采购制度[1].doc

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物资采购管理制度
为更好地适应公司生产经营和建设发展的需要，进一步规范和提升公司物资管理工作，结合公司实际，特制定本办法。
一、定义
本办法所述的物资是指公司生产、基础建设、更新及技术改造、维修等所需的材料、备品配件和设备。
二、物资归口
上述所需的物资除股份公司统购物资外，由公司技术部、箱管部按职责分工负责相关物资采购、保管和供应。物资的需求以物资计划申报形式报批，按物资计划采购，凭领用申请单供应。
一）物资采购原则和要求
1.物资采购应执行“比质、竞价，重信誉、比服务”的原则。坚持相同物资比质量、相同质量比价格、相同价格比信誉、相同信誉比服务。
二）物资采购方式
物资采购方式分为招投标、定点供应、比质竞价三大类。  
招投标采购物资是指同种或批次计划资金达到10万元及以上50万元以下，按照公司招投标管理办法采购的物资。50万(含50万)以上物资报宁波港股份有限公司统一采购.
定点供应物资是指公司通过招议标程序，按照“品质优良、合理低价、服务保证、诚实信用”的评议原则确定的、由签订年度物资购销协议的物资定点供应商供应的物资。该类物资供应市场较为健全成熟，主要包括公司生产经营过程中所需的堆高机轮胎、油品、修箱用木地板等易损易耗物资。
定点供应物资必须签订年度物资购销协议，并以此作为物资质量、价格、售后服务、异议解决的执行依据。
比质竞价采购物资是指同种或批次总额在10万元以下、必须通过比质竞价程序确定供应商并采购的物资。该类物资因供应市场尚未健全，且易受市场因素影响，价格变动较大，必须经过比质竞价方式采购。
比质竞价物资的采购，采购员应广泛搜集市场信息，分析物料的质量状况和价格变动情况。采购时必须严格坚持按级审批的原则，开展采购工作。
3.招投标物资的采购
（1）除定点供应物资外，同种或批次金额在10万元及以上的物资，必须通过招投标程序采购。
（2）符合下列情形的采购项目，可以采用续标方式采购：
相同的产品在较近的时间内已组织招标，经市场调查，当前市场价格等于或高于原合同价，仍可按原合同价执行的。
（3）符合下列情形之一的采购项目，可以通过竞争性谈判方式或单一来源方式等非招标方式采购：
①招标后投标供应商不足三家或者没有合格标的，或重新招标不能成立的；
②技术复杂，不能确定详细规格或具体要求的；
③物资性质特殊，受运输条件、仓储能力限制，只能向有限供应商采购的；
④采用招标方式采购所需时间不能满足生产、工程急需的；
⑤只能从唯一供应商处采购的；
⑥发生不可预见的紧急情况，以致不能从其他供应商处采购的；
⑦必须保持原有采购项目一致性或者服务配套、后续维修的要求，需要继续从原供应商处采购的。
（4）达到招标额度标准而采用续标或非招标方式采购的采购项目，在履行审批手续时，必须说明续标或不招标的原因。
五、物资验收入库
除应急物资、装卸运输困难或不宜入库保存的物资可采取货到现场核验、领用的方式以外，其余各类物资都必须办理验收入库手续。物资验收的内容包括品种、规格、型号、数量、质量等五个方面。物资到货应当场验收，未经验收或验收手续不全的，不能办理入库手续。未办理入库手续的物资一般不能直接领用。
（一）定点供应物资由仓库保管员组织验收，物资采购员应定期做好物资的对帐工作。其它物资项次金额在5万元以下的，由采购员组织验收；5～10万元的，由工程技术部经理组织验收；10万元及以上的，由公司分管副总经理组织验收。设备或非通用、非标准件的验收，应通知使用单位技术人员一并参加。5万元及以上的物资验收，一般应有计划财务部一并参加。
（二）物资验收必须填写《验收记录单》。定点供应物资等送现场仓库的物资由仓库保管员负责，其它物资由采购员负责。验收记录单内容必须详实清楚，不得漏项、涂改，在应急状态下，物资直接送达使用部门后，采购员应及时与保管员办理后补手续。
（三）验收人员在验收物资时，发现品种、规格、型号、数量、质量或手续不符要求时，应停止办理入库手续，及时通知采购员并向主管领导报告。采购员应及时与供应商联系，并负责调换、退货、索赔等相关工作。
（四）验收合格的物资，仓库保管员凭物资到货验收单，当天办妥物资入库、入帐、资料卡登记等手续（中夜班、节假日等特殊情况顺延至后一个工作日），严格做到帐卡物相符，库位物明晰。
六、物资的保管、供应和库存
（一）物资的保管
仓库保管员除做好物资的防尘、防霉、防锈、防损、防火、防盗等工作外，还应按下列规定执行：
1.仓库物资应严格执行台帐管理制度，按要求分类储存，用货板或货架有序归位，严禁随地乱堆乱放。
2.仓库物资必须定期盘存。其中，物资总库盘存周期为一年一次，现场物资供应点盘库周期为半年一次。盘库至少二人参加，并规范做好记录。严格做到帐卡物相符。
3.物资总库与现场物资供应点之间的物资流动，应办理物资移库手续，严格做到手续规范，帐物一致。
（二）物资的供应
