公司采购管理制度样本样本.doc

采购管理制度
第一条 为规范山谷蓝/泰科曼企业采购管理，确保销售所需商品立即、合理采购，特制订本制度。
第二条 采购计划制订：
采购活动必需有计划地进行，采购计划制订须遵从企业总体战略性目标，并应依据生产厂家进货要求、依据企业总体销售业务计划及策略产品销售计划来确定企业总体采购计划。
采购计划分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。
（一）年度采购计划制订：
总经理将厂家年度进货任务交商务部，同时销售总监助理将经过总经理办公会讨论经过年度业务计划交商务部，库存管理员上报库存情况统计表，商务经理依据业务计划、厂家任务、历史数据和库存情况制订年度采购计划，由财务总监审核后报总经理审批。
（二） 季度采购计划制订：
每三个月末，商务部必需制订下个季度采购计划，季度采购计划关键适适用于采购周期较长商品。制订采购计划之前，商务部须取得以下资料：
1．各地域办事处每三个月末上报下个季度商品订货预估。订货预估应包含商品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，各地域由地域经理审核签字后，交销售总监助理，由销售总监审核后交商务部。（商品订货预估表见附表）
2．市场部每三个月末上报策略产品或关键产品订货预估。订货预估应包含策略产品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，由产品经理审核签字后，交市场总监审核后交商务部。
3．商务经理依据销售部、市场部上报产品订货预估，并结合库存情况、历史数据及厂家任务完成情况，制订下个季度采购计划，报财务总监审核后交总经理审批。
（三） 月度采购计划制订
季度采购计划不足部分应以月度采购计划作为补充，月度采购计划制订程序同季度采购计划，月度采购计划关键适适用于采购周期较短商品。
（四） 山谷蓝主机设备类产品采购采取预订方法进行，销售订单签定并经审核后，由医院或经销商交付一定金额订金后，方可实施采购。
（五） 临时性采购
若有临时性或紧急性采购需求，由各地办事处或市场部提出申请，地域经理或产品经理签字后需交销售总监或市场总监审核，再交总经理审批后交和商务部实施采购活动。
维修备件采购由维修部依据维修备件销售需求并结合备件库存情况制订备件采购计划，交销售总监审核后，总经理审批，再交商务部实施。
第三条 采购程序及说明
（一）采购订单审核
1． 采购管理员依据采购计划情况制作采购订单，商务经理依据相关信息分析并对采购订单进行初步审核并签字。
2． 商务经理审核后，将采购订单交财务总监审核后交总经理审批。
3． 总经理审批后交商务经理，商务经理依据实际情况指导采购管理员实施。
（二）采购订单跟踪及发货
采购管理员须亲密跟踪供货商对订单备货情况，适时、合理地安排订单发货，并依据订单实际情况选择适宜运输方法，既要确保库存和销售协议交货期，又要降低全部产品采购成本。
（三）采购订单到货及验收
1. 采购订单发货后，采购管理员应认真审核发货商提供进口单据，审核无误后交和外贸企业，并督促报关行在最短时间内完成清关，将货送到库房或是指定地点。
2.采购管理员须提前三天将进口报关箱单传真给仓库管理员，方便其做好接货、入库准备。
3.采购管理员须随时将采购订单录入商务软件系统，并在到货后，立即将采购相关单据（包含发票、箱单、关税和增值税税单、报关杂费清单）递交给财务部门相关人员，方便财务立即入帐，同时留一份存档立案。
4.采购到货验收时，出现到货和箱单不符或是损坏等任何不能入库问题时，仓库管理员应立即书面通知采购管理员，并按对应程序处理。
（四）采购相关款项支付
1． 进口关税、增值税支付：商务部须提前一周书面通知财务经理估计所需关税、增值税金额，方便财务部门做好准备；需交纳进口税款时，由采购管理员依据税单填写付款申请，交商务经理审核后，交财务部门审核，总经理审批后，出纳开出支票，交采购管理员去银行交纳。
2． 报关杂费支付：采购管理员应认真查对当月全部报关杂费清单，确定无误后，填写付款申请，交商务经理审核，再交财务部门审核，总经理审批后，由出纳开出支票，交采购管理员支付，全部当月报关杂费须在每个月月底前支付完成。
3． 需要支付采购货款时，由财务部门书面提前一天通知商务部支付金额和要求付款日期；采购管理员接财务部门通知后填写货款支付申请单，交由商务经理审核签字后，交财务经理查对、审查，再交财务总监进行审核签字，以后，交总经理审批。审核完成，出纳开出支票，交采购管理员支付。
4． 采购付款后，采购管理员须于财务部门当月结帐之前，将货款发票返回财务部。