总经理室管理规章制度范本样本.doc

总经理室规章管理制度
□ 办公纪律管理要求

1．凡本公职员上班要带胸卡。
2．坚守工作岗位不要串岗。
3．上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做和工作无关事情。
4．办公桌上应保持整齐，并注意办公室平静。
5．上班时穿西装和职业装，不能穿超短裙和无袖上衣及休闲装，不要在办公室化妆。
6．接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
7．不要因私事长久占用电话。
8．不要因私事拨打企业长途电话。
9．不要在企业电脑上发送私人邮件或上网聊天。
10．不经同意不得随意上网。
11．未经许可，不要使用其它部门电脑。
12．全部电子邮件发出，必需经部门经理同意，以企业名义发出 邮件须经总经理同意。
13．未经总经理同意和部门经理授意，不要索取、打印、复印其它部门资料。
14．不要迟到早退，迟到５分钟以内，１小时以内，每次扣发工资５元。
15．请假须经部门经理、分管副总或经理书面同意，到办公室立案；假条未在办公室即时立案，企业以旷工论处，扣减工资。
16．平时加班必需经部门经理同意，事后立案企业不发加班费。
17．不管任何原因，不得代她人刷卡，不然将被企业开除。
18．因工作原因未立即打卡，须立即请部门经理签字后于次日报办公室补签，不然会作旷工处理。
19．加班必需预先由部门经理同意后再向办公室申报，凡加班后申报，办公室将不予认可。
20．在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，请部门主管签证到办公室立即办理。
21．吸烟到卫生间，不然将被罚款。
22．请病假如无假条，一律认同为事假。
23．请假条应于事前交办公室，不然将视为旷工。
24．各部门因当日外勤而不能回企业打卡职员，请部门第一责任人在当日８时３０分以前写出名单，并事后签证。
25．凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导同意出差证实单。
26．因故临时外出，必需请示部门经理；各部门全体外出，必需给总经理办公室打招呼。
27．不得将企业烟缸、茶杯、文具和其它公物带回家私用。
28．在业务宴请中，勿饮酒过量。
29．无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、 打字室、财务部和会议室、接待室。
□ 办公规范管理制度

第一条 为使企业办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制订以下要求。
第二条 办公仪表规范：
１． 男士着制服深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋，必配领带；
２． 女士着制服深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋；
３． 头发梳理整齐，衣饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。
第三条 卡座区规范：
１． 办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不许可放其它物品；
２． 辅桌：放文件盒、少许工具书；
３． 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
４． 电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角；
５． 卡座屏风：内外侧不许可有任何张贴；
６． 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。
第四条 办公室规范：
１． 办公桌：桌面除企业购置案头用具及电脑外无其它物品；
２． 辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其它物品；
３． 电脑：桌面呈４５度角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
４． 拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；
５． 垃圾篓：置辅桌后；
６． 饮水机：放指定地点，不得随意移动。
７． 报刊：必需上报架，或阅完后放入办公桌内；
８． 外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。
第五条 语言规范：
１． 交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快，拜拜；
２． 电话语言：您好、请问、谢谢，再见；
３． 接待语言：您好、请稍后、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我即去联络、打搅您一下、好，行（切勿说“不”）。
第六条 行为规范：
１． 坚守工作岗位，不要串岗；
２． 上班时间不要看报纸、玩游戏或做和工作无关事情；
３． 办公桌上应保持整齐并注意办公室平静；
４． 上班时间，不要在办公室化妆；
５． 接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；
６． 使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，通常内部事务不得随意使用接待室；
７． 不要因私事打企业长途电话，凡因私事打电话，发觉一次罚款××元；
８． 不要在企业电脑上发私人邮件或上网聊天，发觉一次，罚款××元；
９． 不要随意使用其它部门电脑；私客未经总经理同意，不准使用企业电脑；
１０.全部电子邮件发出，须经部门经理同意，以企业名义发出邮件须经总经理同意；
１１.未经总经理同意和部门经理授意，不要索取、打印、复印其它部门资料；
１２.严格遵守考勤制度，迟到、早退按要求扣款；
１３.不管任何原因，不得代人打卡；
１４.吸烟请到吸烟室，不然罚款××元；
１５. 请病假如无假条，一律认同为事假。
１６.凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导同意出差证实单。
1 7.因故临时外出，必需请示部门经理；各部门全体外出，必需给总经理办公室打招呼。
１８.不得将企业烟缸、茶杯、文具和其它公物带回家私用。
１９.无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、打字室、财务部和会议室、接待室。
本规范从　　　　年　月　日开始实施，望全体职员自觉遵守，总经理办公室即日起将实施监督和检验。

