企业应收账款管理制度样本.doc

医药企业应收帐款管理制度

一、 应收账款控制两个关键指标为：信用额度、信用期。其中信用额度依据用户综合情况滚动制订（参见信用额度滚动制订实施措施），信用期统一要求：商业最高为三个月，直销医院最高为四个月。应收帐款采取权责发生制核实。
二、 分项管理制度：
1、用户开户管理：
1-1、 对于新增用户，由销售代表填写“开户、授信申请表”并附上经过年检营业执照（医院为医疗机构许可证）、药品经营许可证、税务登记证，经各级业务经理审核后交会计部，会计部就所提供证照给予复审，合格后给予开户，相关信息录入档案。
1-2、 新增用户标准上不授予信用额度，但业务部门认为该用户资信条件良好，能够赊销，应在申请表上填写信用额度，经合格法人或自然人担保，销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。
2、 用户档案管理：
2-1、 全部用户均应提供用户档案，包含：用户全称、简称、企业地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、帐号、法人。
2-2、 用户更名时，须提供新旧企业同时盖公章更名通知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东组成，并出具由新企业负担原企业债务申明。
2-3、 用户更改其它档案时，必需提供书面通知。
2-4、 用户营业执照（或医疗机构许可证）、药品经营许可证、纳税登记证每十二个月更新存档一次，时间要求和用户年协议同时。
2-5、 相关用户全部档案信息、用户函证、对帐调整表、其它档案，全部由应收账款会计立即录入微机，档案文本整理完成统一装订保管。
3、 应收帐款信用额度管理：
3-1、 企业信用额度依据用户发货、回款、外欠、地域情况等采取一定计算公式，按季度滚动核定，年度则对全部用户给予全方面修订。
3-2、 对追加信用额度申请，由销售代表填写“开户、授信申请表”，并经各级经理、销售副总核准后交会计部，会计部将结合该用户历史资料和核定额度给予对照，对超出核定信用额度用户报财务总监核准。
3-3 临时超信用额度或信用期限发货，销售代表写签呈，经商业经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可发货。
4、 销售协议管理：
4-1、 销售协议由销售代表整本事用，一次最多2本，交旧领新，领用者对协议使用负全责，缴销协议必需整本交回，作废协议需联次齐全，遗失协议需上级商业经理签字确定。交回协议必需为原件（红章）。
4-2、 全部发货协议必需有供销双方盖章签字，协议内容必需填写齐全、清楚，不得涂改，销售人员不得替换用户签字、盖章，不然，协议一律退回。
4-3、 销售代表发生变动时，其已领用协议要办理移交手续或退回，不然，给企业造成经济损失由其直接主管经理负全责，并对责任人给予处罚。
4-5、 对发货、开票或有其它特殊要求，由业务人员在协议空白处醒目加注，不然视同通常标准处理。
4-6、 协议存根交至会计部后，和计算机中已发货协议查对，对协议存根件和传真件不符并给企业造成损失由销售代表负责。检验后分办事处或分省装订存档备查。
5、 销售发票管理：
5-1、 依据协议开具发票，发货后其发票联、抵扣联直接寄往办事处；有特殊要求寄往其它地址需销售代表提出书面申请并确保发票安全。
5-2、 销售代表将发票交和用户时要签收。
6、 应收帐款帐务管理：
6-1、 包含应收帐款发票、到款、冲帐费用要求当日入帐。发货、到款日报表、应收账款帐龄表等统计报表，每个月二十号以前，每三天向相关人员发送一次（每个月二十以后天天发送一次）。
6-2、 每个月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预警分析表发往办事处、业务经理、省经理、大区经理以供参考。并要求销售代表每个月对自己经管应收帐款签字确定，对异常情况和已发觉入帐错误应立即反馈给应收帐款会计。
6-3、凡帐龄超出六个月以上欠款，由归管销售代表负担其对应利息（按贷款利率）百分之八十，另外百分之二十上级经理、销售经理平均负担
7、 收货回执管理：
7-1、 从异地库发货协议必需要有调拨单、用户回执。
7-2、 从用户处直接调货给其它用户必需有调入用户收条。
7-3、 从企业直接发货并由企业汽运输货由储运部门负责收全回执，会计部签收整理保管。
7-4、 全部用户回执必需反应品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章，收货人签字并注明日期。
7-5、 其它方法发货给用户，以运输邮寄部门运单为回执，由储运部门保管存档。
8、 应收帐款函证管理：
