地产股份有限公司档案管理实施细则样本.doc
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1、档案管理实施细则编制日期审核日期同意日期第一章 总 则第一条 为加强对档案搜集、整理和管理工作,提升科学管理水平,逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化,确保企业档案全方位地服务于企业各项工作,发挥企业档案应有功效,结合企业实际情况,特制订本细则。第二条 本细则所称档案,是指企业在生产、经营活动和各项管理工作中形成含有保留价值多种门类和载体全部档案,包含各部门、子企业(以下简称各部)多种文字、图表、声像等不一样形式文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。第三条 企业档案工作实施统一领导,分级管理标准。在行政部下设置档案室,档案室配置专职档案管理人员,集中统一管理企业及下属子企业
2、部分档案。企业各部门、子企业配置档案员,业务上接收行政部档案室指导,负责搜集、整理各部门、子企业文件材料并定时移交给档案室。第四条 档案管理采取专员负责、按时交接、定时检验管理模式。专员负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案日常管理和保管职责;按时交接是指各经办部门每七天两次(逢周二及周五)将办理对外业务所产生文件资料、证照、协议原件立即交行政部档案室,按规范做好移交登记手续,档案管理员实时监督,确保于要求时限内办理档案移交,避免因步骤疏漏或延迟移交造成风险隐患。定时检验是指集团相关管理、保管部门及各对应部门应建立档案定时检验制度。第二章 档案密级划分第五条
3、列入密级档案是关系企业权利和利益,依据特定程序确定,在一定时间内只限一定范围人员知悉事项。通常包含下列事项:1.企业重大决议中秘密事项。企业还未付之实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议。2.企业内部掌握协议、协议、意见书、可行性汇报和关键会议统计和材料。3.企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。4.企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息。5.其它经企业确定应保密事项。第六条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1.绝密是企业最关键秘密,泄露会使企业权益遭受尤其严重损失。绝密档案包含:董事长私人文件、企业名下房地产权证、各地域企业业务审批步骤、集团及下属企业供给
4、商名目、承建商名目;股份企业股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响企业权益关键决议文件、资料设为绝密级。借调这类文件必需严格审核,经办人员清楚填写借调文件申请审批表里各项内容,由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后,交行政部主管领导最终审批。2.机密是企业关键秘密,泄露会使企业权益遭受严重损害。机密档案包含:企业计划、统计资料、关键会议统计、协议、声像档案等。这类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。3.秘密是企业通常秘密,泄露会使企业权益受到损害。秘密级档案包含:企业开展对外业务所产生资料文档、证照及协议、协议等。借调这类文件需经办部门经
5、理审核,集团分管领导签批同意。第三章 档案管理机构及其职责企业档案工作实施统一领导,分级管理标准。第七条 集团行政部档案管理职员作职责1.计划企业档案工作,起草企业档案工作各项管理制度,组织企业专兼职档案管理员学习,实施企业档案工作规章制度,并负责监督、指导和检验实施情况。2.搜集、整理各部门、子企业移交多种文件材料,并对接收入库档案资料进行分类、整理、立卷、归档;有计划、有步骤地进行档案史料汇编,编辑档案参考资料,编制检索工具,主动做好档案信息资源开发工作。3.集中统一管理多种门类、载体企业档案,主动做好判定、保管、统计、检索、编研,主动提供利用,为各项工作服务。4.督促企业各部门、子企业档
6、案员搜集、整理和移交多种档案材料,指导各部门、子企业档案工作。5.坚持平时立卷,依据本部门不一样种类文件材料形成特征,制订其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档。6.加强对各部门、子企业档案员业务监督、指导、检验工作,帮助各部门文书立卷人员做好文件材料形成、积累和整理归档工作,确保归档档案质量。7.对保留文书档案数量进行正确统计。第八条 档案整理员应相对稳定,且不得由直接经办业务人员兼任。第九条 档案人员调动工作时,必需在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失,要查明情况并追究相关人员责任。第四章 档案分类和立卷整理第十条 企业本部档案根据楼盘名称及子企业
7、名称分别立卷,在卷下又分为八个子目录:企业证照、文书档案、声像档案、销售协议、开发协议、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下依据年度根据流水号立卷。1.文书档案,以单位-年度-次序号立卷。2.声像档案,以事由立卷,在事由标准下根据声像档案产生前后次序,将每一事由档案选择有代表性6-10张像片存档,依时间前后排列立卷。3.销售协议,以项目名称立卷,在项目下根据协议产生时间前后次序立卷。4.开发协议,以项目名称立卷,在项目下根据协议产生时间前后次序立卷。5.开发资料,以项目立卷,在项目下根据资料移交时间前后次序立卷。6.企业证照,以单位立卷。7.工程图纸,以单位立卷,根据文件产生前后次序立
8、卷。8.荣誉实物档案,在企业档案室或其它适合场所陈列实物,编制成册,以备查考。第十一条 立卷标准立卷应按部门、时间、关键程度和文件材料自然形成规律,保持其有机联络,合适照料保留价值,分类组卷,以能正确、全方面反应企业真实面貌和部门关键职能活动,便于查找利用为标准。第五章 档案管理工作内容及相关要求第一节 企业证照管理第十二条 企业关键证照类别1.内资企业证照包含:企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡(或数字证书)、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证;2.外资企业证照包含:企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡(或数字证书)、国税证正副本、地税证正副本、
