论EXCEL在财务管理中的应用.doc

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论文题目：论EXCEL在财务管理中的应用

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一、论文的观点是否明确
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二、论证是否充分，合乎逻辑
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三、结构是否合理，层次清晰
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四、内容是否完整、是否与所学课程相关
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五、写作是否符合规范
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摘要
在企业财务管理中EXCEL是普遍使用的财务工具。EXCEL软件作为Microsoft公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，他在财务管理中也发挥着巨大的作用，为财务管理工作着进行财务分析和财务管理方面的工作提供轻松快捷的平台，使财务管理工作向科学化和细致化发展。它的表格处理功能、绘图和图形处理功能以及拥有丰富的函数，还支持数学模型以及可使用外部数据的功能这些特点，正好满足了我们财务工作的需要，使财务工作者更加清晰明了的看到财务分析数据和更加快速的了解公司或者地域的财务状况以及经济形势，以便更快速准确地做出财务决策或者更加精确地做出财务预算。
本文从介绍EXCEL的含义和特征出发，到EXCEL在财务管理工作中的应用，例如用EXCEL构建财务数据、用EXCEL挖掘财务数据分析还有对财务数据分析库的维护和更新等。

关键词：EXCEL、财务分析、数据库

一、 EXCEL的概念及功能
（一） 什么是EXCEL
Microsoft Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使Excel成为最流行的微机数据处理软件。
Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
（二） EXCEL的功能
Excel 作为 Microsoft 公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，已经被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。它具有以下功能:
1.表格处理功能强大。Excel 是一个以表格方式处理数据的软件。它具有简便和灵活的制表功能，表格中数据一旦建立运算关系，就会自动刷新。
2.绘图和图形处理功能较强。 Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合，有利于管理人员进行决策。
3.拥有丰富的函数。Excel 提供了大量的函数，包括财务函数和统计函数，可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等。此外，可对数据进行搜寻、排序、筛选、分类、统计、合并汇总、自动求和、求平均值、求最大最小值等，数据处理能力非常强大。.支持数学模型。
4.提供多样的分析工具和决策功能。Excel 支持数学模型，为财务管理和分析提供多样的分析工具和决策功能。
5.普及性强。Excel 是一个公共软件平台。非常普及。它是微软公司的主导产品之一，兼容性好，与其他软件的配合很好，生命力强。
6.可使用外部数据功能。Excel 可以读取和输出多种格式的数据文件，可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据，节省获取基础数据的时间。提高效率和减少错误。Excel数据源的多样性加强了它在财务管理中的使用面和便利性。
二、 EXCEL在财务管理中的应用
用友、金蝶等财务软件以及企事业其他信息系统的应用和普及,大大提高了中小企事业单位会计信息化程度,减轻了会计人员的负担,节约了财务成本。但实务工作者也发现,财务软件更偏重于会计账务的处理及标准财务报表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不够灵活,其他信息系统更偏重于业务处理。这时就需要借助EXCEL等外部工具进行个性化的财务分析。 　　 　　
（一）财务分析数据库的构建
用EXCEL建立财务分析数据库时,可以充分发挥其灵活性,从各个维度、各个层次对企事业单位数据进行分析。尽管EXCEL2007已经解除了以前版本只能处理65 536行数据的限制,但是也要考虑到数据库如果过于庞大,运行速度会降低。因此,建立数据库时如果数据库偏大,可以将数据库拆分成几个小的数据库。
明确了数据库的构建目标后,就可以从不同地方收集财务分析数据。这些数据既可以从用友、金蝶等财务软件获取,也可以从企事业单位的其他信息系统导入,如医院的HIS系统、药品管理系统、材料进销存系统等等。导入的数据既可以是用友等财务软件整个科目数据,也可以是固定资产数据等等。 　　
财务软件和其他信息系统一般都有导出成EXCEL电子表格的功能,如果这些信息系统软件可以导出成分隔符区分的文本文件,也可以通过EXCEL中的分栏工具进行拆分。
1、基础数据字段整理。在进行基础数据整理时,经常会用到这些函数: 　
（1）时期处理函数。如根据日期提取年、月、周的数据:YEAR(),MONTH(),WEEK()。 　　
（2）字符处理函数。如提取字符串中的某一内容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串联结:CONCATENATE()。 　
（3）数据格式转换函数。如将数字强制转换成文本:TEXT()。 　
（4）逻辑判断函数。如条件判断:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。 　　