□办公室经理职责要求

第一章 职务要求

第一条 负责督促、检验行政部门对上级指示、总经理办公室决议及总经理决定落实实施。
第二条 定时组织搜集、分析、综合企业相关生产、行政等方面情况，主动做好经典经验调查总结，立即向总经理汇报、请示工作，并定时向上级书面汇报。
第三条 依据总经理指示，负责组织总经理主持工作会议，安排并做好会务工作。
第四条 负责起草总经理授意综合性工作计划、总结和工作汇报。
第五条 组织起草总经理办公室文件（负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草文件），组织并做好企业文件编号、打印、发放和行政文件立卷、归档、保管工作。
第六条 组织做好总经理办公室印鉴和介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并立即编写企业大事记。
第七条 协调、安排包含多部门主管参与多种会议。
第八条 组织并做好来客接待和公车管理工作。
第九条 指导并做好电话话务和机线维修工作。
第十条 依据总经理提出方针、目标、要求，立即编制本室方针目标，并组织落实落实。
第十一条 负责企业办公用房分配调整及办公用具、用具标准制订和管理，并对办公用具、用具标准化及各部门文明办公进行检验督促。
第十二条 负责完成总经理临时交给各项任务。

第二章 职权要求

第十三条 有权向企业各部门索取必需资料和情况。
第十四条 有权检验督促对总经理指示落实实施情况。
第十五条 有权催促各部门按要求完成企业下达工作任务。
第十六条 有权催促各部门立即做好文件和资料立卷、归档工作。
第十七条 有权按总经理指示，协调各部门之间工作关系。
第十八条 有权安排、调度公车使用。
第十九条 对各部门以总经理办公室名义起草文件有审核和校正权。
第二十条 对不符合要求，或质量不高、效果不大文件、资料，有权拒绝打印发放。
第二十一条 对要求各部门主管参与会议、有综合平衡或精简压缩权力。
第二十二条 有权依据总经理指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用具、用具标准化进行检验、督促。

第三章 职责要求

第二十三条 对得悉生产工作出现异常情况后未立即向总经理反应，以致造成重大损失负责。
第二十四条 对总经理办公室行文差错，搜集和整理资料失实而造成严重后果负责。
第二十五条 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
第二十六条 对公文、函件、报刊、电报传输不立即，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。
第二十七条 对印鉴、介绍信管理不严或使用不妥而造成不良后果负责。
第二十八条 对下属工作质量差造成不良影响负责。
第二十九条 对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。
第三十条 对未立即依据企业方针目标相关要求，编制好本室方针目标或未立即检验和落实负责。

□总办助理工作制度

第一章 助理任务

第一条 助理任务是替换企业经理处理那些能够由其它人完成工作和为经理工作做好准备。
第二条 本企业助理工作有很多项内容，简单地表示以下：
１． 传达；
２． 运转；
３． 助手；
４． 书籍文件整理；
５． 室内整理；
６． 代行事务；
７． 会计事务；
８． 调查；
９． 统计；
１０． 接待。
第三条 以上工作内容和分量，依据经理意图和各项工作具体内容决定。

