公司数字化管理操作制度样本.doc

XXXX企业数字化管理ERP日常运行管理制度二0XX月XX日目 录一、 总则二、 数字化管理操作使用管理制度三、 计算机上机操作统计制度四、 数字化管理人员管理（岗位责任制）制度五、 数字化管理帐务处理制度六、 数字化管理报表管理制度七、 数字化管理系统（软件及硬件）维护制度八、 数字化管理档案管理制度总 则数字化管理最终目标是利用核实手段及分析手段现代化，实现企业管理工作现代化，为企业管理现代化提供基础。ERP系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、机房、核实软件，及各类会计信息组成一个有机整体，为确保已建立ERP系统安全、可靠、正常稳定运行，而且在运行过程中不停提升运行效率，增强信息系统运行效果，有必需对系统进行科学、严密管理，即：1、 建立、健全多种组织控制方法，确保系统安全、正常、可靠、稳定运行；2、 加强对已建立信息系统管理，提升系统运行效率；3、 充足利用系统提供多种手段，便利灵活地为管理提供服务。依据以上目标，并结合财政部对企业财务数字化要求和FAS ERP系统特殊性和我企业实际情况，制订出我企业ERP系统管理制度。本制关键包含ERP系统使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理、维护管理及档案管理等内容。本制度由XX部负责解释说明及监督实施。本制度是依据财务相关要求并结合目前ERP系统运行实际情况制订，为满足本企业数字化管剪发展客观需要应立即进行补充修改。本制度从公布之日开始实施。数字化管理操作使用管理制度数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科和会计理论和方法融为一体，经过货币计量信息和其它相关信息输入、存放、运算和输出，利用最新科技结果，以现代机器工作替换手工操作，实现企业整体工作方法变革和人解放，并定时或不定时地提供计划和控制经济过程需要会计信息和生产信息等，为此，为确保数字化管理正常运转并完成预定任务，特制订数字化管理操作使用管理制度。此制度关键是经过对系统运行管理，确保系统正常运行完成预定任务，确保系统内各类资源信息安全和完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘密泄露等发生，避免系统内数据因为误操作而被破坏或丢失，确保发生故障后能立即恢复，出现错误后能立即发觉，立即纠正，确保输出信息正确、真实。一、 机房管理：计算机属企业常规而又关键办公设备，应发明一个良好运行环境，为保护计算机设备，软件和数据安全可靠，现要求以下：1、 机房由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁入内；2、 保持机房环境卫生，定时清洁（每七天末下午）微机和其它设备尘埃和赃物；3、 严禁在微机前用水和吸烟，以免引发短路、火灾或其它操作；4、 为预防意外事故发生，机房内杜绝一切火源，机房内全部电器设备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装；5、 在工作中忽然停电，应注意立即关闭相关设备电源，在操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检验电源关闭及UPS使用等情况；6、 严禁在微机内安装或运行游戏盘；7、 未经许可，不准对外服务，以防病毒传入；8、 机房无人时应加锁，确保主机安全。 二、操作使用管理：本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中制度，关键任务是建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源安全、可靠及完整，预防违规操作，避免因误操作而造成数据失真和丢失，确保发生故障时能立即发觉、立即纠正、立即恢复，同时确保数字化管理信息资源正确性、立即性、完整性和连续性。