2、数据的归类。财务分析时经常会对数据进行分类,这时可以借助函数VLOOKUP()来实现。如对食品进行分类时,可以首先建立一张字典表,然后在数据库里面在目标单元格输入函数vlookup()并设置函数参数,再对整个字段进行填充,就可以根据字段食品名称获取其对应分类了。 　　
3、数据库的定义。数据收集整理完后,可以在EXCEL里形成一张表单(sheet),可将有数据的区域定义为一张表,并为之命名。本文以医院收入分析数据库为例,基础数据通过医院用友、HIS系统收集整理后,存放在一张名为“医疗收入”的表单内。这时先选择所有数据区域,点击右键,选择“命名单元格区域”,命名为如“数据表”。定义数据区域可以更方便地对数据库进行维护。
（二）财务数据的分析
数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。
1、对比分析。建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地实现对比分析。这里面需要用到EXCEL的数据透视表工具,首先将光标定位到“数据表”,单击“插入数据透视表”,并根据需要选择报表筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段。在作对比分析时,应该在列标签选择时间字段,并选择需要进行对比的时间段。透视表建立后,可以通过报表等字段筛选数据的范围,例如既可以看全院收入,也可关注某一个或几个科室的收入分析。同时,在邻近单元格建立公式对数据进行比较分析。 　
　2、趋势分析。趋势分析也是财务分析中的一个常用方法,分析人员可以从数据变化趋势看出数据的长期变化趋势及季节趋势等。用EXCEL建立趋势分析时,也要建立数据透视表并选择要分析的字段。作趋势分析时,可以辅以图片更能直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内,单击“插入折线图”或其他图形模板,并调整图形格式就可以制作出专业的图表。
　3、结构分析。结构分析可以看出数据之间的构成分析。在EXCEL里面作数据的结构分析时也可以通过建立数据透视表,选择要分析的数据字段进行分析。同时,还可以制作数据饼图等进行直观的观察分析。
（三）、财务分析数据库的维护与更新 　　
　财务分析数据库建立完成后,可以根据个性需求灵活地对数据进行抽取和分析。同时,这个数据库也是可以动态更新的。更新数据库时,只需在数据表末端追加数据记录,数据库就会智能地将数据加入。当然,这个数据库也支持对以前数据记录进行修改,批量修改数据时可以使用EXCEL的批量替换功能;具备支持增加和删减字段的功能。修改数据库后,应确保增加的记录在数据表内可以通过扩大数据表区域来实现。同步更新数据透视表和数据图时,只需要在任意表内,单击“更新数据源”,则所有基于数据库的透视表和数据图都可以同步进行更新,操作非常方便。 　　
从上述研究可以看出,EXCEL具备灵活、简便而功能强大的数据分析和挖掘功能,而基于EXCEL数据库的维护和更新也非常简单,财务人员通过简单的操作,就可以从各个维度、范围对财务数据进行深入的分析。当然,EXCEL还具备更多的数据分析潜能,需要财务人员在工作中发挥主动性和创造力,从而提高财务分析的效率和作用。
三、 EXCEL对财务管理的必要性
（一） 财务管理的局限性
1、安全性与保密性差。企业财务上的数据，是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密,防止盗版，不能真正起到数据的保密作用。至于安全，则更让人担忧，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭,或者突然断电，很难恢复原来的数据。
2、会计软件通用性差。财务软件厂商对行业特征和单位的核算特点考虑不够，基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，导致不少施行会计电算化的单位，仍要会计人员做大部分的辅助工作。我国会计电算化软件的应用暴露出一些难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统体积大，企业难以增加自己所需要的功能等等，就会计电算化系统看，其总账、固定资产、工资、材料各核算子系统之间又彼此分隔，不能顺利地相互传递数据，
以实现自动转账、相关查询等功能。　
3、会计软件开发人员在某些会计处理上对会计制度和会计规范的理解不够。一些会计核算软件对拥有记账凭证审核的人员不能再授权制单。这种情况的出现，是软件开发人员未能全面正确理解制单和审核的关系问题造成的。会计制度中规定：本人不能审核自己所填制的凭证。在授权制单权、审核权时并非是互斥的非此即彼的关系，一个人是允许同时拥有制单权、审核权的，只是本人无权审核自己制作的凭证。
（二） EXCEL对财务管理的必要性
目前，我国企业解决会计核算问题大多是利用财务软件进行。利用财务软件解决会计核算问题应该说既简单又方便，但也有其一定的局限性。第一，由于企业的业务种类繁多，有时会出现财务软件解决不了的问题①；第二，由于电算化软件的功能有限，也使其不能完全满足企业管理的需要；第三、财务软件价格昂贵，一般中小企业负担不了，而Excel则刚好可以减轻中小企业的经济负担。第四、一般购进来的财务软件都需要进一步调整以达到符合企
业自身的情况，而Excel则没这种麻烦。 。随着计算机应用的不断普及与深入以及会计人员素质的不断提高，应该让会计人员了解更多的处理会计数据的工具，而不应仅仅局限于财务软件。我国中小企业居多，很多企业如果购买大型财务软件，几十万元的花费不仅得不偿失，而且造成其中许多功能闲置;而另一方面，由于 ERP、CRM 等概念的引入，加上各单位业务情况的千差万别，大型财务软件必须要经过适当改造才能真正得到应用，而这个开发工作并非易事，既使完成这项工作，在大型财务软件上开发出来的软件也必须随着大型系统版本的升级而改造，如果企业达不到一定规模，是不愿尝试这项工作的。基于以上原因 Excel 因为
简单易学和具备基本开发功能而有了自己的用武之地。

