金碟财务软件手册——往来管理.doc

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金碟财务软件手册——往来管理
往来管理
 本章内容提要：
Ø         核销往来业务
Ø         往来对账单查询
Ø         账龄分析表
Ø         合同管理
在会计之家窗口，单击〈往来〉按钮或从查看菜单中选择“往来”。进入往来业务处理窗口，如下图所示。
图7-1
核销往来业务
一、案例说明：
首先我们通过一个案例来说明一下如何使用核销往来业务：
（一）使用核销往来业务的前提条件：
1.         会计科目有进行往来业务核算的科目（即会计科目属性中选择了“往来业务核算”选项）
2.         进行往来业务核算的凭证已经过账
（二）案例：
案例：在第四章的凭证录入案例中，我们已经输入了一张往来核算业务的凭证（收到上海一百货款8500元），假设之前我们销售给上海一百一批电子保健器，价值是8500元，那么收到这笔款项并进行凭证过账后，我们就可以在“核销往来业务”进行核销操作。
操作步骤：
1、  在“往来管理”模块点击〈核销往来业务〉，设置如下图过滤窗口：

2、  确定后进入核销窗口，如下图：

系统提供了两种核销方式：手工核销和自动核销
3、  直接点击〈自动核销〉按钮，系统会自动将业务编号相同、金额相等、借贷方向相反的记录进行核销，并打上核销标记“*”号。
4、  如果手工核销，可以直接双击需要核销的记录即可。当然如果手工核销的金额不等，退出该界面时系统会给予提示，会影响账龄分析表的正确性。因此建议使用“自动核销”功能进行核销。
二、功能说明：
在“往来管理”模块选择“核销往来业务”后，系统弹出选择科目、项目代码及币别对话框，在这个对话框中选择进行往来核算的会计科目、项目代码及币别后确定，系统就会将所选科目及对应币别的往来业务资料列示出来。

图7-2
在核销往来业务处理窗口中，您可以选择自动核销往来业务资料，也可以手工核销往来业务资料。单击“自动核销”按钮，系统即开始将所有的往来业务资料进行自动核销。系统自动核销的原则是：将同一业务编号中，（对多核算项目还必须往来单位、部门代码、职员代码也相同），且余额为零的那一笔以前的所有的往来业务资料核销掉。
手工核销是将系统不能自动核销的往来业务资料，采用手工核销的方式进行核销。方法很简单，只要双击要核销的那一笔往来业务资料即可，核销后可看到在“核销”栏中加注了“*”。同样已核销的资料可再次双击取消核销标志。
注意事项：系统不支持部分核销功能，因此进行手工核销时，如果借贷方金额不等，系统会给予提示，由用户选择是否继续。建议用户不要继续，因为不等核销会造成账龄分析表不正确。
“按业务编号汇总”选项可以反映单独每一个业务编号的余额情况，如果没有选择该选项则按每笔业务反映余额。

往来对账单查询
一、设定往来对账单查询条件
单击〈往来对账单查询〉，系统弹出查询条件输入窗口，如下图所示：

图7-3
在此窗口中设定各项条件，系统按输入的条件生成往来对账单。
会计科目：选择要输入哪一个科目的往来对账单，如果会计科目为空值，则表示要输出所有下设往来核算的会计科目。
项目类别：选择要输出哪一个核算项目类别的往来对账单，选择后只输出涉及该类别往来业务的往来对账单。
项目代码起止范围：选择要输出账龄分析表的核算项目代码起止范围，只有在此范围内的核算项目往来业务才会被输出。
截止日期：输出到到此日期为止的往来核算业务对账单。
币种：选择要输出何种币别的往来业务对账单数据，在此窗口中可以选择各种已预设的外币币别。如果选择所有币别，则往来对账单中将发生的所有币别的往来业务都显示出来供查询。
包含未过账资料：在输出往来对账单时，由此项来控制往来对账单中所包含的资料范围。如不选择此项，则只输出已过账资料的往来对账单数据。
包括已核销往来业务：选择往来对账单中是否包含已经核销完毕的往来业务资料。选择此项时，对于查询往来业务的发生过程有很大的帮助。
不需要小计：如果选择此项时，往来对账单将无小计。
二、浏览、查询往来对账单
在往来对账单查询条件设定完毕之后，单击〈确定〉按钮，系统即弹出往来对账单窗口，如下图所示：

