分公司费用管理制度样本.doc

宁波分企业费用管理制度

为使企业各项费用使用和报销能够严格根据总企业《营销管理财务纲领》要求实施，杜绝奢侈浪费，发扬勤俭节省作风，特制订本制度。

第一章 费用管理措施

分企业本部费用包含：分企业本部人员工资及奖金、房租、通讯费、交通费、税金、广告促销费、客服日常费用、差旅费、办公费用、招待费、运费（不包含由办事处到终端所发生运费）、车辆费及其它由本部发生费用。
一、通讯费用管理
第一条： 通讯费是各部门、各办事处因工作需要而发生电话费和手机费。
第二条： 凡享受通讯费报销人员须确保二十四小时全天候开机或提供有效通讯方法，如发觉无法联络，取消当月通讯费报销，并罚款20元；职员须将有效通讯方法报本部门及企业综合部，变更号码须2日内通知综合部，不然不予报销当月话费。
第三条： 通讯费在限额内据实报销，超出部分自理；话费报销单以立案号码为准。
第四条： 通讯费报销时间为次月15日以前，逾期不再报销。若确有需要在15日以后报销，需说明原因并在财务部费用会计处立案。
第五条： 各部门、办事处话费实施每个月清算，固定话费超出部分由行为责任人负担，无责任人，从部门和办事处奖金中扣除（企业本部可查统计，从私人电话话费中扣除）。
通讯费使用标准
部门
职务
座机费标准
手机费标准
备注
分企业
经理
500
800

分企业
财务总监
300
400

检察
审计部
部门
200

经理

150

财务部
部门
600

对帐
主办会计

150

市场部
部门
350

经理

400

推广经理

150

客服
部门
1000

回访、投诉处理
经理

150

综合部
部门
400

经理

150

驾驶员

50

企划部
部门
300

经理

150

办事处
部门
200

主任

150

业务经理

50

业务主管

50

客服
350

客服主管

100

二、业务招待费管理
第一条： 业务招待费是指企业各部门、各办事处因业务工作需要而发生餐费、礼品费等。
第二条： 业务招待费发生必需是因业务工作需要，且发生后对改善和完善工作有一定主动作用。
第三条： 业务招待费必需是单位行为而非个人行为。
第四条： 业务招待费在发生前必需先填写《业务招待费申请表》，经部门经理、财务总监和分企业经理同意后才可实施，特殊情况可预先电话汇报分企业经理和财务总监后补申请。
第五条： 除网络商、大用户、工商、税务等特殊合作伙伴外，标准上平均每人每餐不得超出50元，特殊情况需报经总经理同意。
第六条： 各办事处招待费用应在办事处费用限额以内控制使用。
招待费审批表
用户名称:
预期招待日期:
主宾姓名:
费用预算：
预定招待场所:
本企业出席人员:
其它客人:
招待事由:
此次招待目标:
总经理:

