公司材料设备与采购管理制度样本.doc

材料(设备)采购管理制度

第一章 总 则
第一条：为了规范企业采购行为，兼顾质量和成本，在确保企业开发项目正常施工前提下，提升材料（设备）质量，降低投资成本。提升对供给商谈判能力，以取得较优性价比采购物资。特制订本制度。
第二条：本制度中所称 “企业”是指荣盛房地产发展股份，“分企业”是指荣盛房地产发展股份派出之无独立法人资格区域性企业。
第三条：本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作管理机构。
第四条：分企业设有采购部，材料（设备）采购工作由采购部门负责；分企业未设采购部应在工程部下增设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜。
第五条：本制度所称采购人员包含企业采购管理中心人员、各分企业采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作人员。
第六条：材料（设备）采购具体步骤和细则在《材料（设备）采购实施细则》中给予明确。
第七条：单宗采购总额估计 300 万以上（含）或统一采购能够取得较优惠材料（设备）由企业采购管理中心实施采购工作，单宗采购总额估计 300 万以下（不含）由分企业实施采购工作。
第七条：本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作标准、职业规范和罚则六部分组成。

第二章 组织机构和职责

第八条：材料（设备）采购组织架构：
企业材料（设备）采购领导小组

企业采购管理中心

分企业材料（设备）采购领导小组

分企业采购部（工程部）

专职采购人员

第九条：企业材料（设备）采购领导小组由企业总经理、生产副总经理、企业财务总监、工程部经理等组成，企业总经理任组长，其它人员为组员。
第十条：分企业材料（设备）采购领导小组由分企业经理、生产副经理、财务经理和工程部经理等组成；分企业经理任组长，其它人员为组员。
第十一条：企业监事会和企业审计部有权对企业、分企业采购及采购招标工作进行监督和指导。
第十二条：企业材料（设备）采购领导小组职责：
⑴、对企业及分企业全部采购工作实施指导和管理；
⑵、依据材料（设备）采购管理中心提供汇报确定长久战略合作伙伴；
⑶、负责对分企业权限之外材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件审批及中标人确实定；
⑷、对分企业权限之外材料（设备）采购招标工作实施监督；
⑸负责对采购管理中心提出技术、经济、节能等方面替换方案和提议做出评审和确定；
⑹、对采购管理中心上报供给商及其产品分析、对比汇报做出批复；
⑺、监督采购管理中心运行方法、工作方法及相关文件下发；
⑻、其它必需由企业材料（设备）采购领导小组完成工作。
第十三条：分企业材料（设备）采购领导小组职责
⑴、对分企业材料（设备）采购工作实施指导和管理；
⑵、对分企业采购人员所上报《招标主持人请购单》做出批复；
⑶、分企业权限内招标采购工作监督和实施；
⑷、委派专职采购人员和具体材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；
⑸、对分企业权限范围内材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文件及定购协议初步评审；
⑹、对分企业采购人员所上报文件和汇报做出指示；
⑺、对分企业采购人员工作情况进行考评评定；
（8）、对供给商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每十二个月度诚信评定；
（9）、其它必需由分企业材料（设备）领导小组完成工作。
第十四条：材料（设备）采购包含到招标时，招标主持人职责参考《工程项目招投标管理制度》要求。
第十五条：企业采购管理中心职责：
⑴、监督各分企业对《采购管理制度》及其《实施措施》实施情况，并做出客观评价；
⑵、负责材料（设备）信息库建立和维护，并依据分企业提供供给商年度评定结果，对库内供给商进行客观评价并按制度优胜劣汰；
⑶、负责对长久战略合作供给商沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；
⑷、对各分企业材料（设备）采购提供咨询和指导；
⑸、负责协议范本制订和对分企业招标文件评审；
⑹、采购管理中心权限内招标工作实施及招标文件制订；
⑺、对分企业采购人员上报相关材料（设备）文件做出批复；
⑻、物资材料市场行情和新型、节能、环境保护、高效材料（设备）搜集、了解、分析工作。
⑼、对分企业采购人员反应情况和问题立即给回复和处理，不能处理应立即向工程部主管领导汇报；
⑽、定时和各级采购人员做思想沟通，了解现场基础情况；
⑾、定时向主管领导汇报工作情况，方便于处理工作中存在问题，提升工作效率；
⑿、完成上级领导交给其它任务。
第十六条：分企业采购人员职责：
⑴、采购管理制度实施和实施；
⑵、配合企业采购管理中心信息库建立；
⑶、依据工程进度和工程部《材料使用计划书》制订《采购计划》；
⑷、依据《采购计划》要求，提前做出《材料（设备）请购单》；
⑸、在材料（设备）采购招标主持人指导下完成份企业权限范围内采购招标文件确实定；
⑹、负责甲供材料现场验收；
(7)、负责认质认价材料（设备）质量、数量、资质证实、价格等方面核实和确定；
(8)、有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况监督；
(9)、在工作过程中发觉对企业或工程质量不利问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）立即向主管领导上报相关情况；
(10)、负责对供给商诚信度初步审核；
(11)、帮助工程部、预算部进行材料（设备）询价工作；
(12)、确定月采购计划，并上报企业采购管理中心；
(13)、完成上级领导交给其它任务。

