宾馆服务质量管理体系专业审核作业指导书样本.doc
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1、宾馆服务质量管理体系专业审核作业指导书 ZJQC-TG-3001:北京中经科环质量认证 公布日期:- 10 - 11 实施日期:- 10-11 目 录 目录 (1) 序言 (2) 1 范围 (3) 2 引用文件 (3) 3 定义 (3) 4 产品范围、特点和专业代码 (3) 5 服务步骤 (4) 6 关键质量活动 (6) 7 审核关键点 (6) 8 附录A适用法律、法规、强制性标准 (15) 前 言 编制本专业审核作业指导书目标是指导本企业审核员对宾馆业组织进行审核,以确保审核一致性和有效性。 本专业审核作业指导书关键针对行业特点叙述审核关键点和可能取证方法,是对本企业公布审核通用检验清单和
2、ISO 9001:标准新要求审核关键点补充而不是替换。 本专业审核作业指导书附录中列出法律、法规、规章和强制性标准/规范是本专业质量管理体系认证审核依据之一。 本专业审核作业指导书起草单位:北京中经科环质量认证。 本专业审核作业指导书起草人:文素娥。1 范围 本审核作业指导书概要说明了按GB/T19001ISO9001:标准,审核宾馆和餐饮业组织关键点和方法。 本指导书适适用于提供30H类住宿和饮食服务及其它如健身、文秘和举行会议等辅助服务组织审核。2 引用文件 a) GB/T19000-质量管理体系 基础和术语 b) GB/T19001-质量管理体系 要求 c) GB/T19004-质量管理
3、体系 业绩改善指南 d) 中经科环:审核通用检验清单 e) 中经科环:ISO9001:标准新要求审核关键点3 定义 本专业审核指导书采取GB/T19000-质量管理体系 基础和术语中定义。4 产品范围、特点和专业代码4.1 产品范围和专业代码 本专业指导书适用产品范围是。 对应专业代码是质量体系认证机构认可业务范围及经济活动分类代码30H宾馆及餐馆大类中各小类审核。4.2 产品特点 宾馆(又称酒店),指提供住宿、餐饮等综合服务企业,餐馆(又称饭庄),指只提供餐饮服务企业。宾馆包含餐馆功效,故文中以宾馆替换宾馆和餐馆。宾馆向用户提供住宿、餐饮、旅行、康乐、商务、美容美发和购物等综合服务。 4.2
4、.1 宾馆服务特点 宾馆所提供服务是由服务项目、服务质量、服务设施及服务环境组成。所以,宾馆服务特点是: a). 宾馆提供是一个特殊商品,是有形设施使用和无形服务结合。有形设施应方便、舒适、安全;无形服务应热情、好客、细致和周到,这些全部是表现饭店服务质量关键原因。 b).宾馆服务是在和用户直接接触较多情况下进行,所以,对人员和用户进行沟通能力有较高要求,服务人员是否训练有素是影响服务质量关键原因。 c). 宾馆服务包含较多法律、法规要求,而且餐饮服务和人安全健康亲密相关,所以和餐饮服务相关产品、食品制作者和餐具全部应符合和食品、饮料相关法律、法规要求,而且大家对就餐环境和卫生也有较高要求。
5、d)服务不能贮存,是在和用户接触时完成。4.2.2 宾馆服务质量特征 宾馆服务质量特征关键表现在以下几方面: a).功效性。关键是住宿和餐饮,另外,还有娱乐、保健、购物等,方便对用户实施全方位综合性服务; b).经济性。全部要遵守价廉物美、公开公道标准; c).安全性。在整个服务过程中,应确保用户身心健康和财产不受到损害; d).时间性。服务提供在时间上满足用户需要程度,包含等候时间、提供时间和过程时间; e).舒适性。服务提供过程中用户感受到舒适程度,包含服务设施完备、适用、方便和舒适,环境整齐、美观和平静等要求; f).文明性。用户在接收服务过程中满足精神需要程度,如自由、亲切、尊重、友好
6、服务气氛,相互了解友好人际关系等等。 其中安全性是最关键。4.2.3 宾馆服务质量等级 宾馆服务质量等级反应了服务档次,强调了功效用途和费用关系,质量等级评定依据是宾馆建筑、装饰、设施、设备、环境及管理、服务水平、服务项目。中国已采取国际通行做法对涉外旅游饭店按星级划分其等级。 5 服务步骤51宾馆服务步骤用户意见处理和服务评价服务提供准备用户要求识别和确定服务策划服务改善服务提供服务项目标设计和开发 注:该步骤适于住宿、餐饮、旅行、康乐、商务、美容美发和购物等每项服务,而服务提供过程所包含子过程因每项服务内容不一样而有较大差异。其中服务提供步骤可概括表示以下: 迎客登记入住康乐服务美容美发珍