第二章 助理工作内容

第四条 传达事务工作内容具体以下：
１． 接待来访
来访者各有不一样，事有大小，助理要区分对待。对应该会见人，应直接转达对方意图，并引其进入会客室或经理办公室，不管对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出回复。
２． 收听电话
收听电话时一定要先申明“这里是××企业”等，然后记下对方姓名、工作单位、有什么事情，依据对方情况，不妨碍时可明确回复，但通常不说经理是否在。
３． 转达
需要转达时要正确听取对方身份和要转达内容，并正确、快速地转达。
４． 文件收发及分送
收到邮件或送来文件，首先要区分是需直接送呈经理，还是需助理优异行处理和整理，或是私用文书（这些区分范围需事先请示经理），需经理办理要直接送交经理。经理不在时，假如有和经理直接相关留言、电报、快递，可用电话通知。
第五条 日常运转工作内容包含出席会议、旅行、参与宴会、造访、起草文件等各方面。
１． 日程设计及其安排
对所确定经理应处理事项，如会见，出席高层职员会、总会等会议日期和时间进行统计整理，并随时进行调查，帮助经理制订出日程表。
日程计划应记入每个月日程表，必需时在上面记下预定内容和变更情况。
２． 准备及安排
有些工作需要尤其准备和安排，而且这些工作通常全部有一定时间限制，所以必需提前做好合适准备。
第六条 用具整理
助理应将经理工作中所需文件资料、各项用具及备用具事先准备齐全。
１． 在办公室内
日常常常使用物品及备用具，应在适宜地方放置适宜数量。为此，应设计一张用具及备用具明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量和补充数量和补充日期，另外还必需存有一定量备用具，方便随时补充。
２． 经理外出时
经理外出时需使用钢笔、铅笔等，天天全部应事先准备好一定数量，需要收入提包内物品也要作一样考虑。这些需要准备物品应在问询过经理后制作一张明细表，事先贴在那里以防遗漏。假如是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要常常咨询经理意图，以准备好所需用具。
３． 文件、资料准备
首先要清楚哪些文件是关键，如不明白，要具体问询，方便将可能会用文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。
第七条 文件整理业务
１． 为使经理处理完成或正在使用文件不丢失、散乱，而且随时能够提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要依据经理意见将文件分类，并放入固定装具和容器内，使用中还要常常整理，方便很轻易地查到文件。
２． 整理工作关键是分类项目标确定。保管及整理文件用具选择和整理、借阅手续完善。
３． 业务用文件分为正在处理文件、正在运行现行文件和已处理完成文件，另外还有机密类文件。依据应用情况还能够分为每日必用、常见和不常见三种。
４． 经过这么整理后，有必需对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类明细表，将表张贴在保管场所或保管人桌子上，便于参考。
第八条 整理、清扫工作
此项工作应由助理督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意以下几点：
１． 清理桌面
台历和墙上挂日历要天天调整日期。桌子要擦抹洁净。常见具要准备好，并按要求备齐数量。将前一天取出图书、文件放回原处，有破损和污染物品要清扫或更换。
２． 室内物品全部要放在固定地方。
３． 依据当日天气情况随时调整空调和窗帘。
第九条 代行业务
助理能够代行事务关键有：
１． 参与庆典、丧礼等仪式
这种场所要尤其留心服装和衣饰品及行为仪表得体，同时还要十分讲究寒喧、应酬用语。
２． 转达经理意见或命令
表示经理意见要完整正确，注意简练、快速。有时依据情况，还要将对方回复向经理汇报。
第十条 会计事务
该项事务是指由经理直接使用多个账目标管理，包含：各项物品购入及发放、资产调配及利用、现金收入及支出等方面账目统计及管理。
１． 相关资产状态及收支情况要制作明细表，最少30天要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时依据经理及副经理要求拿出报表。
２． 处理资产情况还应注意以下几点：
（1） 支出及收入能够依据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账和现金余额多少应保持一致。票据上要有经手人和助理印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目；
（2） 日常现金支出应限定一定数量，除此之外，若有特殊项目，应申请尤其支出资金或开出支票；
（3） 开具支票需有收据或其它凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章；
（4） 资产分为土地、建筑物、有价证券、备用具及多种家俱杂物押金等。应设置多种资产台账及有价证券本，具体统计多种资产内容、单价、数量、现有额及出入额等；
（5） 银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接收款项者应按名称分别立账并明示余额。
３． 多种物品购入和发放应尤其注意有没有使用申请和手续是否齐备，并立即入账，以免遗忘和推迟记账。
第十一条 帮助调查
企业调查通常分为特命调查和通常性调查两类。企业在开展多种调查工作时，办公室助理须做好帮助工作。
１． 进行调查工作时，助理应选择并委托适宜教授、顾问进行或将她们列为调查委员，并和之保持日常联络，需要时提出调查课题请她们完成。
２． 有些专业事项调查，助理也能够亲自听取教授和当事人意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后汇报给经理。
第十二条 文书工作
文书工作有三个方面：书写信函、起草文件、和誊清或印刷文件。
１． 信函完成
对经理常常会使用信件种类可事先聚集为“标准通信范例”，需要时选择一个略加增删便可使用，较为方便。
２． 文件誊清及印刷
关键包含将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷和辑录图书杂志上相关内容等四项工作。
第十三条 联络业务
联络工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理意图，听取对方回复，并将回复再次反馈给经理。
第十四条 招待事务
招待是指在经理外出、返回或有客人来访时礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包含向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。
１． 为经理服务
为经理服务工作内容关键有以下部分：
（1） 经理外出时应备好车辆；
（2） 回到企业时，要接过脱下外套、帽子等，然后放到一定地方，并随时有刷子清洁这些衣物；
（3） 从外面回到办公室时候，夏天要递上湿毛巾、汽水、咖啡或苏打水，冬天应立即递上热茶或咖啡；
（4） 还要视天气情况调好空调。
２． 为客人服务
助理还须为客人服务，比如出入企业时参考对经理服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。
□助理事务处理制度

