费用报销及资金使用制度.doc
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7、在相关凭证上签署明确意见。如财务审核的意见应使用“审核无误”等语句;职能部门审核的意见应使用“审核无误”、“建议支付”“建议办理”等语句;部门审核意见应使用“情况属实”、“建议支付”、 “建议借支”等语句;财务负责人意见应使用“建议支付”“建议办理”“建议借支”“同意报销”“同意办理”等语句;集团公司领导签署意见应使用“同意报销”“同意办理”“同意支付”“同意借支”等明确意见;出纳办理款项支付或报销时在相关凭证上应签字,并注明“已办理”“已报销”“已支付”等语句。对支付或报销持有不同意见的,应明确说明各自的意见并清楚说明原因。对意见不明确的款项报销与支付,财务管理部有权拒绝办理报销或支付。第三
8、条 责任明确的原则。审核人员和审批领导对各自签署的意见承担相应责任。各职能部门的意见代表对款项、费用、事件等的真实性的确认;财务人员审核是对款项原始凭证合法性、数额的准确性、是否超标、是否违反集团公司制度等的确认;财务负责人的意见是对是否有款项可安排的确认和对财务支付风险是否可控的确认;集团公司领导的意见是对在以上各程序均完成后,对该笔款项是否同意办理的确认;出纳签字是对款项是否程序完善、意见明确、是否已经办理的确认。第二章 款项支付的分类第四条 本制度所指的款项支付,包括以下几类:1、费用报销。即集团公司日常费用(包括实行费用管理办法后的部门费用)的报销、日常办公用品的采购等,不包括固定资产
9、的购置。2、备用金的借支。包括个人备用金和部门备用金的借支。3、项目资金计划内工程款项,指已获审批同意的项目(分公司)资金计划内的款项。4、项目临时或计划外借款,指项目(分公司)在资金计划外需集团公司拨付的款项。5、保函、保证金的办理和退付,包括投标、履约保证金的办理,履约、投标保函的办理,合作单位投标保证金的退付等。6、固定资产的购置款,包括办公用固定资产(如电脑等)、各种生产用固定资产的购置款项。7、代项目支付的款项,包括代垫费用、代付工程款、材料款等计划内或计划外的款项。8、款项内部的划转,指资金在集团公司内部各银行账户的相互划转(不包括对各项目部、分(子)公司的拨付)。9、出纳从银行存
10、款账户上提取现金,指出纳从集团公司银行存款中取出现金备用。10、贷款的归还,即各种银行贷款或其它贷款的归还。11、税款的缴纳,指在集团公司主管税务局的税款缴纳。12、对外投资款的划出,指对外借出款项、投入资金。13、银行贷款利息支出。14、其它款项支付,以上各类款项以外的款项支付。第五条 经办人在办理费用报销和款项支付时,必须用相应的单据进行填列,费用报销应采用集团公司统一格式的费用报销单,特殊费用(包括差旅费、车辆使用费)采用特殊费用报销单据。保函保证金的办理、税款缴纳、贷款归还、对外投资款的办理、贷款利息支出采用用款申请单;款项在集团公司内部的划转采用内部转账申请单;支取现金采用取现申请单
11、;项目资金计划内工程款项的支付采用划内资金审批表;其余的款项支付应用借(领)款单进行填列。第三章 费用报销程序第六条 费用支出必须严格控制在集团公司成本管理机构下达的集团公司本部总体费用标准和部门费用标准内,固定性以外的大额费用支出(单笔1,000元以上)必须事先由所在部门和经办人提出申请,报分管领导审核并报总经理批准后予以办理。第七条 费用发生后,必须取得真实、合法、有效的相关原始发票或其它符合税务要求的票据,原始票据必须有收款单位的财务专用章或票据专用章、收款单位经办人员的签字、经济业务内容、数量、单价和大小写金额等,各项内容的填写符合票据填写规范,否则,视为无效票据不予办理报销。第八条
