国际酒店行政规章制度手册样本.doc

酒店行政规章制度及操作手册
Executive Standard Operation

目 录

1、 呈文管理制度
2、 行文管理制度
3、 收发文管理制度
4、 印章管理制度
5、 档案文件借阅管理制度
6、 介绍信管理制度
7、 办公用具领用管理措施
8、 车辆管理措施
9、 档案管理制度
10、 行政办公室操作手册
11、 行政办公室组织架构及工作职责

呈文管理要求

为使酒店各部门行文规范化，提升整体办公效率，特做以下要求：
一、 呈文文字表述应正确、简练、通顺、标点正确。
二、 呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题处理意见，请酒店领导酌定。
三、 呈文由本部门承接人确定，由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏，写出部门具体意见。态度要明朗，简明扼要，最终署名并注明时间。
四、 呈文格式包含：呈文文号、呈文题目、主管领导指示。呈文内容书写要符合规范。文号不得反复；呈文题目简明扼要，高度概括；主管领导名称不得袭用“酒店领导”简称；在主管领导名称后，另起一行书写请示汇报关键内容；末尾签署呈文部门立即间。
五、 各部门责任人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全方面责任。
六、 各部门呈取文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送。
七、 各部门送来阅批文件，总经理签发后两个工作日内发出。
八、 呈文程序：

在呈文本上登记
各部门呈文 行政办 主管领导
在收文本上登记

不按上述公文传输程序越级呈文，行政办将给予退回。

行文管理制度

一、 以酒店名义行文，先由部门承接人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
二、 缮印文件均由拟稿人负责校对，关键文件（以酒店名义行文）均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。
三、 经修改后稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清，应由原拟稿人誊清后再打印。

收发文管理制度

一、 公文办理通常包含登记、分办、批办、承接、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传输、归档、销毁等程序。
二、 酒店收文，由档案秘书签收登记，总经理收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
三、 公文登记后，由行政办公室依据总经理指示，转交各位领导传阅，如需转交相关部门阅办，应由档案秘书送交，并经登记、签收后才可送交。
四、 阅读文件应按要求范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后立即退还，秘密级以上文件，各级领导及相关人员均不得携离办公室。
五、 各部门均应实施公文催办制度。负责办理公文人员，对自己经手处理公文，应件件落实，事事有下文，转办要立即，催办有结果，预防积压误事。
六、 公文办完后，应依据文书立卷、归档相关要求立即将公文定稿，正本和相关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成。
七、 各级管理人员调动时，应将文件（含保密统计本）清理移交，凡参与会议带回文件，应立即送行政办公室登记保管。
八、 没有存查必需公文，经过判别和主管领导同意，由行政办公室定时销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专员监督，确保不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按相关要求处理。

印章管理制度
一、印章刻制
刻制印章是印章管理工作一个关键步骤。酒店需刻制新印章须报总经理同意；酒店各部门需刻制新印章，要写出汇报，并附上新印章名称、式样和规格，报经行政办公室同意，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保留，方便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向相关单位发出正式启用印章通知。
二、印章保管
酒店行政印章和总经理私章，由总办统一保管，并有专员专管；各部门印章也要指定专员保管。未经领导同意，印章保管人不得委托她人代管印章，并不得携带出办公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到：严格手续、认真审阅、具体登记、盖章正规。印章使用必需经同意，其权限可分级掌握。使用部门印章，需经部门领导同意；使用酒店印章，须认真填写用印申请表，并附相关材料，经主管店领导审批后，方可使用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。职员因私须开具多种证实，加盖酒店印章，必需书面申请并附相关材料，经部门经理同意并报酒店领导审批。
四、印章停用
因为机构变动或部门（单位）撤销等原所以造成印章停用，按要求进行清理，并将其全部停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人印章应退给本人。经报请总经理同意后，按要求将停用印章存档或销毁。