财务总监:
部门经理：
经办人：

三、广告费管理
第一条： 各办事处广告费用均根据权责发生制标准核实分企业广告费用。
第二条： 单项5000元以下（不含5000元）广告协议须有分企业经理和财务总监同意《广告活动审批表》后方可签定协议。协议均要求一式三份，财务、企划、对方单位各执一份。
第三条： 单项或同一事项累计5000元以上（含5000元）50000元以下协议须有由大区同意《广告活动审批表》后方可签署协议；协议均要求一式三份，财务、企划、对方单位各执一份。
第四条： 广告企业在按协议内容制作好广告物料后，由企划部负责到库房办理入库手续；由库管核实数量、开具入库单并登记物料台帐。
第五条： 向办事处下发宣传物料时，企划部必需提供广告物料签收单随同货物一同前往。
第六条： 办事处于查对所收物料同签收单无误后，由办事处主任和财务主管签字确定后随同当月费用报销单一同寄到分企业费用会计、由费用会计进行登记后转交企划员统一整理。
第七条： 各办事处于申报由本办事处自己制作宣传物料、门头、灯箱及形象店专用具时，须上报具体费用预算表。
第八条： 办事处发生全部广告宣传促销费用，不得从自己日常费用中支付，全部由企业统一拨往制作单位。
第九条： 办事处必需建立物料台帐，用以登记企业下发本办事处要求制作多种物料收发存。
第十条： 办事处申请制作灯箱门头，须将照片上报企划部或由企划部实地验收，不然对办事处主任一次处以罚款500元，并限期一周内补齐手续，不然加倍处罚。
第十一条： 分企业统一制作宣传物料和经过媒体投放新闻稿按实际使用量计入该办事处费用。
第十二条： 企业企划要求办事处上报《专柜进程汇总表》、《设置专柜申请表》、《设置专柜协议》等表格责任人为办事处主任。如该办事处不能按时上报将按企业具体要求对其进行处罚。
四、出差费用管理
第一条： 出差是指企业在职人员依据企业安排离开日常办公区域外出办理业务、开会、学习等因公事项。
第二条： 凡企业人员因公出差，应本着事前审批标准，出差前将自己出差理由、地点、时间报直接上级同意，并填写出差申请表，由主管上级签字后方能出差。未经同意，外出所产生一切费用由个人自理，外出期间按旷工处理。
第三条： 企业任何人不得乘坐飞机，特殊情况经报大区市场总监和财务专员同意方可乘坐，同时，企业人员一律不得乘坐火车软卧及豪华游轮。
第四条： 市内交通费指企业工作人员因公外出离开本职员作岗位，但仍在本职员作区域内办理相关事宜而乘座出租车、公交车产生交通费用。
第五条： 部门经理实施限额交通费补助额度为50元/月，如无特殊情况，不得再报交通费。
第六条： 办事处主任、业务经理和流动促销员在所辖区域内办事，每人每个月以150元额度限额实报。业务人员离开所辖区出差实报实销，但需在票据上背书注明日期及出差事由，并在返回后三个工作日内报销完成。办事处财务主管、客服主管在辖区内办事、离开所在辖区出差实报实销，但需在票据上背书注明日期及事由，并在返回后三个工作日内报销完成。
第七条： 其它人员在市区因公办事，标准上不得报销出租车费，确有特殊情况，需经严格审批，并在票据上背书注明日期及原因。
第八条： 如工作区域内需带货而增加费用，需写明原因并由直接上级签字，按货运费报销。
第九条： 出差住宿费标准
一、 分企业本部人员
标准上办事处有住宿条件应住在办事处，不得发生住宿费用，如有特殊情况，在发生住宿费用之前要向分企业经理或财务总监电话申请。
额度：
1、部门经理住宿费平均每晚不得超出80元，省内无出差补助，省外每人天天补助30元。
2、其它人员住宿费平均每晚不得超出40元，省内无出差补助，省外每人天天补助30元。
二、 办事处人员
1、办事处所在地一律不得发生住宿费用。
2、办事处主任住宿费平均每晚不得超出65元，省内无出差补助，省外每人天天补助30元。
3、其它人员住宿费平均每晚不得超出40元，省内无出差补助，省外每人天天补助30元。

出差申请表
申请人：
所属部门：
始发地
部门领导签字
目标地

拟订出差日期
年 月 日--------- 年 月 日
出差目标：

所属部门：
综合部：
总经理：
五、办公用具及固定资产等申购管理
第一条： 办公用具是指和工作相关在日常使用中会逐步消耗或单位价值较小（通常为50元以下）各类日常见具。
第二条： 办公用具一律不得自行购置。若因特殊情况需临时购置，需经综合部审批。
第三条： 各部门每个月预先统计下月所需办公用具，按部门汇总报综合部，由综合部统一采购，再由各部门填写《办公用具领用单》统一到综合部领用。
第四条： 固定资产及低值易耗品是指单位价值在50元以上且使用期限较长（通常在两年以上），在使用过程中不会被损耗物品。
第五条： 固定资产及低值易耗品必需先申请并填写《固定资产申购表》，由分企业经理及财务总监同意后报大区及总企业审核。
第六条： 全部办公用具及固定资产和低值易耗品每个部门每个月只能申购一次，且必需于每8日前将汇总表交至综合部，不然不予采购。
六、水电费限额管理
第一条： 本着既要防暑降温，保障职员身体健康，又要节省企业费用成本标准，特核定各办事处水电费额度：
月
份
办事处名称
7月、8月、9月
1月、6月、12月
2月、3月、4月、5月、10月、11月
市区办
550
500
350
市郊办
200
150
100
镇北办
500
450
400
慈溪办
500
450
250
余姚办
500
450
250
奉化办
200
150
100
舟山办
500
450
400
第二条： 各办事处于此额度内所用水电费依据正规水电费发票实报实销，超出该额度水电费由各办事处分清责任人自行负担。
第二条： 办事处水电费，包含办事处所在地及办事处客服。

七、住房补助限额管理
第一条： 房贴补助对象需符合下列条件：
1.户口不在宁波市区
2.在宁波市区无自购房，且租房居住
3.企业本部正式职员（不包含促销员）
第二条： 符合房贴发放条件职员需到综合部立案，凭租房发票在限定额度内报销，超出额度部分自理，限额内实报实销，节省部分不予补助现金。如房租是一季度或多个月一付，应于期末一次报销，不得提前报销。
第三条： 房贴发放标准：部门经理300元/月，宁波办事处主任200元/月，其它职员150元/月。