7、贵物品保管服务客房服务购物服务洗衣服务会议培训餐饮服务商务服务结帐征求意见送客 注:上述服务项目有可能外包或部分外包,不一样用户需要服务项目也不完全相同。5.1.1 用户要求识别和确定包含以下三种活动a)由组织进行市场调查,了解用户需求/潜在需求,确定设计和开发新服务项目;b)和用户洽谈业务,签署协议/协议,包含用户电话预订、网上预订或上门预订等;c)由组织估计用户对现有服务项目标需求,以制订经营计划和进行服务准备。5.1.2 服务策划通常是针对某一用户对现有服务项目标殊要求或特殊时间段如节假日服务要求进行活动,而服务项目标设计和开发通常是针对新服务项目或对现有服务项目进行重大改善如宾馆由三星
8、级升为四星或五星级,餐厅增加或改变菜肴品种等。5.1.3 服务提供准备包含住宿准备、用餐准备、接待准备等等。5.1.4 服务提供包含服务预订和用户进入宾馆至离开宾馆全过程。5.1.5 用户意见处理贯穿于整个服务提供过程和用户离馆后服务,服务评价通常包含宾馆本身评价和用户评价两部分。5.1.6 服务改善包含服务提供过程中随时改善和阶段性改善。5.2 产品实现步骤和对应标准关键要求 每一项服务全部遵照下列实现步骤用户要求识别和确定 7.1 产品实现策划7.2 和用户相关过程7.5.4 用户财产8.2.1 用户满意服务项目标设计和开发6.2 能力、意识和培训7.1 产品实现策划7.2 和用户相关过程
9、7.3 设计和开发7.4采购信息8.1 总则服务提供准备4.2.3 文件控制4.2.4 统计控制6 资源7.1 产品实现策划7.4采购7.5.5 产品防护8.2.4 产品监视和测量 (采购品) 服务提供6.2 人力资源 6.3 基础设施6.4 工作环境7.5 生产和服务提供7.6 监视和测量装置8.2.3 过程监视和测量8.2.4 产品监视和测量8.3 不合格品控制8.5 改善 用户意见处理和服务评价及改善7.2.3 和用户沟通8.2.1 用户满意8.2.3 过程监视和测量8.2.4 产品监视和测量8.4 数据分析8.5 改善6 关键质量活动 通常和用户直接接触和和用户人身和财产安全相关活动全
10、部是关键活动。6.1立即将用户要求传输到相关部门或岗位。6.2服务策划(针对特定服务项目和用户特殊要求)。6.3服务提供准备中 a)基础设施(包含空调、热水和开水供给设施、电梯、贮存食品设备和设施康乐设施等等)维护保养,使其保持完好、常见常新; b)餐饮原料和辅料和客房用具采购,尤其是鲜活物品如鱼、虾、肉、禽类和蔬菜等; c)全部消毒过程(特殊过程)尤其是餐具、饮水器具及毛巾消毒; d)营造良好服务环境。6.4服务提供中关键质量活动 a)餐饮服务中膳食配制和膳食立即提供; b)住宿服务中保持客房清洁、卫生、舒适如天天清洁、小整理、夜床操作和周期大清洁等活动; c)和用户财产相关活动; d)对突
11、发事件和一些特殊情况处理。6.5用户意见处理 妥善处理用户意见,预防形成投诉。7 审核关键点本章只包含有专业特点要求审核,无专业特点要求审核请参考ZJQC通用检验清单和ISO 9001:标准新要求审核关键点关键质量活动标准条款包含部门审核关键点和取证方法1外包识别4.1最高管理层经营管理部门 审核关键点1.1 查组织外包过程识别是否充足?(可能存在外包有美容美发、保安、保洁(含环境卫生、绿化和美化)、设备和设施检修、运输(接送客人)、购物服务(商场和摊位)、茶室和风味餐厅、招徕客人、开发和设计等等1.2 怎样对外包过程进行控制?应由宾馆对应管理部门对承包方遵遵法律法规及相关制度、服务价格和服务
12、质量进行监控。 取证方法 和领导和相关责任人面谈; 查阅相关文件控制要求; 在对各服务提供过程审核中了解要求实施情况,查阅相关统计。 有没有违法查处统计。2资源管理6.16.2.16.2.26.36.4工程部、保安部、前台、客房和餐厅 审核关键点2.1 人员管理 a)是否制订和服务等级要求相一致人员规范,明确各岗位职员素质、业务知识和技能要求。b)各岗位职员是否能熟练掌握本岗位业务技能,并经培训、考评合格后上岗?c)特种作业人员应满足相关法规/规章制度要求,如餐饮服务人员应符合健康要求,司机、电梯工和锅炉工等全部需经主管部门资格确定和持证上岗。 d)对和用户直接接触基层服务人员是否进行礼仪礼貌