第一条 通常信件处理
１． 书信在社会生活中对于联络大家感情、处理多种事务有着关键作用。助理必需能写漂亮信件。
２． 信件只有一面时，在信封内再放入一张白纸更为妥贴。
信封下面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“助理”字样表示尊重，也能够依据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。信封后面封口处通常见“×”符号或“封”、“缄”等字。
３． 信件要写得平易、正确，文字要写得正确、易读。
第二条 西文信件处理
助理到机要室发出西文信件时，应依据以下方法进行：
１． 信纸和信封通常采取白色，有时也可使用浅色调。信结构分为书头（Heading）、起句（Opening）、正文(Boby)、结句（Ending）、收件人姓名（Address）、和署名（Signature）六部分。
（1）书头（Heading）
将发信人住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识通常写在右上或中间外。
（2）起句（Opening）
通常在信件开头写上“Dear××”，美式信件多采取My Dear、或My Tanka等形式，而在英国使用“My”是亲近表现，对地位高一方应用“Sir”。
（3）正文(Boby)
直接写关键内容。
（4）结句（Ending）
在正文内容结束后写上Yours sincerely,Yours truly,更亲切时可用Lovingly faithfuly，对不认识人通常见 Yours faithruly。
（5）收件人姓名（Address）
在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，所以正文中可省略。而公务信件应在信纸第一页左下方写上收件人姓名。
（6）署名（Signature）
署名要使用全称，以示正式和尊重。如用T.Yamada,就不如用Taro.Yamada
2.信封写法
信封格式以下图所表示：
Mr.Taro Kobayasi
2 Taisido
Setagaya
Tokyo
Japan
另外，信封中还有部分常见词，比如转送（Please forward）、亲启（Private）、加急（Immediate）、把××转交（Kindly forwarded by Mr
××)等。
第三条 祝辞及礼仪信件处理
助理常常要为多种多样仪式、仪式写祝辞。祝辞要领是简短，但关键内容不能遗忘。企业备有祝辞礼仪大全，助理可增删后使用。
第四条 邮寄物品处理
助理必需了解相关邮寄物品如信件、电报、包裹常识。
1．一般邮件
（1）第一个邮件（信件）
①定形邮件
重量分25克和50克，邮寄费用不等。
②不定形邮件
费用分为几档：50克、50~100克、100~250克、250~500克、1千克、2千克、3千克、4千克。
③简便信件
（2）第二种邮件（明信片）
①明信片 ××元
②贺年卡 ××元
③往返明信片××元
④小盒明信片××元
（3）第三种邮件
通报、公报、每个月发行三次以上报纸和推销商发出邮件。
（4）第四种邮件（免封装邮件）
①函授教育
②盲文邮件 （无偿）
2．特殊邮件
（1）挂号信：①现金②非现金③简单挂号
（2）快递：照重量收取不一样费用
第五条 旅行安排
助理必需为上司做好旅程安排，购置车票等工作。
1．旅行日程
应先写出日程安排，发往所到之地和企业内相关部门。
2．购置票据
购置票据时应注意下列事项：
（1） 乘车票、卧铺票、特快票，最好提前预定。
（2） 购来车票是几号车、几号等要记下来，方便和迎接分企业联络。
（3） 对常见飞机航班和火车发、到时刻应事先准备一张表。
第六条 礼品回赠
接收经理购置礼品旨意时，应先问询预算，确定送礼目标，并问清受礼方爱好、年纪等。在被问到“买什么好”时候，助理要提出可行提议。为此助理平时要阅读百货商店介绍，有空还应该到部分专卖店进行调查。
第七条 就餐礼仪
１． 就餐不要出声音，喝汤时不有吸，饭后最好不使用牙签。
２． 餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完成要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。
第八条 衣饰要求
１． 衣饰必需清洁卫生，不能染上脏物。对女助理来说，关键是表现内在美，提升修养。有好修养，对服装鉴赏力就会提升。
２． 在企业时穿着不应过于漂亮。
３． 注意在以下场所衣饰要求：散步时不要戴耳饰，参与宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。
４． 在衣饰色彩搭配方面，要考虑全身色调友好，不能够同时使用三种一样色彩。

