预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的.doc
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1、精品文档就在这里-各类专业好文档,值得你下载,教育,管理,论文,制度,方案手册,应有尽有-预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的两天前,我的一个客户问我在ERP系统里预付款流程怎么走。我就给了他一份预付款的基本流程图。他还是不明白。没办法,我只好给他做一些详细的说明。以下是预付帐款的处理流程,下面我就结合一实际案例,讲讲预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的。 现有一供应商,因为这个供应商比较强势,所以,企业不得不向供应商屈服,再签定采购协时,规定必须要预付采购定单的50%预付款,对方才能安排生产。一、预付款的申请采购部今天根据物料计划部门的申请,要向这个供应商下100万的采购定单,按
2、照与供应商的协议,企业必须先付50%的预付款,即50万。1、预付款需求来源。预付款的来源有很多种,最常见的就是根据采购单的金额来。就如同以上这种情况,采购单金额为100万,则按其一定的比例,付预付款。还有一种在实际管理中,经常出现的叫做保证金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说,每次付预付款太麻烦,你还是一次性付给我20万的保证金吧,我们以后不交易的时候,再来抵货款吧。这种形式的预付款,不是我们这里讨论的范围。我们今天讲的预付款管理流程,是直接跟采购定单挂钩的.。2、预付款申请单。企业用户希望能够根据采购单直接生成预付款申请单,如此,就不用自己再手动的去开申请单了,并且,预付款金额、供应商帐户等
3、相关信息,他们都会自动显示。如此,可以大大的提高工作效率。ERP实现方式:ERP可以实现企业的这个需求。在供应商基本信息中,可以定义这个供应商的付款条件,如预付款比例为50%。则在下这个供应商的采购单时,在采购单上会带出其预付款比列为50%。当采购单审核时,其还会自动生成一张预付款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否错误,审核无误后,就可以转交给财务了。ERP操作技巧:1、预付款比例的修改权限。有时候,可能虽然跟供应商约定的预付款比例为50%,但是,在实际下达采购单时,可能根据采购单的金额或者其他情况,会有所调整。此时,若去调整供应商基本信息中的预付款比例,就显得不是很合适。因为
4、以后的采购单仍然是按照这个比例为进行的。所以,此时,企业要求能够在采购单上直接修改预付款比例,而不影响基本信息表中的预付款比例。遇到这种情况,企业可以设置成采购员允许更改采购单的预付款比例。2、有时候,可能不是这个供应商的所有产品都要预付款,可能只是其部分产品,如那些价值比较高的、或者是为企业特制的产品,才需要预付款。遇到这种情况,ERP系统也无能为力。我是建议,遇到这些情况时,开两张采购定单,需要预付款的开一张,不需要的预付款的开另一张。3、预付款申请单一定要跟采购单关联。在采购单审核时,自动生成的预付款申请单上,肯定是有采购单信息的。现在怕的就是采购员手动填写一张预付款申请单,就拿到财务去
5、了。如此处理的话,以后在产生应付帐款的时候,系统会认为没有预付款信息,就不会冲减少预付款了。二、预付款的付款。采购员在ERP系统中,审核了预付款申请单以后,就可以向财务转交这张50万的预付款申请单了。1、财务预付款确认。财务经理收到采购部门移交过来的预付款申请单后,要进行审核。在ERP系统的预付款申请单上,可以关联到对应的采购单。这个功能对于预付款的确认非常方便,财务经理不用再去寻找采购单了,只需要用鼠标在系统中点点,就可以找到其需要的采购单,可以提高工作效率,缩短确认的时间。2、预付款单生成。财务经理预付款申请单审核无误后,就可以叫出纳付款了。出纳在系统中,可以根据预付款申请单自动生成付款单
6、。付款单审核后,系统预付款就完成了。ERP操作技巧:1、从以上分析我们可以看出,从采购单到最后的付款单,是一环扣一环的,若中间某个环节出现了错误,我们建议是从原始单据开始更改。如在预付款单上发现采购单价错误了,我们建议是从原始单据即采购单上进行更改。如此,以后查询的话,才能一一对应。若真的要在中途进行更改的话,则最好在单据中注明,以便以后核对。2、同时,在中间过程中,单据最好不要手动生成。都根据前置单据自动生成为好。如预付款申请单生成付款单的时候,要系统自动根据预付款申请单生成付款单。因为在这个生成的过程中,还有个状态控制。利用自动转换功能后,再查询预付款申请单时,其状态显示的已经是“结束”状
7、态。如此,每次采购员只要查看一下,哪些预付款申请单的状态不是结束的,就是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。3、再次强调一下,在预付款单上,若都按系统自动生成单据的功能生成相关单据的话,则在预付款单明细中,会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的,其作用是非常大的。在ERP系统考虑应付账款的时候,就是根据这个单号来判断,是否有预付款。若有预付款,则产生的应付账款中,会自动冲减这个金额,并且还会带出这张预付款单据的信息,以方便用户进行后续的操作。4、应付账款冲减的技巧。预付账款最后是可以用来冲减这张采购订单的货款的。但是,如何才能够自动冲减呢?ERP操作中还是 要注意一定的技巧
8、,才行。一是,入库时,一定要对应采购单。即在生成入库单时,要根据采购定单自动转换成入库单功能,来生成入库单;二是在产生应付张款时,也要根据入库单转换成应付账款功能,自动生成应付账款,只有如此,采购单信息才会带到应付账款单据上。三是根据应付账款生成付款单时,也要根据自动转换功能,产生付款单,因为在这个转换过程中,系统会自动检视有没有对应的预付款单据,若哟系统在付款单上,会自动扣减相应的金额,并且,会带出对应的预付款单、预付款申请单的 相关信息,方便跟踪查询。从以上的分析中,我们可以看出,利用ERP系统,进行预付款管理控制的话,则跟其有关的所有单据,最后,都是跟采购单关联起来的,或者说,是以采购单
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