公司档案管理制度样板样本.doc

房地产地产档案管理制度为了企业档案管理统一性、完整性、规范性和安全性，充足发挥档案有效作用，维护企业正当权益，预防档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制订本制度。一、编制依据：（一）中国档案法（二）国营企业档案管理暂行要求（三）XX工业企业档案分类计划（四）XX企业网、机关档案归档范围及保管期限二、总则（一）企业档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成，对企业有保留、查考价值文字、图表、声像等多种形式文件材料。（二）企业档案是企业在各项工作中形成全部档案总和，包含行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。（三）档案是企业宝贵财富，必需坚持集中统一管理，根据档案法要求，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档文件、资料据为己有。（四）企业档案由企业总工程师分管，行政隶属总经办。（五）企业开发建设工程项目各施工、监理单位应遵照本制度相关条款实施。二、归档范围：（一） 行政管理，归口单位总经部。1、本级组织所形成多种会议统计、总结、汇报、文件资料及上级组织下发文件资料等；2、本企业总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议统计、纪要、决定；3、本企业中长远计划、工作计划、总结及制订规章制度等；4、本企业资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书；5、本企业形成各类行政性经济协议、民事案件等；6、本企业向上级及相关部门呈送请示、汇报及汇报资料及其上级指示等；7、本企业简报、机构沿革、大事记等；8、上级及本企业法律事务等工作资料；9、企业章程法人治理结构廉价，议事规则，董事会、监事会预案、议案、决议等。（二）财务审计，归口单位财务部1、财务工作计划、总结、上级及本企业相关财务管理方面制度、要求、措施、通知；2、相关财务、税费检验文件资料；3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等；4、固定资产新增、调拨、报废、核资请示、批复等文件资料；5、上级及本单位相关审计工作决定、要求、请示、批复等；（三）人事劳资，归口单位：人力资源部1、相关本企业机构设置、撤消、合并、更名和改变关系决定、通知等文件；2、相关本企业定员、定编文件资料；3、相关本企业干部任免、聘用文件资料；4、本企业人员相关专业技术职务聘用资料；5、本企业临时短聘人员聘用计划、考评及聘用工资待遇、解聘等；6、相关本企业人员退职、退休、调动、奖惩等资料；7、本企业工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面文件资料。（四）新征，归口单位：行政部1、新征受让土地选点、评定、洽谈、科研汇报、董事会（董事长）批复等原始资料；2、新征受让土地协议、法律文书等原始资料；3、新征受让土地计划、国土进窗报批等全部原始资料；4、计划许可证、国土证、红线图等全部原始资料；5、拆迁公告、差遣赔偿等资料。（五）住宅营销分配，归口单位：总经部、财务部1、入园人员资格界定资料；2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购确保金等资料；3、购房须知、楼书；4、住宅预售汇报、批复及证书；5、首付款相关资料；6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料；7、住宅房价结算等资料；8、办理产权证书等形成全部资料。（六）工程技术部分，归口单位：工程部、行政部1、征地受让土地手续办妥后，工程开启初步可行性研究汇报和批复；2、计划设计任务书、设计、图纸文件、汇报、审查和批复；3、工程可研、环评汇报和批复；4、初勘任务书及出勘资料；5、初设任务书及初设图纸文件（含概算）初设审查和批复；6、施工详勘及详勘资料；7、施工设计任务书及施设图纸、文件（含预算）、资料审查和批复；8、工程进窗报建报批过程中，所形成全部资料、文件、证书；9、工程建设各阶段验收汇报；10、工程完工图、完工验收汇报；11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成全部请示、汇报、批复、纪要等资料；12、在项目委托过程中所形成方案、工程量计算、确定签证等资料；13、全部设计修改、变更中形成全部资料；14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料；15、工程各类款项支付审批手续等资料；16、工程审计、决算等全部资料。（七）电力土木建筑分会1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导组员名单等；2、分会工作规则、各会议工程汇报等；3、分会年度工作计划总结；4、各类专业会议形成全部资料；5、各类课题论文及评审意见；6、土建分会评审教授库全部资料。四、归档要求（一）档案资料形成是全过程产物，而不是事后追索。所以，必需确保其正确性、完整性、系统性，任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案遗失或流失。（二）全部归档图纸文件资料必需符合永久保留条件，凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保留条件归档。（三）工程技术档案按工程技术档案管理措施实施。（四）设计单位提供图纸、计算书、说明书及设计文件必需先交档案室签收，然后再按相关要求分发。任何个人不得中间截留。（五）设备物资开箱资料必需由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。五、档案机构及其职责、档案管理方法1）档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅标准，进行网络化管理。2）企业人力资源档案由人力资源部统一管理，在没有些人力资源部授权情况下，各部门、经办人不许可保留应该归档资料。3）财务档案管理由财务部负责，营销用户档案及业务经营文件资料管理由所在业务部门负责，管理方法应和企业其它档案保持一致，行政部定时检验各业务部归档管理情况。4）档案一律存放在档案盒或档案袋里，然后放在专门档案柜里。