12、报销费用时,经办人必须按财务有关规定填制与报销费用相对应的报销凭证,同时必须填明报销日期,各项费用名称、金额、附件张数及费用详细内容和事由。原始票据必须分门别类,依次整齐粘贴在原始凭证粘贴单上,经办人应在每张原始凭证上注明费用发生的日期。第九条 费用报销手续齐备后,经办人到财务管理部办理报账手续,首先冲销个人借款,报销金额剩余部分由财务管理部根据集团公司情况安排支付。第十条 财务人员在审核费用报销时,必须做到“五审”,一审费用开支的计划性;二审费用开支的真实性;三审费用开支原始票据的合法性;四审有无主管领导的合法签批;五审是否符合集团公司规定标准。第十一条 集团公司本部各部门必须严格执行集团公
13、司相关的费用控制制度,做到事前计划,事中控制,事后分析,牢固树立成本和效益观念。集团公司本部实行统一的报销标准和规定,对于分、子公司和项目部的费用报销,应参照集团公司本部的报销制度并结合本单位情况在不突破集团公司各项费用限额的条件下拟定实施细则,并报集团公司批准后实施。第十二条 费用发生后必须于一个月内办理报销冲账手续,特殊情况(如出差等)延后报账的需先报告财务管理部门。逾期不办理报销冲账手续者,财务管理部门有权不再予以报账和借款。有欠款或借款的,财务管理部门可在工资及福利中予以扣抵。第十三条 费用报销单用钢笔或签字笔填写。第十四条 各种费用报销程序1、对于普通员工和中层管理干部的费用报销,由
14、报销人填列费用报销单据,经部门负责人、分管领导、财务审核后,分别由经总经理授权的人员和集团公司常务副总审批。2、对于集团公司高层领导的费用报销,经财务审核、总经办主任和集团公司分管领导审批后,还须经总经理审批。3、由总经理直接安排的特殊事项的费用报销,可由经办人填列报销单据,经部门负责人、分管领导、财务审核后,直接报总经理审批。经以上程序后,最后由财务管理部审核报销程序,如有借款的,应先冲销借款后再根据集团公司资金情况安排报销支付。第十五条 办公用品等低值易耗品采购报销程序低值易耗品(即非固定资产)采购,必须先通过集团公司相关采购审批程序并办理实物的验收、入库、领用手续,才能按照第十四条规定的
15、程序报销。第十六条 车辆使用费报销程序1、车辆使用费的报销,需用集团公司统一格式的小车费用报销单填制,注明事由、车牌号及其它明细项目等。2、集团公司行政用车,原则上均在集团公司定点加油站加油,因出差或其它原因不能在定点加油站加油的,必须由同行人在票据后签字证明。若只有一人出差,必须经分管部门认可后方可报销。3、各部门发生的车辆过路费、停车费、油料费等,均需在财务审核前由总经办行政处审核登记。4、集团公司车辆的修理支出,应在支出前由经办部门提出修理申请报告,资产经营管理部审核及集团公司领导审批后,方可办理财务报销。特殊情况发生的修理费,需在财务审核前由资产经营管理部进行审核。第十七条 交通费用报
16、销程序1、交通费是指在市内办事发生的交通费,包括公共汽车、中巴车、出租车等费用。2、市内办事原则上不报销出租车费。确因业务工作需要乘坐出租车的,必须事前请示部门负责人同意,并在票据后写明事由、起止地点和时间。报销时经部门负责人确认后,进入报销程序。第十八条 差旅费报销程序1、差旅费是指集团公司员工因公出差所发生的必要的合理费用,具体包括:在途交通费、住宿费、餐费、出差地市内交通费等,如由集团公司派车还包括行政车辆的油料费、过路费、停车费等。2、差旅费的报销应按集团公司出差管理制度(试行)执行。3、差旅费的报销,需用集团公司统一格式的差旅费报销单填制,并注明出差人、出差地点、时间、事由等项目。4
17、、出差时间的确定:出差时间以日历天数计算,包括路途时间和住宿时间。路途时间的费用标准按到达地区类别标准计算确定。5、如由集团公司派车出差,其中车辆使用费的报销也可在差旅费报销单中一并填制报销,但仍需由总经办行政处进行车辆使用费的审核登记。第十九条 加班餐费报销程序1、员工节假日加班或正常工作时间延长三小时以上,可报销加班餐费。2、加班餐费报销时需在票据上注明就餐人数、加班时间以及工作内容。3、各部门发生的加班就餐,原则上由集团公司指定地点就餐,并作相应登记。特殊情况需经人力资源部审核后方可报销。第二十条 业务招待费报销程序1、业务招待费是指集团公司针对有业务往来的有关单位或个人发生的必要的招待
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