1、上机运行系统要求：（1） 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员同意相关人员，有权上机操作运行系统；（2） 非指定人员不能上机运行系统；（3） 上机使用注意事项见附录：（上机注意事项要求）；（4） 上机使用人员必需使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己口令，不然，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸责任；（5） 上机人员必需根据各自操作权限进入，不得越权，为预防这类情况发生，上机人员操作完成后，必需退出系统；（6） 应立即作好各自备份工作，以预防意外事故发生；（7） 不能使用来路不明软盘和多种非法拷贝工作，以预防病毒传入；（8） 未经同意，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；（9） 对各应用软件word、excel等使用，必需建立自己子目录，存入自己文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者自负后果。2、上机使用人员职责和权限：A、系统管理员：对整个系统运行进行负责。 系统管理员必需依据天心财务软件特点和本单位会计核实实际 情况建立本单位数字化体系和核实方法。会计科目标设置必需符合 会计度和本单位核实管理要求，报表数据格式必需符合财政部门和 其它相关部门要求。 协调系统内各类人员之间工作关系； 负责组织和监督系统运行环境建立和完善和系统建立时各项初始化工作。 负责确保计算机系统操作安全性、正确性和立即性检验，并做好上机统计整理工作，应按要求立即性归档。 负责作好系统运行情况总结，提出更新软件或修改软件需求汇报。B、系统维护人员：负责系统运行中硬件和软件维护工作： 负责系统维护工作，包含各环境库修改和更新操作； 负责定时或不定时地检验硬件和软件运行情况； 负责系统安装和调试工作； 按要求程序实施软件完善性、适应性和正确性维护； 系统维护人员除实施数据维护外，不许可随意打开数据库运行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。C、系统操作人员：系统操作人员是指有权进入目前运行数字化系统全部或部全功效员。 负责系统数据登录、数据备份和输出打印工作。 严格根据系统要求进行操作； 负责软盘备份及归档工作； 负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作； 日志帐应该日登录，登录后即打印出当日日报表，做到日清月结； 月底满页可打印全部帐簿和会计报表； 记帐凭证按要求随时打印。D、数据录入人员： 检验专职会计人员提供记帐凭证是否合理、正当和正确，对于违规 记帐凭证不得录入； 数据录入过程中，如发觉有疑问或错误时，应立即问询相关人员，不 得私自修改和作废。 认真录入数据，录入完成后检验查对，查对无误后交复核人员进行复核； 日志帐数据录入应做到日清月结。E、数据审核人员： 负责数据录入审核工作，包含各类代码正当性、摘要规范性和数据正确性； 复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发觉录入错误时，应通知录入人员修改，待修改后再进行复核； 负责输出数据审核； 对不符合要求凭证和不正确输出数据，不予签字确定。F、专职会计人员：依据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度要求，做到内容完整、数据正确、代码正确、摘要简明规范； G、档案管理人员： 负责数字化管理各类系统软盘、多种文档、种类数据软盘及输出打印记帐凭证，帐簿和报表等相关会计资料存档管理； 按要求时间催交入档； 对不符合要求会计资料及软盘不予接收； 做好安全保密工作； 未经同意，不得外借。附录一：上机操作注意事项一、开机步骤：1、 打开电源开关；2、 打开UPS电源开关；3、 打开打印机开关；4、 打开显示器开关；5、 打开主机开关。二、关机步骤：1、 关上主机开关；2、 关上显示器开关；3、 关上打印机开关；4、 关上UPS电源开关；5、 关上电源开关。