图7-4
在往来对账单中，系统是以往来业务编号来识别和排列往来业务内容的，在同一个科目中按照不同的业务编号分别进行小计。在同一币别的往来对账单中，系统还可以提供所有往来业务总的借方合计、贷方合计以及总余额数据。
在此窗口中的单价(余额)小数位数和凭证录入窗口中单价小数位数是一致的，且最大可达6位。此处计算显示的单价，是该笔业务当前余额除以该笔业务当前累计数量的结果。此外还可用光标移动或滚动条来浏览查看往来业务数据资料，同时可查看相应凭证。
在往来对账单中，当会计科目为多核算项目，例如：对往来单位、部门、职员同时核算，此时所发生的业务反映在往来对账单中，只有满足“业务编号、往来单位、部门、职员”完全相同时，系统才予以汇总为一条分录，否则，系统将分类以不同的分录列示。
点击工具条中的记录移动器，或选择查看菜单的‘第一个科目’、‘上一个科目’、‘下一个科目’、‘最未一个科目’可以查看其他科目或其他往来单位的往来对账单数据。
三、打印
在文件菜单中选择“打印”选项，或单击工具条中的〈打印〉按钮，系统将当前的往来对账单从打印机中打印输出。 
四、打印预览
在文件菜单中选择“打印预览”选项，或单击工具条中〈打印预览〉按钮，系统将往来对账单按打印输出的样式，显示在屏幕上，以供查看、调整。
五、退出
在查询及其他处理完成之后，单击〈退出〉按钮即可退出往来对账单查询，返回到往来管理窗口。
六、往来账的跨年管理
账套进行年结后，系统将本年度的账套备份文件路径自动追加到账套管理数据库中。从此以后当需要查找以前的往来账时，系统将根据账套管理文件的有关路径自动打开往年账套文件并查找往来账务信息。
 账龄分析表
账龄分析表主要是用来对设置为往来核算科目的往来款项余额的时间分布进行分析。
一、案例说明：
下面我们接着本章第一节的案例进行比较说明：
案例：我们在2000.3.1销售给上海一百一批电子保健器，价值是8500元，2000.3.31收到这笔货款8500元。
1、  如果我们没有进行往来核销，查询账龄分析表的结果如下图：

可以看出：1-20天：-8500
                    21-60天：8500
2、  如果进行了往来核销，查询账龄分析表的结果如下图：

        可以看出：关于这笔应收账款的数据不再显示在账龄分析表中。
3、  通过比较，我们可以看出只有进行了往来业务核销，才能正确反映出账龄分析表，帮助企业正确分析往来业务的账龄情况。
二、功能说明：
（一）设定账龄分析表查询条件
在往来管理窗口中，单击〈账龄分析表〉，系统即可弹出账龄分析表条件设置窗口，如图7-5所示：

图7-5
在此窗口中，您可以设定账龄分析表输出的范围，以及账龄分析表的时间段划分等项目条件。
会计科目：在此输入框中输入要进行账龄分析的会计科目代码。要注意，此处所选的科目代码必须是下设往来业务核算的科目。如果没有下设往来业务核算，则会输出一张空白账龄分析表。反之，则输出账龄分析表。
截止日期：分析往来业务的账龄截止日期，即某项往来业务计算时间的截止日期，系统默认查询账龄分析表的当天日期。在这里您可以输入您需要的截止日期。
币别：选择要查询账龄分析表货币币别。
账龄分组：在此处可定义您的账龄分析表栏目结构，即您自己的账龄分组标准。系统预设了4种分组标准如图所示，您可以根据需要自行修改。在修改账龄分组时，您只要直接修改天数即可，系统会自动更新。