□职员保密制度

第一条 保密工作是指对可能发生泄密和窃取活动采取系列防范方法。
第二条 保密工作标准：主动防范，突出关键，严厉纪律。
第三条 全体职员应做到：不该看不看、不该问不问、不该说不说。
第四条 文件和资料保密：
１． 拟稿：文稿确实定者应正确定出文稿密级。
２． 印制：文件统一由行政管理部印制。
３． 复印：复印秘密文件和资料，由主管总裁同意。
４． 递送：携带秘密文件外出，由两个同行，并包装密封。
５． 保管：秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保留。如需借阅，由主管总裁同意，并于当日收回。
６． 归档：没有解密文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按相关要求实施。
７． 销毁：按档案管理相关要求实施。
第五条 对外披露信息，按企业要求实施，按下列程序办理：由部门经理、主管总裁、法律事务处会签。
第六条 保密内容按以下三级划分：
１． 绝密级：
（1） 集团领导电传、传真、书信；
（2） 非公开规章制度、计划、报表及关键文件；
（3） 集团领导个人情况；
（4） 正在研究经营计划和具体方案。
２． 机密级：
（1） 集团电传、传真、协议；
（2） 生产工艺及指导生产技术性文件和资料；
（3） 职员档案；
（4） 组织情况，人员编制；
（5） 人员任免（未审批）。
３． 秘密级：
集团经营数据、策划方案及有损于集团利益其它事项。
超市印信管理制度