9、统计证、外商投资企业同意证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证;3.新设置企业工商登记材料存档原件有: 内资企业设置登记材料:全体股东签署企业章程;验资汇报;法定代表人、董事、监事和经理任职文件(股东会决议、监事会决议);企业场地使用证实(无偿使用证实或房管局立案租赁协议); 外资企业设置登记材料:企业章程;合营协议(外经审批用);验资证实;法定代表人、董事、监事和经理任职文件(董事会决议、监事会决议);企业场地使用证实(无偿使用证实或房管局立案租赁协议)。4.各类资质证(括号内为证书申办及日常管理部门):房地产开发企业资质证(市政部)、建筑业企业资质证(建筑企
10、业)、物业管理企业资质证(物业企业、美好置业)、建筑设计企业资质证(设计院)、工程监理企业资质证(监理企业)。第十三条 企业证照归档及管理规范1.新企业成立后,由经办人将办理出来证照原件移交到行政部档案管理人员处,并填写清楚移交统计,管理员需立即将新证数据条目录入OA证照管理系统,而且将其彩色扫描件录入数据库,原件分类放入对应档案文件夹后存放档案室。管理员平时应多检验证照保留情况是否完好,各类证照在年检期限前提醒相关经办人需办理年检手续。2.证照借、调档管理步骤:由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。标准上
11、证照必需当日借当日归还,碰到特殊情况需要借到外地办理事情时,按实际情况由专员携带外出,办理完成立即归还行政部档案室。发生逾期还未归还证照情况时,管理员应督促经办人必需立即归还。3.证照复印件使用管理步骤:由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后,在复印件上加盖“此复印件和原件相符,仅用于办理 事宜,复印无效”章后方可领用。4.证照年检提醒:企业法人营业执照每十二个月须进行年度工商年检;组织机构代码证每十二个月年检;外资企业证照包含:企业法人营业执照、外商投资企业同意证书、国税证、地税证、财政登记证、海关登记证、
12、外汇登记证每十二个月须进行外经联合年检;资质证书按主管部门要求时间进行年检。第二节 开发协议管理第十四条 开发协议类别新项目开发前期协议按成交方法关键分为两大类:政府公开招、拍、挂形式和转让买卖形式。招、拍、挂形式会产生:确定书和国有土地出让协议;转让形式产生:合作意向书、框架协议和土地使用权转让协议。第十五条 协议归档及管理规范1.纸质协议评审类协议:申请部门经办人按协议分类依据现行审批步骤完成各项审批手续由申请部门经办人在行政部填写对应部门协议登记簿行政部查对协议(协议)评审统计表上审批手续是否齐全,并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该协议盖企业统一协议编号章
13、(穗富 字 第 号)按部门分类进行编号,同时检验每份协议是否有法津事务部“协议文本审核章”骑缝章行政部按该协议尾页所注明份数进行盖章申请部门经办人领取协议并作签收本企业存档协议即时留行政部存档。2.ERP步骤评审类协议:申请部门经办人按部门分类在ERP系统上进行协议审批步骤并完成各项审批手续由申请部门经办人在行政部填写对应部门协议登记簿行政部依据ERP系统生成协议编号进入ERP系统查对相对应协议审批步骤是否一致,并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该协议盖企业统一协议编号章(穗富 字 第 号)按部门分类进行编号,并将此编号手动录入至ERP系统里相对应协议编号栏行政部
14、按该协议尾页所注明份数进行盖章申请部门经办人领取协议并作签收本企业存档协议即时留行政部存档上述两类协议如碰到需要本企业先盖章时,盖章后复印一份连同协议(协议)评审统计表原件一并交行政部留底,并仔细填写先盖章协议登记簿上相关内容,归还时用原件换取之前留底复印件,在先盖章协议登记簿上注明归还时间及归还人,将一份完整协议原件交行政部存档,此步骤结束。3.非实施协议(名临时协议):此协议为特殊情况时办手续所用,如和外单位签定这类协议,必需是因本企业业务需要情况下方可实施。按要求非实施协议只能签盖一份,并同时附有一份企业统一格式补充协议,注明此协议是办手续所需,并约定此协议无效日期为何时。由申请部门经办
15、人在行政部领取临时协议盖章簿认真填写盖章簿上相关信息内容申请部门主管责任人审批集团决议委员会分管领导审批法律事务部审批并加盖“协议文本审核章”骑缝章行政部查对临时协议盖章簿上审批手续是否齐全,并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该类协议只盖一份,如有特殊情况必需加盖份数时,需在临时协议盖章簿上注明申请原因,并由部门责任人及法律事务部特批后方可进行盖章申请部门经办人只能领取盖章后协议复印件一份协议原件即时留行政部存档,如需借用协议原件,需填写借调文件审批表,相关领导审批手续齐全后,由档案管理员借出。4.协议借、调档步骤:由申请部门人员填写借调文件审批表(附件一)申请部
16、门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。协议借出期限通常不能超出三天,遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期还未归还证照情况时,管理员应立即督促经办人必需即时归还。5.协议复印件借用步骤:由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后,在复印件上加盖“此复印件和原件相符,仅用于办理 事宜,复印无效”章后方可领用。6.日常协议维护:协议归档后,管理员平时应多抽检录入信息是否有误,立即更新和修改,严格遵守档案管理规范,细心做好每一份文件录入、归档、管理、维护等工作,多钻研能
17、提升级案管理有效方法方法。第三节 销售协议管理第十六条 商品房买卖协议盖章及归档步骤1.销售协议盖章:销售买卖协议必需是法律事务部审核及房管局要求格式协议为依据。协议盖章前,由签约部经办人在销售买卖协议盖章记录表(附件二)上做好登记,具体登记内容:日期、楼盘名称、协议编号、房号、业主名, 登记完成即可到行政部盖章,盖章前必需查对登记内容和纸质协议是否一致,确定完全无误即可盖章。盖章完成再打印该记录表,由经办人-签约主管-销售部责任人审批署名后即可领取已加盖公章协议。签约中心每个月定时将已经房管局鉴证过有效协议移交到档案室,由经办人填写移交登记本,档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。盖章过程中
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