13、方面培训?关键质量活动标准条款包含部门审核关键点和取证方法2资源管理6.16.2.16.2.26.36.4工程部、保安部、前台、客房和餐厅2.2 设施、设备管理 a)宾馆外观、设施、设备(包含停车场)等服务设施和多种直接用于服务或间接用于提供服务设备是否和宾馆服务等级相一致,涉外旅游饭店是否符合对应星级标准(GB/T 14308-1997)? b)配置设施、设备是否和所制订质量方针和目标相适应? c)对包含人身安全服务设备如电梯、锅炉、液化气瓶是否按相关法规要求定时进行监测? d)怎样对设施、设备进行维护保养,确保完好,不应存在影响用户人身安全隐患?2.3 环境管理 宾馆应建立和保持和宾馆服务
14、等级相一致内外环境。a)公共区域(包含公用洗手间)是否整齐卫生,有适宜布置和美化;b)公共区域活动是否平静和井然有序;c)公共区域是否有严禁吸烟标志(需要时),并设有吸烟区; d)外部环境绿化和美化情况。 e)餐厅和厨房卫生情况是否符合食品卫生法要求? 取证方法查阅相关要求和统计;和职员面谈了解是否清楚本岗位职责、工作步骤和工作标准。观察服务人员仪表仪容、礼节礼貌、语言是否符合人员规范要求,是否含有应有外语水平(依据关键服务对象而定);观察人员操作;观察环境(包含楼层)和设施情况;3 产品要求识别确定和评审7.2.1和服务提供相关各业务部门 审核关键点 宾馆关键用户是旅行社、举行会议和培训组织
15、,其次是上门或招徕散客。31协议内容是否符合相关法规/规章要求,可能有协议形式: a) 广告和招徕用户通告、传单和价格表; b) 和旅行商/社或用户签署合作协议; c) 用户接待委托确定书(包含电话委托); d) 散客电话订餐或预订客房; e) 专题委托协议; f) 前厅销售票据等。3.2每项协议是否在协议签署或同意之前进行评审?3.3宾馆不能按协议履约提出修订协议时如调整预订客房等级是否取得用户同意?3.4用户提出修订协议时是否按要求再评审,并和用户立即沟通达成一致?3.5是否将协议修订结果立即传输到各相关职能部门?3.6怎样确定销售价格?是否符合相关部门要求?3.7 对承包招徕客人活动是否
16、进行了有效控制?有没有招致用户埋怨/投诉欺骗行为? 取证方法和相关人员面谈;查阅协议内容;要求提供多种形式协议评审统计进行抽查;要求提供确定销售价格审批件(能够是总经理同意) 查阅和用户沟通电话统计或传真关键质量活动标准条款包含部门审核关键点和取证方法4服务策划7.1主管部门和相关业务部门 审核关键点4.1宾馆是否对服务过程进行策划,确定每项服务提供标准和步骤,并确定特殊过程和关键活动,对关键活动是否要求专门控制方法?对特殊过程是否要求进行确定和再确定方法和内容4.2是否对需要制订操作规程或其它作业文件岗位进行识别,并制订适用操作文件和要求应做统计?4.3是否针对特定服务项目(如大型会议)、特
17、殊时期如节假日旅游旺季或协议特殊要求编制质量计划,要求专门质量方法、资源和活动次序,明确所需各项活动和负责部门;及对能预见意外事故和突发事件制订防范方法。? 对尤其关键接待任务(如接待国家领导人或政府高级官员) 通常全部会有相关部门指导和参与进行周密策划 取证方法和主管部门经理面谈;要求提供证据如步骤图和文件等索阅质量计划,查质量计划内容是否符合要求要求;检验质量计划实施情况,有没有更改及更改是否经过审批;到相关部门结合检验,查找相关证据;查阅用户反馈信息。5服务项目标设计和开发7.3最高管理层、经营管理部门及相关业务部门 审核关键点5.1组织是否对存在服务项目标设计和开发进行识别?通常只提供
18、住宿服务旅店不存在服务特征更改,删除7.3是能够接收,餐厅和宾馆通常全部存在增加或降低菜肴品种或要增加新服务项目时,不能删除7.3。5.2是否要求服务项目设计和开发标准和策划要求?通常标准是应 a)符合市场需求; b)符正当律、法规要求; c)含有特色; d)可取得效益。 5.3 对开发新服务项目标策划是否考虑开发过程中和现有服务项目标关系,采取方法预防对现有服务造成不利影响,比如施工噪声零乱环境等?5.4 设计输入是否考虑法律、法规要求(包含地方法规和规章制度)?5.5 设计输出是否完整,应包含服务规范(标准)、服务提供规范和服务质量控制规范。设计输出是否应形成文件应考虑组织规模和所开发服务
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