□印章管理制度

第一条 本制度就企业内使用印章制度，更正和废止、管理及使用方法作出要求。
第二条 本要求中所指印章是在企业发行或管理文凭、凭证文书等和企业权利义务相关文件上，因需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。
第三条 企业印章制订、改刻和废止方案由总经理办公室主任提出。
第四条 总经理办公室主任必需在提出议案中对新旧企业印章和种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。
第五条 企业印章刻制由总经理办公室主任负责，更换或废止印章应由要求各管理人快速交还总经理办公室主任。
第六条 除尤其需要，由总经理办公室主任将废止印章保留三年。
第七条 企业印章散失、损毁、被盗时，各管理者应快速向企业递交说明原因汇报书，总经理办公室主任则应依据情况依本章各条要求手续处理。
第八条 总经理办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保留。
第九条 印章在企业以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日和申报者姓名汇总后报总经理办公室主任。
第十条 企业印章使用依据以下手续：
１． 使用企业或高级职员名章时应该填写“企业印章申请单”。（以下简称申请单），写明申请事项，取得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人；
２． 使用部门印章和分企业印章，需在申请单上填写用印理由，然后交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。
第十一条 企业印章使用标准上由印章管理人掌握。印章管理人必需严格控制用印范围和仔细检验用印申请单上是否有同意人印章。
第十二条 代理实施用印人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。
第十三条 企业印章标准上不准带出企业，如确因工作需要，需总经理同意，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
第十四条 常规用印或需要再次用印文件，如事先和印章主管人取得联络或有文字证实者，可省去填写申请单手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
第十五条 企业印章用印依据以下标准进行：企业、部门名章及分企业名章，分别用于以各自名义行文时，职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
第十六条 用印方法：
1．企业印章应盖在文件正面；
2．盖印文件必需时应盖骑缝印；
3．除特殊要求外，盖企业章时一律应用朱红印泥；
4．股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理同意后，可采取印刷方法。
第十七条 本要求从公布之日实施。
□公章使用措施

第一条 企业能够对外使用公章
企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、协议专用章）。
第二条 企业章使用范围
1．以企业名义上报总企业汇报和其它文件。
2．以企业名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出关键公函和文件。
3．以企业名义和相关同级单位业务往来、公函文件和联合发文等。
第三条 企业业务专用章使用范围
1．办公室章：以办公室名义向企业外发出公函和其它文件、联络工作介绍信、刻制印章证实。
2．人事部章：就相关人事、劳资等方面业务代表企业用章。
3．财务部章：就相关计划、财务等方面业务代表企业用章。
4．协议专用章：以企业名义签署协议、协议和相关会议纪要等。
第四条 企业印章使用手续
1．企业章、财务章、协议专用章必需经总经理、副总经理同意方可使用。
2．办公室章由办公室经理同意后使用。
3．使用公章必需事先推行登记手续。
□印信使用管理要求

第一条 印章种类
1．印签：企业向主管机关登记企业印章或指定业务专用企业印章。
2．职章：刻有企业董事长或总经理职衔印章。
3．部门章：刻有企业部门名称印章。其不对外单位部门章可加注“对内专用”。
4．职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及署名印章。
第二条 印章使用要求
1．对企业经营权有重大关联、包含政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构以企业名义行文，盖企业章。
2．以企业名义对国家机关团体、企业核发证实文件，及各类规章典范核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。
3．以部门名义于授权范围内对厂商、用户及内部规章典范核决行文由经理署名，盖经理职衔签字章。
4．各部门于经办业务权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人行文和收发文件时，盖部门章。
第三条 印章监印
1．总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本企业监印人员。
2．总经理职衔签字章监印人员为总经理室主管。
3．经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。
第四条 印章盖用
1．用印前，先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核文件文稿等交监印人用印。
2．监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用印章存档。
第五条 多种印章由监印人负责保管，如有遗失，由监印人负全责。
第六条 监印人对未经刊行文件，不得私自用印，违者受处罚。
第七条 印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。
第八条 本措施经总经理核准后施行，修改时亦同。
会议管理制度