档案文件借阅管理制度

一. 借阅档案（包含文件、资料），必需先推行档案借阅登记手续，秘密级以上档案文件必需经酒店领导同意方能借阅。
二. 案卷不能借出，只供在行政办公室阅看，未立卷文件及资料可借出。
三. 文件、资料借阅期限不得超出两个星期，到期必需归还，如需再借，应办理续借手续。
四. 借阅档案人员必需珍惜档案，要确保档案安全和完整，对档案内容要保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，不然按违反《保密法》追究当事人责任。
五. 借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报领导。
六. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理同意后方能借阅，但不能带离行政办公室。
七. 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄材料要进行审核、签章后才能带出。

介绍信管理制度

一.介绍信种类
1．信笺介绍信：用这种信笺开介绍信，能够表示较为复杂内容。
2．存根介绍信：用这种介绍信关键是用于介绍某人到何处办何事一个凭证。这种介绍信存根要归档，保留期五年。
3．证实信：以酒店行政名义证实某人身份、经历或相关事件真实情况专用书信。

二.介绍信保管和使用
酒店介绍信通常由人事部秘书负责保管和开具，开具介绍信要严格推行审批手续。关键事宜需由部门领导签署意见后，报经主管店领导审批；通常事宜需由部门经理签字，人事部经理审批，方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。

办公用具（设备）领用管理措施

为了深入加强酒店办公用具（设备）申购领用管理，降低办公成本费用，依据相关财务要求和本酒店目前实际情况，特制订以下措施：
一、 酒店办公用具（设备）由总经理办公室统一购置及发放。
二、 各部门领用办公用具（设备）需填写“办公用具领用单”，经部门经理签字认可后，到人事行政部领取。
三、 人事部依据各部门领用情况，对无库存办公用具（设备）进行申购，填制酒店申购单，列明品名、规格型号及数量，并向供给商询价。经财务部经理审核、总经理同意后，方可购置。

车辆管理要求
（ 暂 行 ）

一、 企业办公用车由总办统一调派。
二、 各部门每日早晨9时，将当日用车计划填写“用车申请单”，注明目标地、事由等，由部门经理签字后，交总办统一安排。临时用车也应填写“用车申请单”，由总办视事情缓急另行安排。申请单如无部门经理签字，总办有权不予做派车安排。特殊情况除外。
三、 总办接到申请单后，开具“派车单”给相关驾驶员。驾驶员在接到“派车单”后方可出车。不然，视为私自出车，按旷工处理。
四、 驾驶员完成出车任务回到单位后，应立即将派车单填写完整交回行政办，方便备查。
五、 驾驶员在无出车任务时，应在休息室待命，不得私自外出。不然，视为旷工。

档案管理制度

一、 酒店档案
酒店档案是酒店在经营管理活动中形成，含有保留价值，以备查考文字、图像、声音及其它多种方法和载体文件材料。

酒店档案管理机构
总经理

总办文员

各部门兼职档案管理员

1． 文件立卷
1.1文件立卷
即对酒店在工作中含有存查价值、处理完成文件材料，系统、完整地归入卷宗暂保管，以备随时调用参考。

1.2文件立卷标准
根据文件形成自然规律，保持文件之间历史联络，反应酒店工作活动特点和真实面貌，以利于加强酒店文件保管和参考利用。

1.3文件立卷范围
1.3.1 关键会议材料，包含会议通知、日程安排、工作汇报、关键讲话、会议记要或决议、会议统计、经典材料、录音带、录像带、照片等；
1.3.2上级发来和酒店业务相关决议、决定、指示、条例、措施、计划、计划、批复等；
1.3.3 酒店向上级单位正式发文，包含请示、汇报、计划、各类统计报表等；
1.3.4 酒店及各部门在接待来宾工作中各类关键计划、安排、统计、总结，和营业收入、创汇等统计材料等；
1.3.5 酒店和相关单位及不相隶属单位协商工作往来文书，和签署各类契据，如协议、协议书等；
1.3.6 酒店各级管理人员任免书，职员劳动、工资、福利、教育培训、考评及奖惩等方面材料等；
1.3.7 酒店财产、物资、档案交接凭证等；
1.3.8 酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来文件、资料等；
1.3.9 酒店大事统计，反应酒店关键活动剪报、录音、录像、照片等；社会相关部门、单位发来要求酒店共同落实实施和横向协作相关文件、材料等；
1.3.10 关键投诉及其它信访工作材料等；
1.3.11 关键业务电报、电传、传真及相关经营管理而撰拟各类条据等；
1.3.12 其它和酒店相关关键书面材料或资料等。

