用报支者。
第三条 盘点方法
（一）年中、终盘点
1、存货：由资材部门或经营部门会同财务部门于（中）终时，实施全方面清点。
2、财务：由行政部门和财务共同盘点。
3、财产：由经营部门会同财务部门清点。
（二）月末盘点
每个月末全部存货，由经营部门会同财务部门全方面清点一次。
（三）月份检验
由核检部门、财务部门做随机抽样检验。
第四条 人员指派和职责
（一）总盘人：由总经理担任，负责盘点工作总指挥，督导盘点工作进行及异常事项政策。
（二）主盘人；由各部门主管担任，负责盘点实际工作。
（三）复盘人：由总经理室视需要指派人员负责盘点监督责任。
（四）盘点人：由各部门及财务指派，负责盘点计量工作。
（五）会点人：由财务部门指派和盘点人公项查对，确保数据正确。
（六）协点人：负责盘点时料品搬运及整理工作。
第五条 盘点前准备事项
（一）盘点编组
由财务部门责任人于每次盘点前编排“ 盘点人员编组表”（附件表1－1）。
（二）经营部门将应行盘点财务及盘点用具，预先准备妥当，所需盘点表格，由财务部门准备。
（三）各项财务账册应于盘点前登记完成， 财务部门应将还未入账单据如缴库单领料单、退料单、收料单等利用“结存调整表（附件表1－2）一试二联，将账面数调整为正确结存数后，第二联财务部门自存，第一联送经营部门。
第六条 年中（终）盘点
（一）财务部门经总经理同意，签发盘点通知，并召开盘点协调会，制订盘点计划。
（二）盘点期间除紧急用料外，暂停收发料，各生产单位所需用料，材料可不移动，但必需标示出。
（三）盘点标准上应全方面盘点， 特殊情况，需总经理同意。
（四）盘点应正确，避免目测方法。
（五）盘点物品时，会点人应依据盘点人实际盘点数，详实统计“盘点统计表（附件表1－ 3）”，并编制“盘存表（附件表1－4）”一式二联，第一联部门自存，第二联交财务，核实盘点盈亏金额。
第七条 不定时抽点
（一）总经理视需要可随时指派人员抽点，由财务部门填具“财物抽点通知单（附件表1－5）”。
（二）抽点日期以不预先通知为标准。
（三）盘点前应由会计部门做好“结存调整表”。
（四）不定时抽点应填列“盘存表”。
第八条 盘点汇报
（一）财务部门应按“盘存表”编制“盘点盈亏汇报表（附件表1－6）”一式三联，由经营部门填列差异原因后一联送总经理办公室、一联送经营部门、一联送财务部门作为账项调整依据。
（二）不定时抽点由财务部门填列“盘点盈亏汇报表”。
（三）盘盈亏金额经同意后，计入营业外收入或支出及其它应收款。
第九条 现金、票据及有价证券盘点
（一）现金、银行存款、票据、有价证券、租赁契约除年中（终）盘点外，相关部门应有抽查。
（二）现金及票据盘点于当日下班后进行。
（三）盘点前应将现金封存，并查对账册后开启。由会点人员和经办人共同盘点。
（四）会点人依实际盘点数详实填列（附件表1－ 7“现金（票据）盘点汇报表”）一式三联，经双方签认后呈核，第一联经管部门存，第二联财务部门存，第三联送总经理室。
（五）有价证及各项全部权证应确实查对认定动态，会点人依实际盘点数填列（附件表1－8表“有价证券盘点汇报表”）经双方签认后呈核。
第十条 存货盘点
（一）存货盘点，以当月最末一日举行为标准，
（二）存货标准上采取全方面盘点，如因成本方法无须全方面盘点，或实施上有困难者，应呈报总经理核准后方可改变盘点方法。
第十一条 其它项目盘点
（一）外协加工料品：由外协加工经办人员，会同财务人员，共同赴外盘点，其（附件表1－ 9”外协加工料品表）”一式三联，应由代加工厂商签认，第一联存经营部门，第三联财务部门存查，第三联送总经理室。
（二）销货退回货物，应于盘点前办妥退货手续，含验收及列账。
（三）经营部门应将新增加土地，房屋全部权证影印本，送财务部