三、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟；四、工作完成后一定要完全退出系统后离开；五、停电后UPS不间断电源会发出警告，要立即将数据存盘，实施上述操 作步骤；六、使用键盘时要轻击，切记不可重打；七、严禁使用游戏盘，违者重罚。计算机上机操作统计制度 实际应用ERP管理软件企业在实践中发觉，必需要求对数字化管理单位要求有“必需上机操作统计制度”，作为天心FASERP系统也不例外，为确保我企业数字化管理正常发展，愈加好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间和处理方法和处理结果等情况，严格微机管理制度，现要求以下：一、 全部上机操作人员必需登记全部上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。二、登记操作统计要认真具体，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题则应立即登统计,并向系统维护员汇报。三、不得进行未作登记统计任何软硬件维护工作。四、系统维护员在维护过程中发觉异常现象和处理方法，处理结果全部应有明确记载，对于严重或重大运行故障，除按要求登记外还须另行填写故障汇报单。并向系统总责任人汇报。五、操作统计每个月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年底整理归档。六、要真实完整地填写操作统计，发生问题不登记者，按相关制度依据问题严重程度给予处理，请全部操作人员及维护人员必需严格遵照实施。附录二：上机操作统计上机时间操作员姓名操作内容运行时间运行情况备注数字化管理岗位责任制为使我企业数字化管理工作进程不停加紧，保障数字化工作正常开展，确保此项工作正当性、正确性、安全性，特制订数字化管理岗位责任性。一、 数字化管理岗位：依据企业内部物料、制造管理和会计核实特点及企业对数字化管理岗位设置要求，在系统总管理员领导下，从各个岗位出发围绕数字化来开展工作，愈加好地发挥其应有作用，特设以下管理岗位：主管会计、财务责任人、系统管理和维护、业务经办和操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。二、岗位职责：（一） 主管会计：对企业数字化发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进行决议，确保数字化管理工作健康发展。（二） 财务责任人：制订财务数字化发展计划，为主管会计提供重大硬件、软件使用、应用项目标决议依据，依据本企业特点合理设置数字化管理岗位及配置岗位人员，检验岗位人员工作情况，严格按各岗位标准进行考评。（三） 系统管理维护岗：1、 参与制订本厂财务数字化发展计划及数字化管理制度；2、 实施对操作人员管理和计算机档案管理职能，对会计软件进行日常维护，确保计算机软件、硬件财产安全可靠；3、 立即了解计算机故障情况，并采取对应处理方法，碰到重大系统运行故障必需依据故障发展，处理情况填写故障汇报单并立即报给数字化主管人员；4、 正确分配系统操作人员使用权限及以后软件开发工作；5、 开发软件应充足利用本企业已经应用信息系统、报表系统功效，并应以易接收、易掌握为标准；6、 未经多种主管、系统管理员核准开发项目，不得上机；7、 确保多种数字化管理要求正确实施。（四） 业务经办和操作： 依据科目负责制标准，设置成本核实、费用核实、材料、销售、债权债务往来核实、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核实等岗位，各岗位严格根据本企业财务制订业务工作标准进行日常工作。做好记帐前对明细帐审核，确保录入数据正确。充足使用计算机对帐、核销等功效来完成工作，并按帐务管理制度要求打印帐簿、报表。