□会议部署管理制度

第一条 实施部署前必需考虑周详，依据部署任务来确定实施人员，并做好明确分工。
第二条 会议现场要做好清洁保护工作，地毯、大理石面应落实好保护方法。
第三条 依据宴会部及相关部门宴会、会议通知单，按时、按规格做好绿化部署。
第四条 绿化部署努力争取整齐、美观，植物洁净、无尘、无虫口、无黄叶，花盆机架主体、台面插花要卫生清洁，色彩鲜艳、造型端庄。
第五条 部署完成后，应清理好现场，再重新清理、喷水一次，以取得最好部署效果。
□会议管理关键点

第一条 提升会议成效关键点：
1．要严格遵守会议开始时间；
2．要在开头就议题要旨做一番简练说明；
3．要把会议事项进行次序和时间分配预先通知和会者；
4．在会议进行中要注意以下事项：
（1）讲话内容是否偏离了议题？
（2）讲话内容是否出于个人利害？
（3）是否全体人员全部用心聆听讲话呢？
（4）是否讲话者过于集中于一些人呢？
（5）讲话内容是否朝着结论推进呢？
5．应该引导在预定时间内做出结论；
6．应该把整理出来结论交给全体人员表决确定；
7．应该把决议付诸实施程序理出，加以确定；
第二条 会议禁忌事项：
1．讲话时不可长篇大论，滔滔不绝（标准上以3分钟为限）；
2．不可从头到尾缄默到底；
3．不可取用不正确资料；
4．不要尽谈些期待性估计；
5．不可进行人身攻击；
6．不可打断她人讲话；
7．不可不懂装懂，胡言乱语；
8．讲话不要抽象或概念化；
9．不要中途离席。
□会议管理制度

第一章 会议组织

第一条 企业级会议：企业职员大会、企业技术人员会和多种代表大会，应报请总经理办公室同意后，由各部门分别负责组织召开。
第二条 专业会议：即全企业性技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会等），由分管副总经理同意，主管业务部门负责组织。
第三条 系统和部门工作会：各部门召开工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
第四条 课组（小组会）：由各课组长决定并主持召开。
第五条 上级企业或外单位在我企业召开会议（如现场会、汇报会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由总经理办公室受理安排，相关业务对口部门帮助做好会务工作。
第二章 会议安排

第六条 例会安排
为避免会议过多或反复，企业正常性会议一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容组织召开。例行会议安排以下：
1．行政技术会议
（1）总经理办公会
研究、布署行政工作，讨论决定企业行政工作重大问题。
（2）行政事务会
总结评价当月生产行政工作情况，安排部署下月工作任务。
（3）课组长以上经营管理大会（或企业职员大会）
总结上期（六个月、整年）工作情况、布署本期（六个月、整年）工作任务。
（4）经营活动分析会
汇报、分析企业计划实施情况和经营活动结果，评价各方面工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改善方法，不停提升企业经济效益。
（5）质量分析会
汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改善方法。
（6）安全工作会（含治安、消防工作）
汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检验分析事故隐患，研究确定安全防范方法。
（7）技术工作会（含生产技术准备会）
汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，部署下月技术工作任务，研究确定处理相关技术问题方法方案。
（8）部门事务会
检验、总结、部署工作。
（9）课组会
检验、总结、部署工作。
2．各类代表大会
（1）职员代表大会
（2）部门职员大会（或职员代表小组会）
3．民主管理会议
（1）企业管理委员会议。
（2）生活福利委员会议。
第七条 其它会议安排
凡包含多个部门主管参与多种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理同意后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
1．总经理办公室每七天六应将企业例会和多种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到企业关键管理人员及关服务人员。
2．凡总经理办公室已列入会议计划会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新其它会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
3．对于准备不充足、反复性或无多大作用会议，总经理办公室有权拒绝安排。
4．各部门会议会期必需服从企业统一安排，各部门小会不应和企业例会同期召开（和会人员不发生时间上冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体标准。
第三章 会议准备