8-1、 为了明确企业债权，会计部以每十二个月6月末、12月末应收账款余额为基准，分两次向用户函证。函证要求在发函基准日60天内回函，函证要求用户盖财务专用章，如往来帐在业务部门核实可由业务部门盖章，但必需注明欠款组成。函证在要求时间不能传回会计部或印章不合格将停止发货（货款在此期间已结清除外）。
8-2、 医院应收帐款，一季度发函证一次，给予债权确定，若不能在次季度30日内盖财务专用章或院公章确定停止供货。
8-3、 会计部在函证截至10日内依据回函情况整理汇总，上报财务总监，并以此确定需对帐用户。
9、 退货管理：
9-1、 用户提出退货时，销售代表必需提出书面退货申请，经销售经理同意后方可退货。退货帐务处理步骤见附表。
9-2、 用户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货管理步骤转移原始凭整。
9-3、 企业发至用户，用户未入库便直接退回产品，应由储运部门接收，联络销售代表后进行对应处理。
9-4、 退货入库后，会计部依据退货申请、内部退货转帐凭证等处理帐务，需要换货由营销综合办负责按要求办理，员工在事先未经任何领导书面同意，私自以任何方法换货，处于额度罚款，造成损失全额赔偿。
9-5、 用户退货，经管销售人员要索取当地税务局出具退税证实，并按税后退货总额20%处罚。若在退货30天内不能取得退税证实，税款全部由经管人员负担，六个月内取回退税证实，销售人员签呈，销售经理核准后，财务部门将所扣税额返还。
9-6、 凡属非质量原因退货，按无税退货额百分二十处罚，其中责任人负担罚款百分之八十，主管经理、销售经理平均负担罚款百分之二十。
10、 调货管理：
因故需从用户处调出企业产品，必需事先写签呈报主管经理审批，在调出货物同时，向用户索取原票或返销发票或经财务盖章确定无税扣款证实，不能取得上述资料时，调出货物税款由经管人员负担。调出货物直接销售给另一用户时，经管员工必需提供该用户收货回执和协议立即开票。未经主管经理审批而私自做主调货，调货人员负全责，
11、 应收帐款对帐管理：
11-1、销售人员对各自经管用户应收帐款负全责。负责和用户日常对账是经管销售人员责任，对帐步骤和方法可参考“对帐步骤及简明方法”。出现差错立即反馈会计部。
11-2、会计部将依据六个月一次函证结合对方余额、盖章情况、回款迹象、历史情况、销售代表反馈等综合情况确定需对帐用户。
11-3、 销售人员发生变动时，必需在主管经理监交下，逐户确定应收帐款，办理接交手续。假如不推行接交手续，随意接收应收帐款，所发生一切损失（包含帮助对帐差旅费）由接管人员和主管经理负责（各负担50%）。
11-4、 上级经理对所管辖销售人员帐目有质疑，需会计部派人抽查对帐，可书面申请，会计部视情况安排对帐。
11-5、 会计部前往用户处对帐，销售人员必需陪同，对帐结果需填写“对帐调整表”，对帐双方加盖财务专用章，如对方帐务全部在业务核实，可盖业务章或公章，但必需加以备注原因，陪同销售人员、对帐会计签字，事后要上级经理、销售经理签字确定。
11-6、 经对帐需要经管销售人员提供调整凭证，必需在30天内交会计部，不然，先扣责任人款项进行平帐，再依据所提供资料调整。已对过帐会计期间帐务不再反复对帐。
12、 销售折扣管理：
12-1、 依据和用户年度销售协议，会计部将立即计算出销售折扣，并在销售发票中扣除或季度后返还（可汇票、电汇、现金等须有用户收条）。
12-2、 每三个月给用户反馈应享受销售折扣、已票面扣减折扣、未在票面扣减折扣等相关信息。
12-3、折扣其它处理方法必需报销售副总、财务总监同意。
13、 到款及其它费用：
13-1、销售人员自用户处取得汇票后，应在十日之内邮回企业会计部，不然由销售人员负担超期部分利息（按银行同期逾期贷款利率）。
13-2、销售人员应立即掌握用户破损及帐务处理情况，并向对方索要破损证实，破损证实应为对方仓储退出单或红字入库单或拒付单，载明品种、数量、金额，并加盖财务专用章。破损核销以一批发货为单位，不许可累计计算。
13-3、一次性破损金额（售价）达一千元以上需退回企业处理。破损货物退回企业能够退货单替换破损证实作破损冲帐处理。
14、清欠和诉讼
14-1、 销售代表对自己管辖之内用户欠款，认为以自己能力已极难清回货款，可书面申请（附件10）并经销售经理、销售副总同意交给专职清欠人员清欠。
14-2、专职清欠仍无结果情况下，应由清欠专员会同原销售人员和上级经理共同提出诉讼处理请求（附件10），由销售副总视具体情况决定是否诉讼处理。
14-3、经清欠无结果，造成呆坏帐损失，由责任人负担呆坏帐金额百分之二十。
15、 权限
以上业务处理其它核决权限均参考每十二个月企业核决权限表。
16、 本制度由企业会计部、销售部负责解释。