2. 档案搜集
2.1 各部门随时搜集办理完成文件材料，按类别分别存放。第二年经检验齐全后，整理归档。
2.2 各部门设兼职档案管理员，负责本部门文书档案日常搜集、管理、监督及检验。
2.3 文字档案搜集使用档案袋或档案夹。
2.4 电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保留，机密文件加设保护密码。

3. 档案分类
3.1 按事宜分类：即按文件内容所包含具体事宜或工作进行分类。
3.2 按时间分类：即按文件形成时间进行分类。
3.3 按收、发文单位分类。
3.4 按酒店部门设置分类。

4. 档案编号

4.1文件编号
各部门对本部门发出文件（发文、会议纪要等），采取部门代码+文件类型+日期+序号进行编号：XXXXXXX。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。
酒店部门设置及代码以下：（英文开头字母）
行政办 EO
财务部 FC
营业部 MS
人事部 HR
工程部 EN
保安部 SE
前厅部 FO
房务部 HK
餐饮部 FB
4.2案卷编号
对已处理完成文件，根据文件类别及次序进行编号。

5. 档案整理

5.1 检验文件
认真检验每一类别中积累文件是否齐全、是否符合归类。
5.2 文件排序
每类文件可按文件形成时间次序、关键程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列次序，确保材料完整。
5.3 编写案卷标题
5.4案卷标题反应该类文件自然联络和共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。
5.5 填写案卷目录
案卷目录包含次序号、文件标题、文件编号和日期等。
5.6 填写案卷封皮
案卷封皮项目包含单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。
5.7 案卷装订
案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料检验，如对破损或褪色材料，应该进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸面过大文件，要按卷宗大小摺叠整齐。
5.8 案卷归档
装订后案卷，应根据年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》。

6. 档案保管

6.1 包含经济档案，如协议、协议书、确保书等（原件）档案由财务部统一保管；硬件设施使用说明书或操作手册（原件）档案由工程部统一保管，其它档案由总办统一管理。
6.2 档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。
6.3 每十二个月对档案进行一次检验，发觉问题立即采取补救方法，确保档案安全。
6.4 对于已失去作用档案要进行销毁。销毁档案要经过认真判定，确定销毁档案材料必需列册登记，送总经理审批后销毁。
6.5 销毁档案材料时，必需指派专员监销，预防失密。

7. 档案借阅
7.1 借阅档案，必需在档案借阅登记簿登记后方可借阅；机密级以上档案文件须经总经理同意方能借阅。
7.2 借阅期限不得超出两周，到期必需归还，如需再借，应办理续借手续。
7.3 借阅档案人员必需珍惜档案，要确保档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。不然，按违反保密法追究当事人责任。
7.4 借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报档案管理责任人。
7.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理同意后方能借阅。但不能带离档案室。
7.6 外单位摘抄档案材料，应经总经理同意；档案管理责任人应对其摘抄材料进行审查、签章。

各办公室操作手册

1. 图文传真、电话和电子邮件处理（商务中心）
1.1. 传真操作
1.1.1. 打入传真/电子邮件
必需要统计接收日期立即间、传真机或电子
邮件地址，方便收件人直接签收。

