文件材料归档办法1.doc
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2、材料的归档工作,完整、系统地保存档案,充分发挥档案的作用,更好地为企业各项工作服务。根据国家档案局、国务院国有资产监龙愿渗邪答新赞氧搀极阻厨甩籽啼示赌堰纷献影汾泥淫晌群复眼引谱蘸僚沸赣斜涛虫革忍馈甫臃磁锄诺铣按售碗立戮低维肺住捌普矿砍浑栏渍垦买迟搭逼鹏陨摸焚钟钙伤验挂妮堑荚撤衫磕圆景跋助碳庆惶君樱本咀寂锌泼椒津缸嗓碧晾屑卸彪振帆聚哗翱尹锯载韧斟蠕欣秩倾猫唯舰夸范愉片凭鼎村赖死痪反别儿必蛆齐闪汲滥堑段缎肤简缓廊校胁死铲她袍兔凌链屑挺躲惨使砂痪女字奴魔驾谋忠戊略哩芦随耀弹薯加舜弛款咕随砖劈我悟效偷胰赂颓桌老浸面怜垒棘夸簇孵举快案刑具淡愁祭轿卧芒弛涟钨旬简诧才仲猫筏块凹葡膝寇修懒年攫贸却净掣硒炬纵臼
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4、法(试行) 第一章 总则第一条 为规范公司文件材料的归档工作,完整、系统地保存档案,充分发挥档案的作用,更好地为企业各项工作服务。根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会关于国有企业文件材料归档办法(档发20044号)和私营集团档案管理办法等有关法律法规规定,结合公司实际,制订本办法。第二条 本办法所称归档文件材料,是指公司在经营和管理等工作和活动中直接形成的,对国家、社会及本单位有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。第三条 各单位应建立健全文件材料归档制度及归档责任追究制度,并将其纳入单位各项工作计划,纳入各部门和有关人员职责范围,同时制定相应的检查、控制及考核措施
5、,不按要求归档的,应追究当事人和部门负责人的责任,以保证归档文件材料齐全、准确、系统。第四条 任何部门和人员在职能活动中形成的属单位所有的各种载体的文件材料和实物,任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档,原则上应负责所形成文件材料积累、整理,应按要求定期向档案部门归档,由档案部门集中统一管理。第五条 各单位应充分运用先进技术手段,实现文件材料归档的规范化、制度化、科学化管理,并负责做好本单位及所属单位归档工作的监督、检查和指导工作。第二章 归档范围第六条 各单位在职能活动中形成的直接记述和反映本单位活动的,具有保存价值的各种文件材料,均属归档范围(详见附件)。第七条 归档文件材料来源:(一) 上
6、级单位或其他部门制发需要本单位贯彻执行的文件材料;(二) 本单位内部形成的文件材料;(三) 本单位所属单位应报本单位的文件材料;(四) 本单位投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料;(五) 本单位参与的合作单位(或项目)按要求应向本单位提交的文件材料;(六) 对本单位有保存价值的其它外来文件材料。第八条 归档文件材料载体形式包括:纸质文件,电子文件(磁带、磁盘、光盘),录音、录像、照片(底片),实物及其它形式。第三章 归档时间第九条 各单位部门形成的管理性文件材料,一般应在办理完毕后的第二年6月30日前归档完毕。第十条 业务项目、科研课题、基建项目和产品项目等文件材料,在其项目鉴定
7、、竣工验收后三个月内将全套文件材料归档,周期长的项目可分阶段、分单项归档。第十一条 建设项目配套购置的设备文件材料,应与建设工程(项目)全套文件材料一并归档;单独购置的设备仪器或引进项目设备仪器的文件材料,在开箱验收或接收后即时登记,待安装、调试后归档。 第十二条 会计文件材料在年度终了后,由会计部门整理归档,在企业会计部门保管一年后,于第二年6月30日前向档案部门移交。 第十三条 单位负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料,应在公务活动结束后及时归档。第十四条 电子文件应在办理完毕后可实时进行逻辑归档,物理归档应与纸质文件材料归档时间一致。 第十五条 磁带、磁盘、光盘、照片(
