预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的.doc

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预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的

两天前，我的一个客户问我在ERP系统里预付款流程怎么走。我就给了他一份预付款的基本流程图。他还是不明白。没办法，我只好给他做一些详细的说明。以下是预付帐款的处理流程，下面我就结合一实际案例，讲讲预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的。

　　现有一供应商，因为这个供应商比较强势，所以，企业不得不向供应商屈服，再签定采购协时，规定必须要预付采购定单的50%预付款，对方才能安排生产。

　　一、预付款的申请

　　采购部今天根据物料计划部门的申请，要向这个供应商下100万的采购定单，按照与供应商的协议，企业必须先付50%的预付款，即50万。

　　1、预付款需求来源。

　　预付款的来源有很多种，最常见的就是根据采购单的金额来。就如同以上这种情况，采购单金额为100万，则按其一定的比例，付预付款。还有一种在实际管理中，经常出现的叫做保证金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说，每次付预付款太麻烦，你还是一次性付给我20万的保证金吧，我们以后不交易的时候，再来抵货款吧。这种形式的预付款，不是我们这里讨论的范围。我们今天讲的预付款管理流程，是直接跟采购定单挂钩的.。

　　2、预付款申请单。

　　企业用户希望能够根据采购单直接生成预付款申请单，如此，就不用自己再手动的去开申请单了，并且，预付款金额、供应商帐户等相关信息，他们都会自动显示。如此，可以大大的提高工作效率。

　ERP实现方式：

　　ERP可以实现企业的这个需求。在供应商基本信息中，可以定义这个供应商的付款条件，如预付款比例为50%。则在下这个供应商的采购单时，在采购单上会带出其预付款比列为50%。当采购单审核时，其还会自动生成一张预付款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否错误，审核无误后，就可以转交给财务了。

　　ERP操作技巧：

　　1、预付款比例的修改权限。有时候，可能虽然跟供应商约定的预付款比例为50%，但是，在实际下达采购单时，可能根据采购单的金额或者其他情况，会有所调整。此时，若去调整供应商基本信息中的预付款比例，就显得不是很合适。因为以后的采购单仍然是按照这个比例为进行的。所以，此时，企业要求能够在采购单上直接修改预付款比例，而不影响基本信息表中的预付款比例。遇到这种情况，企业可以设置成采购员允许更改采购单的预付款比例。

　　2、有时候，可能不是这个供应商的所有产品都要预付款，可能只是其部分产品，如那些价值比较高的、或者是为企业特制的产品，才需要预付款。遇到这种情况，ERP系统也无能为力。我是建议，遇到这些情况时，开两张采购定单，需要预付款的开一张，不需要的预付款的开另一张。

　　3、预付款申请单一定要跟采购单关联。在采购单审核时，自动生成的预付款申请单上，肯定是有采购单信息的。现在怕的就是采购员手动填写一张预付款申请单，就拿到财务去了。如此处理的话，以后在产生应付帐款的时候，系统会认为没有预付款信息，就不会冲减少预付款了。

　　二、预付款的付款。

　　采购员在ERP系统中，审核了预付款申请单以后，就可以向财务转交这张50万的预付款申请单了。

　　1、财务预付款确认。

　　财务经理收到采购部门移交过来的预付款申请单后，要进行审核。在ERP系统的预付款申请单上，可以关联到对应的采购单。这个功能对于预付款的确认非常方便，财务经理不用再去寻找采购单了，只需要用鼠标在系统中点点，就可以找到其需要的采购单，可以提高工作效率，缩短确认的时间。

　　2、预付款单生成。

　　财务经理预付款申请单审核无误后，就可以叫出纳付款了。出纳在系统中，可以根据预付款申请单自动生成付款单。付款单审核后，系统预付款就完成了。

　　ERP操作技巧：

　　1、从以上分析我们可以看出，从采购单到最后的付款单，是一环扣一环的，若中间某个环节出现了错误，我们建议是从原始单据开始更改。如在预付款单上发现采购单价错误了，我们建议是从原始单据即采购单上进行更改。如此，以后查询的话，才能一一对应。若真的要在中途进行更改的话，则最好在单据中注明，以便以后核对。

　　2、同时，在中间过程中，单据最好不要手动生成。都根据前置单据自动生成为好。如预付款申请单生成付款单的时候，要系统自动根据预付款申请单生成付款单。因为在这个生成的过程中，还有个状态控制。利用自动转换功能后，再查询预付款申请单时，其状态显示的已经是“结束”状态。如此，每次采购员只要查看一下，哪些预付款申请单的状态不是结束的，就是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。

　　3、再次强调一下，在预付款单上，若都按系统自动生成单据的功能生成相关单据的话，则在预付款单明细中，会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的，其作用是非常大的。在ERP系统考虑应付账款的时候，就是根据这个单号来判断，是否有预付款。若有预付款，则产生的应付账款中，会自动冲减这个金额，并且还会带出这张预付款单据的信息，以方便用户进行后续的操作。

　　4、应付账款冲减的技巧。预付账款最后是可以用来冲减这张采购订单的货款的。但是，如何才能够自动冲减呢?ERP操作中还是 要注意一定的技巧，才行。一是，入库时，一定要对应采购单。即在生成入库单时，要根据采购定单自动转换成入库单功能，来生成入库单;二是在产生应付张款时，也要根据入库单转换成应付账款功能，自动生成应付账款，只有如此，采购单信息才会带到应付账款单据上。三是根据应付账款生成付款单时，也要根据自动转换功能，产生付款单，因为在这个转换过程中，系统会自动检视有没有对应的预付款单据，若哟系统在付款单上，会自动扣减相应的金额，并且，会带出对应的预付款单、预付款申请单的 相关信息，方便跟踪查询。

　　从以上的分析中，我们可以看出，利用ERP系统，进行预付款管理控制的话，则跟其有关的所有单据，最后，都是跟采购单关联起来的，或者说，是以采购单为基础生成的。是以，在整个控制环节中，保证采购单信息的准确就至关重要了。可以这么说，只要采购单相关信息准确的话，在后续单据中，一般都不会发生错误。特别是金额与供应商的账户信息等，都直接从基本资料出带过来，这可以保证这些信息的准确性。

　　通过以上一道道的关卡，可以最大限度的保护企业预付款的安全性，可以实现不该预付款的绝对不预付款;该付多少预付款就付多少预付款;该付给谁就付给谁;月末付款时，要全额扣除预付款。这正是手工预付款管理的四个难点，ERP系统都帮你一一解决了。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
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B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
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C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
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C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
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J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
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K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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