1.1.2. 因公务而发出传真/电子邮件：
1.预备消息内容。
2.校对讯息内容及资料，确保以最短时间发出正确消息。
3.查明对方（接收者）姓名、职位、机构、地域（国家或城市）名称、传真机号码或邮件地址。
4.待部门经理批阅签字后，方可发出。
5.跟催相关消息发出后打印副本，作为存档之用。

1.2. 电话操作

职员在电话里良好谈吐、得体应对是替酒店建立良好形象关键一环。

1.2.1. 接听外来电话

1.听到电话铃声，立即接听。说出部门名称或你名字，再加上礼貌问候，比如“早晨好”、“您好”等。
2.表现友善及乐于帮忙态度。
3.不可使用俚语，更不可粗言秽语。
4.通话内容均须保密不可外涉。
5.不要让对方等候太久，必需时请她（她）留言方便回复。
6.应随时预备笔及记事簿。
7.当你不在办公室时，应通知总机或其它同事代为接听。
8.要找寻资料而须对方等候，应通知对方所需时间，让对方决定继续等候抑或稍后再联络。
9.若对方因任何理由被转错电话，应尽可能帮助她(她)转到正确部门、内线，
转回总机。
10.若谈话中止，应把听筒放回，等候对方再来电。
11.若对方要找人不在，应问询对方：
A)可否转到办公室中其它同事处理;
B)记下对方姓名、电话、企业名称，有待回复；
C)请对方稍后再来电。
12.确保上司不会被无须要电话骚扰。
统计留言关键点：
A）接听日期立即间
B）被电访人是谁
C）对方姓名、电话号码（及内线）及企业名称
D）留言（消息）内容
E）复述一遍相关资料，让她（她）知道你已记下正确消息
F）最终，把留言便条放在被访者桌上，使她（她）回来后能即时知道。

1.2.2.打出电话
1.认定电话号码无误。
2.接不通电话应稍后片刻再打。
3.对方接听后，你应说出要找谁人或内线号码。
4. 若一再接不通，而你电话机操作正常，应将接通工作交予下属初级职员负责，以免浪费你宝贵时间。另外，可透过电话房查询对方电话是否失灵。
5.在打出电话前，应记下通话内容关键点，以免遗漏某一部分而要重打，对方也会欣赏你工作效率。
6.谈话中止，应由你负责重打电话，继续通话内容。

2. 办公室文件处理

2.1.档案系统、分类、取阅
档案储存关键原因是保留文件整齐及在有需要时第一时间可找寻得到。
2.1.1.设置档案系统必需合乎下列七大标准：
1.操作简单、快捷
2.必需易于翻查
3.考虑文件数量、大小及性质
4.只存放最新资料
5.能配合以后扩充需要
6.所占空间大小适中
7.防火及防盗（比如存放法律文件）
2.1.2.分类大致可分为：
1.按笔划、字母来分类（优点：可作无限扩充）。
2.按项目来分类，而项目标前后次序也用笔划来区分。
(优点：同类型事情集中一起，方便查阅)
3.按地域（国家、城市）来分类。
4.以编号（代码）替换名称存档。
5.采取索引卡可快捷正确地找出资料，以找寻编号档案索引卡必需按笔划排序，放在尤其抽屉中。
2.1.3.次序存档
适适用于每个档案之中，按日期前后存档，把最新（最近期）文件放在档案最前或最上面。

2.1.4.档案储放形式
1.直立式
2.横放式
3.图表
4.盒装
5.待处理文件
6.微型胶卷

2.1.5.取档统计卡
为省却追寻被取出或外借档案时间，“取档统计卡”可帮助索回档案。
每次取出文件后，把该卡放入填补空位。卡有：借件人姓名、部门、借
出日期、答允归还日期、借件人及经办人签署，方便以后追寻。取档记
录卡宜用鲜明颜色纸制成（比如红色），卡纸标题应高出其它档案，令
人一目了然，轻易跟催。