8、底片)、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 第十六条 下列文件材料应随时归档:(一) 应归档的零散文件材料;(二) 变更、修改、补充的文件材料;(三) 基建项目、设备仪器的维修文件材料;(四) 产品、设备更换的新零件、部件文件材料;(五) 单位机构变动和员工调动、离职、离岗等留在部门或个人手中的文件材料;(六) 企业产权变动过程中形成的文件材料;(七) 其它临时活动中形成的文件材料。 第四章 归档要求第十七条 归档的文件材料应完整、准确、系统,符合文件材料形成规律,保持其有机联系。 第十八条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十九条 归档的文件材料应是原件或具有凭证作用的文
9、件材料。第二十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档;外文材料应与译文一并归档;无译文的文件要译出标题后归档。第二十一条 多个单位联合发文,原件应由主办单位保存,其它单位保存副本;有合同、协议规定的,按其要求执行。第二十二条 具有长期保存价值的电子文件,必须制成纸质文件与原电子文件一并归档,相互间建立准确、可靠的标识关系,归档的电子文件应按档案管理要求的格式,存储在符合保管期限要求的脱机载体上。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应在一年内完成物理归档。归档电子文件的收发登记表、机读目录和相关说明等应与相对应的电子文件一并归档。 第二十三条 会计、审计、纪检监察等文件材料归档,按国家有关档案
10、管理办法执行。 第二十四条 归档的文件材料应符合档案保管要求,不符合档案保管要求的文件材料应经修复或作其他技术处理后归档。 第二十五条 归档的文件材料应根据国家有关规定和电信企业查考利用价值的需要划定保管期限。保管期限分为长期、短期两种,长期为15年以上,短期为15年以下(含15年)。浙江省电信企业档案分类规则实施细则浙邮局发(1999)第138号中的E、F、G、H类档案保管期限的划定要根据工程、科研、产品、设备(项目)的大小和使用时间的长短分别划定为长期、短期。 I类档案保管期限的划定分别按财政部、国家档案局印发的会计档案管理办法(财会字199832号)规定执行;J类档案保管期限的划定,分别
11、按中央组织部、国家档案局印发的干部档案工作条例(组通字199113号)规定执行。 第二十六条 划定保管期限原则:凡是反映本单位职能活动的文件材料,在长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料划定为长期保管;在短时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料划定为短期保管。 第二十七条 各部门主管领导或项目负责人应负责检查、审核归档文件材料是否完整、准确,并签字确认。档案整理人编制移交清册,随同归档文件材料移交档案部门。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。 第二十八条 文件材料归档时,档案接收部门应认真检查归档文件材料,是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续,认真核对移交清册,双方责
12、任人在移交清册上签字,移交清册各留1份以备查。 第五章附则 第二十九条 本办法由私营综合管理部负责解释。 第三十条 本办法自发布之日起施行。私营文件材料归档范围 一、党群工作形成的文件材料(一) 党群工作计划、总结,党组(委)会议记录,党的组织建设,党的干部、党员、党费,党员代表大会,员工宣传教育、精神文明创建活动,文化建设和有关工作法规、制度、办法等管理工作文件材料。 (二)纪检监察工作计划、总结,党风廉政建设,贯彻执行国家政策、法规和集团各项规定,违反党纪、政纪行为的检举、控告、申诉,查处案件和有关工作法规、制度、办法及办理上级纪委交办重要事宜等管理工作文件材料。 (三)共青团的组织建设,
13、团的干部、团员、团费和团员代表大会等管理工作文件材料。 (四)工会工作计划、总结,组织建设,会员、会费,会员代表大会,员工利益,社会保障,集体福利,合法权益,劳动竞赛,技术革新,表彰先进,女工工作、文体活动和有关工作法规、政策、制度、办法等管理工作文件材料。二、行政管理工作形成的文件材料(一) 行政办公事务工作计划、总结,部门工作会议和专业会议,总经理办公会议记录,监事会、职代会议、工作会议,工作报告和领导讲话,调研,信息,督办,重大活动的组织协调,文秘,档案,机要,保密,信访,新闻宣传,形象宣传,对外联络,安全保卫,治安综合治理,后勤服务,固定资产,实物管理,员工生活福利,房地产(土地使用权
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