（五） 数据录入：1、 实施系统管理对岗位工作具体指挥、要求；2、 立即、正确地按要求标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表；3、 经过系统管理员立即正确地为领导提供所需数据；4、 系统管理员给本岗位设置口令不得通知其它任何人；5、 正确实施数字化管理中相关操作，使用等各项要求；6、 发觉问题，立即向系统管理员及财务主管责任人反应；（六） 数据复核岗：1、 对输入计算机凭证质量把关，确保手工凭证和机制凭证一致性；2、 对已录入凭证立即复核，最迟不得超出次日复核完成；3、 发觉凭证错误，分析责任原因，通知相关岗位人员进行修改，复核人员不得私自修改；4、 填好上机操作及其相关事项记录表，发觉问题通知相关人员协调处理；5、 按日整理复核后手工凭证，交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证；6、 复核后凭证要加盖岗位人员印章，并对审核结果负责。（七） 数据稽核：1、 审核原始凭证合理、正当性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；2、 审核记帐凭证是否符合会计制度要求，借贷关系式是否平衡，多种帐表相互之间数据是否一致，确保帐帐相符、帐表相符；3、 发觉不正当原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务经办人员进行协调处理；4、 每七天对全部原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核，确保录入数据正确无误；5、 稽核后凭证要加盖岗位人员印章，并对全部因人为原因造成而未立即稽核发觉凭证问题负责。（八） 数据管理岗：1、 实施系统管理员对本岗位工作具体指挥、要求；2、 依据复核后计算机凭证，按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表，粘贴在机制凭证上，确保机制凭证在内容、编号、金额上正确性。3、 对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上会计文件、凭证、帐表等要立即备份，备份软盘要编号及盖章归档；4、 依据帐务管理制度相关要求，进行立即对帐结帐、结转下年；5、 对硬盘上会计数据和作为正式备份软盘上会计数据不许可任何人进行非会计系统许可任何操作；6、 注意保管、查看计算机操作统计，发觉问题立即向系统管理员汇报并负责操作统计整理、装订及归档；7、 按档案管理要求移交档案，填写档案移交单；8、 对本岗位负责，在档案移交单上盖章。（九） 档案管理岗：1、 严格根据档案管理制度要求进行日常工作；2、 对会计核实结果历年资料要保留三份，分别存放在不一样地点；3、 对购置或自制开发会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、帐薄、报表装订归档；4、 注意查看档案移交记录表，对接收计算机档案资料负责。 各岗位严格实施制度要求，相互协调工作，发觉问题立即反 映，提出有利于数字化发展提议，确保我企业财务数字化 向着健康有效方向发展。三、监督、落实本要求由财务主管及系统管理员监督实施。帐务系统管理制度为确保帐务系统安全、正常、可靠运行，依据天心软件实际要求及我企业实际情况，特制订帐务系统管理制度。本制度包含帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。一、 人员组织系统配置系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员，从业务管理及财务处理步骤来分，系统配置系统管理员，系统维护员，数据管理员，财务主管，主办会计，出纳，往来会计，存货会计，销售管理员，具体配置见下表：编号岗 位姓 名1系统管理员系统管理阎勇2系统维护员系统维护阎勇3数据管理员数据管理阎勇4财务主管稽核员张经理5主办会计复核、录入、操作张经理6出纳录入、操作张文静7往来会计录入、操作张文静8存货会计录入、操作吴宝刚、梅冲9销售管理员录入、操作张淑京具体职责参看数字化系统岗位责任制。二、操作管理制度（一） 日常事务管理1、 必需严格根据FAS天心企业管理软件操作步骤完成各项工作；各操作人员及财务主管须根据天心FAS业务步骤管理规范及日上FAS操作员分工操作步骤规范完成自己工作，具体操作步骤及方法可参考FAS天心企业管理全能系统操作手册（黄皮书）。