档案柜应有门锁，未使用时必需上锁。5）企业及各部门、职员有保护档案义务。6) 企业各部门指定专员负责档案管理工作（即资料员）。7) 档案工作由企业行政经理统一领导，行政部负责接收，搜集、整理、立卷、保管由指定由行政部保管档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子企业、各参股企业、各合资合作企业档案工作。8) 行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理现代化。六、档案管理1） 整理措施： 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 步骤：A. 搜集 文书档案：当年立前十二个月卷，并预立当年卷。 企业科技档案类：立完工工程卷，未完工工程资料整理成册。B. 整理 依据分类和成立时间整理。C. 分类 依据下述分类方法分类D. 立卷 区分不一样价值确定保管期限：永久、长久、短期。2）过程管理： 属于企业保管档案：企业及各下属企业各部门资料员做好平时文件预立卷工作，并在事件结束后或在每季头30天五日前将上季需归档预立卷文件整理成册移交行政部保管，任何人不得据为己有。 部门保管档案：在每季头30天五日前汇编成册上报行政部，各分级保管者在每十二个月二月十日前将档案总目录、预立卷材料目录交行政部。3）在业务中对外签署多种经济协议按协议管理要求处理。七、归档要求或条件1、 代表企业发展历史2、 有参考、存查价值3、 对未来工作有延续性4、 有保密等级要求5、 劳感人力资源档案6、过去和现在企业各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有办存价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。归档时，各部门或经办人应立即将相关材料整理立卷，通常在某事项完成后30天内，办理移交手续。通常情况下，归档文件为原件，相关部门或人员能够保留复制件。有多份原件时，相关部门或人员能够持有原件，但“绝密”、“机密”级文件除外。多个部门联合办理文件，由牵头部门立卷归档。八、 档案分类及编号 企业档案分类及编号：指定资料员经人力资源行政部培训后，按相关档案分类及编号要求操作：1）企业档案临时分为政策法规批文类、企业文件类、工程类、协议类、人力资源类、行政类、信息类和其它类。档案分类可在12年调整一次。2）档案编号：“档案”二字拼音第一个大写字母+类别+日期，即DA-类别-。日期以年月日表示。例7月1日能够写成.07.01。人力资源档案：为企业所属职员人力资源档案，在编号前以“G”（企业）；具体为“档案”二字拼音第一个大写字母+人力资源两字第一个大写字母+G编号，即DA+RS+G。3）查阅档案时以档案目录和档案编号对照一致即可。 九、保密等级划分及保留期限企业档案分绝密、机密、秘密三个密级，其它为一般级。绝密、机密文件应标明份数和序号。密级确实定由文件起草人或经办人提出，由核签收人或签收人审定。档案保留期分永久保留、十年保留、五年保留、十二个月保留期。需要永久保留有：企业章程、股东名簿、组织规程及办事细则、规章制度、董事会及股东会统计、财务报表、政府机关核准文件、不动产全部权情况及其它债权凭证、工程设计图、关键技术，其它经核定需永久保留资料。十年保留期有：预决算书类、会计凭证、计划资料；企业发展计划、其它经核定需十年保留资料。五年保留期有：期满或解除合约及其它经核定需五年保留资料。三年保留期有：生产统计、销售统计、计划报建资料。十二个月保留期有：工作事项完成后，确定无长久保留必需。十、档案查、借阅和复制1）因企业需要借阅文档，应填好档案查阅单，职员不得随意外带相关企业关键文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经所属副总经理或总经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。2）具体要求以下： 企业“秘密”级、一般级档案，企业任何职员全部能够在行政部登记后，进行查阅；查阅时，通常不许可将档案带出，若要带出时，需经所在部门责任人或行政部责任人同意。 查阅企业“绝密级”、“机密”级档案，必需经所属副总经理和总经理同意。通常不许可带出档案室。 借阅企业秘密级、一般级档案，需经所在部门责任人或行政部责任人同意并登记。借阅时间不超出一周，需继续借阅，应办理续借手续。 借阅企业绝密级、机密级档案，需经所在部门责任人、行政部责任人同意并登记。借阅时间不超出一天。若续借，应办理续借手续。 企业绝密级、机密级档案，非经总经理特批，不许可复制，其它档案经部门责任人、行政部责任人同意，能够复制并登记。 人力资源档案不许可自己查阅、借阅和复制。 分级查阅：具体查阅分档，企业拥有绝正确制订权。十一、档案备份制度1）企业全部有价值文件、报表、业务统计等必需备份。2）各部门应尽可能采取电脑管理和工作，便于业务资料数字化处理和保留。对存入电脑资料、档案，按计算机管理措施管理。3）备份盘和源盘应分开存放，企业备份盘应在企业外保留。十二、监督：行政部依据各部门和各部门上报档案总目录、预立卷材料目录，进行定时或不定时检验，来监督各部门及各部门档案管理工作。十三、档案安全管理1、防虫蛀，每十二个月一次药品处理。2、查、借、复制时，防丢失、损坏，应做到可追踪。3、保密要求按企业安全保密制度实施。十四、销毁依据归档要求，经核定不需要归档，已无存查价值档案，每十二个月年底进行一次整理，按下列要求处理：1）、不归档、无存查价值且无密级要求，经登记后，由行政部直接销毁。销毁时，能够采取碎纸法、焚烧法，不许可当垃圾丢弃或卖和其它人。2）、有密级要求文件，已无存档价值需要销毁时，应登记造册，经所属副总经理和总经理审批、签字后，在1至2名监销人监督下进行销毁、并在清单上签字。十五、处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给1001000元处理，若组成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或私自销毁企业档案2. 私自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未立即上报归档或管理不善档案管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）十六、 责任本制度监督责任部门为企业行政部，第一责任人为各部门指定资料员；第二责任人为资料员所在部门部门经理。本制度由行政部制订，并监督实施。