** 每次外借档案均须取得直属上级同意才可办理

2.1.6 跟催档案
为确保按时处理任务，而且不会有所遗漏，这个档案很有效。档案以
十二个月十二个月份来分隔，和及以三十一天来分隔。把将要做工作写成
字条，放在预定“月份”或“日期”小格中。只要我们天天查看这
档案，便可作出当日应做“跟催”工作。

2.1.7 存档通常守则
1.按档案系统把文件分类、集中。
2.把文件放在正确档案内。
3.存档时按日期次序正确地排列，最近期放在前。
4.为避免档案堆积，应将过时或现时不需要文件和其它分隔。考
虑将这些拔归入“旧档案”中或甚至将它毁灭。在已抽出旧资料档
案中记下那些文件所属旧档编号、名称或存放位置。“旧档案”也
须按放妥当及分类，方便以后翻查。
5.不可随意把档案中文件取去。若有必需，须把“取档统计卡”放在
取去文件位置。甚至整个档案亦须使用此卡。
6.如无足够资料来建立新档案，应把这些文件集中在“杂项”档案中。
7.找寻一些档案名称可能包含多个路径，应把相关资料分别记在不一样
索引卡上，加紧翻查速度。
比如档案名称“CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，应记在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS
（即C，B，及J字）索引卡上。
8.天天存档令你档案储有最新资料。
9.放置档案或索引卡应遵守下列标准：
A)先排姓氏，再排名字。若同姓则以名字笔划、字母排列。
B) 若企业名称包含姓名，比如LEONARD WHITE AND COMPANY，
应将此档案放在“W”（WHITE）档中。
C) 若企业名称包含多个人名，取其第一个。比如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”应放在“M” 档中。
D)若企业名称包含“THE”字，可省去。比如：“THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”应放在“H”（HIGH）档中。
文件应在存档前作分类，一个分类架（或分类盒）实在适用。它能够是按笔划多寡（或英文字母前后）来分成多格，帮助应付大量文件存档。
10. 酒店内部各部门间沟通，其中一个关键方法为来往之备忘录，所
有经行政部发出之信件，备忘录应有一影印本存放于独立总档案
内，另外，亦须影印一份存放于相关该事项或该部门档案内。

3. 处理邮递文件

3.1.1外来信件
处理外来信件需要系统并有效率，以求立即送到收件人手中。
1. 把商业信件和“私人”信件及“机密”文件分开。
2. 用开信刀或开信机拆信，并确保文件完整。
3. 打开信件，如有附件，将它一并钉装。
4. 在信件上盖收件日期作为统计。
5. 到挂号邮件，须在邮局收据上盖印、签署。
6. 若信件连同支票、汇票或汇款，应把金额写在信件右上角及签署，方便财务部深入工作。
7. 把信件连同信封分发到各收件人。
8.“私人”及“机密”信件应原封送往收件人。
9. 收到资料不全邮件，比如没有注明部门，或只写上人名及地址等，应向前厅部或人事部查询。

3.1.2 行政办秘书必需把其上司信件细阅，然后指出关键部份，节省其上司阅读时间。信件中会提及多个相关事项而需要知会不一样部门，则能够下列方法处理：
1. 把文件传阅各相关部门
2. 把正本交给须处理信件中关键事情部门，再由她们负责传给其它。
3. 影印该文件送交各部门

3.1.3 发出信件
由秘书预备好发出信件：
1. 交给其上司签署。
2. 检验附件是否已放在一起。(把信件副本留作存档之用)
3. 查对信件和信封所写收件人是否无误。
4. 摺起文件放入信封内并封口。
5. 因为酒店部门众多，应在信封受骗眼位置用铅笔写上部门名称或代号，方便信差计算各部门邮费及以后退件处理。
6. 集中全部发出邮件，交由商务中心统一寄出。
7. 计算信件重量，统计邮费。
8. 将通常信件和挂号、特快、航空邮件、包裹等分开，而且填妥所需表格或报关表等。