总结
随着知识经济时代的到来,企业财务管理面临着十分严峻的挑战,这就要求我们必须不断地以各种科学、有效的措施来“应战”,进行财务管理的创新,才能使财务管理以前所未有的速度持续发展,适应经济发展的需要。国外学者在 Excel 的应用方面侧重于利用 Excel 模型得出的结果分析数据背后的经济意义，而且国外学者的著作中使用的数学、统计知识较少， 一
般具有中学数学知识就可以掌握，他们在 Excel 的应用上是将 Excel 软件作为其他理论的研究平台， 希望利用 Excel 软件能更好的进行专题研究。我国学者在 Excel 的应用方面侧重于利用 Excel 解决实际问题国内对于财务管理理论的研究不如国外学者，所以对于 Excel 软件的理解仅仅局限在解决问题的层面，对于如何利用 Excel 软件提供的数据进行分析经济现象阐述的较少，而这正是我国今后的发展方向。
现代管理会计从财务会计的单纯记录和反映扩展到与解析过去、控制现在和筹划未来有机地结合起来，为会计软件从核算型向管理型的发展提供了一个先进的依据和模型⑩。因此，核算电算化后，摆在企业管理者面前的迫切问题是如何加强经济活动的事前计划、预测和决策、事中管理控制、事后分析评价，切实将企业财会管理水平从手工状态提高上来。所以高起点、高集成地开发出集事前有预测、决策，事中有规划和控制，事后有核算与分析为一体的信息化企业管理系统已是当务之急。用Excel替代财务软件的中小型企业在今后的财务管理方面不仅要解决财务的实际问题更应对财务中的实际问题进行分析、预测为以后的经济业务提供依据，从而促进企业未来的经济利益快速发展。

参考文献：
黄德亨.关于加强财务管理的思考.福建行政学院经济管理干部学院学报，2005，（21）
吴建瑶.我国会计电算化发展中存在的问题及解决对策.中国期刊网 ，2009
陈伟. 自动化财务信息处理系统的构建[J]. 财会月刊:理论版,2006(10). 　　
张瑞君,译.EXCEL在财务管理中的应用[M]. 中国人民大学出版社,2007.
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