第三章 工作准则
第十七条：在材料（设备）供给商纳入信息库前，采购人员必需对供给商进行综合考评，对其企业介绍、生产能力、质量确保、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以汇报形式上报企业材料（设备）采购领导小组同意，方能入库。
第十八条：企业全部职员全部有权推荐优异供给商，经企业采购管理中心审核，由企业材料（设备）领导小组同意，可纳入企业材料设备信息库。
第十九条：采购方法关键以邀请招标、议标、寻价采购、直接签署协议（长久战略合作伙伴）四种采购方法；必需时能够采取公开招标形式。
第二十条：分企业采购人员依据《材料（设备）采购实施措施》要求，必需提前做好《采购计划》和《单项材料（设备）请购单》。
第二十一条：分企业采购人员制订《单项材料（设备）请购单》不管金额大小，经分企业材料（设备）采购领导小组批复后必需提交企业采购管理中心。
第二十二条：分企业在选择供给商时，应在企业信息库中提取，但区域性较强材料（设备）除外。
第二十三条：采购人员在洽谈某项材料（设备）时，标准上供给商不得少于三家。如有必需，能够采取多轮洽商、数次谈判等方法进行，方便降低企业投资成本。
第二十四条：企业或分企业采购人员和供给商洽谈时，必需坚持“秉公办事，维护企业利益”标准，并做好统计，以汇报形式上报；单宗采购总额估计 300 万元以上（含）报企业材料（设备）采购领导小组；单宗采购总额估计 300 万元以下（不含）报分企业材料（设备）采购领导小组。汇报中包含产品技术参数、质量、价格、特点及特征等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式表现）。
第二十五条：汇报得到批复后，依据企业领导指示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供给商。
第二十六条：企业或分企业采购人员必需坚持“五不购”和“三比一算”标准。包含分企业零星采购。
五不购：
①没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组同意不购；
②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理不购；
③无材质证实和产品合格证不购；
④凡考评不合格产品不购；
⑤现场、仓库能够代用材料不购。
三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。
第二十七条：材料（设备）单宗采购总额估计在 10 万元以上（不含），标准上应以招投标形式来完成。
第二十八条：分企业权限内招标工作由各分企业材料（设备）采购领导小组委派主持人完成；由企业材料（设备）采购领导小组和企业采购管理中心实施监督。
第二十九条：采购管理中心权限内招标工作由企业材料（设备）采购领导小组委派专员主持，由企业材料（设备）采购领导小组和企业审计部实施监督。
第三十条：在采购招标过程中必需坚持以下标准：
1、在材料（设备）招标过程中，应立即、正确、真实、完整地公开必需信息资料。
2、在招投标采购活动中，含有招标文件要求法人或组织均享受公平相同机会参与投标竞争。
3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其它投标人受到不公正对待。
4、招投标采购过程中，招投标双方全部应本着老实守信标准推行其应尽义务。
第三十一条：在采购过程中，违反以上操作规程，为供给商谋取利益，一经查出，企业将依本制度严厉处理。
第三十二条：分企业采购材料（设备）时必需签署《订货协议》，一式四份，供需双方各执两份，一份提交企业采购管理中心立案，一份留分企业财务保留。

第四章 采购人员职业规范
第三十三条：采购是一项关键、系统、严厉工作，各级管理人员和采购经办人必需含有高度责任心和职业道德观念，时刻维护企业利益，为企业考虑。
第三十四条：采购人员代表企业形象，工作中应该有礼、有利、有节，不许可有傲慢举止和不公平对待。
第三十五条：采购人员只有在有利于商业合作及协调工作前提下，经领导同意后方可接收供给商邀请，进行考察、参观等公开商务活动。
第三十六条：采购人员只有经部门主管领导认可后，方可接收供给商宴请；在采购谈判过程中，不管任何原因，全部不许可接收供给商直接或间接带有娱乐性质邀请。

第五章 罚 则
第三十七条：采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或声誉损失。依据情节轻重，企业将分别给相关责任人记过、免职、解聘等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给企业造成重大损失，企业将依法追究法律责任：
⑴采购人员私自接收或向供给商索取财、物。
⑵采购人员接收财、物后未主动上缴企业。
⑶采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意泄密行为，以下行为均视为泄密：
①泄露其它供给商对同类产品报价；
②招投标中泄露其它参与供给商名称；
③泄露标底。
④泄露其它对企业不利秘密或企业认为是泄密行为。
⑷、有意规避本制度或未按本制度要求及《荣盛房地产建筑材料（设备）采购实施细则》实施。
⑸、隐瞒供给商及供给材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题。
⑹、因工作疏忽或知情不报甚至和投标人串通在投标过程中作弊；
⑺在供给商年度考评中徇私舞弊；
⑻其它有损于企业形象或不利于企业行为。

第六章 附 则
第三十八条：本制度由企业工程部负责解释、修订和补充。
第三十九条：本制度由企业采购管理中心监督各级采购部门实施。
第四十条： 本制度自签发之日起开始实施。