3.1.4 中央信箱
1. 设置在各办公室职员轻易抵达地方。
2. 信箱尺码宜于可放置标准信件。
3. 每部门一格，设一格较大来放置寄出信件。

3.1.5内部信封
使用内部信封,可节省传送内部文件成本。

4. 复印文件
4.1 复印
复印操作关键点：
1. 尺码适用纸张，以免造成无须要浪费。
2. 各部门自带复印纸张。
3. 正确地摆放正本，使影印之副本（不管文件或图形）合理工整。
4. 按需要可将文件缩印，节省储存空间。
5. 操作完成，切记带走全部文件，尤其是正本。
6. 勿浪费不适用副本，这些纸张之后面可作初稿。机密文件，应立即销毁。

5. 出外公干安排
5.1 出外公干关键包含公干人员交通、住宿安排。
1. 查询估计出发、回程日期、目标地、公干人员正确姓名。
2. 查询航班时间表及抵达时间，以配合估计行程。
3. 把以上资料交给旅行社代办，或直接和铁路局、轮船企业、航空企业联络。
4. 若不能符合估计中安排，应立即知会公干人员并落实修改行程是否。
5. 当全部安排确实后，立即安排付款及取票。
6. 准备明细行程表给公干人员备用。

5.2. 住宿安排
在订房之前，应考虑酒店地点是否靠近探访机构,交通方便,价格适中。
酒店订房应提供事项：
1. 入住公干人员姓名
2. 入住及离店日期
3. 入住人数及房间数量（基础为双人标准客房）
4. 抵达及离开时使用交通工具及具体资料
5．若正值旅游旺季，应在订房时确保房间预定。
6. 说明企业名称、地址、电话、传真等，方便酒店参考及方便深入联络。

5.3. 行程表
行程表是预先对公干期间安排及把需确定事项列明，使其上司能利用有限时间作出最大利益。当编制行程表时请注意以下各点：
1. 行程表应方便随身携带及翻阅。
2. 大城市通常有多个火车站（机场或码头），尽可能安排在同一地方进出境。
3. 留心交通工具时间表，随时更新资料。
4. 留心各地时差，正确说明离境及抵达目标地当地时间。
5. 在公干期间，应花最短时间在交通上。

5.4. 计划海外公干
搜集目标地通常资料，比如面积、人口、关键城市、气候、衣饰、工作
时间等。入境方面则查询相关护照、入境签证、防疫注射、通用货币、生活习惯等；酒店及餐厅；邮务、电话及电讯设施；经济发展、进出口贸易条例、政府及工商机构、商务法则等。

1.公干费用：按已同意预算案向财务部申请公干费用，兑换目标地流通货币。
2．其它事项：
－预备当地地图或交通图
－确定交通、酒店订房、被访者聚会详情
－制作行程表，内容包含酒店、聚会、会议日期、时间、地点、联络电话等。
－若其上司出外公干，出发前须集中一切行程中所需要文件、文具交付。

6. 办公室文仪器材
6.1.计算机
操作计算机须先练习指法。
1. 保持机器清洁，用干抹布擦试。
2. 清洁鼠标内壁。
3.将计算机移走时应先关掉电源，并以机背为重心。
4.切勿把计算机放近热源。
5.切勿把计算机放进通道，轻易被人碰倒。
6.计算机操作有偏差，可尝试找出根源，作合适调正。若修正无效或理由不明，应停止使用及通知维修人员。