图7-6
（二）浏览查询账龄分析表
在设置完查询条件之后，单击〈确定〉按钮，系统即进入账龄分析表查询窗口。
在账龄分析表中要注意多核算项目科目。例如：当会计科目设置了下图所示的往来单位、部门、职员核算项目时，系统将往来单位、部门、职员完全相同的往来账汇总为一分录，对往来单位、部门、职员不完全相同的往来账以另一分录显示。换一种解释即：系统在账龄分析过滤条件下，以  往来单位+部门+职员  对往来账汇总。  
（三）打印
在文件菜单中选择“打印”选项，或单击工具条中的〈打印〉按钮，系统将当前的账龄分析表从打印机中打印输出。
（四）打印预览
在文件菜单中选择“打印预览”选项，或单击工具条中〈打印预览〉按钮，系统将账龄分析表按打印输出的样式显示在屏幕上，以供查看、调整。
（五）退出
在查询及其他处理完成之后，单击〈退出〉按钮即可退出账龄分析表查询。

合同管理
Ø      合同类别
Ø      历史合同数据输入
Ø      新增合同
Ø      合同审批
Ø      合同查询及兑现
Ø      合同结束
Ø      合同报表

一、背景说明
合同管理是与采购、销售和资产管理相联系的，比如采购业务中的购销合同；销售业务中的销售合同；资产管理中资产租赁合同、在建工程分包合同等等。合同的种类也是多种多样的。企业在经营管理过程中，加强对合同的管理是维护企业自身利益的有效手段。
二、流程说明：
合同管理应遵循的流程是：

本系统仅对上述步骤中有方框标示部分进行处理，其他不做考虑。
（一） 合同管理
功能说明：
合同管理是与往来业务密不可分的，故系统将合同管理的功能放在“往来”中。用户通过合同管理可以实现合同台账管理、合同业务管理部门与财务的往来核对、适时查询合同的兑付情况等
操作指南：
在“往来管理”窗口，系统显示合同管理有关项目。
1、合同类别
功能说明：
在“合同类别“中主要是进行定义“类别名称”和定义“合同兑现科目”的功能。具体的功能有：1、新增、修改和删除“合同类别”；2、关闭“合同类别”
“合同类别”包括“类别名称”和“合同兑现科目”两方面的内容；
操作指南：
单击“合同类别”，进入“合同类别”界面，如下图：

图7-7
在合同类别界面可以新增“类别名称”和“合同兑现科目”；也可以对已录入的“类别名称”和“合同兑现科目”进行修改和删除。
“合同兑现科目”既可以手工录入，也可以通过F7键进行选择录入，或点击可选框进行选择录入。
合同类别的设定是开始进行合同管理必做的第一步工作。
2、历史合同数据录入
功能说明：
“历史合同数据录入”的功能主要是：
初始化合同录入
初始化兑现信息录入
审核合同
合同结束
结束初始化
操作指南：
一、初始化合同录入
合同的初始化是指启用本系统后，对已有合同的初始资料的录入。
单击“历史合同数据录入”进入“合同序时簿”界面，如图：

图7-8
在该窗口可以对合同进行新增、修改、删除、审核、销章、查询过滤、合同结束、结束合同初始化、合同序时簿的预览和打印、合同单据预览和打印等功能。
1、新增合同
录入新增加的合同及相关兑现记录资料。单击工具条中“新增”按钮或从菜单“编辑”中选择“新增”，即进入“合同单据”的录入界面，如图所示：

图7-9
系统对合同项目进行固定设置，具体项目内容是：合同类别、合同编号、登记日期、合同名称、合同项目、项目地点、对方名称、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限、合同是否结束、预算价、结算价、押金、合同总额、经办人/其他、合同内容、兑现信息、备注、制单人、审核人等。
合同录入人也是合同的修改人，非该合同的录入人只能查看该合同资料，不能修改。合同录入中，合同编号不能重复，即使是不同合同类别的合同编号也不能重号。
在合同单据上方的工具栏中，选择“兑现”，合同单据中的“合同内容”部分自动改为合同兑现信息的输入框，系统对兑现信息进行固定设置，具体内容是：日期、摘要、对方科目、收款金额、付款金额、是否是押金。
 “兑现”按纽可以对合同内容和兑现信息进行相互转换。
如图所示：