2、 必需以自己名称、密码进入本系统，工作完成后应立即退出系统，以免她人利用系统进行其它操作；3、 不得将口令泄漏给她人，并定时修改自己口令；4、 各操作员必需正确输入属于自己工作范围内单据内容，同时，必需输入本系统中起关键作用号码，如：单据号、订单号（即大号）、制令单号、凭证号等。（二） 日常业务管理各操作员必需根据日上FAS操作员分工操作步骤规范中业务分工一览表中步骤单据及主营业务操作步骤来操作。通常操作步骤以下：月初：输出上月财务报表，报税，上缴利润。月中：输入以下单据，查询相关帐表步骤及单据操作员审核相关帐表1进货单存货会计存货会计采购明细表采购统计表进销存统计表存货明细表现存量明细表2进货退回单存货会计存货会计3进货折让单存货会计存货会计4销售订单销售管理存货会计受订明细/统计表5制令单存货会计6领/退料单存货会计存货会计领料/退料明细表进销存统计表存货明细表现存量明细表销货明细表销货统计表销货年度统计表销货毛利分析表借入还出明细表借入租金明细表借出还入明细表借出租金明细表调拨明细表, 调整明细表7成品缴库单存货会计存货会计8销货单存货会计存货会计9销货退回单存货会计存货会计10销货折让单存货会计存货会计11借入单存货会计存货会计12借入还出单存货会计存货会计13借出单存货会计存货会计14借出还入单存货会计存货会计15库存调拨单存货会计存货会计16库存调整单存货会计存货会计17单/多厂商付款单出纳主管会计付款明细表，应付帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表厂商帐户变动表18单/多用户收款单出纳主管会计收款明细表，应收帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表用户帐户变动表19其它费用收入/支出单出纳主管会计其它费用收入明细表/其它费用支出明细表20帐户收支单出纳主管会计帐户收支明细表，帐户收支汇总表21帐户调拨单出纳帐户收支明细表，帐户收支汇总表22票据异动出纳23审核凭证主管会计科目总帐，科目明细帐，日志帐，现金帐，分录帐，销货帐，进货帐，汇总表，对象别帐24过帐、结转凭证调整凭证主办会计月末：1、 存货会计监督仓库盘点，将实际库存数量经过盘点处理，有误差时调整实际库存数量及金额。2、 存货会计进行材料出库成本计算，并结转生成会计分录传输给总帐系统。3、 出纳依据银行送来对帐单生成银行余额调整表。4、 主办会计审核完全部会计凭证后结转费用、成本，形成本月利润，输出内部报表（如：费用表，成本表，现金流量表等）。制作财务报表。要求：能由系统自动生成会计凭证不能直接存总帐中输入，通常性非主营业务收付款在银行帐户收支单中进行处理，不能直接在总帐中输入凭证。附录六：业务处理工作标准现金：1、 查对手工凭证和输入计算机凭证正确性；2、 要求日清月结（开启现金日报表，每日打印，现金日报表，查对无误后打两份，一份上交主管责任人签字，一份自己保留，并随时接收不定时检验）；3、 现金日志帐满页打印；4、 出纳员天天五点必需结帐，和库存现金查对，打印日报表；5、 出纳员应天天核查原始凭证和记帐凭证；6、 严格实施现金管理制度，库存限额按要求存放；支票管理：1、 发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票首先按整本、分帐户一次性录入，待支票使用时修改日期、限额及用途，使用部门及个人；2、 报帐时立即核销支票；3、 月末按部门、经办人提供未核销支票明细，催交报销；4、 作废支票应随正式支票作为凭证附件。预付帐款、应付帐款、其它应付款：（收付款系统）1、 按制订标准摘要正确录入；2、 随时对新增单位进行目录维护，并每整理一次，每个月28日前交部门目录管理员；3、 记帐完成后，定时（每个月一次）对单位往来帐进行核销；4、 依据管理需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，提供相关数据，常常通知企业内相关部门和人员清理债权债务。5、 依据业务量大小，随时和对方单位进行核清帐目；6、 必需进行参考录入，严格控制往来单位分户；7、 属一般帐，统一打印；预提费用、待摊费用：严格划清业务内容，做到立即冲销预提及摊销费用。