第二章 费用报销管理
一、报销管理
（一）报销要求
第一条： 在实现费用报销时，须按财务要求粘贴报销单和有效单据，经本部门经理、费用会计审核、财务总监、企业经理审核后，费用会计方可制单。
第二条： 有借款者，应主动通知所借款项，由出纳开具收款收据直接冲帐；需付现金，由费用会计将凭证交和出纳作为付款依据。
第三条： 报销人员凭费用会计打印凭证及附件到出纳处报销领款后，必需在现金支付凭证上签字确定。
第四条： 现金报销时间为日常为将审核无误报销单据交于费用会计三个工作日内，由出纳统一支付。月末结帐日前4天不予报销现金。
第五条： 市内交通费标准上不予报销，如确需报销时必需每张票据后面注明时间、去向及事由。
第六条： 市内交通费用须当月报清，以企业每个月月底最终一天为当月截至封帐日期，逾期不再报销。
第七条： 通讯费报销时间为次月15日以前，逾期不在报销。
第八条： 出差费用报销时限为返回后3日内，持相关票据至财务办理报销手续，逾期报销者只报费用50%。
第九条： 出差费用须每返回一次立即报销，不许可数次累计报销。
第十条： 各项费用报销时经办人必需提供符合财务要求正规票据，不能提供者，一律不予报销，其借款将从个人工资、奖金中扣除。
第十一条： 所报销票据不得涂改，必需有收款单位盖章，付款人必需为企业全称或简称，不得以一个票据替换另一个票据。
第十二条： 各部门、办事处当月固定电话费假如超标，则从责任人工资中扣除，若无责任人，则从该部门或办事处当月奖金中扣除。
（二）报销细则
第一条： 报销票据粘贴必需符合财务规范要求，整齐划一，以利于装订，报销单内不得有订书针、大头针之类金属物，不然财务有权拒绝报销。
第二条： 报销金额应在费用申请表中所列申请金额以内，超额部分不予报销。
第三条： 报销业务招待费票据须和《业务招待费申请表》中填写招待地点、时间相一致，并将经同意《业务招待费申请表》附于报销单据后面。
第四条： 差旅费报销单上车票日期和时间必需和《出差申请表》中填写出差地点、时间相一致，并将同意《出差申请表》附于报销单据后面。
第五条： 当月费用必需当月报清；以企业每个月25日为当月截至封帐日期，逾期不再报销。
第六条： 费用票据须分类列清各项发费用发生金额，比如车辆发生费用报销时须将油料费、过路费、住宿费等分三张票据粘贴。

(三)报销步骤

办事处主任审批费用报销单
办事处财务主管审核费用报销单
责任会计复核费用报销单
报销人填制按财务部统一要求制作报销单

财务总监审核费用报销单
分企业经理审批费用报销单
会计填制付款凭证
出纳付款并登记现金日志账

第三章 费用审核管理
依据内部控制制度要求，结合本企业实际情况，现将费用报销单据审核操作细则要求以下：
1. 报销人填单要求：必需按财务部相关报销时限要求立即报销；报销单据必需是税务或财政部门认可正规正当单据；必需按费用发生明细分类填列时间、地点、事由，报销人（须证实必需有证实人）；必需按财务部单据粘贴要求粘贴；业务实际发生人为报销人和填单人，填单人和业务实际发生人不一致按贪污处理。因单据违规或未按财务部要求填制报销单，不得报销，责任由报销人负担。
2. 办事处财务主管审核要求：业务是否真实发生；单据是否符合税务要求；时间、地点、事由、报销人，填列是否完整（须证实必需有证实人）；单据粘贴是否合规；数量加计是否正确；是否符合报销标准；是否符合相关报销事宜相关要求。
3. 办事处主任审核要求：是否经财务主管审核；业务是否真实发生；是否符合报销标准。
4. 费用会计复核要求：是否经办事处主任和财务主管审核；单据是否符合税务要求；单据粘贴是否合规；数量金额加计是否正确；报销时限及项目是否合规。
5. 财务总监审批要求：相关人员是否已审核；业务是否真实发生；报销人和业务发生实际支出人是否一致；单据是否符合税务要求；时间、地点、事由，或证实人填列是否完整；是否符合报销标准；报销时限及项目是否合规。
6. 分企业经理审批要求：相关人员是否已审核；业务是否真实发生；报销人和业务发生实际支出人是否一致；是否符合报销标准。

第四章 借款管理

第一条： 企业职员在办理企业领导同意多种业务时，可到财务借款。
第二条： 需借款职员应填写借款申请单，经部门经理同意后报分企业经理和财务总监审核，5000元以上还需报大区审核。
第三条： 差旅费借款一律支取现金；办公用具、固定资产及促销礼品等不在现金支出范围内一律登记支票领用本。
第四条： 借款实施前帐不清，后帐不立标准。跨月借款不清者将从当月工资中全额扣除。
第五条： 支票必需在3个工作日内到财务部核销，超出一天罚款50元。

第五章 其它要求

第一条： 以上各条例由各部门经理及办事处责任人监督本部职员实施，发觉违规对责任人及直接上级一并处罚（最低50元）。
第二条： 本制度解释权最终究属宁波波导明州电子总经理办公会议。

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3月11日