物资供应必须坚持“保障生产，规范操作”的原则，除做到及时、准确外，还应按下列规定进行：
1.领用物资必须通过物资管理软件填写《物资领用单》，并坚持按级审批制度。
2.5万元及以上物资以及普通工具、U盘、护套线、单股塑料绝缘线、电热器具、计量器具、精密仪器、维修保养用柴汽油、小型电动维修设备等类别物资的领用，由所在单位主要领导审核，经工程技术部经理复核，报公司分管副总经理批准后供应。
3.劳保、消防器材等类别物资的领用，由所在单位主要领导审核，经安全卫环部经理复核，报公司分管副总经理批准后供应。
4.易制毒化学品的领用，严格按照《北仑第二港埠分公司易制毒化学品管理规定》（甬港北二技〔2010〕22号）执行。
5.列入公司年度计划属固定资产范畴的设备，由工程技术部办理固定资产交接手续，报公司分管副总经理审批后供应。其中，非生产性车辆、手提电脑、计算机、空调、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机等公司专控物资的领用，由工程技术部提出配置意见，报公司分管副总经理审核，总经理批准后供应。
6.使用单位必须按实领用所需物资。仓库保管员必须凭物资
领用申报单按实发放，发放前确认手续齐全，发放时确保品种、规格、型号、数量准确无误，发放后及时做好资料卡与台帐记录。
7.物资领用后，因情况变化而多余的物资，应在领用后二个工作日内办理退库手续。由仓库保管员和使用单位设备技术主管在原领用单上核减并签字确认后，仓库保管员及时做好退库物资的归位，以及对资料卡、台帐的记录工作。
（三）物资的库存
1.采购周期长、采购难度大的物资，应积累消耗规律，摸清更换频率，有针对性地合理备库。
2.定点供应物资应充分利用社会大仓库，切实加强物资的计划性管理，一般情况下不考虑库存。
3.设备的加工件、非标件、替用件，按照设备及部件的磨耗规律和使用周期，合理备库。
4.本着勤俭节约的原则，积极开展修旧利废工作。设备零部件或总成修复后可再次使用的，必须由指定仓库有序存放，并单独建立资料卡和台帐，规范管理。有关修旧利废的管理制度由公司另行制定。
七、应急物资的采购、验收、供应
（一）具有以下情况之一的，可定义为应急物资：
1.公司生产、基础建设、更新及技术改造、设备应急抢修过程中迫切需要的物资；
2.具有不可预见性、突发性需求特点的物资；
3.未列入使用单位上报月度物资申报计划的急需物资。
（二）应急物资的采购
1.工作日内突发的现场急需物资，由使用单位填写应急物资计划申报表，报技术部主办采购员，由采购员先口头按级汇报并批准后，尽快组织采购。采购审批手续在事后二个工作日内及时补办。
2.中夜班、节假日突发的应急物资，由使用单位设备主管或值班长（调度）及以上人员，将急需物资名称、规格型号、数量等内容，详实地口头报技术部采购主管或以上人员，技术部应尽快组织供货。属定点供应的物资必须定点采购。使用部门和技术部应在事后二个工作日内分别补办应急物资计划申报、领用和采购审批手续。
（三）应急物资的验收、供应
1.应急物资可直接送达需求现场，验收和供应一并进行。
2.工作日内应急物资的到货验收工作，由工程技术部现场物资供应点仓库保管员或主办采购员组织，验收入库手续要求当天完成，使用单位必须在事后二个工作日内补办领用手续。
3.中夜班、节假日应急物资的到货验收工作，由使用单位设备主管或值班长（调度）及以上人员组织，经核对物资名称、规格、型号、数量等准确无误后，在供应商送货单上签字确认，并留存二份。工程技术部必须在事后一个工作日内，凭送货单补办物资入库手续，使用单位必须在事后二个工作日内，凭送货单补办物资领用手续。
（四）集装箱货运站集卡应急维修项目（列入公司月度设备维修计划的项目除外）所需的定点供应物资，事后手续的补办，可以按周进行。
（五）各单位应严格控制应急物资的发生，原则上应急物资发生量应控制在月度物资总需求量（总金额）的15%以内（除固定资产、专项物资、燃润料外）。
八、物资的串换与转让
公司储备的物资主要用于满足公司生产、基建、更新及技术改造、维修的需要，任何单位和个人严禁擅自串换或转让公司物资。确需对外转让或串换的，由技术部提出，报公司副总经理审核、公司常务副总经理批准后实施。
九、考核
（一）有下列情形之一者，按公司有关规定从严查处：
1.应该签订物资购销合同或协议而未签订，造成公司货款无法追回等经济损失的；
2.通过不正当关系或以岗谋私，采购伪劣假冒产品的；
3.物资采购过程中存在索贿、受贿等不正之风的；
4.仓库保管员与领料人（或单位）采取不当手段，进行“公”领“私”用的；
5.使用单位或个人与物资供应商内外勾结，进行“公”领“私”退的；
6.物资验收过程中因责任心不强，造成货损货差的；
7.仓库保管员因责任心不强，造成物资霉变、损坏或失效的；
8.私自对外串换或转让物资的。
十、本规定自发文之日起实施，解释权归技术部。

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