6.2.碎纸机
旧档案或机密文件初稿不适合留存在办公室内，应利用碎纸机第一时间把它们毁灭，将纸张放在机内切成条状或碎屑。

6.3.订装机
为配合大型工商机构需要，比如内部预算、计划书，可能有数十页纸之多，小型订装机便甚为全用。因为订装机款式形形种种，操作按部分种类而定。

7. 辅助记忆材料
为求部门运作过程中全部工作、资料不致遗漏，文职人员必需采取下列辅助工具作统计及跟催。

7.1.日志
使用日志关键点：
1.不确定之项目可用铅笔记下，方便更改。待确定后可用原子笔、墨水笔记下。
2.在相关日期之栏内记下时间，见面者之姓名（及企业名）、地点及话题。
3.遇上西式社交场所，应记下酒会时间及相关衣着衣饰提醒之类。
4.天天聚会须按时间前后（分上、下午）记下。
5.一天工作开始，应先看日志，预备其上司聚会、备好会议所需要文件。
6.一天工作完成，确定日志上每一事项全部已办理，没有遗漏。

从日志谈到安排聚会应注意事项：
1.记着其上司日常工作，避免和见面重合。
2.当其上司须外出会客，预留部分花在交通上时间。
3.若来访者聚会在其上司参与会议以后，应先向前者解释有可能延迟散会。除非其上司事先申明或来访者乃很关键人物，不然不可骚扰会议进行。
4.聚会通常以电话联络，挂线后应补发信确定谈话内容，将信件副本存档，还须统计在其上司日志内。
5.记下来访者姓名、职衍、企业名称、地址、电话，若更改聚会可和她（她）联络。
6.遇上社交场所须携伴出席，确定其上司伴侣（女伴）是否有空才作回复。

7.2.聚会卡
其上司可能一整天在外见面及造访，不方便携带日志，这时便可替她预备一张聚会卡。把当日聚会卡连同相关文件放在她桌上。

7.3.任务表
综合全部工作清单，内容包含：统计日期、任务内容、估计完成日期、实际完成日期等各项。

7.4.年志
一页年志提供年、月、日、星期，方便记下天天大计。便于整年事项一目了然，易于系统筹备。

8. 会议
会议是一个机构内不可缺乏沟通方法。

8.1.议程
议程是有次序地列出会议中所要进行项目。另外还有会议日期、星期、时间、地点。议程在会议前七至十四天发给出席者，令她们早作准备。每次会议日期在每十二个月度开始便已决定，并在上一次会议终止时重申。

议程由行政办经理制作，内容除了包含上次会议仍未处理之项目外，行政办经理应咨询其上司其它新事项。

会议主席议程
会议主席议程有别于通常议程，它包含会议中需要额外资料，和及在议程中右方腾出空白部份，方便主席记下关键。

8.2.在会议前后总办主任工作：
会议以前
1.咨询会议主席，预备议程并分发各和会者。
2.预备会议主席议程
3.预留会议场地（会议室、会客室或其它指定地点）
4.和会者若有任何动议或对议程中项目相关键意见，但因任何理由不能出席，应预早以书面列明相关事项，让行政办秘书转交会议主席在会上提出。
5.集中各项用具：
1.文具、纸张
2.议程副本
3.上次会议统计
4.相关议题文件、档案
5.出勤统计
6.名牌

开会当日
1. 提早抵达会场，带备文具、文件、出勤统计等。
2. 若有需要，在会场通道放置指示牌。
3. 安排座位，放上名牌。
4. 派发纸张。
5. 安排开水及水杯、烟灰碟放在方便地方。
6. 检验出勤统计，确定全部出席者全部已签署。
7. 读出上一次会议统计、缺席者通知书及其它信件。
8. 提供讨论事项文件。
9. 具体统计会议过程内容、动议者、和议者及投票结果。

8.3.会议结束
1. 确保全部文件已带回办公室。
2. 草拟会议统计待会议主席批阅。
3. 将批阅后统计整理，并分发各出席者。
4. 预备议决后跟催文件。
5. 把第4项及会议中使用文件存档。
6. 把下次会议日期记在日志中。

8.4会议统计
会议统计必需小心保留，每一项议决全部是以后实施及参考依据。它是一项永久统计，亦有其法律效力。
会议统计包含跟催上次会议内容、是次会议事项、下次会议日期、时间及休会时间各项。