生产成本：1、 依据设置明细科目，按标准摘要正确填制；2、 利用总帐表进行成本核实（包含聚集费用、分配费用、成本计算）；3、 依据管理需要，提供成本核实相关数据；4、 定时进行成本分析；立即向领导提供成本核实资料，对带有倾向性成本改变要立即反应，方便于改善；5、 属一般帐，统一打印。6、 按时查对明细帐，记帐凭证审核，当日业务不超出次日。其它应收款、应收帐款：1、 按制订标准摘要正确录入；2、 随时进行目录维护，并每个月整理一次，于月终28日前交部门目录管理员；3、 输入单据时或在一定时期内对应收帐款余额进行核销；4、 依据管理需要，每个月进行一次帐龄分析，关立即交部门领导（包含清理欠款单位立即核销）；5、 随时和销售部门查对应收及预收货款，立即、正确提供欠款单位及金额；6、 必需进行参考录入，严格控制往来单位分户；7、 属一般帐，统一打印。管理费用：1、 依据设置明细科目，按标准摘要正确录入；2、 立即进行部门目录维护，每个月整理一次，并于月终28日前交部门内目录管理员；3、 依据管理需要，立即进行费用预算分析，按部门分项目列出节省和超支数额；4、 结合报表，填好数据反馈表，反馈到相关部门；5、 属一般帐，统一打印。银行存款：1、 录入银行对帐单，随时录入银行对帐单；2、 审核银行帐，审核未记帐银行明细帐，（依据银行结算单及银行存款标准摘要）；3、 打帐要求月清，月结，月打帐；4、 对帐，要求依据计算机产生待核银行帐和银行对帐单进行对帐，对帐后打印出余额调整表及单位未达帐和银行未达帐；5、 银行帐业务分析，对于单位未达帐要求按部门，经办人等明细打印，送交各部门催办，银行未达帐，送开户银行办理；产品销售收入：1、 依据已制订标准摘要制票；2、 每个月登记销售收入明细帐；3、 依据管理需要立即提供销售收入及应交税金金额；4、 属一般帐，统一打印；5、 按要求正确计算利润及应交税金；材料核实：1、 原材料、低值易耗：1） 录入依据标准摘要输入；2） 结合总帐报表提供内部报表；3） 明细帐和总帐进行查对，和库存材料明细帐进行查对；4） 按通常帐统一打印；2、应付帐款：1） 按标准摘要制票录入；2） 属一般帐统一打印；3、其它业务收入：1） 按标准摘要正确录入；2） 正确提供其它销售业务相关数据（包含销货单位、内容及金额）；3） 属一般帐，统一打印；固定资产：1、 固定资产清理，输入：1） 按制订标准摘要及资产名称逐笔制票；2） 随时和固定资产明细帐进行查对冲销并结转盈余；3） 帐簿打印通常明细帐打印；2、 固定资产原值、折旧：1） 充足利用固定资产子系统实现其功效；2） 随时利用帐务系统对固定资产进行核实和调整；3） 定时和实物行查对，做到立即清理；4） 定时和使用部门进行实物查对立即处理；在建工程：1、 凭证依据标准摘要立即进行填制；2、 依据工程项目标增减立即修改项目目录；3、 按资金起源及用途和相关部门进行查对；4、 依据管理需要，结合总帐报表建立专题管理报表，反应专题资金情况；5、 提供各项工程完工程度及支款情况；6、 立即进行工程结转；7、 帐簿统一打印；总帐、会计报表、应交税金、应付工资、其它应交款、本年利润、营业外收入、营业外支出、长久投资、短期投资、长久借款。1、 严格实施会计制度、税务制度，正确设置会计科目；2、 按标准摘要正确录入，能正确反应各科目标业务内容；3、 立即查对总帐和明细帐，做到帐帐相符；4、 按要求正确填制报表，按时报送；5、 正确反应企业应交及已交款数额；6、 随时提供长久、短期借款科目标起源、金额、期限、偿还时间、支付利息等情况；7、 按单位、投资组成掌握“长久投资”科目内容及投资收回情况；8、 属一般帐，通常打印；9、 查对明细帐；10、 负责全部会计帐务总稽核，并对会计凭证、帐簿常常性审核；数字化管理报表管理制度一、依据上级主管部门统一设计和部署格式来编制上报会计报表。二、内部管理会计报表，依据企业管理需要经主管会计审核设定。对于内部期层单位需要上报会计报表格式也要由财务部、主管会计统一要求，一经确定不许可轻易变动。三、依据帐簿数据正确填制或由机器自动生成会计报表。帐表之间数据必需衔接一致。四、内部基层单位上报会计报表应将所属单位报表数据输入机器进行 汇总，确保表和表之间勾稽严密，数据一致。五、每个月会计报表必需软盘和书面两种形式保留。软盘报表和书面报表 数据必需一致。六、存贮在硬盘上会计报表数据必需建立软盘备份。备份次每个月不得少 于一次。