公司行政制度档案管理制度样本.doc

档案管理制度

制 度
档 案 管 理 制 度
实施单位
档案室
文件编号

签发日期

总页码
2

内 容

一、 搜集各部门办理完成文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检验齐全后，整理立卷归档；

二、 酒店文件统计保留、归档措施按字母次序排列或是按题目分类；或是按地域、时间等形式分类，必需在档案夹里清楚地标明并把档案保留好，对每一份文件全部要清楚地注明它归入档案类目，方便查找；

三、 天天全部要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理档案，了解各部门归档制度；

四、 每十二个月清理一次档案，正确地做好文件索引，方便于查找；

五、 归档要注意整齐，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，方便要归档时，全部材料才能随手而得，避免盲目标查找；

六、 立卷按永久、长久、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份；

七、 案卷厚度通常在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料检验，如对破损或褪色材料，应该进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸面过大书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辩认材料，应该附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正；

（转下页）

包含抄报部门
总办、档案室及相关部门
签发人
签 名
  部经理
现将《档案管理制度》抄发你部，请严格实施。
总经理： （署名）
实施责任人
签 名
总经理
兹收到《档案管理制度》，本人明白制度具体内容，并将严格落实该制度在本部门实施。
部门经理： （署名）

档案管理制度（续）

制 度
档 案 管 理 制 度
实施单位
档案室
文件编号

签发日期

总页码
2

内 容

（接上页）

八、 依据卷内文件之间联络，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录关键由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成；

九、 案卷按年代、机构排列，永久和长、短期案卷分开保管，要编上次序号及注明存放案卷年号和卷号；

十、 注意做好保密工作，档案室房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法；

十一、 每十二个月对档案材料数量、保管等情况进行一次检验，发觉问题立即采取补救方法，确保档案安全；

十二、 对于已失去作用档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真判定，确定销毁档案材料必需列册登记，送领导审批后销毁；

十三、 销毁档案材料时，必需指派专员监销，预防失密。
包含抄报部门
总办、档案室及相关部门

签发人
签 名
部经理
现将《档案管理制度》抄发你部，请严格实施。

总经理； （署名）

实施责任人

签 名
总经理
兹收到《档案管理制度》，本人明白制度具体内容，并将严格落实该制度在本部门实施。

部门经理： （署名）