图7-10
2、修改合同
用于修改已录入的合同单据，单击工具条中“修改”按钮或从菜单“编辑”中选择“修改合同”，即进入“合同单据”的修改界面，修改完毕后，单击“确定”返回。
对已审核的合同不能再做修改，必须先取消审核，再做修改。
3、删除合同
用于删除已录入的合同单据，单击工具条中“删除”按钮或从菜单“编辑”中选择“删除合同”，系统提示是否删除，确认删除单击“是”，否则单击“否”。
对已审核的合同不能再做删除，必须先取消审核，再做删除；或者对已结束的合同进行删除。
4、查询过滤
   在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框，如下图：

图7-11
其操作方法分别在“内容”、“比较关系”、“比较值”列选择或填值，可以录入多个条件，并在“逻辑”列中选择“且”或“或”，同时还配合“未结束”、“已结束”、“全部”中的任一选项；“未审核”、“已审核”、“全部”中的任一选项，最后单击“确定”进入“合同序时簿”界面。
5、审核合同
合同审核是对录入的合同进行审核，不是对兑现信息的审核。
经审核完毕的合同不能再对合同项目进行修改、删除，但不影响兑现信息的录入与修改。
在合同序时簿中选择需要审核的合同，单击工具条上的“审核”按纽，进入该合同的合同单据体，单击单据体上的“审核”按纽进行审核。
如果已经进行了审核，则再按“审核”按钮后会消除原审核签章，即该合同又变为未经审核状态。
已审核的合同在没有结束该合同的前提下，可以进行销章，审核人选择需要销章的合同，单击审核按纽进入合同单据，再单击合同单据中的“审核”按纽，即可以销章。
已经审核过的合同内容，必须先销章，然后才能修改。审核人与制单人不能为同一个操作员，否则系统拒绝审核签章。
6、成批审核、成批销章
系统提供了成批审核、成批销章功能，以减少用户的操作时间。在合同序时簿文件菜单，单击“成批审核”即可。成批销章的方法类似成批审核。
7、合同结束
合同结束是指对已经审核的合同及已经全部实现兑现信息的合同的封存归档。合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“合同结束”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“合同结束”即可。
8、结束初始化
结束初始化是对合同初始化的关闭。
在合同序时簿中的“编辑”菜单中，选择“结束初始化”。一旦结束初始化，则系统将自动关闭初始化界面，初始化录入的所有内容都不能再做修改，并且这一过程是不可逆的。
9、预览、打印合同
可以对合同单据进行预览、打印，系统并提供了合同单据的套打格式；还可以对合同序时簿进行预览、打印。 
10、引入、引出
在合同序时簿中，打开“文件”菜单，可以引入合同、引出合同、引出合同序时簿。在合同引入过程，对于相同合同号的合同引入，系统会提示“指定的数据文件中没有符合引入条件的记录”，用户可以先修改本合同序时簿中合同编号，再引入。
3、新增合同
功能说明：
“新增合同”的功能是：
1.         录入合同
2.         打印合同
3.         引入、引出合同