要做双备份，做备份前要填写备份数据记录表（附录八）。七、每个月会计报表必需以书面形式打印出来统一整理，并经会计主管 领导审阅签字或盖章。九、 每十二个月年底时，必需将十二个月会计报表数据（包含备份软盘和打印书面报表）统一整理并和档案管理员办理存档手续，具体详见数字化管理档案管理制度说明。附录七：会计报表系统业务步骤图填制记帐凭证 录入记帐（记帐凭证） 帐中取数取损益表数据填制转帐凭证 录入记帐（转帐凭证） 帐中取数资产负债表资产负债表（续） 应上交及应填补表 表中取数财务情况变动表工业企业指标表附录八：备份数据登记簿备份日期备份内容备份盘序号和盘数备份状态操作员ERP系统维护制度现在ERP系统已投入运行，为立即发觉系统出现问题，满足财务管理适应工作变动，深入促进系统功效等，必需加强对系统维护。系统维护包含：维护任务、人员配置、维护人员权限及软硬件维护。一、系统维护任务：1、 实施对系统硬件设备日常检验和维护，以确保系统正常运行；2、 在系统发生故障时，立即排除故障和恢复运行；3、 依据数字化工作实际需要提出系统扩充报行，报财务主管；4、 在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；5、 在系统环境发生改变时，随时做好适应性维护工作；二、人员配置：1、 配系统维护员一名，完成以上工作；三、系统维护人员权限：1、 系统维护只能由系统维护人员或指定专员实施，系统其它人员不能实施；2、 必需按要求程序进行软件修改操作；3、 不得进行任何未作登记软硬件维护操作；4、 维护人员有权指正操作人员违规操作。四、硬件设备维护是指对主算机硬件进行检验，修复。一） 硬件设备配置数字化管理设备是指专门用于计算机及其配套设备，包含计算机主机、显示器、打印机等。二） 硬件设备管理： 会计电算专用硬件设备由财务统一管理和使用，其它部门通常情况下，不得使用，确需使用时必需经财务部责任人同意，并确定不影响数字化管理正常工作，操作时必需进行操作登记，并在上机记录表上注明同意人姓名、批按时间。会计电算硬件设备专门用于运行帐务处理系统，报表处理系统及其它会计事务处理软件。任何人不得用于游戏，不得用于对外服务。为了避免计算机染上病毒，全部软盘必需进行病毒检测，若有病毒杀毒后才可进行其它操作。为确保硬件安全，不得带电拔插任何接口线路，包含打印线，显示器连线等。三） 硬件设备维护会计电算硬件设备维护工作由系统维护人员负责进行，通常维护人职员作需登记系统维护记录表即可，大硬件维护需做系统维护汇报，报财务责任人及系统管理员。系统维护记录表见附录。四） 硬件系统安全和保护1、 组织操作人员对计算机，键盘和打印定时进行全方面检验，清洗计算机和打印机。2、 为了保障计算机安全正常运行，机房应装置调温设备，以保持合适温度。 3、 机房内不准抽烟，杜绝一切火源。为防意外事故发生，机房内应配置灭火设备。4、 机房内一切电器设备必需经过用电技术管理部门同意后能安装。5、 工作中忽然停电时必需立即关掉全部电器设备开关。6、 操作人员离开机房时应关闭所使用设备。下班时必需关闭电源开关。7、 上机必需遵照以下次序：首先开UPS电源，其次开打印机、第三开显示器、第四开主机；下机次序相反。五、软件维护制度会计软件维护，提指确保会计软件原设计功效正常实现所能实施程序修正，会计软件参数调整和会计数据更正和恢复等工作。一） 会计软件配置情况 根据分步实施方针，财务部配置了天心软件。二） 会计软件维护和管理1、 因为财务部用天心企业商品软件，程序修正和会计软件参数调整通常由天心企业实施，会计数据更正和恢复通常由系统维护人员负责，其它操作人员一律不得进行维护操作。维护人员实施数据更正和恢复必需作好具体统计。2、 程序修正和会计软件参数调整手续 操作使用人员在实际工作中发觉天心软件原设计功效未能 正常现时，立即作具体统计后汇报系统管理员； 系统管理员向天心企业提出程序修正和会计软件参数调整要求； 财务部在收到天心企业修正程序或调整参数后正确软件时，应 由系统管理员进安装和运行，测试后才能交操作人员使用运行。 软件维护后进行系统维护登记。3、 会计数据修正和恢复 会计数据修正和恢复操作必需由系统维护人员或天心企业专 职维护人员负责，其它人员均不得进行维护操作。 