第八条 会议主持人和召集单位和会人员全部应分别做好相关准备工作（包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、安排好座位、备好茶具茶水、奖品纪念品、通知和会者等）。
第九条 参与企业办公例会人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人同意。
第十条 有以下原因，副总裁以上高层管理人员可提议临时或提前召开企业办公例会：
1．相关键事项需提交企业办公例会讨论决定；
2．各部门关键业务管理人员录用及解聘。
第十一条《会议纪要》属企业内部关键文件，含有一定范围保密性，
未经同意不得外传。
第十二条 和会人员应知无不言、集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。
第十三条 和会人员必需严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。
□会议管理要求

第一条 企业会议关键由办公例会、日常工作会议组成。
第二条 例会中最高级会议通常情况下每个月最少召开一次，就一定时期工作事项做了研究和决议。会议由集团总裁主持、参与人为企业总裁、副总裁、各部门经理等领导班子组员。
第三条 企业办公例会是为落实落实做出决议、决定召开会议。会议由总裁主持，参与人员为各部门责任人及相关人员。
第四条 企业办公例会由企业行政管理部组织。行政管理部应于会前3天将会议关键内容书面通知和会全体人员，并在会后14小时之内整理、公布《会议纪要》。
1．会议纪要形成和签发：
（1）企业办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文；
（2）行政管理部依据会议内容需要在限定时间内完成纪要和决议整理工作；
（3）会议纪要和决议形成后，由和会企业领导班子组员签字确定；
（4）会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包含纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议领导）审批意见；
（5）会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收统计表》，并由接收人签收；
（6）会议纪要应分类存档，并按关键程度确定保留期限。
2.会议纪要作为企业关键文件，备忘已研究决定事项，发至参与会议全体人员，方便对照核查落实。
第五条 日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总裁同意方可召开，会议通知由行政管理部依据申请部门要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完成后报相关人员及行政管理部。
□每七天例会制度

第一条 部门管理人员例会每七天举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参与。
第二条 会议关键内容为：
1．总经理传达主管或上级企业相关文件，董事会、总经理办公会议精神；
2．各部门经理汇报一周工作情况，和需提请总经理或其它部门协调处理问题；
3．由总经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作关键点，进行部署和安排；
4．其它需要处理问题。
第三条 会议参与者在会上要畅所欲言，各抒己见，许可持有不一样见解和保留心见。但会上一旦形成决议，不管个人同意是否，全部应认真落实实施。
第四条 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
□会议规程

第一条 会议程序
本企业各类会议程序安排以下：
1．经营会议
（1）会议主席作经营政策汇报10分钟；
（2）上次议案回顾讨论20分钟；
（3）部门业务结果汇报30分钟；
（4）各部门协调及讨论事项30分钟；
（5）未决议事项复议10分钟；
（6）上级指导、汇报10分钟；
（7）主席结论10分钟。
2．产销会议
（1）会议主席汇报10分钟；
（2）上次议案讨论20分钟；
（3）各部门产销结果汇报20分钟；
（4）未来销售、生产规格、数量估计30分钟；
（5）产销合作部门汇报10分钟；
（6）产销协调事项讨论30分钟；
（7）未决议事项复议10分钟；
（8）上级指导、汇报10分钟；
（9）主席结论10分钟。
3．厂务会议
（1）会议主席汇报10分钟；
（2）上次议案追踪20分钟；
（3）各部门结果汇报30分钟；
（4）各部门作业协调及讨论事项20分钟；
（5）管理制度研讨事项30分钟；
（6）下月生产目标分配20分钟；
（7）未决议事项复议10分钟；
（8）上级指导、汇报10分钟；
（9）主席结论10分钟。
4．营业会议
（1）会议主席汇报10分