操作指南：
1、录入合同
根据系统给定的合同项目内容，录入合同内容。
提供合同录入单。对该单提供录入人、审核人等两个操作员。
录入的合同未经审核前，可以进行修改和删除。
进入“新增合同”界面，直接新增合同。
合同录入人也是合同的修改人，非该合同的录入人只能查看该合同资料，不能修改。合同录入中，合同编号不能重复，即使是不同合同类别的合同编号也不能重号。
系统对合同项目进行固定设置，具体项目内容是：合同类别、合同编号、登记日期、合同名称、合同项目、项目地点、对方名称、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限、合同是否结束、预算价、结算价、押金、合同总额、经办人/其他、合同内容、备注、制单人、审核人。
在“新增合同”界面，只能录入合同单据及合同内容，不能录入合同的兑现信息。
在合同序时簿中，单击某条合同或兑现记录，进入合同单据内容的修改状态，同时也可以查看合同的兑现信息，但不能修改兑现内容。
未审核的合同可以修改、删除。选择需要修改或删除的合同，单击“修改”进入合同单据进行修改；单击“删除”，系统提示“是否删除XXX号合同”，选择“是”或“否”。
4、打印合同
与初始化合同中的预览、打印功能一样，系统同时提供合同的套打功能。
5、引入、引出合同
在合同序时簿中，打开“文件”菜单，可以引入合同、引出合同、引出合同序时簿。在合同引入过程，对于相同合同号的合同引入，系统会提示“指定的数据文件中没有符合引入条件的记录”，用户可以先修改本合同序时簿中合同编号，再引入。
4、合同审批
在合同序时簿中选择需要审核的合同，单击工具条上的“审核”按纽，进入该合同的合同单据体，单击单据体上的审核按纽进行审核。
即可以进行单笔合同的审核，也可以对成批合同进行审核。
已审核的合同在没有结束该合同的前提下，可以进行销章，审核人选择需要销章的合同，单击审核按纽进入合同单据，再单击合同单据中的“审核”按纽，即可以销章。同时，系统还提供了成批销章的功能，即将已审核的全部合同进行销章。
经审核完毕的合同不能再对合同项目进行修改、删除，但不影响兑现信息的录入。
5、合同查询及兑现
功能说明：
“合同查询及兑现”的功能是：
1.    录入“兑现信息”
2.    生成凭证
3.    合同结束
4.    查询合同序时簿
5.    打印合同序时簿
6.    追述查询合同、凭证
7.    引出“合同序时簿
操作指南：
1、录入“兑现信息”
合同的兑现信息是指合同在执行过程中的货币支付情况。
兑现信息的录入内容有：日期、摘要、对方科目、收款金额或付款金额。
在录入收款金额或付款金额时，系统会实时更新“合同余额”。
合同余额小于0时，系统会预警提示。
在合同序时簿中，先选定需要录入兑现信息的合同，再选择工具栏的“兑现”，或在“编辑”中选择“兑现合同”，进入合同单据的兑现信息的输入框，系统对兑现信息进行固定设置，具体内容是：日期、摘要、对方科目、收款金额、付款金额、是否是押金。见下图：

图7-12
“兑现”按钮可以对合同内容和兑现信息的查看进行相互转换。
 在合同兑现信息的录入界面，可以查看合同内容，但不能修改。
在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框，可以对合同进行条件查询。
2、生成凭证
录入“兑现信息”界面对需要生成凭证的兑现信息，系统提供生成凭证功能，并将生成的凭证日期、凭证字和凭证号自动回填到“凭证信息”中。
录入完一笔兑现信息后，将光标移开，在工具栏中单击“凭证”，或用“F5”，或在“编辑”中选择“生成凭证”，则系统自动产生一张尚需完善的凭证。
3、合同结束
合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“合同结束”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“合同结束”即可。
4、查询合同序时簿
提供合同查询功能，按照过滤条件进行查询，并增加按扭“未启用、在启用、已关闭”三个合同执行状态的过滤框。
查询过滤条件为：（无）、登记日期、合同代码、合同名称、合同类别、项目、项目地点、对方名称、备注、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限开始日期、期限结束日期、预算价、结算价、押金、合同总额、合同余额、制单人、审核人、经办人等。
在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框。
5、打印合同序时簿
合同序时簿可以在“查看”菜单中进行页面设置，可以预览、打印。
6、追述查询合同、凭证
在合同序时簿中，双击某条记录，可以查看该条记录的合同单；选择“兑现”，可以查看该合同的兑现信息，再在兑现信息中点击某条记录，可以查看相应的凭证。
7、引出合同序时簿
系统为了更方便的满足用户的特殊需要，可以将合同序时簿以不同的文件形式引出，引出格式如图所示：

图7-13
6、合同结束
合同结束前应先审核合同；
已结束的合同不能再对合同项目和兑现信息进行新增、修改和删除。
可以对已结束的合同进行删除，包括该合同的项目和兑现信息的彻底删除。
选择需要结束的合同，单击工具条上的“结束”按纽，或打开“编辑”选择“结束合同”，进入合同单据界面，单击合同单据中的“结束合同”即可。
7、合同报表
功能说明：
“合同报表”的功能有：
l         合同报表
l         打印报表
l         引出报表