因为凭证填制或录入错误而造成会计帐簿数据错误只能经过凭 证更正方法进行数据修正，不得经过维护操作给修正。 下述情况下只有维护人员才能实施数据修正操作： A、未录入年初余额或年初余额未平但已记帐； B、记帐时中止； C、错误操作引发数据错误； 通常情况下不许可实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏， 并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。A、 数据修正和恢复程序B、 系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求；C、 系统维护人员在系统管理员和会计人员指导下修正或恢复会计数据；D、 系统管理员对检验修正或恢复后数据，确定正确无误后通知操作使用人员。 4、会计科目标维护： 会计科目不得随意改动、增删，每十二个月年底或年初，经会计主 管同意后并授权相关人员进行一次性改动，标准上年中不许改动、 增删会计科目。确需增删改，需报同意，并做对应并帐、分 帐、撤帐等处理。 5、会计软件升级： 应由系统管理维护人员报财务主管同意，由系统管理员组 织，维护人员具体实施，并编写升级汇报，形成文档进入档案。 6、会计软件管理： 财务部门在取得会计软件后必需做好多套软盘备份，并分别存放在档案室、机房和财务人员办公室专有铁柜内，存放在档案室备份由档案管理员管理；存放在其它两处备份软件由数据管理员统一保管。 运行中会计软件必需安装在计算机硬盘上，通常情况下不得重新安装。三、软件系统安全和保护 操作人员运行会计软件必需是经过编译程序；会计数据文件存放子目录必需加密码。 依据软件提供功效和工作需要设置操作人员操作权限和密码，操作人员必需对自己操作密码严格保密，不得泄露。系统维护记录表时间报请人审批人维护人维护类型一、维护原因：二、维护操作：三、结果：四、备注：数字化管理档案管理制度数字化管理档案是指存贮在磁盘（硬盘和软盘）或其它存贮介质上会计数据和程序，和打印输出多种帐簿、报表、凭证等核实数据和系统开发运行中全套文档资料。数字化管理档案是ERP活动产物，又是数字化管理活动客观表现，在经济活动中含有史料和查证作用。所以加强数字化管理档案管理，是数字化企业管理工作连续进行保障，是ERP信息管理系统内数据安全完整确保，是数字化会计信息系统正常运行确保。一、档案管理任务： 搜集和整理应入档会计资料； 保管和利用好会计档案； 遵守会计档案保留期限。二、档案管理制度内容： 1、会计凭证搜集和整理： 会计凭证是会计档案关键组成部分，是记载经济活动书面证实，是会计核实关键依据。对凭证要做到装订整齐、完整、牢靠，妥善保管，便于查阅。 首先，要把全部应归档会计凭证搜集完全，按凭证次序序号和本号检验是否有短缺，剔除不属于会计档案范围和无须要归档部分资料，补充遗漏必不可少核实资料。其次，和关键负责凭证打印，装订工作数据管理员办理存档手续；第三，依据合适厚度按本统一装订，避免装订过厚或过薄，过厚则事后翻阅不便，过薄则不好保管轻易散失。为克服凭证过多堆积则要求凭证隔月装订。第四，认真填好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查帐相关事项最基础索引和依据。年度和月份要写全，汇总本号要写清从第*号至第*号；是本月第*本和连续第*号全部要填写清楚。2、 会计帐簿搜集和整理会计帐簿是由计算机提供打印功效打印出总帐、明细帐、银行帐、日志帐等会计帐薄。依据数字化管理帐务处理制度保管。年度终了时，必需将十二个月会计帐簿全部打印出来统一整理，和档案管理员办理存档手续。检验打印会计帐簿是否按序号打印，是否有残缺，有遗漏。然后将各帐簿根据会计科目排列，加封面后装订成本。会计帐簿封面相关内容要写全。“单位名称”要写全称；“帐簿名称”要写帐簿全称，不要写科目编码；“帐簿页数”要写帐有效页数；会计主管人员和记帐员全部盖章或答字。卷脊上必需写上“*年度*帐”，方便保留利用。3、 会计报表搜集和整理会计报表是指由计算机依据上级主管部门统一要求设主格式打印出外部报表。依据数字化管理帐务处理制度要求，由报表管理和档案管理人员统一搜集，整理和保留。年底，将整年会计报表和档案管理员办理存档手续。在检验无误后，按时间次序加封面