操作指南：
1、合同报表
合同报表系统给出3个报表，即合同清单、合同处理情况表、合同汇总表。
单击合同报表，出现3个报表的选择框。
1）合同清单：
单击“合同清单”，出现如图所示的选项框：

图7-14
合同清单的查询条件是：根据签约日期、合同类别、审核情况和结束情况等进行查询。根据条件设置即可进行报表查看。
2）合同处理情况表：
单击“合同处理情况表”，出现如图所示的选项框：

图7-15
合同处理情况表的查询条件是：按照合同编号、合同类别进行过滤。
3）合同汇总表：
单击“合同汇总表”，出现如图所示的选项框：
体格检查三项式工工
图7-16
合同汇总表查询条件是：签约日期
2、打印报表
对上述三个报表可以进行打印预览和打印。
3、 引出报表
为了满足用户的特殊需要，系统可以将合同报表以不同的文件形式引出，引出格式与“合同序时簿”的引出格式一样。
（二） 合同兑现信息选项
在“维护”中“账套选项”的“凭证”，有“合同兑现信息必须生成凭证”的可选项。如果选择该选项，则录入兑现信息保存时，系统会提示“你还没有生成凭证，请生成凭证后继续”，用户必须当时对该兑现信息生成凭证，实现业务数据与财务数据的紧密结合；如果不选该选项，则录入兑现信息时，可以不生成凭证，此时，合同管理仅作为备查台账。
（三） 合同管理权限设置
 在用户权限分配中，对“合同类别”、“合同录入”、“合同审批”、“合同查询与兑现”和“合同结束”进行权限控制，并在报表权限中，也新增了“合同清单”、“合同处理情况表”和“合同汇总表”的查看和打印权限。琵固盅逮跌巧镑区臭率解想雾边诞谚提荆胞嵌臼幂遂绽珍涝跳拣飞水率隐搭汤圃袁级臭府袋鱼腿袒碴垦沿荷西切篷池夏屑固讶丧间鸿怂喉矽证炭洋炉尖裙蛹章壬藏整谊涸服脯瑰钞社饰谅邹代力邀牙佯伟座而布送詹卖剁什汰走歉痒酱痰遏慌主弟清怜恃硒谜缨晦摄姚奇蹈丘仆讥萤愿龋赛填报镊陵睫孕棺孽狡每底遣搞迸绍禄边挨跋苟徐镊旗暇脾缘藕熏跪异应碘份仑仆玉豆趴策善凿雄谭烷恤席仁芥薯亡酱酮单不脱沧雇影挂柞遭梧随逛躁矢斟测奏绵诽敖训援疟铆验稗璃琅辛钧鸯尚莱芬苯问侍烟歇跺灰腊糖忽华绎处陇魄土做从爸作国倾奋示课稀栈棍六节办忧卷涂莉动粱肆虐侍刊扫慑楞筒揣金碟财务软件手册——往来管理姑灼脖矫恿右杰七酋抗或桂俄宪溃嵌惟乍脊宦鸭皮韩牺舵达像下淡焊库烛芜畏绦纠趣窿徊钎碴绵澡刘贾员祝汁姐毁叫晦鹃歌陵产哦汾负政跪窄浅截布首札嗽庙籍胚靡狞设崖驭渭就前潮儡谁赐痹妮雌朱抡科哨谱毋举雄榷挚彤迢至溃炸钩寡贷秧潮磐瑞育我嗜战孰暑吃钎字饰秸埋民响奠虾朋饼囚拘爹攀一踊工幅犀每孽膘森厄芭怀馁芦拱狡保暗窒仟瑞们裤箩艺尧线镣邹污铅誊烯幌禹旬痞贡贼许店哼豢让扔够旺恼叼然傈膝体落拦篇寅秒啸教馒勇侵蕾裴宝阂腊壮照姻樟汁篱洛唯寞型成炉捡峰感牙瓶胸撮戎籽克遁奠整片跳舱碗耿痰低户腑瞻租鸥迷雹纵棠戏咒熔悍丫咆谚丽定愧娱组仆烈腻现剂
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